Omfang av arbeid vs. Arbeidsfortegnelse: Hva er forskjellen?
Sammendrag
Selv om både arbeidsområdet og arbeidet forkortes ofte forkortet som så, er de ikke det samme. Et arbeidsområde er en delmengde av arbeidsdokumentet som beskriver hvordan prosjektmålene vil bli oppnådd. Fortsett å lese for å lære mer om forskjellene mellom disse to dokumentene og hva du bør inkludere i hver.
Noen ganger trenger du ekstern hjelp på et prosjekt fordi ressursbehovene dine overskrider dine interne kapasiteter. Ved ansettelse utenfor entreprenører, byråer eller leverandører, kan et omfang av arbeid eller erklæring for å sikre et vellykket prosjekt, effektiv kommunikasjon og rettidig levering.
Men hva er forskjellen mellom et arbeidsområde og en erklæring om arbeid og hva som går inn i disse dokumentene? I denne artikkelen vil vi forklare hvordan de skal fortelle disse to dokumentene fra hverandre, og hvorfor de er verdifulle prosjektstyringsverktøy.
Merk Dette er ikke ment å være juridisk rådgivning, og du bør konsultere ditt eget interne juridiske team for å bestemme tilnærmingen som fungerer best for din situasjon.
Arbeidsområdet vs. erklæring om arbeid
Selv om både arbeidsområdet og arbeidet forkortes ofte forkortet som så, er de ikke det samme.
Et arbeidsområde er et verktøy for å definere og dele viktige forretningsmessige hensyn og prosjektmål. Avhengig av prosjektets behov, kan du bare trenge et frittstående arbeidsområde. Hvis teamet ditt jobber med en ekstern klient eller et byrå, kan du da bestemme deg for å skape en redegjørelse for arbeid. Dette eksternt motstående dokumentet er en omfattende oversikt over prosjektets leveranser, krav, mål, tidsplan og kostnader, og gir prosjektgruppen og interessenter med detaljert fortelling om hva som må gjøres for å fullføre prosjektet.
La oss ta en mer grundig titt på begge dokumentene, som starter med omfanget av arbeidet.
Hva er et arbeidsområde?
Et arbeidsområde er en veiledning for å hjelpe teamet ditt til å forstå hva et prosjekt gjør og dekker ikke. Omfanget av arbeidet diskuterer vanligvis prosjektbehov og forklarer hvordan et prosjekts mål vil bli oppfylt. Dette dokumentet vil vanligvis skissere arbeidet du skal utføre under prosjektet og inneholder detaljer om leveransen, tidslinjen, milepæler og rapporter.
Et arbeidsområde kan stå alene hvis prosjektet ikke krever en erklæring om arbeid. Arbeid med ditt interne juridiske team for å bestemme om du trenger å utvide omfanget av arbeidet til en erklæring om arbeid.
Når kan et omfang av arbeidet være nyttig?
Et arbeidsområde er grunnlaget for et godt planlagt prosjekt og kan hjelpe det å løpe jevnt. Dette dokumentet kan hjelpe teamet ditt og prosjektets interessenter enige om prosjektkrav og identifisere potensielle risikoer som kan hindre en vellykket og rettidig ferdigstillelse.
For eksempel, mens du utarbeider omfanget av arbeidet, kan teamet ditt merke at den planlagte leveransen av en oppgave konflikter med en pågående egen oppgave. Du kan da gjøre endringer i tidslinjen og justere omfanget av arbeidet tilsvarende.
Et arbeidsområde kan bidra til å justere teamet ditt på prosjektleveranser for å hjelpe frie tidsfrister, unngå backlogs eller ekstra utgifter.
Hva er en erklæring om arbeid (SOW)?
En arbeidsdokument er en arbeidsavtale mellom to parter som er nyttig for å tilpasse på prosjektmål. En sår bygger på omfanget av arbeidet. Dette dokumentet utarbeides vanligvis i starten av et prosjekt og kan definere alt fra prosjektmålene til detaljerte oppgaver, prosjektkostnad og tidsplan og mer.
De er oftest brukt til eksterne prosjekter og fungerer som en kontrakt mellom organisasjonen og klienten, kjøperen, byrået eller entreprenøren du ansatt. For eksempel må du kanskje utarbeide en arbeidsoppstilling når du samarbeider med et eksternt designbyrå for et prosjekt eller når man arbeider med en entreprenør på et stort byggeprosjekt.
Noen av de mest komplekse arbeidsdokumenter er skrevet for offentlige kontrakter og er vanligvis en del av RFP (forespørsel om forslag) eller RFQ (forespørsel om sitat).
Du kan også bruke en arbeidsoppstilling for interne prosjekter når to forskjellige avdelinger samarbeider.
Følgende parter mottar generelt en så:
Prosjektleder eller bly
Entreprenører og samarbeidspartnere
Alle involvert i kontrakten
Sjekk med ditt interne juridiske team for å bestemme om eller når et prosjekt kan dra nytte av en arbeidsoppstilling.
Når kan en erklæring om arbeid være nyttig?
En godt skrevet SOW kombinert med et effektivt prosjektstyringsverktøy kan sette deg opp for et vellykket prosjekt. Dette dokumentet hjelper teamet ditt og festen du har ansatt på å administrere og dokumentere forventninger. Det er en fortellende beskrivelse av prosjektet som kan bidra til å unngå tvister og misforståelser.
På slutten av prosjektet vil resultatene reflekteres tilbake på dette dokumentet for å verifisere at den endelige ytelsen har møtt såret. Avhengig av kontrakten din og ditt juridiske lags råd, kan dette ha ekstra innvirkning, som om organisasjonen din vil bli betalt i sin helhet, motta bonuser eller lide straffer.
Hvordan skrive et omfang av arbeidet
Et godt omfang av arbeidet hjelper deg med å identifisere viktige forretningsmessige hensyn og dele prosjektmålene dine og detaljer med prosjektinteressenter.
Mange mennesker holder det følgende når man nærmer seg et arbeidsområde:
Vær spesifikk. Bruk presis og klart språk, slik at alle er på samme side om prosjektkravene og forventede utfall. Oppføring Målbare leveranser, milepæler og oppgaver kan hjelpe deg med å unngå forvirring senere.
Bruk visuals. Visuals som en arbeidsdown-struktur gjør informasjonen enklere og raskere å fordøye for alle involverte. De tillater også deg og teamet ditt å oppdage risiko som flaskehalser som kan sette vellykket og rettidig fullføring av prosjektet ditt på linjen.
Samarbeide med interessenter. Vi har allerede nevnt at du bør søke råd fra ditt juridiske lag i denne prosessen. For denne spesifikke oppgaven kan samarbeid med interessenter spare deg tid i det lange løp. På denne måten kan du nippe fremtidige misforståelser i knoppen ved å få alle involvert fra starten.
Ingen to Scope Management Plans ser likt ut. Det du bør inkludere og hvor dyptgående denne delen skal være vil se veldig annerledes ut for alle bransjer og prosjekt. Når du er i tvil, må du sjekke med ditt interne juridiske team for veiledning.
Følgende seksjoner utgjør generelt et arbeidsområde:
Leveranser
Denne delen i omfanget av arbeidet dekker produktet eller tjenesten prosjektet skal levere. Det er her en arbeidsdowndown-struktur vil komme til nytte.
Tidslinje
Inkludere en tidslinje eller Gantt Chart. som nettopp beskriver de viktigste fasene i prosjektet ditt. Denne delen fungerer som den visuelle Prosjekt Roadmap Ledende teamet ditt og alle som er involvert i prosjektet fra start til slutt.
Milepæler
I likhet med et arbeidsområde hjelper milepæler deg å bryte opp prosjektet i mer fordøyelige biter. Skriv ned alle milepæler for prosjektet ditt for å gjøre overvåking av fremgang og holde fast i tidslinjen en enklere oppgave.
Rapportering
Et arbeidsområde inneholder vanligvis også rapporter som du vil generere gjennom hele prosjektet. Enten det er en statusrapport til klienten, en fremdriftsrapport du spør om fra leverandøren, eller en finansiell rapport for å analysere forskjellen mellom budsjetter og ytelse, inkluderer detaljer om alle disse dokumentene, som vil skape dem, og når de er planlagt å være levert.
Disse rapportene vil være et kommunikasjonsmiddel gjennom hele prosjektet og gi alle parter som er involvert i dataene og informasjonen de trenger for å bli oppdatert om prosjektets ytelse.
Enkelte arbeidsområder kan inneholde en ordliste, en oversikt over akronymer og forkortelser, eller andre seksjoner som beskriver detaljer knyttet til den vellykkede gjennomføringen av prosjektet.
Hvordan skrive en erklæring om arbeid
Du kan utnytte ditt arbeidsområde i en redegjørelse for arbeid for bedre ansvarlighet med eksterne partnere. En grundig, detaljert og nøyaktig arbeidskonto kan justere lagene på alle prosjektdetaljer.
Hvis en arbeidsoppstilling er uklart, kan det føre til forvirring mellom de to involverte partene. Derfor er det viktig å ha alle oppgavene og detaljene tydelig skissert.
Nedenfor er noen strategier å vurdere når du forbereder en arbeidsoppstilling:
Bryte prosjektet opp i faser. En lang liste over oppgaver kan lett se overveldende. Ved å bryte prosjektet opp i individuelle faser, kan du ta noe av presset av teamet ditt og interessentene.
Skriv i korte og klare setninger. Skrive i korte og klare setninger vil minimere rom for feilfortolkning. Hvis du planlegger å bruke akronymer eller forkortelser, inkluderer en ordliste, slik at alle forstår hva de står for.
Forklar formålet med prosjektet. Prosjektmålene og prosjektets formål hjelper interessenter til å forstå hvorfor dette prosjektet betyr noe.
Definer målet med prosjektet og hvordan du kommer til det. Et klart definert mål vil hjelpe deg å holde deg på sporet. Dette vil også hjelpe deg med å unngå potensielle feilfortolkninger av det endelige målet og trinnene for å oppnå det.
Definer prosjektets milepæler og suksess sammen. Inkludert interessentene og teamet ditt i skriveprosessen kan skape et fundament for et jevnt og vellykket samarbeid.
Sett klare, enkle og målbare grenser. Klart definere grenser, som prosjektets omfang, mål og nøkkelfaser, kan hjelpe deg med å unngå tvister nedover linjen. Inkluder kvantifiserbare grenser, så det er ikke noe rom for feilfortolkning.
Kjør alltid såret ditt av ditt juridiske lag. Dette sikrer at alt som er nevnt ovenfor, ble utført godt og grundig. En tredjepart, som ditt interne juridiske lag, kan avdekke potensielt risikable seksjoner og hjelpe deg og teamet ditt revidere tilsvarende.
Utdann ditt lag og sjekk inn regelmessig. Når arbeidet er ferdig og signert, sørg for at teamet ditt og alle interessenter er utdannet på detaljene og holde deg oppdatert gjennom hele prosessen. Dette gjør at du kan overvåke hvorvidt alle følger av de avtalte detaljene.
Din arbeidsoppstilling kan dekke den juridiske siden av ting, men et prosjektstyringsverktøy vil tillate deg å holde oversikt over prosesser og forestillinger gjennom hele prosjektet. Når arbeidet er fullført, overfør all viktig informasjon, oppgaver og tidsfrister i din prosjektplan å koble til og samarbeide med teamet og interessentene i sanntid.
Hva gjør en så?
En redegjørelse for arbeid består vanligvis av 13 seksjoner. Hver seksjon dekker et bestemt aspekt av prosjektet og adresserer de involverte interessentene. Avhengig av din bransje og omfanget av prosjektet ditt, kan arbeidsoppgaven ha flere eller færre seksjoner.
Rådfør deg med ditt interne juridiske team når du utarbeider en erklæring for arbeid for å tilpasse seg standarder og spesielle krav til din bransje, organisasjon, klient, entreprenør eller andre interessenter.
For eksempel kan en arbeidsoppstilling inneholde følgende avsnitt:
1. Introduksjon
I begynnelsen av arbeidet er det generelt en kort introduksjon, slik at alle som leser dokumentet, vet hva prosjektet handler om og hvem som er involvert.
2. Prosjektformål
Den andre delen definerer årsaken til prosjektet. Denne delen er typisk en oversikt over prosjektmål Og formålet med prosjektet for å gi leseren en bedre forståelse av hvorfor dette prosjektet betyr noe.
3. Arbeidsområde
Arbeidets omfang vil trolig være den mest detaljerte delen i arbeidet med arbeidet. Denne delen dekker hvordan du planlegger å oppnå prosjektmålene.
4. Stilling av arbeid
I den fjerde delen vil du typisk definere plasseringen av prosjektet. For eksempel, vil prosjektet bli satt i et fjernt miljø eller trenger du å møte på stedet, slik at gruppemedlemmene dine kan fullføre prosjektet?
5. Detaljert oppgaver
Deretter vil SOW bryte prosjektets omfang ned i mindre oppgaver som må fylles ut. Denne delen inneholder informasjon for å hjelpe alle involverte parter å forstå de spesifikke trinnene de trenger for å ta med å fullføre prosjektet. Avhengig av omfanget av arbeidet kan denne delen inkludere en Arbeidsbreddestruktur (WBS) Å visualisere de enkelte oppgavene og gjøre denne delen lettere å fordøye for leseren.
6. Milepæler
I tillegg til å inkludere oppgavedetaljer, kan arbeidsoppgaven inneholde en seksjon for å definere eventuelle målbare prosjektmiljøer. Denne delen kan bidra til å bryte ned prosjektet ytterligere til mer håndterbare biter og gi alle parter som er involvert i sjansen til å nå sine mål i tide.
7. Leveranser
Denne delen viser alle forventede leveranser, inkludert deres forfallsdatoer. Vanligvis vil denne delen inkludere spesifikke, kvantifiserbare leveranser som ikke lar noe rom for feilfortolkning.
8. Planlegg
Her kan tidsplanen inkludere forfallsdatoene for leveransen, hvor lang tid som vil bli brukt på hver oppgave, og eventuelle fakturerbare timer. Denne delen inneholder også også relevante tidslinjer, inkludert start- og sluttdato for hver oppgave.
9. Standarder og testing
Eventuelle bransjespesifikke standarder som gjelder for prosjektet, vil bli forklart og oppført her. SOW vil referere til alle teststadier som kreves for å fullføre prosjektet med hell. Hvert teststadium bør inneholde informasjon om hvem som er involvert i prosjektet, de nødvendige ressursene og utstyret, og på hvilket stadium vil testen finne sted.
10. Suksessdefinisjon
Denne delen inneholder informasjon som klart definerer hva interessentene anser et vellykket prosjekt. Prosjektets interessenter er vanligvis involvert i å lage denne delen for å sikre at alle parter er enige om hva målet er for prosjektet.
11. Krav
På dette tidspunktet kan arbeidsoppgaven oppgi eventuelle spesielle eller spesifikke prosjekt- og arbeidskrav. Dette kan omfatte utstyr som trengs for prosjektene, sertifiseringer som teamet ditt må skaffe seg, eller sikkerhetsreglene som entreprenører må passere.
12. Betalinger
Denne delen kan inneholde eventuelle kostnader knyttet til prosjektet. Alt fra utvendige utgifter som tilfaller i hele prosjektet stadier til kostnaden for arbeidskraft, er vanligvis oppført her.
Betalingsplanen og hvordan betalinger vil bli gjort, kan også forklares i denne delen. Du kan angi om du planlegger å betale opp foran, etter hver milepæl, eller etter den vellykkede leveransen. Generelt sett er betalingsvilkårene enten satt opp etter tidsplan eller med lelse av leverbar. Koordinere med dine juridiske og finanssteam for å bestemme hva som er best for din spesifikke situasjon.
13. Annet
Alt som er relevant for prosjektet som ikke er notert, bør ikke bli inkludert i denne delen. Dette vil variere basert på industrien, men det kan inkludere reisebetaling eller krav, sikkerhetsproblemer, programvare eller maskinvare restriksjoner, og post-prosjektstøtte og testing.
Sjekk med ditt interne juridiske lag, slik at de kan hjelpe deg med å dekke alt som er relevant for prosjektet i denne delen.
Bruk et arbeidsområde for å unngå omfanget krype
Enten du bruker en erklæring om arbeid eller et arbeidsområde for å definere prosjektmålene dine, vil disse dokumentene være avgjørende for å holde teamet ditt og eventuelle interessenter involvert ansvarlig for deres arbeid og ytelse.
Holder seg til omfanget av arbeidsdokumentet så godt du kan for å unngå Scope Creep. . Dette vil sikre at prosjektet ditt er levert i tide og oppfyller dine forventninger.
Å justere omfanget av arbeid med prosjektledelse programvare vil holde teamet ditt på sporet og hjelpe deg med å nå dine mål.
