Обсяг роботи проти заяви про роботу: яка різниця?

Резюме

Незважаючи на те, що обидва обсяги роботи, так і викладу роботи часто скорочуються, як сія, вони не те ж саме. Обсяг роботи - це підмножина звіту про робочий документ, який описує, як буде досягнуто цілей проекту. Продовжуйте читати, щоб дізнатися більше про відмінності між цими двома документами та тим, що ви повинні включити в кожному.

Іноді вам потрібна зовнішня допомога за проектом, оскільки ваші ресурси потребують ваших внутрішніх потужностей. При найму зовнішніх підрядників, агентств або постачальників, обсяг роботи або викладу роботи може допомогти забезпечити успішний проект,ефективне спілкуваннята своєчасна доставка.

Але що саме різниця між обсягом роботи та заявою про роботу та те, що йде в ці документи? У цій статті ми пояснимо, як розповісти ці два документи, і чому вони є цінними інструментами управління проектами.

Примітка. Це не має на меті бути юридичною консультацією, і ви повинні проконсультуватися з вашою власною юридичною групою, щоб визначити підхід, який найкраще працює для вашої ситуації.

Обсяг роботи проти

Незважаючи на те, що обидва обсяги роботи, так і викладу роботи часто скорочуються, як сія, вони не те ж саме.

Обсяг роботи - це інструмент визначення та обміну важливими діловими міркуваннями та цілями проекту. Залежно від потреб вашого проекту, вам можемо просто потребувати автономного обсягу роботи. Якщо ваша команда працює з зовнішнім клієнтом або агентством, ви можете вирішити створити заяву про роботу. Цей зовнішній доменний документ є всеосяжним контуром результатів, вимог, цілей, графіку та витрат проекту та надає вашій команді проекту та зацікавлені сторони до детального розповіді про те, що потрібно зробити для успішного завершення проекту.

Давайте зробимо більш глибокий погляд на обох документах, починаючи з сфери роботи.

Що таке робота?

Обсяг роботи - це керівництво, щоб допомогти вашій команді зрозуміти, що робить проект і не покриває. Обсяг роботи, як правило, обговорює потреби проекту та пояснює, як будуть виконані цілі проекту. Цей документ, як правило, окреслює роботу, яку ви збираєтеся виконувати під час проекту та включає подробиці щодо поставки, часової шкали, етапів та звітів.

Обсяг роботи може стояти самостійно, якщо ваш проект не вимагає викладу роботи. Робота з вашою внутрішньою юридичною групою, щоб вирішити, чи потрібно розширити свій обсяг роботи в заяву про роботу.

Коли може бути корисною роботою?

Обсяг роботи є основою добре запланованого проекту і може допомогти йому працювати гладко. Цей документ може допомогти вашій команді та зацікавлених сторін проекту погодитися з вимогами проекту та визначити потенційні ризики, які можуть запобігти успішному та своєчасному завершенню.

Наприклад, при складанні обсягу робіт ваша команда може помітити, що заплановану доставку завдання конфліктує з поточним окремим завданням. Потім ви можете внести зміни до шкала часу та відповідно налаштувати обсяг роботи.

Обсяг роботи може допомогти вирівняти вашу команду за проектом, щоб допомогти потрапити до термінів, уникнути відставання або додавання витрат.

Що таке заява про роботу (сіяти)?

Заява про робочий документ є робочою договором між двома сторонами, які корисно для вирівнювання за цілями проекту. Сія спирається на ваш обсяг роботи. Цей документ, як правило, складається з початку проекту та може визначити все, від цілей проекту до детальних завдань, витрат та графік проекту тощо.

Вони найчастіше використовуються для зовнішніх проектів та виступають як договір між вашою організацією та клієнтом, покупцем, агентством або підрядником, який ви найняли. Наприклад, вам може знадобитися скласти заяву про роботу під час співпраці з зовнішнім агентством з проектування проекту або при роботі з підрядником у великомасштабному будівельному проекті.

Деякі з найбільш складних тверджень робочих документів написані для державних контрактів та зазвичай є частиною RFP (запит на пропозицію) або RFQ (запит на цитату).

Ви також можете використовувати заяву про роботу для внутрішніх проектів, коли дві різні відділи співпрацюють.

Наступні сторони, як правило, отримують свиноматок:

Менеджер проекту або свинцю

Підрядники та співробітники

Кожен залучений до договору

Перевірте свою внутрішню юридичну групу, щоб вирішити, чи або коли проект може скористатися заявою про роботу.

Коли може бути корисною заявою?

Добре написана свиноматка у поєднанні з ефективним інструментом управління проектами може встановити вас для успішного проекту. Цей документ допомагає вашій команді та партії, яку ви найняли керування та документообігу. Це розповідний опис проекту, який може допомогти уникнути спорів та непорозумінь.

Наприкінці проекту результати будуть відображені на цьому документі, щоб перевірити, що остаточна продуктивність зустрічала свиноматок. Залежно від вашої договір та вашої юридичної команди, це може мати додатковий вплив, як і ваша організація буде сплачена повністю, отримувати бонуси або страждати штрафи.

Як написати сферу роботи

Хороший обсяг роботи допомагає визначити важливі ділові міркування та ділитися цілями та деталями проекту з зацікавленими сторонами проекту.

Багато людей мають на увазі наступне на увазі, коли наближається до сфери роботи:

Бути специфічним.Використовуйте точну та чітке мову, щоб кожен на одній сторінці про вимоги до проекту та очікуваних результатів. Лістинг вимірюваних результатів, етапів та завдань можуть допомогти вам уникнути плутанини пізніше.

Використовувати візуальні матеріали.Візуальні слова, як структура розбиття роботи, отримують інформацію легше і швидше перетравлювати для всіх, хто бере участь. Вони також дозволяють вам та вашій команді виявити ризики, такі як вузькі місця, які можуть поставити успішне та своєчасне завершення вашого проекту на лінії.

Співпрацювати з зацікавленими сторонами.Ми вже згадували, що ви повинні звернутися за порадою від вашої юридичної команди під час цього процесу. Для цього конкретного завдання, співпраця з зацікавленими сторонами може заощадити час у довгостроковій перспективі. Таким чином, ви можете очистити майбутні непорозуміння в бутоні, отримуючи всіх, хто бере участь з самого початку.

Не дваСфера управління планамивиглядати так само. Що потрібно включити, і як поглиблювати цей розділ повинен бути дуже різним для кожної галузі та проекту. Коли ви сумніваєтеся, перевірте з внутрішньою юридичною командою для керівництва.

Наступні розділи, як правило, складають обсяг роботи:

Поєднання

Цей розділ у сфері роботи охоплює продукт або послугу, що проект буде доставляти. Саме тут структура розбиття працює.

Хронологія

Включіть часову шкалу абоГрафік GanttЦе точно описує основні етапи вашого проекту. Цей розділ служить візуальнимПроектна дорогаПровідна ваша команда, і кожен, хто бере участь у проекті, починають закінчити.

Віхи

Подібно до сфери роботи, віхи допомагають вам розбити свій проект у більш засвоюваних шматках. Запишіть всі етапи для вашого проекту, щоб зробити моніторинг прогресу та дотримуватися вашого шкалу, легше завдання.

Звітність

Обсяг роботи, як правило, також включає будь-які звіти, які ви будете генерувати протягом усього проекту. Будь тоЗвіт про статусКлієнту, звіт про виконання ви запитаєте від постачальника, або фінансовий звіт для аналізу різниці між бюджетами та виконанням, включати деталі про всі ці документи, які будуть створювати їх, і коли вони плануються бути доставляється.

Ці звіти стануть засобом спілкування протягом усього проекту та надають всі сторони, пов'язані з даними та інформацією, яку вони повинні бути оновленими щодо виконання проекту.

Деякий обсяг робочих документів може включати глосарій термінів, огляд абревіатур та скорочень, або інші розділи, які додатково описують деталі, пов'язані з успішним завершенням проекту.

Як написати заяву про роботу

Ви можете використовувати свій обсяг роботи в заяву про роботу для кращої підзвітності з зовнішніми партнерами. Ретельний, детальний та точний виклад роботи можуть вирівняти команди з усіх деталей проекту.

Якщо заява про роботу незрозуміло, це може призвести до плутанини між двома залученими сторонами. Ось чому це ключ, щоб всі завдання та деталі чітко викладені.

Нижче наведено деякі стратегії розглянути при підготовці звіту про роботу:

Порушити проект на етапи.Один довгий список завдань може легко виглядати переважним. Розбиваючи проект на окремі етапи, ви можете взяти деякий тиск від вашої команди та зацікавлених сторін.

Напишіть короткі та чіткі речення.Написання в коротких та чітких реченнях буде мінімізувати приміщення для неправильного тлумачення. Якщо ви плануєте використовувати абревіатури або абревіатури, включіть глосарій, щоб кожен розуміє, що вони стоять.

Поясніть мету проекту.Цілями проекту та цілі проекту допомагають зацікавленим сторонам зрозуміти, чому цей проект має значення.

Визначте ціль проекту та як її досягти.Ясно визначена мета допоможе вам залишатися на шляху. Це також допоможе вам уникнути потенційних неправильних інтерпретацій кінцевої мети та кроків до досягнення цього.

Визначте етапи проекту та успіх разом.У тому числі зацікавлених сторін та ваша команда у процесі написання може створити фундамент для гладкої та успішної співпраці.

Встановіть чіткі, прості та вимірювані межі.Чітко визначаючи межі, такі як обсяг проекту, цілі та ключові фази, можуть допомогти вам уникнути спорів по лінії. Включіть кількісні межі, тому немає місця для неправильного тлумачення.

Завжди запустіть свою сіцю своєю юридичною командою.Це гарантує, що все, що згадане вище було виконано добре і ретельно. Третя сторона, як ваша внутрішня юридична команда, може розкрити потенційно ризиковані розділи та допомогти вам, а ваша команда відповідно переглянуте.

Виховувати свою команду та регулярно перевіряйте.Після завершення та підписання звітів, переконайтеся, що ваша команда, і всі зацікавлені сторони освічені з деталями та залишаються в курсі по всьому процесу. Це дозволяє контролювати, чи всі вони дотримуються домовлених деталей.

Ваша заява про роботу може охоплювати правову сторону речей, але інструмент управління проектами дозволить вам стежити за процесами та виставами протягом усього проекту. Після завершення роботи, передачі всю важливу інформацію, завдання та терміни у вашомуПлан проектуДля підключення та співпраці з вашою командою та зацікавленими сторонами в режимі реального часу.

Що робить сіяти?

Заява про роботу, як правило, складається з 13 розділів. Кожен розділ охоплює конкретний аспект проекту та стосується зацікавлених сторін. Залежно від вашої галузі та обсягу вашого проекту, твердження про роботу може мати більше або менше розділів.

Проконсультуватися з вашою внутрішньою юридичною командою при складанні звіту про роботу, щоб вирівняти стандарти та спеціальні вимоги вашої галузі, організації, клієнта, підрядника чи інших зацікавлених сторін.

Наприклад, виклад роботи може включати наступні розділи:

1. Введення

На початку заяви про роботу, як правило, коротке введення, тому хто читає документ, знає, що таке проект, а хто бере участь.

2. Мета проекту

Другий розділ визначає причину проекту. Цей розділ, як правило, є контуромЦілі проектуІ метою проекту, щоб дати читачеві краще зрозуміти, чому цей проект має значення.

3. Обсяг роботи

Обсяг роботи, ймовірно, буде найбільш детальним розділом у звіті про роботу. Цей розділ охоплює, як ви плануєте виконати цілі проекту.

4. Розташування роботи

У четвертому розділі ви, як правило, визначите місце розташування проекту. Наприклад, буде встановлено проект у віддаленому середовищі або вам потрібно зустріти на сайті, щоб ваші члени команди можуть завершити проект?

5. Детальні завдання

Тоді свиноматка порушить масштаб проекту до менших завдань, які потрібно завершити. Цей розділ містить інформацію, яка допоможе всім залученим сторонам зрозуміти конкретні кроки, які вони повинні брати, щоб успішно завершити проект. Залежно від сфери роботи, цей розділ може включати a Структура розбиття (WBS)Щоб візуалізувати окремі завдання та зробити цей розділ легшим для перетравлення для читача.

6. Віхи

Окрім того, включаючи інформацію про завдання, звіт про роботу може включати розділ для визначення будь-яких вимірюваних етапів проекту. Цей розділ може допомогти ще більше зламати проект у більш керованих шматках, а також дати всі сторони залучити шанс досягти своїх цілей вчасно.

7. Дозволяє

Цей розділ перераховує всі очікувані запит, включаючи їхні дати. Як правило, цей розділ буде включати конкретні, кількісні запит, які не залишають жодної кімнати для неправильного тлумачення.

8. Розклад

Тут графік може включати належні дати поєднання, кількість часу, витраченого на кожне завдання, а також будь-які розрахункові години. Цей розділ, як правило, включає відповідні терміни, включаючи дату початку та закінчення кожного завдання.

9. Стандарти та тестування

Будь-які галузеві стандарти, які застосовуються до проекту, будуть пояснені та перераховані тут. SOW посилається на всі етапи тестування, які потрібно успішно завершити проект. Кожен етап тестування повинен включати інформацію про те, хто бере участь у проекті, необхідні ресурси та обладнання, і на якому етапі відбудеться тестування.

10. Визначення успіху

Цей розділ містить інформацію, яка чітко визначає, що зацікавлені сторони вважають успішний проект. Як правило, зацікавлені сторони проекту беруть участь у розробці цього розділу, щоб забезпечити, щоб всі Сторони погодилися з тим, що є метою для проекту.

11. Вимоги

На цьому етапі виклад роботи може перерахувати будь-який спеціальний або специфічний проект та вимоги до роботи. Це може включати обладнання, необхідне для проектів, сертифікати, які ваша команда повинна придбати, або дозвіл на безпеку, які підрядники повинні пройти.

12. Платежі

Цей розділ може включати будь-які витрати, пов'язані з проектом. Тим не менш, що нараховується що-небудь з боку зовнішніх витрат, які нараховуються у всіх етапах проекту до вартості праці.

Графік платежу та спосіб здійснення платежів, також можна пояснити в цьому розділі. Ви можете вказати, чи ви плануєте платити фронт, після кожного етапу, або після успішної доставки. Взагалі кажучи, умови оплати встановлюються за допомогою розкладу або віхою доставки. Координуйте з вашими юридичними та фінансовими командами, щоб вирішити, що найкраще для вашої конкретної ситуації.

13. Інший

Все, що стосується проекту, яке не було включено до цього розділу. Це буде змінюватися залежно від промисловості, але це може включати плату або вимоги до подорожей, проблем безпеки, програмне забезпечення або апаратні обмеження, а також підтримка та тестування після проекту.

Перевірте свою внутрішню юридичну команду, щоб вони могли допомогти вам охопити все, що стосується проекту у цьому розділі.

Використовуйте сферу роботи, щоб уникнути скоблик

Незалежно від того, чи використовуєте ви заяву про роботу або обсяг роботи, щоб визначити цілі вашого проекту, ці документи будуть вирішальними при збереженні вашої команди та будь-яких зацікавлених сторін, залучених до відповідальності за їх роботу та виконання.

Дотримуйтесь вашого робочого документа, як краще, як ви можете уникнутиСфера повзучість. Це гарантує, що ваш проект доставляється вчасно та відповідає вашим очікуванням.

Вирівнювання вашої сфери роботи з програмним забезпеченням управління проектом буде тримати вашу команду на шляху і допомогти вам досягти своїх цілей.