Zakres pracy a oświadczenie o pracy: jaka jest różnica?

Streszczenie

Chociaż oba zakres pracy i oświadczenia o pracy są często skrócone jako sieją, nie są to samo. Zakres prac jest podzbiorem oświadczenia dokumentu roboczego, który opisuje, w jaki sposób zostaną osiągnięte cele projektu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o różnicach między tymi dwoma dokumentami a tym, co powinieneś obejmować w każdym.

Czasami potrzebujesz pomocy zewnętrznej w projekcie, ponieważ Twoje potrzeby zasobów przekraczają wewnętrzne pojemności. Przy zatrudnianiu zewnętrznych wykonawców, agencji lub dostawców, zakres pracy lub oświadczenia prac może pomóc zapewnić udany projekt,efektywna komunikacjai terminowa dostawa.

Ale co dokładnie jest różnica między zakresem pracy a oświadczeniem o pracy i to, co przejdzie do tych dokumentów? W tym artykule wyjaśnimy, jak opowiedzieć te dwa dokumenty i dlaczego są cennymi narzędziami do zarządzania projektami.

Uwaga Nie ma to być porad prawnych i powinieneś skonsultować się z własnym wewnętrznym zespołem prawnym, aby określić podejście, które działają najlepiej dla Twojej sytuacji.

Zakres prac vs. Oświadczenie o pracy

Chociaż oba zakres pracy i oświadczenia o pracy są często skrócone jako sieją, nie są to samo.

Zakres pracy jest narzędziem do definiowania i udostępniania ważnych rozważań biznesowych i celów projektu. W zależności od potrzeb twojego projektu można po prostu potrzebować samodzielnego zakresu pracy. Jeśli twój zespół pracuje z zewnętrznym klientem lub agencją, możesz następnie zdecydować, aby utworzyć oświadczenie o pracy. Ten dokument zewnętrzny jest kompleksowym zarysem rezultatu projektu, wymagań, celów, harmonogramów i kosztów oraz zapewnia zespół projektowy i interesariuszy o szczegółowej narracji, co należy zrobić, aby pomyślnie ukończyć projekt.

Weźmy bardziej szczegółowo spojrzenie na obie dokumenty, zaczynając od zakresu pracy.

Jaki jest zakres pracy?

Zakres pracy jest przewodnikiem, aby pomóc zespołowi zrozumieć, co robi projekt i nie obejmuje. Zakres prac zazwyczaj omawia potrzeby projektu i wyjaśnia, w jaki sposób cele projektu zostaną spełnione. Niniejszy dokument zazwyczaj przedstawia pracę, którą wykonujesz podczas projektu i zawiera szczegóły dotyczące produktów, osi czasu, kamieni milowych i raportów.

Zakres pracy może stać sam, jeśli twój projekt nie wymaga stwierdzenia pracy. Pracuj z wewnętrznym zespołem prawnym, aby zdecydować, czy musisz rozszerzyć swój zakres pracy w oświadczenie o pracy.

Kiedy może być pomocny zakres pracy?

Zakres prac jest podstawą dobrze zaplanowanego projektu i może pomóc uruchamiać płynnie. Niniejszy dokument może pomóc Twojemu interesariuszom zespołowi i projektu uzgodnić wymagania projektowe i zidentyfikować potencjalne zagrożenia, które mogłyby uniemożliwić skuteczne i terminowe zakończenie.

Na przykład, podczas opracowywania zakresu pracy, twój zespół może zauważyć, że zaplanowana dostawa konfliktów zadań z trwającym odrębnym zadaniem. Następnie możesz wprowadzić zmiany w osi czasu i odpowiednio dostosować zakres pracy.

Zakres prac może pomóc zespołowi w sprawie projektów projektu, aby pomóc w trafieniu terminów, unikać zaległości lub dodatkowych wydatków.

Jakie jest oświadczenie o pracy (SOW)?

Oświadczenie o dokumencie roboczym jest umowa robocza między dwoma stronami, która jest pomocna w celu dostosowania do celów projektu. Locha buduje twoim zakresem pracy. Niniejszy dokument jest zazwyczaj sporządzony na początku projektu i może zdefiniować wszystko od celów projektu do szczegółowych zadań, kosztów projektu i harmonogramu i więcej.

Najczęściej są one najczęściej wykorzystywane do projektów zewnętrznych i działają jako umowa między organizacją a klientem, kupującym, agencją lub wynajęte. Na przykład, może być konieczne sporządzenie oświadczenia o pracy podczas współpracy z zewnętrzną agencją projektową projektu lub podczas pracy z wykonawcą na dużą skalę projektu budowlanego.

Niektóre z najbardziej złożonych oświadczeń dokumentów roboczych są napisane dla umów rządowych i są zazwyczaj częścią RFP (wniosek o wniosek) lub RFQ (wniosek o ofertę).

Możesz także skorzystać z konstrukcji prac dla projektów wewnętrznych, gdy dwa różne działy współpracują.

Następujące strony zazwyczaj otrzymują sow:

Kierownik projektu lub prowadzenie

Wykonawcy i współpracownicy.

Wszyscy zaangażowani w umowę

Sprawdź z wewnętrznym zespołem prawnym, aby zdecydować, czy projekt może skorzystać z oświadczenia o pracy.

Kiedy może być pomocna stwierdzenie pracy?

Dobrze napisana siewka w połączeniu z efektywnym narzędziem do zarządzania projektami może ustawić Cię do udanego projektu. Ten dokument pomaga zespołowi i imprezie, którą zatrudniłeś zarządzać i dokumentują oczekiwania. Jest to opis narracyjny projektu, który może uniknąć sporów i nieporozumień.

Pod koniec projektu wyniki zostaną odzwierciedlone w tym dokumencie, aby sprawdzić, czy ostateczna wydajność spełniła sieć. W zależności od umowy i porady zespołu prawnego może to mieć dodatkowy wpływ, podobnie jak Twoja organizacja zostanie wypłacona w całości, otrzymywać bonusy lub cierpienia kar.

Jak napisać zakres pracy

Dobry zakres pracy pomaga zidentyfikować ważne rozważania biznesowe i udostępniać swoje cele projektu i szczegóły z interesariuszami projektu.

Wielu ludzi ma na uwadze, przy zbliżaniu się do zakresu pracy:

Być specyficznym.Użyj precyzyjnego i wyraźnego języka, aby wszyscy są na tej samej stronie o wymaganiach projektu i oczekiwanych wynikach. Wymienie wymierne rezultaty, kamienie milowe i zadania mogą pomóc uniknąć nieporozumień później.

Użyj wizualizacji.Wizualizacje, takie jak struktura awarii pracy ułatwiają informacje łatwiejsze i szybciej, aby strawić dla wszystkich zaangażowanych. Pozwalają również, a twoim zespołem do wykrycia ryzyka, takie jak wąskie gardła, które mogą odnieść udane i terminowe zakończenie projektu na linii.

Współpracuj z interesariuszami.Wspominaliśmy już, że podczas tego procesu powinieneś szukać porady z zespołu prawnego. W tym konkretnym zadaniu współpracowanie z interesariuszami może zaoszczędzić czas na dłuższą metę. W ten sposób możesz zepsuć przyszłe nieporozumienia w pąku, aby wszyscy zaangażowali się od początku.

Nie dwaPlany zarządzania zakresemwygląda tak samo. Co powinieneś dołączyć i jak dogłębna ta sekcja powinna być wygląda bardzo inaczej dla każdej branży i projektu. W razie wątpliwości, sprawdź ze swoim wewnętrznym zespołem prawnym dla wskazówek.

Poniższe sekcje zazwyczaj tworzą zakres pracy:

Wyniki

Ta sekcja w zakresie pracy obejmuje produkt lub usługę, który dostarcza projekt. W tym miejscu pojawi się struktura awarii pracy.

Osi czasu

Dołącz osi czasu lubWykres GanttaTo precyzyjnie opisuje główne fazy twojego projektu. Ta sekcja służy jako wizualnyMapa drogowa projektu.Prowadzenie twojego zespołu i wszystkich zaangażowanych w projekt od początku do końca.

Kamienie milowe

Podobnie jak w zakresie pracy, kamienie milowe pomagają rozbić swój projekt w bardziej strawnych kawałkach. Zapisz wszystkie kamienie milowe do projektu, aby sprawić, że monitorowanie postępu i przyklejanie się do czasu łatwiejszego zadania.

Raportowanie

Zakres pracy zazwyczaj obejmuje również wszelkie raporty, które będziesz generować w całym projekcie. Czy toRaport o stanieKlientowi sprawozdanie z postępu, które pytasz o od dostawcy lub sprawozdania finansowego, aby przeanalizować różnicę między budżetami a wydajnością, obejmują szczegóły dotyczące wszystkich tych dokumentów, które je stworzą, a kiedy będą zaplanowane dostarczony.

Raporty te będą środkiem komunikacji w całym projekcie i zapewniają wszystkie strony zaangażowane w dane i informacje, które muszą być na bieżąco z wydajnością projektu.

Niektóre zakresy dokumentów roboczych mogą zawierać słowniczek terminów, przegląd akronimów i skrótów, lub inne sekcje dalej opisujące szczegóły związane z pomyślnym zakończeniem projektu.

Jak napisać oświadczenie o pracy

Możesz wykorzystać swój zakres pracy do oświadczenia o pracy, aby uzyskać lepszą odpowiedzialność z partnerami zewnętrznymi. Dokładne, szczegółowe i dokładne oświadczenie o pracy może wyrównać zespoły na wszystkich szczegółach projektu.

Jeśli oświadczenie o pracy nie jest niejasne, może prowadzić do zamieszania między dwoma zaangażowanymi stronami. Dlatego jest kluczowy, aby mieć wszystkie zadania i dane wyraźnie określone.

Poniżej znajdują się pewne strategie rozważenia przy przygotowaniu oświadczenia o pracy:

Przerwać projekt do faz.Jedna długa lista zadań może łatwo wyglądać przytłaczającym. Przełamując projekt na indywidualne fazy, możesz wziąć część presji z zespołu i interesariuszy.

Napisz krótkie i jasne zdania.Pisanie w krótkich i jasnych zdaniach zminimalizuje pokój do błędnej interpretacji. Jeśli planujesz używać akronimów lub skrótów, włącz słownik, aby wszyscy rozumieją, na co stoją.

Wyjaśnij cel projektu.Cele projektu i cel pomocy zainteresowanym stronom zrozumieć, dlaczego ten projekt ma znaczenie.

Zdefiniuj cel projektu i jak go dotrzeć.Wyraźnie określony cel pomoże Ci pozostać na dobrej drodze. Pomoże to również uniknąć potencjalnych błędnych interpretacji ostatecznego celu i kroków w kierunku osiągnięcia go.

Zdefiniuj kamienie milowe i sukces.W tym interesariuszy i zespół w procesie pisania mogą stworzyć fundament dla gładkiej i udanej współpracy.

Ustaw jasne, proste i mierzalne granice.Wyraźnie definiowanie granic, takich jak zakres projektu, bramki i fazy kluczowe, mogą pomóc uniknąć sporów w dół linii. Zawierać granice kwantyfikowalne, więc nie ma miejsca na błędnąpretację.

Zawsze prowadzisz swoją sienę przez zespół prawny.Zapewnia to, że wszystko wspomniane powyżej zostało wykonane dobrze i dokładnie. Strona trzecia, podobnie jak Twoja wewnętrzna drużyna prawna, może odkryć potencjalnie ryzykowne sekcje i pomóc Ci i twoim zespole zwrócić się odpowiednio.

Edukuj swój zespół i regularnie zamelduj.Po zakończeniu pracy i podpisania się, upewnij się, że twój zespół i wszystkie interesariuszy są wykształceni na szczegółach i bądź na bieżąco w trakcie procesu. Pozwala to na monitorowanie, czy każdy przestrzegający uzgodnione szczegóły.

Twoje oświadczenie o pracy może obejmować prawną stronę rzeczy, ale narzędzie do zarządzania projektami pozwoli Ci śledzić procesy i występy w całym projekcie. Po zakończeniu pracy przeniesienia wszystkich ważnych informacji, zadań i terminówPlan projektuAby połączyć się i współpracować z zespołem i zainteresowanymi stronami w czasie rzeczywistym.

Co sprawia, że ​​siwa?

Oświadczenie o pracy generalnie składa się z 13 sekcji. Każda sekcja obejmuje określony aspekt projektu i odnosi się do zainteresowanych stron. W zależności od branży i zakresu projektu, oświadczenie o pracy może mieć więcej lub mniej sekcji.

Skonsultuj się z wewnętrznym zespołem prawnym podczas opracowywania oświadczenia o współpracy, aby dostosować się do standardów i specjalnych wymagań Twojej branży, organizacji, klienta, wykonawcy lub innych zainteresowanych stron.

Na przykład oświadczenie o pracy może zawierać następujące sekcje:

1. Wstęp

Na początku pracy istnieje ogólnie krótkie wprowadzenie, więc każdy czytający dokument wie, czym jest projekt i zaangażowany.

2. Cel projektu

Druga sekcja określa powód projektu. Ta sekcja jest zazwyczaj konturemcele projektuI cel projektu, aby dać czytelnikowi lepsze zrozumienie, dlaczego ten projekt ma znaczenie.

3. Zakres pracy

Zakres prac prawdopodobnie będzie najbardziej szczegółową sekcją w sprawozdaniu z pracy. Ta sekcja obejmuje sposób, w jaki planujesz osiągnąć cele projektu.

4. Lokalizacja pracy

W czwartej sekcji zazwyczaj definiujesz lokalizację projektu. Na przykład, projekt zostanie ustawiony w zdalnym środowisku lub musisz spełnić na miejscu, więc członkowie zespołu mogą ukończyć projekt?

5. Szczegółowe zadania

Następnie sała przełamuje zakres projektu w mniejsze zadania, które należy wypełnić. Ta sekcja zawiera informacje, które pomogą wszystkim zaangażowaniom zrozumieć konkretne kroki, które muszą podjąć, aby pomyślnie ukończyć projekt. W zależności od zakresu pracy ta sekcja może zawierać Struktura awarii pracy (WBS)Aby wyobrazić sobie indywidualne zadania i ułatwić tę sekcję, aby strawić dla czytelnika.

6. Kamienie milowe.

Oprócz włączenia szczegółów zadań, oświadczenie o pracy może zawierać sekcję, aby zdefiniować wszelkie wymierne kamienie milowe projektu. Ta sekcja może pomóc dalszej przerwie projektowi na bardziej łatwe do zarządzane kawałki, a także dają wszystkie strony obejmowały szansę osiągnięcia swoich celów na czas.

7. Wyniki

Ta sekcja zawiera listę wszystkich oczekiwanych produktów, w tym ich daty należne. Zazwyczaj ta sekcja będzie zawierać określone, wymienione rezultaty, które nie pozostawiają żadnego miejsca do błędnej interpretacji.

8. Harmonogram

Tutaj harmonogram może obejmować należne daty rezultatów, czas, który zostanie wydany na każde zadanie, a wszelkie godziny wartościowe. Ta sekcja zazwyczaj obejmuje również odpowiednie terminy, w tym data rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania.

9. Standardy i testowanie

Wszelkie standardy specyficzne dla branży, które dotyczą projektu zostaną wyjaśnione i wymienione tutaj. Sieć będzie odnosić się do wszystkich etapów testowych, które są wymagane do pomyślnego zakończenia projektu. Każdy etap testowy powinien zawierać informacje o tym, kto jest zaangażowany w projekt, wymagane zasoby i sprzęt, a na tym etapie nastąpi testowanie.

10. Definicja sukcesu.

Ta sekcja zawiera informacje, które jasno określa, co interesariusze uznają za udany projekt. Zazwyczaj interesariusze projektu są zaangażowani w tworzenie tej sekcji, aby zapewnić, że wszystkie strony zgodzą się na to, co celem jest projekt.

11. Wymagania

W tym momencie, oświadczenie o pracy może wymienić wszelkie specjalne lub specyficzne wymagania dotyczące pracy. Może to obejmować sprzęt potrzebny do projektów, certyfikaty, które zespół musi zdobyć, lub zezwolenia na bezpieczeństwo, które wykonawcy muszą przejść.

12. Płatności

Ta sekcja może obejmować wszelkie koszty związane z projektem. Wszystko, z wydatków zewnętrznych, które naliczają w całym etapie projektu do kosztów pracy, są zazwyczaj wymienione tutaj.

Harmonogram płatności i sposoby dokonania płatności można również wyjaśnić w tej sekcji. Możesz stwierdzić, czy planujesz spłacić front, po każdym kamieniu milowym lub po pomyślnej dostawie. Ogólnie rzecz biorąc, terminy płatności są ustawione przez harmonogram lub kamień milowy dostarczania. Koordynuj z zespołami prawnymi i finansowymi, aby zdecydować, co najlepsze dla twojej konkretnej sytuacji.

13. Inny

Wszystko istotne dla projektu, który nie został jeszcze wymieniony, powinien być zawarty w tej sekcji. Wystąpi to w oparciu o branżę, ale może obejmować wynagrodzenie za podróż lub wymagania, kwestie bezpieczeństwa, oprogramowanie lub ograniczenia sprzętowe oraz wsparcie i testowanie post-projektu.

Sprawdź w wewnętrznej drużynie prawnej, aby pomóc Ci zakryć wszystko, co jest istotne dla projektu w tej sekcji.

Użyj zakresu pracy, aby uniknąć pełzania

Niezależnie od tego, czy korzystasz z oświadczenia o pracy, czy zakres pracy, aby zdefiniować cele projektu, dokumenty te będą kluczowe w utrzymaniu zespołu i zainteresowanych stron prowadzonych do ich pracy i wydajności.

Przylegać do twojego zakresu dokumentu roboczego najlepiej jak można uniknąćZakres Creep.. Zapewni to, że projekt zostanie dostarczony na czas i spełnia Twoje oczekiwania.

Dostosowanie zakresu pracy z oprogramowaniem do zarządzania projektami utrzyma twój zespół na torze i pomoże Ci osiągnąć swoje cele.