Arbejdsomfang VS. Arbejdsopgørelse: Hvad er forskellen?

Resumé

Mens både arbejdsområde og arbejdsopgørelse ofte forkortes som sår, er de ikke de samme ting. Et omfang af arbejdet er en delmængde af opgørelsen af ​​arbejdsdokument, der beskriver, hvordan projektmålene vil blive opnået. Fortsæt læsning for at lære mere om forskellene mellem disse to dokumenter, og hvad du skal medtage i hver.

Nogle gange har du brug for ekstern hjælp på et projekt, fordi dine ressource skal overstige din interne kapacitet. Når man ansætter udenfor entreprenører, agenturer eller leverandører, kan et omfang af arbejde eller arbejdsopgørelse bidrage til at sikre et vellykket projekt,effektiv kommunikation, og rettidig levering.

Men hvad er der præcist forskellen mellem et arbejdsområde og en erklæring om arbejde, og hvad der går ind i disse dokumenter? I denne artikel vil vi forklare, hvordan vi fortæller disse to dokumenter fra hinanden, og hvorfor de er værdifulde projektstyringsværktøjer.

Bemærk Dette er ikke meningen at være juridisk rådgivning, og du bør konsultere dit eget interne juridiske team for at bestemme den tilgang, der fungerer bedst for din situation.

Arbejdsomfang VS. Arbejdsopgørelse

Mens både arbejdsområde og arbejdsopgørelse ofte forkortes som sår, er de ikke de samme ting.

Et arbejdsområde er et redskab til at definere og dele vigtige forretningsmæssige overvejelser og projektmål. Afhængigt af dit projekts behov kan du bare have brug for et selvstændigt arbejdsområde. Hvis dit team arbejder med en ekstern klient eller agentur, kan du derefter beslutte at oprette en erklæring om arbejde. Dette eksterntstående dokument er en omfattende oversigt over projektets leverancer, krav, mål, tidsplan og omkostninger og giver dit projektteam og interessenter en detaljeret fortælling om, hvad der skal gøres for at fuldføre projektet.

Lad os tage et mere dybtgående kig på begge dokumenter, der starter med arbejdsomfanget.

Hvad er et omfang af arbejdet?

Et arbejdsområde er en vejledning til at hjælpe dit hold med at forstå, hvad et projekt gør og ikke dækker. Arbejdets omfang diskuterer typisk projektbehov og forklarer, hvordan et projekts mål vil blive opfyldt. Dette dokument vil normalt skitsere det arbejde, du skal udføre under projektet og indeholder detaljer om leverancerne, tidslinjen, milepæle og rapporter.

Et omfang af arbejdet kan stå alene, hvis dit projekt ikke kræver en erklæring om arbejde. Arbejde med dit interne juridiske team for at afgøre, om du har brug for at udvide dit omfang af arbejdet i en erklæring om arbejde.

Hvornår kan et omfang af arbejdet være nyttigt?

Et arbejdsområde er grundlaget for et velplanlagt projekt og kan hjælpe det med at løbe glat. Dette dokument kan hjælpe dit hold og projektinteressenter enige om projektkrav og identificere potentielle risici, der kan forhindre en vellykket og rettidig gennemførelse.

For eksempel, mens du udarbejder arbejdsomfanget, kan dit hold bemærke, at den planlagte levering af en opgave er i konflikt med en løbende separat opgave. Du kan derefter foretage ændringer i tidslinjen og justere arbejdsomfanget i overensstemmelse hermed.

Et arbejdsområde kan hjælpe med at tilpasse dit team på projektleverancer til at hjælpe med at slå deadlines, undgå efterslæbende eller tilføjede udgifter.

Hvad er en erklæring om arbejde (sår)?

En erklæring om arbejdsdokument er en arbejdsaftale mellem to parter, der er nyttige til at tilpasse sig projektmålene. En sår bygger på dit arbejdsområde. Dette dokument udarbejdes typisk i starten af ​​et projekt og kan definere alt fra projektmålene til detaljerede opgaver, projektomkostninger og tidsplan og mere.

De bruges oftest til eksterne projekter og fungerer som en kontrakt mellem din organisation og kunden, køber, agentur eller entreprenør, du har ansat. For eksempel kan du muligvis udarbejde en arbejdsopgave, når du samarbejder med et eksternt designagentur for et projekt eller når man arbejder med en entreprenør på et stort byggeprojekt.

Nogle af de mest komplekse udsagn af arbejdsdokumenter er skrevet til offentlige kontrakter og er typisk en del af RFP (anmodning om forslag) eller RFQ (anmodning om citat).

Du kan også bruge en oversigt over arbejdet til interne projekter, når to forskellige afdelinger samarbejder.

Følgende parter modtager generelt en sår:

Projektleder eller bly

Entreprenører og samarbejdspartnere

Alle involverede i kontrakten

Tjek med dit interne juridiske team for at afgøre, om eller når et projekt kan drage fordel af en erklæring om arbejde.

Hvornår kan en erklæring om arbejde være nyttigt?

En velskrevet sår kombineret med et effektivt projektstyringsværktøj kan sætte dig op for et vellykket projekt. Dette dokument hjælper dit hold og den part, du har ansat administrere og dokumentforventninger. Det er en fortællingsbeskrivelse af projektet, der kan hjælpe med at undgå tvister og misforståelser.

I slutningen af ​​projektet afspejles resultaterne tilbage på dette dokument for at kontrollere, at den endelige præstation har mødt såret. Afhængigt af din kontrakt og dit juridiske holds råd kan dette have yderligere indflydelse, som om din organisation vil blive betalt fuldt ud, modtage bonusser eller lide sanktioner.

Sådan skriver du et omfang af arbejdet

Et godt omfang af arbejdet hjælper dig med at identificere vigtige forretningsmæssige overvejelser og dele dine projektmål og detaljer med projektinteressenter.

Mange mennesker holder følgende i tankerne, når man nærmer sig et arbejdsområde:

Vær specifik.Brug præcis og klart sprog, så alle er på samme side om projektkravene og forventede resultater. Liste over målbare leverancer, milepæle og opgaver kan hjælpe dig med at undgå forvirring senere.

Brug billeder.Visuals som en arbejdsopdelingsstruktur gør det lettere og hurtigere at fordøje for alle involverede. De tillader også dig og dit hold at opdage risici som flaskehalse, der kan sætte den succesfulde og rettidige afslutning af dit projekt på linjen.

Samarbejd med interessenter.Vi har allerede nævnt, at du skal søge råd fra dit juridiske team under denne proces. For denne specifikke opgave kan samarbejder med interessenter spare tid på lang sigt. På denne måde kan du nippe fremtidige misforståelser i knoppen ved at få alle involveret fra starten.

Ingen to.omfanget forvaltningsplanerse det samme ud. Hvad du bør indeholde og hvordan dybtgående dette afsnit skal være vil se meget anderledes ud for hver industri og projekt. Når du er i tvivl, skal du kontrollere med dit interne juridiske team for vejledning.

De følgende afsnit udgør generelt et arbejdsområde:

Leverablerer.

Dette afsnit i arbejdsområdet dækker produktet eller tjenesten Projektet vil levere. Det er her, hvor en arbejdsopdelingsstruktur vil komme til nytte.

Tidslinje.

Inkludere en tidslinje ellerGantt kortder præcist beskriver de vigtigste faser af dit projekt. Dette afsnit fungerer som den visuelleProjekt Roadmap.Ledende dit team og alle involverede i projektet fra start til slut.

Milepæle

Ligesom et omfang af arbejde hjælper mileTones dig med at bryde dit projekt i mere fordøjelige klumper. Skriv ned alle milepæle for dit projekt for at gøre overvågning fremskridt og stikke til din tidslinje en lettere opgave.

Rapportering

Et arbejdsområde omfatter typisk også nogen rapporter, som du vil generere i hele projektet. Uanset om det er enstatus rapportTil kunden, en statusrapport, du spørger om fra sælgeren eller en finansiel rapport for at analysere forskellen mellem budgetter og ydeevne, inkludere detaljer om alle disse dokumenter, som vil skabe dem, og når de er planlagt til at være leveret.

Disse rapporter vil være et kommunikationsmiddel i hele projektet og give alle parter involveret de data og oplysninger, de har brug for til at holde sig opdateret om projektets ydeevne.

Nogle omfang af arbejdsdokumenter kan omfatte en ordliste, et overblik over akronymer og forkortelser eller andre sektioner, der yderligere beskriver detaljer, der er forbundet med den vellykkede gennemførelse af projektet.

Sådan skriver du en erklæring om arbejde

Du kan udnytte dit omfang af arbejde i en erklæring om arbejde for bedre ansvarlighed med eksterne partnere. En grundig, detaljeret og nøjagtig arbejdsopgørelse kan justere hold på alle projektoplysninger.

Hvis en erklæring om arbejde er uklar, kan det føre til forvirring mellem de to involverede parter. Derfor er det nøglen til at have alle opgaver og detaljer tydeligt skitseret.

Nedenfor er nogle strategier at overveje, når man forbereder en erklæring om arbejde:

Bryde projektet op i faser.En lang liste over opgaver kan nemt se overvældende. Ved at bryde projektet op i de enkelte faser, kan du tage noget af trykket fra dit team og interessenterne.

Skriv i korte og klare sætninger.Skrivning i korte og klare sætninger vil minimere plads til fejlfortolkning. Hvis du planlægger at bruge akronymer eller forkortelser, skal du inkludere en ordliste, så alle forstår, hvad de står for.

Forklare formålet med projektet.Projektmålene og projektets formål Hjælp Interessenter forstår, hvorfor dette projekt betyder noget.

Definer målet med projektet og hvordan man når det.Et klart defineret mål vil hjælpe dig med at holde sig på sporet. Dette vil også hjælpe dig med at undgå potentielle fejlfortolkninger af det endelige mål og trinene mod at opnå det.

Definer projektmilestoner og succes sammen.Inklusive interessenterne og dit team i skriveprocessen kan skabe et fundament for et glat og vellykket samarbejde.

Indstil klare, enkle og målbare grænser.Klart definerer grænser, som projektets omfang, mål og nøglefaser, kan hjælpe dig med at undgå tvister ned ad linjen. Inkluder kvantificerbare grænser, så der er ikke plads til fejlfortolkning.

Kør altid din sår af dit juridiske team.Dette sikrer, at alt ovenfor blev henrettet godt og grundigt. En tredjepart, som dit interne juridiske team, kan afdække potentielt risikable sektioner og hjælpe dig og dit team revidere i overensstemmelse hermed.

Uddanne dit hold og check ind regelmæssigt.Når arbejdet er færdig med og underskrevet, skal du sørge for, at dit hold og alle interessenter er uddannet på detaljerne og hold dig opdateret i hele processen. Dette giver dig mulighed for at overvåge, om alle overholder de aftalte detaljer eller ej.

Din opgørelse af arbejde kan dække den juridiske side af ting, men et projektstyringsværktøj giver dig mulighed for at holde styr på processer og forestillinger i hele projektet. Når oversigten over arbejdet er afsluttet, overfør alle vigtige oplysninger, opgaver og deadlines i dinProjektplan.at forbinde og samarbejde med dit team og interessenter i realtid.

Hvad udgør en sår?

En redegørelse for arbejde består generelt af 13 sektioner. Hvert afsnit dækker et specifikt aspekt af projektet og adresserer de involverede interessenter. Afhængigt af din industri og omfanget af dit projekt kan opgørelsen af ​​arbejdet have mere eller færre sektioner.

Kontakt dit interne juridiske team, når du udarbejder en redegørelse for at tilpasse sig standarderne og særlige krav i din branche, organisation, klient, entreprenør eller andre interessenter.

For eksempel kan en arbejdsopsætning omfatte følgende afsnit:

1. Introduktion

I begyndelsen af ​​en erklæring om arbejde er der generelt en kort introduktion, så alle, der læser dokumentet, ved, hvad projektet handler om, og hvem er involveret.

2. Projektformål

Den anden sektion definerer årsagen til projektet. Dette afsnit er typisk en oversigt overProjektmålog formålet med projektet for at give læseren en bedre forståelse af, hvorfor dette projekt betyder noget.

3. Arbejdets omfang

Arbejdets omfang vil sandsynligvis være den mest detaljerede sektion i opgørelsen af ​​arbejdet. Dette afsnit dækker, hvordan du planlægger at udføre projektmålene.

4. Placering af arbejdet

I det fjerde afsnit definerer du typisk placeringen af ​​projektet. For eksempel vil projektet blive indstillet i et fjerntliggende miljø, eller har du brug for at mødes på stedet, så dine holdmedlemmer kan gennemføre projektet?

5. Detaljerede opgaver

Derefter vil såret bryde projektets omfang ned i mindre opgaver, der skal udfyldes. Dette afsnit indeholder oplysninger, der hjælper alle involverede parter med at forstå de specifikke trin, de skal tage for at fuldføre projektet. Afhængigt af arbejdsomfanget kan dette afsnit omfatte en Arbejdsopdelingsstruktur (WBS)For at visualisere de enkelte opgaver og gøre dette afsnit lettere for at fordøje til læseren.

6. Milepæle.

Ud over at inkludere opgaveoplysninger kan opgørelsen af ​​arbejdspladsen indeholde et afsnit for at definere eventuelle målbare projektmilepæle. Dette afsnit kan bidrage til yderligere at nedbryde projektet i mere håndterbare klumper og også give alle parter involveret chancen for at nå deres mål til tiden.

7. Leverancer.

Dette afsnit viser alle forventede leverancer, herunder deres forfaldsdatoer. Typisk vil dette afsnit indeholde specifikke, kvantificerbare leverancer, der ikke efterlader noget rum til fejlfortolkning.

8. Planlægning

Her kan skemaet omfatte de ønskede datoer for leverancerne, hvor lang tid, der vil blive brugt på hver opgave, og eventuelle faktorerbare timer. Dette afsnit indeholder typisk også relevante tidslinjer, herunder start- og slutdatoen for hver opgave.

9. Standarder og test

Eventuelle industrispecifikke standarder, der gælder for projektet, vil blive forklaret og noteret her. Sågen henviser til alle testfaser, der kræves for at fuldføre projektet med succes. Hver testfase skal indeholde oplysninger om, hvem der er involveret i projektet, de krævede ressourcer og udstyr, og på hvilket stadium testen finder sted.

10. SUCCESS DEFINITION

Dette afsnit indeholder oplysninger, der klart definerer, hvad interessenterne anser et vellykket projekt. Typisk er projektinteressenter involveret i udformning af dette afsnit for at sikre, at alle parter er enige om, hvad målet er for projektet.

11. Krav

På dette tidspunkt kan opgørelsen af ​​arbejdet nævne ethvert særligt eller specifikt projekt- og arbejdskrav. Dette kan omfatte udstyr, der er nødvendige for de projekter, certificeringer, som dit team skal erhverve eller sikkerhedsklasser, som entreprenører skal passere.

12. Betalinger.

Dette afsnit kan indeholde eventuelle omkostninger i forbindelse med projektet. Alt fra udvendige udgifter, der opstår i hele projektfasen til arbejdsomkostningerne, er typisk anført her.

Betalingsplanen og hvordan betalingerne vil blive foretaget, kan også forklares i dette afsnit. Du kan oplyse, om du planlægger at betale op foran, efter hver milepæl eller efter den vellykkede levering. Generelt er betalingsbetingelser enten oprettet med tidsplan eller ved hjælp af leverbare. Koordinere med dine juridiske og finansielle hold for at bestemme, hvad der er bedst for din specifikke situation.

13. Andet

Noget relevant for det projekt, der endnu ikke er opført, skal medtages i dette afsnit. Dette vil variere baseret på industrien, men det kan omfatte rejsebetaling eller krav, sikkerhedsproblemer, software- eller hardwarebegrænsninger og efterprojektstøtte og -prøvning.

Tjek med dit interne juridiske hold, så de kan hjælpe dig med at dække alt, hvad der er relevant for projektet i dette afsnit.

Brug et omfang af arbejdet for at undgå omfang krybe

Uanset om du bruger en arbejdsopgørelse eller et arbejdsområde for at definere dine projektmål, vil disse dokumenter være afgørende for at holde dit team og eventuelle interessenter involveret ansvarlige for deres arbejde og ydeevne.

Overholde dit omfang af arbejdsdokumentet så godt som muligt for at undgåomfanget krybe. Dette sikrer, at dit projekt leveres til tiden og opfylder dine forventninger.

Justering af dit arbejdsområde med projektstyringssoftware vil holde dit team på rette spor og hjælpe dig med at nå dine mål.