Arbetsomfattning mot arbete: Vad är skillnaden?

Sammanfattning

Även om båda arbets- och arbetssättet ofta är förkortat som sådd, är de inte samma sak. Ett arbetsområde är en delmängd av arbetsdokumentets uttalande som beskriver hur projektmålen kommer att uppnås. Fortsätt läsa för att lära dig mer om skillnaderna mellan dessa två dokument och vad du ska inkludera i varje.

Ibland behöver du extern hjälp på ett projekt eftersom dina resursbehov överstiger din interna kapacitet. Vid anställning utanför entreprenörer, byråer, eller leverantörer, kan ett arbetsområde eller arbetsbehandling hjälpa till att säkerställa ett framgångsrikt projekt,effektiv kommunikationoch snabb leverans.

Men vad exakt är skillnaden mellan ett arbetsområde och ett arbete och vad som går in i dessa dokument? I den här artikeln förklarar vi hur de ska berätta för dessa två dokument och varför de är värdefulla projekthanteringsverktyg.

Obs! Det här är inte avsett att vara juridisk rådgivning, och du bör rådgöra med ditt eget interna juridiska team för att bestämma det tillvägagångssätt som fungerar bäst för din situation.

Arbetsomfattning vs. Arbetsförklaring

Även om båda arbets- och arbetssättet ofta är förkortat som sådd, är de inte samma sak.

Ett arbetsområde är ett verktyg för att definiera och dela viktiga affärshänsyn och projektmål. Beroende på projektets behov kan du bara behöva ett fristående arbetsområde. Om ditt lag arbetar med en extern klient eller byrå, kan du då bestämma dig för att skapa ett arbete. Detta externa vända dokument är en omfattande översikt över projektets leveranser, krav, mål, schema och kostnader, och ger ditt projektteam och intressenter en detaljerad berättelse om vad som behöver göras för att framgångsrikt slutföra projektet.

Låt oss ta en mer djupgående titt på båda dokumenten, med början av arbetet.

Vad är ett arbetsområde?

Ett omfattning av arbete är en guide för att hjälpa ditt lag att förstå vad ett projekt gör och inte täcker. Arbetsomfanget diskuterar vanligtvis projektbehov och förklarar hur ett projekts mål kommer att uppfyllas. Detta dokument beskriver vanligtvis det arbete du ska utföra under projektet och innehåller detaljer om leveranser, tidslinje, milstolpar och rapporter.

Ett arbetsområde kan stå ensam om ditt projekt inte kräver ett arbete. Arbeta med ditt interna juridiska team för att bestämma om du behöver utöka ditt arbetsområde till ett arbete.

När kan ett arbetsområde vara till hjälp?

Ett omfattning av arbete är grunden för ett välplanerat projekt och kan hjälpa det att springa smidigt. Detta dokument kan hjälpa ditt team och projekt intressenter överens om projektkrav och identifiera potentiella risker som kan förhindra en framgångsrik och aktuell slutförande.

Till exempel, samtidigt som du utarbetar arbetsområdet, kan ditt lag märka att den schemalagda leveransen av en uppgift konflikter med en pågående separat uppgift. Du kan då göra ändringar i tidslinjen och justera omfattningen av arbetet i enlighet med detta.

Ett arbetsområde kan hjälpa till att anpassa ditt team på projektleveranser för att hjälpa till att träffa deadlines, undvika backlogs eller extra kostnader.

Vad är ett arbete (SOW)?

Ett uttalande om arbetsdokument är ett arbetsavtal mellan två parter som är till hjälp för att anpassa sig till projektmål. En sugga bygger på ditt arbetsområde. Detta dokument är vanligtvis utarbetat i början av ett projekt och kan definiera allt från projektets mål till detaljerade uppgifter, projektkostnad och schema, och mer.

De används oftast för externa projekt och fungerar som ett kontrakt mellan din organisation och kunden, köparen, byrån eller entreprenör du anställde. Till exempel kan du behöva utarbeta ett arbete när det samarbetar med en extern designbyrå för ett projekt eller när man arbetar med en entreprenör på ett storskaligt byggprojekt.

Några av de mest komplexa uttalandena av arbetsdokument är skrivna för statsavtal och är vanligtvis en del av RFP (begäran om förslag) eller RFQ (begäran om offert).

Du kan också använda ett arbete för interna projekt när två olika avdelningar samarbetar.

Följande parter mottar i allmänhet en såga:

Projektledare eller bly

Entreprenörer och samarbetspartners

Alla som är involverade i kontraktet

Kontrollera med ditt interna juridiska team för att bestämma om eller när ett projekt kan dra nytta av ett arbete.

När kan ett arbete för arbete vara till hjälp?

En välskriven såg i kombination med ett effektivt projekthanteringsverktyg kan ställa in dig för ett framgångsrikt projekt. Detta dokument hjälper ditt lag och den fest du anställde hantera och dokumentera förväntningar. Det är en berättande beskrivning av det projekt som kan hjälpa till att undvika tvister och missförstånd.

I slutet av projektet kommer resultaten att återspeglas tillbaka på detta dokument för att verifiera att den slutliga prestandan har träffat sågen. Beroende på ditt kontrakt och ditt juridiska lags råd kan detta få ytterligare inverkan, som om din organisation kommer att betalas i sin helhet, få bonusar eller lider av straff.

Hur man skriver ett arbetsområde

Ett bra omfattning av arbetet hjälper dig att identifiera viktiga affärshänsyn och dela med dig av projektets mål och detaljer med projektintressenter.

Många människor håller i åtanke när man närmar sig ett arbetsområde:

Var specifik.Använd exakt och tydligt språk så att alla är på samma sida om projektkraven och förväntade resultat. Listning Mätbara leveranser, milstolpar och uppgifter kan hjälpa dig att undvika förvirring senare.

Använd visuella.Visuella som en arbetsförbrytande struktur gör information lättare och snabbare att smälta för alla inblandade. De tillåter dig också och ditt team att upptäcka risker som flaskhalsar som kan göra det framgångsrika och aktuella slutförandet av ditt projekt på linjen.

Samarbeta med intressenter.Vi har redan nämnt att du ska söka råd från ditt lagliga lag under denna process. För denna specifika uppgift kan samarbeta med intressenter spara tid på lång sikt. På så sätt kan du nypa framtida missförstånd i knoppen genom att få alla inblandade från början.

Inte tvåScope Management planerse detsamma. Vad du bör inkludera och hur djupet det här avsnittet ska vara kommer att se väldigt annorlunda ut för varje bransch och projekt. Kontrollera med ditt interna juridiska lag för vägledning.

Följande avsnitt utgör i allmänhet ett arbetsområde:

Leverans

Det här avsnittet inom ramen för arbetet täcker den produkt eller tjänst som projektet kommer att leverera. Det är här en arbetsuppdelning struktur kommer att vara till nytta.

Tidslinje

Inkludera en tidslinje ellerGanttdiagramDet beskriver precis de stora faserna i ditt projekt. Det här avsnittet tjänar som visuelltProjekt RoadmapLedande ditt lag och alla som är involverade i projektet från början till slut.

Milstolpar

På samma sätt som ett arbetsområde hjälper milstolpar dig att bryta upp ditt projekt i mer smältbara bitar. Skriv ner alla milstolpar för ditt projekt för att göra övervakningens framsteg och hålla fast vid din tidslinje en enklare uppgift.

Rapportering

Ett omfattning av arbete innehåller vanligtvis även några rapporter som du kommer att generera i hela projektet. Oavsett om det är enstatus rapportTill kunden, en lägesrapport som du frågar om från leverantören, eller en finansiell rapport för att analysera skillnaden mellan budgetar och prestanda, innehåller detaljer om alla dessa dokument, som kommer att skapa dem, och när de är planerade att vara levereras.

Dessa rapporter kommer att vara ett kommunikationsmedel i hela projektet och ge alla parter med de uppgifter och information som de behöver för att hålla sig uppdaterade om projektets prestanda.

Några omfattning av arbetsdokument kan innehålla en ordlista av termer, en översikt över akronymer och förkortningar, eller andra avsnitt som vidare beskriver detaljer som är förknippade med projektets framgångsrika slutförande.

Hur man skriver ett arbete

Du kan utnyttja ditt arbetsområde till ett arbete för bättre ansvarighet med externa partners. En grundlig, detaljerad och korrekt arbetsdeklaration kan rikta lag på alla projektuppgifter.

Om ett arbete för arbete är oklart kan det leda till förvirring mellan de två inblandade parterna. Därför är det viktigt att ha alla uppgifter och detaljer tydligt skisserade.

Nedan är några strategier att överväga när man förbereder ett arbete:

Bryta projektet upp i faser.En lång lista över uppgifter kan lätt se överväldigande. Genom att bryta projektet upp i enskilda faser kan du ta lite av trycket från ditt lag och intressenterna.

Skriv i korta och tydliga meningar.Att skriva i korta och tydliga meningar kommer att minimera utrymme för felinterpretation. Om du planerar att använda akronymer eller förkortningar, inkludera en ordlista så att alla förstår vad de står för.

Förklara syftet med projektet.Projektmålen och projektets syfte hjälper intressenterna att förstå varför detta projekt är viktigt.

Definiera projektets mål och hur man når det.Ett tydligt definierat mål hjälper dig att hålla dig på rätt spår. Detta kommer också att hjälpa dig att undvika potentiella misstolkningar av det slutliga målet och stegen mot att uppnå det.

Definiera projektmilstolpar och framgång tillsammans.Inklusive intressenterna och ditt lag i skrivprocessen kan skapa en grund för ett smidigt och framgångsrikt samarbete.

Ställ in tydliga, enkla och mätbara gränser.Det kan tydligt definiera gränser, som projektets omfattning, mål och nyckelfaser, hjälpa dig att undvika tvister på linjen. Inkludera kvantifierbara gränser så det finns inget utrymme för felinterpretation.

Kör alltid din sugga av ditt juridiska lag.Detta säkerställer att allt som nämnts ovan utfördes väl och grundligt. En tredje part, som ditt interna juridiska team, kan avslöja potentiellt riskabla sektioner och hjälpa dig och ditt team att revidera i enlighet därmed.

Utbilda ditt lag och checka in regelbundet.När arbetsförmedlingen är klart och signerat, se till att ditt lag och alla intressenter är utbildade på detaljer och håll dig uppdaterad under hela processen. Detta gör att du kan övervaka huruvida alla följer de överenskomna detaljerna eller ej.

Ditt arbete kan täcka den juridiska sidan av saker, men ett projekthanteringsverktyg gör att du kan hålla reda på processer och föreställningar i hela projektet. När arbetet om arbetet är klart, överför all viktig information, uppgifter och tidsfrister i dinprojekt planatt ansluta och samarbeta med ditt team och intressenter i realtid.

Vad utgör en såg?

Ett arbete för arbete består i allmänhet av 13 avsnitt. Varje avsnitt täcker en specifik aspekt av projektet och adresserar de berörda intressenterna. Beroende på din bransch och omfattningen av ditt projekt kan arbetsförmedlingen ha fler eller färre sektioner.

Konsultera med ditt interna juridiska team när du utarbetar ett arbete för att anpassa sig till standarderna och de särskilda kraven i din bransch, organisation, kund, entreprenör eller andra intressenter.

Till exempel kan ett arbete för arbete innehålla följande avsnitt:

1. Introduktion

I början av ett arbete är det i allmänhet en kort introduktion så att någon läser dokumentet vet vad projektet handlar om och vem som är inblandad.

2. Projektändamål

Den andra sektionen definierar orsaken till projektet. Detta avsnitt är typiskt en översikt avProjektmålOch syftet med projektet att ge läsaren en bättre förståelse för varför detta projekt är viktigt.

3. Arbetsomfattning

Arbetets omfattning kommer sannolikt att vara den mest detaljerade avsnittet i arbetsförmedlingen. Det här avsnittet täcker hur du planerar att utföra projektmålen.

4. Arbetsplats

I det fjärde avsnittet kommer du vanligtvis att definiera projektets plats. Till exempel, kommer projektet att ställas in i en fjärrmiljö eller behöver du träffas på plats så att dina lagmedlemmar kan slutföra projektet?

5. Detaljerade uppgifter

Sedan kommer såret att bryta projektet i mindre uppgifter som måste slutföras. I det här avsnittet innehåller information för att hjälpa alla inblandade parter att förstå de specifika steg som de behöver ta för att framgångsrikt slutföra projektet. Beroende på arbetsomfånget kan det här avsnittet innehålla a Arbetsuppdelningsstruktur (WBS)Att visualisera de enskilda uppgifterna och göra det här avsnittet lättare att smälta för läsaren.

6. Milstolpar

Förutom att inkludera uppgiftsuppgifter kan arbetsförmedlingen innehålla ett avsnitt för att definiera eventuella mätbara projektmiljöer. Det här avsnittet kan bidra till att ytterligare bryta ner projektet i mer hanterbara bitar och ge alla parter att involvera chansen att nå sina mål i tid.

7. Leveranser

I det här avsnittet visas alla förväntade leveranser, inklusive deras förfallodagar. Typiskt kommer det här avsnittet att innehålla specifika, kvantifierbara leveranser som inte lämnar något utrymme för felinterpretation.

8. Schema

Här kan schemat innehålla leveransdatum för de leveranser, hur mycket tid som kommer att spenderas på varje uppgift och eventuella fakturerbara timmar. I det här avsnittet ingår vanligtvis relevanta tidslinjer, inklusive start- och slutdatum för varje uppgift.

9. Standarder och testning

Eventuella branschspecifika standarder som gäller för projektet kommer att förklaras och listas här. Sågen kommer att referera till alla teststeg som krävs för att slutföra projektet framgångsrikt. Varje testfas bör innehålla information om vem som är inblandad i projektet, de erforderliga resurserna och utrustningen, och i vilket steg kommer testningen att äga rum.

10. Framgångsdefinition

I det här avsnittet innehåller information som tydligt definierar vad intressenterna anser ett framgångsrikt projekt. Vanligtvis är projektintressenterna involverade i att skapa detta avsnitt för att säkerställa att alla parter är överens om vad målet är för projektet.

11. Krav

Vid denna tidpunkt kan arbetsförmedlingen lista några speciella eller specifika projekt- och arbetskrav. Detta kan innehålla utrustning som behövs för projekten, certifieringar som ditt team måste förvärva eller säkerhetsfristigheter som entreprenörer måste passera.

12. Betalningar

Det här avsnittet kan innehålla eventuella kostnader i samband med projektet. Allt från externa utgifter som uppkommer i hela projektstadiet till kostnaden för arbetskraft är vanligtvis listade här.

Betalningsschemat och hur betalningarna kommer att göras kan också förklaras i det här avsnittet. Du kan ange om du planerar att betala fram, efter varje milstolpe eller efter den framgångsrika leveransen. I allmänhet är betalningsvillkoren antingen upprättat per schema eller av milstolpe av leveransbar. Koordinera med dina juridiska och finansteam för att bestämma vad som är bäst för din specifika situation.

13. Övrigt

Allt som är relevant för det projekt som inte har listats bör ingå i det här avsnittet. Detta kommer att variera beroende på industrin, men det kan innehålla resebetalnings- eller krav, säkerhetsproblem, programvaru- eller hårdvarubegränsningar och efterprojektstöd och testning.

Kolla med ditt interna juridiska lag så att de kan hjälpa dig att täcka allt som är relevant för projektet i det här avsnittet.

Använd ett räckvidd för att undvika räckviddskryp

Oavsett om du använder ett arbete eller ett arbetsområde för att definiera dina projektmål, kommer dessa dokument att vara avgörande för att hålla ditt lag och några intressenter som är ansvariga för sitt arbete och prestanda.

Hålla sig till ditt omfattning av arbetsdokument så gott som möjligt för att undvikaräckvidd kryp. Detta kommer att se till att ditt projekt levereras i tid och uppfyller dina förväntningar.

Anpassa ditt arbetsområde med projekthanteringsprogramvara kommer att hålla ditt lag på spår och hjälpa dig att nå dina mål.