Reikwijdte van Work versus Verklaring: Wat is het verschil?

Overzicht

Hoewel zowel de werkzaamheden als de werkverklaring vaak worden afgekort als zeug, zijn ze niet hetzelfde. Een werkingssfeer is een subset van de werkverklaring die beschrijft hoe de projectdoelen worden bereikt. Blijf lezen om meer te weten te komen over de verschillen tussen deze twee documenten en wat u in elk wilt opnemen.

Soms heb je externe hulp nodig bij een project omdat je hulpbronnen nodig heeft om je interne capaciteiten te overschrijden. Bij het inhuren van buitenaannemers, agentschappen of verkopers kan een reikwijdte van werk of werkverklaring helpen bij het zorgen voor een succesvol project,effectieve communicatieen tijdige levering.

Maar wat is precies het verschil tussen een reikwijdte van het werk en een werkverklaring en wat er in deze documenten gaat? In dit artikel leggen we uit hoe we deze twee documenten uit elkaar kunnen vertellen en waarom zijn ze waardevolle projectbeheergereedschappen.

Opmerking Dit is niet bedoeld als juridisch advies, en u moet raadplegen met uw eigen interne juridische team om de aanpak te bepalen die het beste werkt voor uw situatie.

Reikwijdte van Work versus Werkverklaring

Hoewel zowel de werkzaamheden als de werkverklaring vaak worden afgekort als zeug, zijn ze niet hetzelfde.

Een reikwijdte van het werk is een hulpmiddel om belangrijke zakelijke overwegingen en projectdoelen te definiëren en te delen. Afhankelijk van de behoeften van uw project, heeft u mogelijk gewoon een stand-alone werkingssfeer nodig. Als uw team werkt met een externe klant of bureau, kunt u dan besluiten om een ​​werkverklaring te creëren. Dit externe gerichte document is een uitgebreide overzicht van de levers, vereisten, doelen, planning en kosten van het project en biedt uw projectteam en belanghebbenden een gedetailleerd verhaal over wat er moet worden gedaan om het project met succes te voltooien.

Laten we een meer diepgaand documenten bekijken, beginnend met de reikwijdte van het werk.

Wat is een reikwijdte van het werk?

Een reikwijdte van het werk is een gids om uw team te helpen begrijpen wat een project doet en dekt niet. De werkingssfeer bespreekt typisch projectbehoeften en legt uit hoe de doelstellingen van een project voldoet. Dit document zal meestal het werk schetsen dat u tijdens het project uitvoert en geeft details over de deliverables, tijdlijn, mijlpalen en rapporten.

Een reikwijdte van het werk kan op zichzelf staan ​​als uw project geen werkverklaring vereist. Werk met uw interne juridische team om te beslissen of u uw werkingssfeer van werk in een werkverklaring moet uitbreiden.

Wanneer kan een reikwijdte van het werk nuttig zijn?

Een reikwijdte van het werk is de basis van een goed gepland project en kan het helpen om soepel te verlopen. Dit document kan uw team- en project-belanghebbenden helpen met de projectvereisten en identificeren potentiële risico's die een succesvolle en tijdige voltooiing kunnen voorkomen.

Bijvoorbeeld, terwijl het op het opstellen van de werkingssfeer, uw team kan opmerken dat de geplande levering van een taakconflicten met een aanhoudende afzonderlijke taak. U kunt dan wijzigingen in de tijdlijn aanbrengen en de werkingssfeer van het werk dienovereenkomstig aanpassen.

Een reikwijdte van het werk kan helpen om uw team op projectorganisaties uit te lijnen om de termijnen te helpen bij het raken van deadlines, vermijdt achterstanden, of extra uitgaven.

Wat is een werkverklaring (zeug)?

Een verklaring van werkdocument is een werkovereenkomst tussen twee partijen die nuttig is voor het afstemmen op projectdoelen. Een zeug bouwt op je werkomvang. Dit document is meestal opgesteld aan het begin van een project en kan alles definiëren van de projectdoelstellingen tot gedetailleerde taken, projectkosten en planning en meer.

Ze worden het vaakst gebruikt voor externe projecten en fungeren als een contract tussen uw organisatie en de klant, koper, agentschap of aannemer die u hebt ingehuurd. Mogelijk moet u bijvoorbeeld een werkverklaring opstellen bij het samenwerken met een extern designbureau voor een project of bij het werken met een contractant op een grootschalig bouwproject.

Sommige van de meest complexe uitspraken van werkdocumenten zijn geschreven voor overheidscontracten en zijn meestal deel uit van de RFP (verzoek om voorstel) of RFQ (verzoek om offerte).

U kunt ook een werkverklaring gebruiken voor interne projecten wanneer twee verschillende afdelingen samenwerken.

De volgende partijen ontvangen over het algemeen een zeug:

Projectmanager of lood

Aannemers en medewerkers

Iedereen die bij het contract betrokken is

Neem contact op met uw interne juridische team om te beslissen of of wanneer een project kan profiteren van een werkverklaring.

Wanneer kan een werkverklaring nuttig zijn?

Een goed geschreven zeugen in combinatie met een effectief projectmanagementtool kan u instellen voor een succesvol project. Dit document helpt uw ​​team en de partij die u hebt ingehuurd en de verwachtingen te documenteren. Het is een narratieve beschrijving van het project dat geschillen en misverstanden kan helpen voorkomen.

Aan het einde van het project worden de resultaten weerspiegeld op dit document om te controleren of de eindprestaties de zeug heeft ontmoet. Afhankelijk van uw contract en advies van uw juridisch team, kan dit extra impact hebben, zoals of uw organisatie volledig zal worden betaald, bonussen ontvangen of boetes lijden.

Hoe een reikwijdte van het werk te schrijven

Een goede reikwijdte van het werk helpt u belangrijke overwegingen te identificeren en uw projectdoelstellingen en details met projectstakeholders te delen.

Veel mensen houden het volgende in gedachten bij het naderen van een reikwijdte van het werk:

Wees specifiek.Gebruik nauwkeurige en duidelijke taal, zodat iedereen op dezelfde pagina staat over de projectvereisten en verwachte uitkomsten. Het vermelden van meetbare deliverables, mijlpalen en taken kan u later helpen verwarring te voorkomen.

Gebruik visuals.Visuals zoals een structuur voor werkverdeling maken informatie gemakkelijker en sneller om te verteren voor alle betrokkenen. Ze staan ​​ook toe dat u en uw team risico's zoals knelpunten detecteren die de succesvolle en tijdige voltooiing van uw project op de lijn kunnen plaatsen.

Samenwerken met belanghebbenden.We hebben al gezegd dat u tijdens dit proces advies moet geven aan uw juridische team. Voor deze specifieke taak kan het samenwerken met belanghebbenden uw tijd op de lange termijn besparen. Op deze manier kunt u toekomstige misverstanden in de knop smoren door iedereen vanaf het begin betrokken te krijgen.

Nee tweeScope Management Planszien er hetzelfde uit. Wat u moet opnemen en hoe diepgaand deze sectie moet er heel anders uitzien voor elke industrie en project. Controleer bij twijfel met uw interne juridische team voor begeleiding.

De volgende secties vormen in het algemeen een reikwijdte van het werk:

Verkrijgbaar

Dit gedeelte in de werkingssfeer dekt het product of de service het project gaat bezorgen. Dit is waar een werkstructuur van het werk in de hand komt.

Tijdlijn

Een tijdlijn opnemen ofGantt-diagramdat beschrijft precies de belangrijkste fasen van uw project. Dit gedeelte dient als visueleProject RoadmapHet leiden van je team en iedereen die betrokken is bij het project van begin tot einde.

Mijlpalen

Vergelijkbaar met een reikwijdte van het werk, helpen mijlpalen u bij het uitdelen van uw project in meer verteerbare brokken. Noteer alle mijlpalen voor uw project om de voortgang van het monitor te maken en vast te houden aan uw tijdlijn een eenvoudiger taak.

Rapportage

Een werkingssfeer omvat typisch ook eventuele rapporten die u in het hele project genereert. Of het nu isstatus RapportAan de klant, een voortgangsrapport waarin u vraagt ​​van de verkoper, of een financieel verslag om het verschil tussen budgetten en prestaties te analyseren, omvatten details over al deze documenten, die ze zullen maken, en wanneer ze worden gepland geleverd.

Deze rapporten zijn in het hele project een communicatiemiddel en bieden alle partijen die betrokken zijn bij de gegevens en informatie die ze moeten blijven bijgewerkt op de prestaties van het project.

Sommige reikwijdte van werkdocumenten kunnen een woordenlijst van termen omvatten, een overzicht van acroniemen en afkortingen, of andere secties die verder worden beschreven door details die verband houden met de succesvolle afronding van het project.

Hoe een verklaring van werk te schrijven

U kunt uw reikwijdte van werk gebruiken in een werkverklaring voor een betere verantwoordingspartners met externe partners. Een grondige, gedetailleerde en nauwkeurige werkverklaring kan teams op alle projectdetails uitlijnen.

Als een werkverklaring onduidelijk is, kan het leiden tot verwarring tussen de twee betrokken partijen. Daarom is het de sleutel om alle taken en details duidelijk uiteengezet te hebben.

Hieronder zijn enkele strategieën om te overwegen bij het voorbereiden van een werkverklaring:

Breek het project op in fasen.Een lange lijst met taken kan gemakkelijk overweldigend uitzien. Door het project in te breken in individuele fasen, kunt u een deel van de druk van uw team en de belanghebbenden nemen.

Schrijf in korte en heldere zinnen.Het schrijven in korte en heldere zinnen minimaliseren ruimte voor verkeerde interpretatie. Als u van plan bent om acroniemen of afkortingen te gebruiken, neem dan een woordenlijst op, zodat iedereen begrijpt waar ze voor staan.

Leg het doel van het project uit.De projectdoelstellingen en projectdoeleinden helpen belanghebbenden begrijpen waarom dit project is belangrijk.

Definieer het doel van het project en hoe het te bereiken.Een duidelijk gedefinieerd doel helpt u op het goede spoor te blijven. Dit zal u ook helpen om potentiële verkeerde interpretaties van het uiteindelijke doel en de stappen naar het bereiken ervan te vermijden.

Definieer project mijlpalen en succes samen.Inclusief de belanghebbenden en uw team in het schrijfproces kunnen een fundering creëren voor een soepele en succesvolle samenwerking.

Stel duidelijke, eenvoudige en meetbare grenzen in.Het is duidelijk om grenzen te definiëren, zoals de projectbereik, doelen en sleutelfasen, kunnen u helpen geschillen in de lijn te voorkomen. Inclusief kwantificeerbare grenzen, dus er is geen ruimte voor verkeerde interpretatie.

Voer je zeugen altijd uit door je juridische team.Dit zorgt ervoor dat alles wat hierboven is vermeld, goed en grondig is uitgevoerd. Een derde partij, zoals uw interne juridische team, kan potentieel risicovolle secties ontdekken en u helpen en uw team dienovereenkomstig herzien.

Informeer je team en check regelmatig in.Zodra de werkverklaring is voltooid en ondertekend, moet u ervoor zorgen dat uw team en alle belanghebbenden op de details zijn opgeleid en op de hoogte blijven tijdens het hele proces. Hiermee kunt u controleren of iedereen aan de overeengekomen details hecht.

Uw werkverklaring kan de juridische kant van de dingen dekken, maar een projectmanagementtool zal u in staat stellen om processen en uitvoeringen in het hele project bij te houden. Zodra de werkverklaring is voltooid, draagt ​​u alle belangrijke informatie, taken en deadlines in uwproject Planom in realtime verbinding te maken en samen te werken met uw team en belanghebbenden.

Wat maakt een zeug?

Een verklaring van het werk bestaat in het algemeen uit 13 secties. Elke sectie heeft betrekking op een specifiek aspect van het project en behandelt de betrokken stakeholders. Afhankelijk van uw branche en de reikwijdte van uw project, kan de werkverklaring meer of minder secties hebben.

Raadpleeg uw interne juridische team bij het opstellen van een werkverklaring om aan te passen aan de normen en speciale vereisten van uw branche, organisatie, klant, aannemer of andere belanghebbenden.

Een werkverklaring kan bijvoorbeeld de volgende secties omvatten:

1. Inleiding

Aan het begin van een werkverklaring is er over het algemeen een korte introductie, zodat iedereen het document leest, weet waar het project over gaat en wie betrokken is.

2. Projectdoel

Het tweede deel definieert de reden voor het project. Dit gedeelte is meestal een omtrek van deprojectdoelenen het doel van het project om de lezer een beter begrip te geven van waarom dit project van belang is.

3. Reikwijdte van het werk

De reikwijdte van het werk zal waarschijnlijk het meest gedetailleerde sectie in de werkverklaring zijn. Dit gedeelte heeft betrekking op hoe u van plan bent om de projectdoelen te bereiken.

4. Locatie van het werk

In het vierde gedeelte definiëren u meestal de locatie van het project. Zal het project bijvoorbeeld in een afgelegen omgeving worden ingesteld of moet u elkaar op het terrein ontmoeten, zodat uw teamleden het project kunnen voltooien?

5. GEDETAILLEERDE TAKEN

Vervolgens zal de zeug het projectbereik doorbreken in kleinere taken die moeten worden voltooid. In dit gedeelte bevat informatie om alle betrokken partijen te helpen de specifieke stappen te begrijpen die ze moeten nemen om het project met succes te voltooien. Afhankelijk van de werkomvang, kan dit gedeelte een A Werkonderbrekingsstructuur (WBS)Om de individuele taken te visualiseren en dit gedeelte gemakkelijker te maken om te verteren voor de lezer.

6. Mijlpalen

In aanvulling op het opnemen van taakgegevens, kan de werkverklaring een sectie omvatten om eventuele meetbare projectmijlpalen te definiëren. Dit gedeelte kan helpen bij het verder afbreken van het project in meer beheersbare brokken en geeft ook alle betrokken partijen de kans om hun doelen op tijd te bereiken.

7. Deliverables

Dit gedeelte bevat alle verwachte deliverables, inclusief hun Due dates. Meestal omvat dit gedeelte specifieke, kwantificeerbare deliverables die geen ruimte achterlaten voor verkeerde interpretatie.

8. SCHEMA

Hier kan het schema de verschuldigde data van de deliverables bevatten, de hoeveelheid tijd die aan elke taak zal worden besteed, en alle factureerbare uren. Dit gedeelte bevat meestal ook relevante tijdlijnen, inclusief de start- en einddatum voor elke taak.

9. Normen en testen

Alle industriespecifieke normen die van toepassing zijn op het project zullen hier worden uitgelegd en vermeld. De SOW verwijst naar alle teststadia die nodig zijn om het project met succes te voltooien. Elke testfase moet informatie bevatten over wie betrokken is bij het project, de vereiste bronnen en apparatuur en in welke fase zal de testen plaatsvinden.

10. Succesdefinitie

Dit gedeelte bevat informatie die duidelijk definieert wat de belanghebbenden een succesvol project hebben. Meestal zijn projectstakeholders betrokken bij het maken van deze sectie om ervoor te zorgen dat alle partijen het eens zijn over wat het doel is voor het project.

11. Vereisten

Op dit moment kan de werkverklaring alle speciale of specifieke project- en werkvereisten vermelden. Dit kan apparatuur bevatten die nodig is voor de projecten, certificeringen die uw team moet verwerven of beveiligingsruimtes die aannemers moeten passeren.

12. Betalingen

Dit gedeelte kan alle kosten in verband met het project bevatten. Alles van externe uitgaven die in de loop van de projectfasen oplopen tot de arbeidskosten, worden hier meestal vermeld.

Het betalingsschema en hoe de betalingen worden gedaan, kunnen ook in deze sectie worden uitgelegd. U kunt aangeven of u van plan bent om vooraan te betalen, na elke mijlpaal, of na de succesvolle levering. Over het algemeen worden betalingsvoorwaarden ingesteld op schema of door mijlpaal van leverbaar. Coördineren met uw juridische en financiële teams om te beslissen wat het beste is voor uw specifieke situatie.

13. Other

Alles relevant voor het project dat nog niet is vermeld, moet in dit gedeelte worden opgenomen. Dit zal variëren op basis van de industrie, maar het kan reizen betalen of vereisten, beveiligingsbezwaren, software- of hardwarebeperkingen en post-projectondersteuning en -testen omvatten.

Neem contact op met uw interne juridische team zodat ze u kunnen helpen alles te bedekken dat relevant is voor het project in deze sectie.

Gebruik een reikwijdte van het werk om scope-kruip te vermijden

Of u nu een werkverklaring of een reikwijdte van het werk gebruikt om uw projectdoelen te definiëren, deze documenten zijn cruciaal in het houden van uw team en eventuele stakeholders die verantwoordelijk zijn voor hun werk en prestaties.

Houd u aan uw reikwijdte van het werkdocument zo goed mogelijk om te vermijdenscope kruip. Dit zorgt ervoor dat uw project op tijd wordt afgeleverd en voldoet aan uw verwachtingen.

Het uitlijnen van uw reikwijdte van het werk met projectmanagementsoftware houdt uw team op het goede spoor en kunt u helpen bij het bereiken van uw doelen.