Scopo del lavoro vs. Dichiarazione del lavoro: qual è la differenza?

Sommario

Mentre entrambe applicabili il lavoro e la dichiarazione di lavoro sono spesso abbreviati come seminare, non sono la stessa cosa. Un campo di lavoro è un sottoinsieme del documento di istruzione del documento di lavoro che descrive come verranno raggiunti gli obiettivi del progetto. Continua a leggere per saperne di più sulle differenze tra questi due documenti e ciò che dovresti includere in ciascuno.

A volte hai bisogno di aiuto esterno su un progetto perché la tua risorsa deve superare le tue capacità interne. Quando assumere al di fuori degli appaltatori, delle agenzie o dei venditori, un campo di applicazione del lavoro o di un estratto di lavoro può contribuire a garantire un progetto di successo,comunicazione effettivae consegna puntuale.

Ma cosa è esattamente la differenza tra un campo di applicazione del lavoro e una dichiarazione di lavoro e cosa va in questi documenti? In questo articolo, spiegheremo come dire a questi due documenti a parte e perché sono preziosi strumenti di gestione dei progetti.

Nota Questo non è destinato ad essere consulenza legale, e dovresti consultare il proprio team legale interno per determinare l'approccio che funziona meglio per la tua situazione.

Scopo del lavoro vs. Dichiarazione del lavoro

Mentre entrambe applicabili il lavoro e la dichiarazione di lavoro sono spesso abbreviati come seminare, non sono la stessa cosa.

Un campo di lavoro è uno strumento per definire e condividere importanti considerazioni aziendali e obiettivi di progetto. A seconda delle esigenze del tuo progetto, potresti aver solo bisogno di una portata di lavoro standalone. Se il tuo team sta lavorando con un cliente o un'agenzia esterna, puoi decidere di creare una dichiarazione di lavoro. Questo documento esterni è un contorno completo dei risultati, dei requisiti, degli obiettivi, dei costi del progetto, e fornisce il tuo team di progetto e le parti interessate con una narrativa dettagliata di ciò che deve essere fatto per completare con successo il progetto.

Prendiamo un aspetto più approfondito su entrambi i documenti, a partire dallo scopo del lavoro.

Cos'è un campo di applicazione del lavoro?

Un campo di lavoro è una guida per aiutare la tua squadra a capire cosa fa un progetto e non copre. La portata del lavoro in genere discute i bisogni del progetto e spiega come verranno soddisfatti gli obiettivi di un progetto. Questo documento di solito delinerà il lavoro che si eseguirà durante il progetto e include i dettagli sui risultati, sulla timeline, sulle pietre miliari e sui rapporti.

Un ambito di lavoro può stare da solo se il tuo progetto non richiede una dichiarazione di lavoro. Lavora con il tuo team legale interno per decidere se è necessario espandere il tuo scopo di lavoro in una dichiarazione di lavoro.

Quando può essere utile un ambito di lavoro?

Un campo di lavoro è il fondamento di un progetto ben pianificato e può aiutarlo a funzionare senza intoppi. Questo documento può aiutare il tuo team e le parti interessate di progetti concordano sui requisiti del progetto e identificare potenziali rischi che potrebbero impedire un completamento positivo e tempestivo.

Ad esempio, mentre la stesura della stesura del lavoro, il tuo team può notare che la consegna programmata di un compito è in conflitto con un'attività separata in corso. È quindi possibile apportare modifiche alla timeline e regolare di conseguenza lo scopo del lavoro.

Un campo di applicazione del lavoro può aiutare allineare il tuo team sui risultati del progetto per aiutare a premere le scadenze, evitare arredi o spese aggiuntive.

Cos'è una dichiarazione di lavoro (SOW)?

Un documento di dichiarazione di lavoro è un accordo di lavoro tra due parti che è utile per l'allineamento degli obiettivi del progetto. Una scrofa si basa sulla tua portata del lavoro. Questo documento è tipicamente redatto all'inizio di un progetto e può definire tutto dagli obiettivi del progetto a compiti dettagliati, costo del progetto e programma e altro ancora.

Sono più spesso utilizzati per progetti esterni e fungono da contratto tra la tua organizzazione e il cliente, l'acquirente, l'agenzia o l'appaltatore che hai assunto. Ad esempio, potrebbe essere necessario elaborare una dichiarazione di lavoro quando collabora con un'agenzia di progettazione esterna per un progetto o quando si lavora con un appaltatore su un progetto di costruzione di grandi dimensioni.

Alcune delle dichiarazioni più complesse dei documenti di lavoro sono scritte per i contratti governativi e sono in genere parte del RFP (Richiesta di proposta) o RFQ (richiesta di preventivo).

Puoi anche utilizzare una dichiarazione di lavoro per progetti interni quando due diversi dipartimenti collaborano.

Le seguenti parti generalmente ricevono una scrofa:

Project Manager o Lead

Appaltatori e collaboratori.

Tutti coinvolti nel contratto

Verifica con il tuo team legale interno per decidere se o quando un progetto può beneficiare di una dichiarazione di lavoro.

Quando può essere utile una dichiarazione di lavoro?

Una scrofa ben scritta combinata con un efficace strumento di gestione dei progetti può prepararti per un progetto di successo. Questo documento aiuta la tua squadra e la festa che hai ingaggiato gestire e documentare le aspettative. È una descrizione narrativa del progetto che può aiutare a evitare controversie e incomprensioni.

Alla fine del progetto, i risultati si rifletteranno su questo documento per verificare che la performance finale abbia soddisfatto la scrofa. A seconda del contratto e del consiglio del tuo team legale, questo può avere un ulteriore impatto, come se la tua organizzazione sarà pagata per intero, ricevere bonus o subire sanzioni.

Come scrivere un ambito di lavoro

Un buon campo di lavoro ti aiuta a identificare importanti considerazioni aziendali e condividere i tuoi obiettivi del progetto e i dettagli con gli stakeholder del progetto.

Molte persone tengono in mente quanto segue quando si avvicina a un campo di lavoro:

Sii specifico.Utilizzare una lingua precisa e chiara in modo che tutti si trovino sulla stessa pagina sui requisiti del progetto e sui risultati attesi. L'elenco dei risultati misurabili, le pietre miliari e le attività possono aiutarti a evitare la confusione in seguito.

Usa le immagini.Le immagini come una struttura di rottura del lavoro rendono le informazioni più facili e veloci da digerire per tutti i soggetti coinvolti. Permettono anche a te e al tuo team di rilevare rischi come colli di bottiglia che possono mettere il completamento positivo e tempestivo del tuo progetto sulla linea.

Collaborare con gli stakeholder.Abbiamo già detto che dovresti cercare consigli dal tuo team legale durante questo processo. Per questo compito specifico, collaborare con gli stakeholder può farti risparmiare tempo a lungo termine. In questo modo, puoi stringere future incomprensioni nel germoglio ottenendo tutti coinvolti dall'inizio.

NO due.Piani di gestione dell'ambitosembra lo stesso. Ciò che dovresti includere e come in-profondità questa sezione dovrebbe essere molto diversa per ogni industria e progetto. In caso di dubbio, verificare con il tuo gruppo legale interno per la guida.

Le seguenti sezioni generalmente costituiscono una portata di lavoro:

Prodotti finali

Questa sezione nello scopo del lavoro copre il prodotto o il servizio che il progetto consegnerà. È qui che una struttura di rottura del lavoro tornerà utile.

Sequenza temporale

Includere una timeline odiagramma di Ganttche descrive precisamente le fasi principali del tuo progetto. Questa sezione serve come VisualProgetto Roadmap.Leader del tuo team e tutti quelli coinvolti nel progetto iniziano a finire.

Pietre miliari

Simile a un ambito di lavoro, le pietre miliari aiutano a rompere il tuo progetto in pezzi più digeribili. Scrivi tutte le pietre miliari per il tuo progetto per migliorare i progressi del monitoraggio e di attaccare alla tua timeline un compito più facile.

Segnalazione

In genere una portata di lavoro include anche eventuali rapporti che verrà generato in tutto il progetto. Se è arapporto sullo statoAl cliente, una relazione sui progressi che ti stai indagando dal venditore, o un rapporto finanziario per analizzare la differenza tra budget e prestazioni, includere dettagli su tutti questi documenti, che li creerà e quando sono programmati per essere consegnato.

Queste relazioni saranno un mezzo di comunicazione in tutto il progetto e fornire tutte le parti coinvolte con i dati e le informazioni necessarie per rimanere aggiornati sulle prestazioni del progetto.

Alcuni ambito dei documenti di lavoro possono includere un glossario dei termini, una panoramica degli acronimi e delle abbreviazioni o altre sezioni che descrivono ulteriormente i dettagli associati al completamento con successo del progetto.

Come scrivere una dichiarazione di lavoro

Puoi sfruttare il tuo ambito di lavoro in una dichiarazione di lavoro per una migliore responsabilità con i partner esterni. Una dichiarazione approfondita, dettagliata e accurata può allineare i team su tutti i dettagli del progetto.

Se una dichiarazione di lavoro non è chiara, può portare alla confusione tra le due parti coinvolte. Ecco perché è la chiave per avere tutti i compiti e i dettagli chiaramente delineati.

Di seguito sono riportate alcune strategie da considerare quando prepara una dichiarazione di lavoro:

Rompere il progetto in fasi.Una lunga lista di compiti può facilmente sembrare schiacciante. Bruciando il progetto in singoli fasi, puoi prendere parte della pressione dalla tua squadra e alle parti interessate.

Scrivi in ​​frasi brevi e chiare.La scrittura in frasi corta e limpida ridurrà minimizza la stanza per interpretazioni errate. Se hai intenzione di usare acronimi o abbreviazioni, includere un glossario in modo che tutti capiscano ciò che rappresentano.

Spiegare lo scopo del progetto.Gli obiettivi del progetto e lo scopo del progetto aiutano le parti interessate a capire perché questo progetto è importante.

Definire l'obiettivo del progetto e come raggiungerlo.Un obiettivo chiaramente definito ti aiuterà a rimanere in pista. Ciò ti aiuterà anche a evitare potenziali interpretazioni errate dell'obiettivo finale e dei passaggi per raggiungerlo.

Definire le pietre miliari del progetto e il successo insieme.Comprese gli stakeholder e il tuo team nel processo di scrittura possono creare una base per una collaborazione fluida e di successo.

Impostare confini chiari, semplici e misurabili.Definire chiaramente i limiti, come lo scopo del progetto, gli obiettivi e le fasi chiave, possono aiutarti a evitare le controversie lungo la linea. Includere limiti quantificabili quindi non c'è spazio per interpretazione errata.

Esegui sempre la tua scrofa dalla tua squadra legale.Ciò garantisce che tutto sopra menzionato sia stato eseguito bene e accuratamente. Una terza parte, come il tuo team legale interno, può scoprire sezioni potenzialmente rischiose e aiutarti e la tua squadra revisionare di conseguenza.

Educare la tua squadra e controllare regolarmente.Una volta terminata la dichiarazione del lavoro e firmata, assicurati che il tuo team e tutti gli stakeholder siano educati sui dettagli e rimangono aggiornati durante il processo. Ciò consente di monitorare se tutti dipendono da tutti i dettagli concordati.

La tua dichiarazione di lavoro può coprire il lato legale delle cose, ma uno strumento di gestione del progetto ti consentirà di tenere traccia dei processi e delle prestazioni in tutto il progetto. Una volta completata la dichiarazione del lavoro, trasferire tutte le informazioni importanti, le attività e le scadenze importanti nel tuoschema del progettoPer connettersi e collaborare con il tuo team e le parti interessate in tempo reale.

Cosa costituisce una scrofa?

Una dichiarazione di lavoro è generalmente costituita da 13 sezioni. Ogni sezione copre un aspetto specifico del progetto e affronta gli stakeholder coinvolti. A seconda del tuo settore e della portata del tuo progetto, la dichiarazione di lavoro può avere più o meno sezioni.

Consultare il tuo team legale interno durante la stesura di una dichiarazione di lavoro per allineare con gli standard e le esigenze speciali del tuo settore, organizzazione, cliente, appaltatore o altre parti interessate.

Ad esempio, una dichiarazione di lavoro potrebbe includere le seguenti sezioni:

1. Introduzione

All'inizio di una dichiarazione di lavoro, c'è generalmente una breve introduzione in modo che chiunque leggi il documento sappia che il progetto è e chi è coinvolto.

2. Scopo del progetto

La seconda sezione definisce il motivo del progetto. Questa sezione è in genere un contorno delobiettivi di progettoE lo scopo del progetto per dare al lettore una migliore comprensione del perché questo progetto è importante.

3. Scopo del lavoro

È probabile che la portata del lavoro sarà probabilmente la sezione più dettagliata nella dichiarazione di lavoro. Questa sezione copre come pianifichi di realizzare gli obiettivi del progetto.

4. Posizione del lavoro

Nella quarta sezione, in genere definirai la posizione del progetto. Ad esempio, il progetto sarà impostato in un ambiente remoto o è necessario incontrarsi sul sito in modo che i membri del tuo team possano completare il progetto?

5. Attività dettagliate

Quindi, la scrofa infurierà il progetto di campione in compiti più piccoli che devono essere completati. Questa sezione include informazioni per aiutare tutte le parti coinvolte a comprendere le misure specifiche necessarie per completare con successo il progetto. A seconda dell'ambito del lavoro, questa sezione può includere a Struttura di rottura del lavoro (WBS)Per visualizzare le singole attività e rendere questa sezione più facile da digerire per il lettore.

6. Milestones.

Oltre a includere i dettagli dell'attività, la dichiarazione di lavoro può includere una sezione per definire eventuali pietre miliari misurabili del progetto. Questa sezione può aiutare ulteriormente abbattere il progetto in blocchi più gestibili e fornire anche a tutte le parti coinvolte la possibilità di raggiungere i loro obiettivi in ​​tempo.

7. Risultato

Questa sezione elenca tutti i risultati previsti, comprese le loro date dovute. Tipicamente, questa sezione includerà risultati specifici e quantificabili che non lasciano spazio per interpretazioni errate.

8. Programma

Qui, il programma può includere le date dovute dei risultati, la quantità di tempo che verrà spesa per ciascun compito e qualsiasi ora di fatturazione. Questa sezione include in genere timeline pertinenti, compresa la data di inizio e fine per ogni attività.

9. Standard e test

Eventuali standard specifici del settore che si applicano al progetto saranno spiegati e elencati qui. La scrofa si riferirà a tutte le fasi di prova che sono necessarie per completare il progetto con successo. Ogni fase di test dovrebbe includere informazioni su chi è coinvolta nel progetto, le risorse e le attrezzature richieste, e in quale fase avrà luogo i test.

10. Definizione del successo.

Questa sezione include informazioni che definiscono chiaramente ciò che gli stakeholder ritengono un progetto di successo. In genere, gli stakeholder del progetto sono coinvolti nel curare questa sezione per garantire che tutte le parti siano d'accordo su ciò che l'obiettivo è per il progetto.

11. Requisiti

A questo punto, la dichiarazione di lavoro può elencare qualsiasi progetto speciale o specifico dei requisiti di lavoro. Ciò può includere l'attrezzatura necessaria per i progetti, le certificazioni che il tuo team deve acquisire o la sicurezza degli appaltatori che gli appaltatori devono passare.

12. Pagamenti

Questa sezione può includere qualsiasi costo associato al progetto. Tutto ciò che dalle spese esterne che maturano durante le fasi del progetto al costo del lavoro sono in genere elencate qui.

Il programma di pagamento e il modo in cui verranno effettuati i pagamenti possono anche essere spiegati in questa sezione. Puoi indicare se hai intenzione di pagare di anticipare, dopo ogni pietra miliare, o dopo la consegna di successo. In generale, i termini di pagamento sono impostati tramite programma o mediante pietra miliare del rispetto. Coordinare con i tuoi team legali e finanziari per decidere cosa è meglio per la tua situazione specifica.

13. Altro

Tutto ciò che è rilevante per il progetto che non è stato ancora elencato dovrebbe essere incluso in questa sezione. Ciò varrà in base all'industria, ma può includere requisiti di viaggio o requisiti, problemi di sicurezza, software o restrizioni hardware e supporto e test del post-project.

Verifica con il tuo team legale interno in modo che possano aiutarti a coprire tutto ciò che è rilevante per il progetto in questa sezione.

Utilizzare un ambito di lavoro per evitare lo scope creep

Sia che tu stia utilizzando una dichiarazione di lavoro o un ambito di lavoro per definire gli obiettivi del tuo progetto, questi documenti saranno fondamentali nel mantenere il tuo team e qualsiasi partita interessata coinvolta responsabile del loro lavoro e delle loro prestazioni.

Aderire al tuo scopo del documento di lavoro nel miglior modo possibile per evitareScope Creep.. Ciò garantirà che il tuo progetto venga consegnato in tempo e soddisfi le tue aspettative.

Allineamento del tuo campo di applicazione del lavoro con il software di gestione del progetto manterrà la tua squadra in pista e ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.