Alcance del trabajo vs. Declaración de trabajo: ¿Cuál es la diferencia?

Resumen

Si bien tanto el alcance del trabajo como el estado de trabajo a menudo se abrevian como sembrar, no son lo mismo. Un alcance del trabajo es un subconjunto de la declaración del documento de trabajo que describe cómo se lograrán los objetivos del proyecto. Siga leyendo para obtener más información sobre las diferencias entre estos dos documentos y lo que debe incluir en cada uno.

A veces necesita ayuda externa en un proyecto porque sus necesidades de recursos superan sus capacidades internas. Al contratar contratistas externos, agencias o proveedores, un alcance de trabajo o declaración de trabajo puede ayudar a garantizar un proyecto exitoso,comunicación efectivay entrega oportuna.

Pero, ¿qué es exactamente la diferencia entre un alcance del trabajo y una declaración de trabajo y lo que entra en estos documentos? En este artículo, explicaremos cómo distinguir estos dos documentos y por qué son herramientas de gestión de proyectos valiosas.

Nota Esto no pretende ser asesoramiento legal, y debe consultar con su propio equipo legal interno para determinar el enfoque que funciona mejor para su situación.

Alcance del trabajo vs. Declaración de trabajo

Si bien tanto el alcance del trabajo como el estado de trabajo a menudo se abrevian como sembrar, no son lo mismo.

Un alcance del trabajo es una herramienta para definir y compartir importantes consideraciones comerciales y objetivos del proyecto. Dependiendo de las necesidades de su proyecto, puede necesitar un alcance de trabajo independiente. Si su equipo está trabajando con un cliente o agencia externa, puede decidir crear una declaración de trabajo. Este documento externo es un resumen integral de los entregables, los requisitos, los objetivos, los objetivos y los costos del proyecto, y proporciona a su equipo de proyecto y a las partes interesadas una narrativa detallada de lo que se debe hacer para completar con éxito el proyecto.

Vamos a echar un vistazo más en profundidad en ambos documentos, comenzando con el alcance del trabajo.

¿Qué es un alcance de trabajo?

Un alcance del trabajo es una guía para ayudar a su equipo a entender lo que un proyecto hace y no cubre. El alcance del trabajo típicamente discute las necesidades del proyecto y explica cómo se cumplirán las metas de un proyecto. Este documento generalmente describe el trabajo que va a realizar durante el proyecto e incluye detalles sobre los entregables, la línea de tiempo, los hitos e informes.

Un alcance del trabajo puede estar solo si su proyecto no requiere una declaración de trabajo. Trabaje con su equipo legal interno para decidir si necesita ampliar su alcance de trabajo en una declaración de trabajo.

¿Cuándo puede ser útil un alcance de trabajo?

Un alcance del trabajo es la base de un proyecto bien planificado y puede ayudarlo a funcionar sin problemas. Este documento puede ayudar a su equipo y a las partes interesadas del proyecto de acuerdo con los requisitos del proyecto e identificar los riesgos potenciales que podrían prevenir una finalización exitosa y oportuna.

Por ejemplo, al redactar el alcance del trabajo, su equipo puede notar que la entrega programada de una tarea entra en conflicto con una tarea independiente en curso. Luego puede realizar cambios en la línea de tiempo y ajustar el alcance del trabajo en consecuencia.

Un alcance del trabajo puede ayudar a alinear a su equipo a los entregables del proyecto para ayudar a ingresar a los plazos, evitar las cartas de acumulación o los gastos agregados.

¿Qué es una declaración de trabajo (SOW)?

Una declaración de documento de trabajo es un acuerdo de trabajo entre dos partes que es útil para alinear los objetivos del proyecto. Una cerda se basa en su alcance del trabajo. Este documento generalmente se redacta al inicio de un proyecto y puede definir todo, desde los objetivos del proyecto hasta las tareas detalladas, el costo del proyecto y el horario, y más.

Se utilizan con mayor frecuencia para proyectos externos y actúan como contrato entre su organización y el cliente, el comprador, la agencia o el contratista que contrató. Por ejemplo, es posible que deba redactar una declaración de trabajo al colaborar con una agencia de diseño externo para un proyecto o cuando trabaje con un contratista en un proyecto de construcción a gran escala.

Algunas de las declaraciones más complejas de los documentos de trabajo se escriben para los contratos gubernamentales y suelen ser parte de la RFP (solicitud de propuesta) o RFQ (solicitud de cotización).

También puede utilizar una declaración de trabajo para proyectos internos cuando dos departamentos diferentes colaboran.

Las siguientes partes generalmente reciben una cerda:

Gerente de proyecto o plomo

Contratistas y colaboradores.

Todos involucrados en el contrato

Consulte con su equipo legal interno para decidir si o cuando un proyecto puede beneficiarse de una declaración de trabajo.

¿Cuándo puede ser útil una declaración de trabajo?

Una cerda bien escrita combinada con una herramienta de gestión de proyectos efectiva puede configurarlo para un proyecto exitoso. Este documento ayuda a su equipo y a la parte que contrató a administrar y documentar las expectativas. Es una descripción narrativa del proyecto que puede ayudar a evitar las disputas y los malentendidos.

Al final del proyecto, los resultados se reflejarán en este documento para verificar que el rendimiento final haya cumplido con la cerda. Dependiendo de su contrato y su consejo de su equipo legal, esto puede tener un impacto adicional, como si su organización se pagará en su totalidad, recibirán bonificaciones o sufrir penalizaciones.

Cómo escribir un alcance de trabajo.

Un buen alcance del trabajo le ayuda a identificar importantes consideraciones de negocios y compartir sus objetivos y detalles de su proyecto con las partes interesadas del proyecto.

Muchas personas tienen en cuenta lo siguiente al acercarse a un alcance de trabajo:

Se específico.Use lenguaje preciso y claro para que todos estén en la misma página sobre los requisitos del proyecto y los resultados esperados. Listado Los entregables, los hitos y las tareas medibles pueden ayudarlo a evitar confusiones más adelante.

Utilice visuales.Visuales como una estructura de desglose de trabajo Haga que la información sea más fácil y más rápida para digerir para todos los involucrados. También le permiten a usted y a su equipo detectar riesgos como cuellos de botella que pueden poner la finalización exitosa y oportuna de su proyecto en la línea.

Colaborar con las partes interesadas.Ya hemos mencionado que debe buscar consejos de su equipo legal durante este proceso. Para esta tarea específica, la colaboración con las partes interesadas puede ahorrarle tiempo a largo plazo. De esta manera, puede pellizcar malentendidos futuros en el capullo al involucrar a todos desde el principio.

No dosPlanes de gestión de alcanceel mismo aspecto. Lo que debe incluir y cuánta en profundidad debe ser muy diferente para cada industria y proyecto. En caso de duda, consulte con su equipo legal interno para obtener orientación.

Las siguientes secciones generalmente conforman un alcance de trabajo:

Entregables

Esta sección en el alcance del trabajo cubre el producto o servicio que el proyecto va a entregar. Aquí es donde una estructura de desglose de trabajo será útil.

Línea de tiempo

Incluir una línea de tiempo oGráfico de ganttEso describe con precisión las principales fases de su proyecto. Esta sección sirve como la visual.Proyecto de hoja de rutaLiderando a su equipo y a todos los involucrados en el proyecto de principio a fin.

Hitos

Similar a un alcance del trabajo, los hitos lo ayudan a romper su proyecto en trozos más digestibles. Anote todos los hitos para su proyecto para que lo superen el progreso y se pegue a su línea de tiempo una tarea más fácil.

Informes

Un alcance de trabajo típicamente también incluye cualquier informe que genere en todo el proyecto. Si es uninforme de estadoPara el cliente, un informe de progreso que está investigando del proveedor, o un informe financiero para analizar la diferencia entre los presupuestos y el desempeño, incluir detalles sobre todos estos documentos, quienes los crearán, y cuando estén programados para ser entregado.

Estos informes serán un medio de comunicación en todo el proyecto y proporcionarán todas las partes involucradas con los datos e información que necesitan para actualizarse en el desempeño del proyecto.

Algunos alcance de los documentos de trabajo pueden incluir un glosario de términos, una descripción general de los acrónimos y las abreviaturas, u otras secciones que describen además los detalles asociados con la finalización exitosa del proyecto.

Cómo escribir una declaración de trabajo.

Puede aprovechar su alcance del trabajo en una declaración de trabajo para una mejor rendición de cuentas con socios externos. Una declaración de trabajo exhaustiva, detallada y precisa puede alinear equipos en todos los detalles del proyecto.

Si una declaración de trabajo no está clara, puede llevar a la confusión entre las dos partes involucradas. Es por eso que es clave tener todas las tareas y detalles claramente descritos.

A continuación se presentan algunas estrategias a considerar al preparar una declaración de trabajo:

Romper el proyecto en las fases.Una larga lista de tareas puede verse fácilmente abrumadoras. Al romper el proyecto en las fases individuales, puede tomar parte de la presión de su equipo y las partes interesadas.

Escribe en oraciones cortas y claras.La escritura en oraciones cortas y claras minimizará la sala para una mala interpretación. Si planea usar acrónimos o abreviaturas, incluya un glosario para que todos entiendan lo que representan.

Explicar el propósito del proyecto.Los objetivos del proyecto y el propósito del proyecto ayudan a las partes interesadas a comprender por qué este proyecto importa.

Definir el objetivo del proyecto y cómo alcanzarlo.Un objetivo claramente definido te ayudará a mantenerse en camino. Esto también lo ayudará a evitar posibles interpretaciones erróneas del objetivo final y los pasos para lograrlo.

Defina los hitos del proyecto y el éxito juntos.Incluir las partes interesadas y su equipo en el proceso de escritura pueden crear una base para una colaboración suave y exitosa.

Establecer límites claros, simples y medibles.Definición claramente los límites, como el alcance del proyecto, los objetivos y las fases clave, pueden ayudarlo a evitar las disputas en la línea. Incluya los límites cuantificables, por lo que no hay espacio para la mala interpretación.

Siempre corre su cerda por su equipo legal.Esto asegura que todo lo mencionado anteriormente fue ejecutado bien y a fondo. Un tercero, como su equipo legal interno, puede descubrir secciones potencialmente arriesgadas y ayudarlo a revisar a su equipo en consecuencia.

Educar a su equipo y registrarse regularmente.Una vez que finalice la declaración de trabajo y se ha firmado, asegúrese de que su equipo y todas las partes interesadas sean educadas en los detalles y manténgase al día durante todo el proceso. Esto le permite monitorear si todos se adhieren a los detalles acordados.

Su estado de trabajo puede cubrir el lado legal de las cosas, pero una herramienta de gestión de proyectos le permitirá realizar un seguimiento de los procesos y las actuaciones en todo el proyecto. Una vez que se complete la declaración de trabajo, transfiera toda la información importante, las tareas y los plazos en suplan de proyectoPara conectar y colaborar con su equipo y partes interesadas en tiempo real.

¿Qué hace una cerda?

Una declaración de trabajo generalmente consiste en 13 secciones. Cada sección cubre un aspecto específico del proyecto y aborda las partes interesadas involucradas. Dependiendo de su industria y el alcance de su proyecto, la declaración de trabajo puede tener más o menos secciones.

Consulte con su equipo legal interno al redactar una declaración de trabajo para alinearse con los estándares y requisitos especiales de su industria, organización, cliente, contratista u otras partes interesadas.

Por ejemplo, una declaración de trabajo podría incluir las siguientes secciones:

1. Introducción

Al comienzo de una declaración de trabajo, generalmente hay una breve introducción para que cualquiera que esté leyendo el documento sepa cómo se trata el proyecto y quién está involucrado.

2. Propósito del proyecto

La segunda sección define la razón del proyecto. Esta sección suele ser un contorno de laobjetivos del proyectoy el propósito del proyecto para darle una mejor comprensión de por qué este proyecto importa.

3. Alcance del trabajo.

El alcance del trabajo es probablemente la sección más detallada en el estado de trabajo. Esta sección cubre cómo planea realizar los objetivos del proyecto.

4. Ubicación del trabajo

En la cuarta sección, normalmente definirá la ubicación del proyecto. Por ejemplo, ¿se establecerá el proyecto en un entorno remoto o necesita reunirse en el sitio para que los miembros del equipo puedan completar el proyecto?

5. Tareas detalladas

Luego, la cerda romperá el proyecto al alcance de los proyectos en tareas más pequeñas que deben completarse. Esta sección incluye información para ayudar a todas las partes involucradas a comprender los pasos específicos que deben tomar para completar con éxito el proyecto. Dependiendo del alcance del trabajo, esta sección puede incluir un Estructura de desglose del trabajo (WBS)Para visualizar las tareas individuales y hacer que esta sección sea más fácil de digerir para el lector.

6. hitos

Además de incluir detalles de la tarea, la declaración de trabajo puede incluir una sección para definir cualquier hito de proyecto medible. Esta sección puede ayudar a desglosar aún más el proyecto en trozos más manejables y también darle a todas las partes la oportunidad de alcanzar sus metas a tiempo.

7. Entregables

Esta sección enumera todos los entregables esperados, incluidas sus fechas de vencimiento. Normalmente, esta sección incluirá entregables específicos y cuantificables que no dejen ninguna habitación para una mala interpretación.

Calendario

Aquí, el programa puede incluir las fechas de vencimiento de los entregables, la cantidad de tiempo que se gastará en cada tarea y cualquier hora facturable. Esta sección típicamente también incluye líneas de tiempo relevantes, incluida la fecha de inicio y finalización de cada tarea.

9. Normas y pruebas.

Cualquier estándares específicos de la industria que se aplican al proyecto se explicarán y se enumeran aquí. La SOW se referirá a todas las etapas de prueba que se requieren para completar el proyecto con éxito. Cada etapa de prueba debe incluir información sobre quién está involucrado en el proyecto, los recursos y equipos requeridos, y en qué etapa se llevará a cabo las pruebas.

10. Definición de éxito

Esta sección incluye información que define claramente lo que las partes interesadas consideran un proyecto exitoso. Por lo general, las partes interesadas del proyecto están involucradas con la elaboración de esta sección para garantizar que todas las partes acuerden lo que es el objetivo para el proyecto.

11. Requisitos

En este punto, la declaración de trabajo puede enumerar cualquier proyecto especial o específico de los requisitos de trabajo. Esto puede incluir equipos que sean necesarios para los proyectos, las certificaciones que su equipo debe adquirir, o las autorizaciones de seguridad que deben pasar los contratistas.

12. PAGOS

Esta sección puede incluir cualquier costo asociado con el proyecto. Cualquier cosa, desde los gastos externos que se acumulan a lo largo de las etapas del proyecto hasta el costo del trabajo, generalmente se enumeran aquí.

El programa de pago y la forma en que se realizarán los pagos también se pueden explicar en esta sección. Puede indicar si planea pagar por adelantado, después de cada hito, o después de la entrega exitosa. En términos generales, las condiciones de pago se establecen mediante programación o por hito de entregable. Coordine con sus equipos legales y financieros para decidir qué es lo mejor para su situación específica.

13. Otro

Cualquier cosa relevante para el proyecto que aún no se ha incluido en la lista, debe incluirse en esta sección. Esto variará según la industria, pero puede incluir el pago de los viajes o los requisitos, las preocupaciones de seguridad, las restricciones de software o el hardware y el apoyo posterior al proyecto y las pruebas.

Consulte con su equipo legal interno para que puedan ayudarlo a cubrir todo lo que sea relevante para el proyecto en esta sección.

Use un alcance de trabajo para evitar el alcance.

Ya sea que esté utilizando una declaración de trabajo o un alcance del trabajo para definir los objetivos de su proyecto, estos documentos serán cruciales para mantener a su equipo y cualquier parte interesada involucrada por su trabajo y su desempeño.

Adherirse a su alcance del documento de trabajo lo mejor que pueda para evitarScope flep. Esto asegurará que su proyecto se entregue a tiempo y cumpla con sus expectativas.

Alinear su alcance de trabajo con el software de administración de proyectos mantendrá su equipo en camino y lo ayudará a alcanzar sus metas.