Escopo do trabalho vs. Declaração do Trabalho: Qual é a diferença?

Resumo

Enquanto ambos os escopos do trabalho e da declaração de trabalho são frequentemente abreviados como semear, eles não são a mesma coisa. Um escopo de trabalho é um subconjunto da declaração de documentos de trabalho que descreve como os objetivos do projeto serão alcançados. Continue lendo para aprender mais sobre as diferenças entre esses dois documentos e o que você deve incluir em cada um.

Às vezes você precisa de ajuda externa em um projeto porque suas necessidades de recursos excedem suas capacidades internas. Ao contratar contratados externos, agências ou fornecedores, um escopo de trabalho ou declaração de trabalho pode ajudar a garantir um projeto de sucesso,comunicação efetivae entrega oportuna.

Mas o que exatamente é a diferença entre um escopo de trabalho e uma declaração de trabalho e o que acontece nesses documentos? Neste artigo, explicaremos como informar esses dois documentos e por que eles são valiosos ferramentas de gerenciamento de projetos.

Nota Isto não se destina a ser aconselhamento jurídico, e você deve consultar sua própria equipe jurídica interna para determinar a abordagem que funciona melhor para sua situação.

Escopo de trabalho vs. declaração de trabalho

Enquanto ambos os escopos do trabalho e da declaração de trabalho são frequentemente abreviados como semear, eles não são a mesma coisa.

Um escopo de trabalho é uma ferramenta para definir e compartilhar importantes considerações e objetivos de projeto. Dependendo das necessidades do seu projeto, você pode precisar de um escopo de trabalho autônomo. Se sua equipe estiver trabalhando com um cliente ou agência externa, você pode decidir criar uma declaração de trabalho. Este documento de revestimento externo é um delineamento abrangente das entregas, requisitos, metas, metas, programações e custos do projeto e fornece uma equipe de projeto e as partes interessadas com uma narrativa detalhada do que precisa ser feito para concluir com êxito o projeto.

Vamos dar uma olhada mais aprofundada para ambos os documentos, começando com o escopo do trabalho.

O que é um escopo de trabalho?

Um escopo de trabalho é um guia para ajudar sua equipe a entender o que um projeto faz e não cobre. O escopo do trabalho normalmente discute as necessidades do projeto e explica como as metas de um projeto serão atendidas. Este documento geralmente delineará o trabalho que você executará durante o projeto e inclui detalhes sobre as entregas, cronograma, marcos e relatórios.

Um escopo de trabalho pode ficar sozinho se o seu projeto não precisar de uma declaração de trabalho. Trabalhe com sua equipe jurídica interna para decidir se você precisa expandir seu escopo de trabalho em uma declaração de trabalho.

Quando um escopo de trabalho pode ser útil?

Um escopo de trabalho é a base de um projeto bem planejado e pode ajudá-lo a funcionar sem problemas. Este documento pode ajudar suas partes interessadas em equipe e projeto a concordar com os requisitos do projeto e identificar riscos potenciais que podem impedir uma conclusão bem-sucedida e oportuna.

Por exemplo, ao redigir o escopo do trabalho, sua equipe pode perceber que a entrega agendada de uma tarefa conflita com uma tarefa separada contínua. Você pode então fazer alterações na linha do tempo e ajustar o escopo do trabalho de acordo.

Um escopo de trabalho pode ajudar a alinhar sua equipe no projeto de entrega para ajudar a atingir prazos, evitar backlogs ou despesas adicionais.

O que é uma declaração de trabalho (semear)?

Uma declaração de documentos de trabalho é um acordo de trabalho entre duas partes que são úteis para alinhar nos objetivos do projeto. Uma porca constrói no seu escopo de trabalho. Este documento é normalmente redigido no início de um projeto e pode definir tudo, desde os objetivos do projeto até tarefas detalhadas, custo e cronograma de projetos e muito mais.

Eles são mais frequentemente usados ​​para projetos externos e atuam como um contrato entre sua organização e o cliente, comprador, agência ou contratante que você contratou. Por exemplo, talvez seja necessário elaborar uma declaração de trabalho ao colaborar com uma agência de design externo para um projeto ou ao trabalhar com um empreiteiro em um projeto de construção de grande escala.

Algumas das declarações mais complexas de documentos de trabalho são escritas para contratos governamentais e são normalmente parte do RFP (solicitação de proposta) ou RFQ (solicitação de cotação).

Você também pode usar uma declaração de trabalho para projetos internos quando dois departamentos diferentes colaboraram.

As seguintes partes geralmente recebem uma porca:

Gerente de projeto ou chumbo

Empreiteiros e colaboradores

Todos os envolvidos no contrato

Verifique com sua equipe jurídica interna para decidir se ou quando um projeto pode se beneficiar de uma declaração de trabalho.

Quando uma declaração de trabalho pode ser útil?

Uma porca bem escrita combinada com uma ferramenta de gerenciamento de projetos eficaz pode configurá-lo para um projeto de sucesso. Este documento ajuda sua equipe e a festa que você contratou gerenciar e documentar as expectativas. É uma descrição narrativa do projeto que pode ajudar a evitar disputas e mal-entendidos.

No final do projeto, os resultados serão refletidos neste documento para verificar se o desempenho final reuniu a porca. Dependendo do seu contrato e do conselho da equipe legal, isso pode ter impacto adicional, como se sua organização será paga integralmente, receberá bônus ou sofrer penalidades.

Como escrever um escopo de trabalho

Um bom escopo de trabalho ajuda a identificar considerações importantes dos negócios e compartilhar seus objetivos e detalhes do projeto com as partes interessadas do projeto.

Muitas pessoas mantêm o seguinte em mente ao se aproximar de um escopo de trabalho:

Seja específico.Use linguagem precisa e clara para que todos estejam na mesma página sobre os requisitos do projeto e os resultados esperados. A listagem de entregas mensuráveis, marcos e tarefas podem ajudá-lo a evitar confusão mais tarde.

Use visuais.Visuais como uma estrutura de avaria de trabalho tornam as informações mais fáceis e mais rápidas para digerir para todos os envolvidos. Eles também permitem que você e sua equipe detectem riscos como gargalos que podem colocar a conclusão bem-sucedida e oportuna do seu projeto na linha.

Colaborar com as partes interessadas.Já mencionamos que você deve procurar aconselhamento da sua equipe legal durante este processo. Para esta tarefa específica, colaborar com as partes interessadas pode economizar tempo a longo prazo. Desta forma, você pode nip de futuros mal-entendidos no botão, recebendo todos os envolvidos desde o início.

Dois nãoPlanos de gerenciamento de escopoParece o mesmo. O que você deve incluir e quão profunda esta seção deve ser muito diferente para todos os setores e projetos. Em caso de dúvida, verifique com sua equipe jurídica interna para orientação.

As seções a seguir geralmente compõem um escopo de trabalho:

Entregas

Esta seção no escopo do trabalho cobre o produto ou serviço que o projeto vai entregar. É aqui que uma estrutura de quebra de trabalho será útil.

Linha do tempo

Incluir uma linha do tempo ougráfico de GanttIsso descreve com precisão as principais fases do seu projeto. Esta seção serve como o visualRoteiro do projetoLiderando sua equipe e todos os envolvidos no projeto do início ao fim.

Milestones

Semelhante a um escopo de trabalho, os marcos ajudam você a quebrar seu projeto em pedaços mais digestíveis. Anote todos os marcos para o seu projeto para tornar o progresso de monitoramento e cumprir a sua linha do tempo uma tarefa mais fácil.

Comunicando

Um escopo de trabalho normalmente também inclui quaisquer relatórios que você gerará em todo o projeto. Se é umRelatório de statusPara o cliente, um relatório de progresso que você está perguntando sobre o fornecedor, ou um relatório financeiro para analisar a diferença entre orçamentos e desempenho, incluir detalhes sobre todos esses documentos, que os criarão, e quando eles estão programados para serem entregue.

Esses relatórios serão um meio de comunicação em todo o projeto e fornecerão todas as partes envolvidas com os dados e informações necessárias para se manter atualizado sobre o desempenho do projeto.

Alguns escopos de documentos de trabalho podem incluir um glossário de termos, uma visão geral de acrônimos e abreviações, ou outras seções descrevendo ainda mais detalhes associados à conclusão bem-sucedida do projeto.

Como escrever uma declaração de trabalho

Você pode aproveitar seu escopo de trabalho em uma declaração de trabalho para uma melhor responsabilidade com parceiros externos. Uma declaração completa, detalhada e precisa do trabalho pode alinhar as equipes em todos os detalhes do projeto.

Se uma declaração de trabalho não é clara, ela pode levar à confusão entre as duas partes envolvidas. É por isso que é a chave ter todas as tarefas e detalhes claramente descritos.

Abaixo estão algumas estratégias a serem consideradas ao preparar uma declaração de trabalho:

Quebrar o projeto em fases.Uma longa lista de tarefas pode facilmente parecer esmagadora. Ao quebrar o projeto em fases individuais, você pode tirar parte da pressão da sua equipe e das partes interessadas.

Escreva em frases curtas e claras.A escrita em frases curtas e claras minimizará a sala de má interpretação. Se você está planejando usar acrônimos ou abreviações, inclua um glossário para que todos entendam o que eles representam.

Explicar o objetivo do projeto.Os objetivos do projeto e propósito do projeto ajudam as partes interessadas a entender por que esse projeto importa.

Defina o objetivo do projeto e como alcançá-lo.Um objetivo claramente definido ajudará você a ficar no caminho certo. Isso também ajudará você a evitar potenciais erros errôneis do objetivo final e os passos para alcançá-lo.

Definir marcos e sucesso do projeto juntos.Incluindo as partes interessadas e sua equipe no processo de escrita pode criar uma base para uma colaboração suave e bem sucedida.

Definir limites claros, simples e mensuráveis.Definindo claramente os limites, como o escopo do projeto, as metas e as fases-chave, podem ajudá-lo a evitar as disputas pela linha. Inclua limites quantificáveis ​​para que não haja espaço para interpretação errada.

Sempre execute sua porca pela sua equipe legal.Isso garante que tudo mencionado acima foi executado bem e completamente. Um terceiro, como sua equipe jurídica interna, pode descobrir seções potencialmente arriscadas e ajudá-lo e sua equipe a revisar de acordo.

Eduque sua equipe e faça o check-in regularmente.Depois que a declaração do trabalho é concluída e assinada, certifique-se de que sua equipe e todas as partes interessadas sejam educadas nos detalhes e mantenha-se atualizada em todo o processo. Isso permite que você monitore se todos estão ou não aderindo aos detalhes acordados.

Sua declaração de trabalho pode cobrir o lado legal das coisas, mas uma ferramenta de gerenciamento de projetos permitirá que você acompanhe os processos e performances durante todo o projeto. Uma vez concluída a declaração de trabalho, transfira todas as informações, tarefas e prazos importantes para o seuplano de projetopara conectar e colaborar com sua equipe e partes interessadas em tempo real.

O que compõe uma porca?

Uma declaração de trabalho geralmente consiste em 13 seções. Cada seção cobre um aspecto específico do projeto e aborda as partes interessadas envolvidas. Dependendo do seu setor e do escopo do seu projeto, a declaração do trabalho pode ter mais ou menos seções.

Consulte sua equipe jurídica interna ao elaborar uma declaração de trabalho para alinhar com os padrões e requisitos especiais de sua indústria, organização, cliente, empreiteiro ou outras partes interessadas.

Por exemplo, uma declaração de trabalho pode incluir as seguintes seções:

1. Introdução

No início de uma declaração de trabalho, geralmente há uma breve introdução para que qualquer pessoa lendo o documento saiba qual é o projeto e quem está envolvido.

2. Projeto Projecto.

A segunda seção define o motivo do projeto. Esta seção é tipicamente um contorno doObjetivos do projetoe o objetivo do projeto para dar ao leitor uma melhor compreensão de por que este projeto importa.

3. Escopo do trabalho

O escopo do trabalho provavelmente será a seção mais detalhada da demonstração do trabalho. Esta seção cobre como você planeja realizar os objetivos do projeto.

4. Localização do trabalho

Na quarta seção, você normalmente definirá a localização do projeto. Por exemplo, o projeto será definido em um ambiente remoto ou você precisa se encontrar no site para que seus membros da equipe possam concluir o projeto?

5. Tarefas detalhadas

Em seguida, a porca quebrará o escopo do projeto em tarefas menores que precisam ser concluídas. Esta seção inclui informações para ajudar todas as partes envolvidas a entender as etapas específicas que precisam para concluir com êxito o projeto. Dependendo do escopo do trabalho, esta seção pode incluir um Estrutura de avaria de trabalho (WBS)para visualizar as tarefas individuais e tornar esta seção mais fácil de digerir para o leitor.

6. Marcos

Além de incluir detalhes da tarefa, a declaração de trabalho pode incluir uma seção para definir quaisquer marcos de projeto mensuráveis. Esta seção pode ajudar a quebrar ainda mais o projeto em pedaços mais gerenciáveis ​​e também dar todas as partes envolvidas a chance de alcançar suas metas a tempo.

7. Entregas

Esta seção lista todas as entregas esperadas, incluindo suas datas de vencimento. Normalmente, esta seção incluirá entregas específicas e quantificáveis ​​que não deixam nenhuma sala para interpretação errática.

8. Horário

Aqui, o cronograma pode incluir as datas de vencimento das entregas, a quantidade de tempo que será gasta em cada tarefa e quaisquer horas faturáveis. Esta seção normalmente inclui cronogramas relevantes, incluindo a data inicial e final para cada tarefa.

9. Padrões e testes

Qualquer padrões específicos do setor que se aplicam ao projeto serão explicados e listados aqui. A porca se referirá a todos os estágios de teste que são necessários para concluir o projeto com sucesso. Cada estágio de teste deve incluir informações sobre quem está envolvido no projeto, os recursos e equipamentos necessários, e em que estágio o teste ocorrerá.

10. Definição de sucesso

Esta seção inclui informações que define claramente o que os stakeholders consideram um projeto de sucesso. Normalmente, as partes interessadas do projeto estão envolvidas com a elaboração desta seção, a fim de garantir que todas as partes concordam com o objetivo do projeto.

11. Requisitos

Neste ponto, a declaração de trabalho pode listar quaisquer requisitos especiais ou específicos de projeto e trabalho. Isso pode incluir equipamentos necessários para os projetos, certificações que sua equipe tem que adquirir ou autorizações de segurança que os contratantes têm que passar.

12. Pagamentos

Esta seção pode incluir quaisquer custos associados ao projeto. Qualquer coisa de despesas externas que acumulam durante os estágios do projeto até o custo do trabalho são tipicamente listados aqui.

O cronograma de pagamento e como os pagamentos serão feitos também podem ser explicados nesta seção. Você pode indicar se você está planejando pagar frente, após cada marco, ou após a entrega bem-sucedida. De um modo geral, os termos de pagamento são configurados por programação ou por marco de entrega. Coordenar com suas equipes legais e financeiras para decidir o que é melhor para sua situação específica.

13. Outro

Qualquer coisa relevante para o projeto que não foi listado ainda deve ser incluído nesta seção. Isso variará com base na indústria, mas pode incluir pagamentos ou requisitos de viagem, preocupações de segurança, restrições de software ou hardware e suporte e teste pós-projeto.

Verifique com sua equipe jurídica interna para que eles possam ajudá-lo a cobrir tudo o que é relevante para o projeto nesta seção.

Use um escopo de trabalho para evitar o escopo fluência

Se você está usando uma declaração de trabalho ou um escopo de trabalho para definir os objetivos do seu projeto, esses documentos serão cruciais para manter sua equipe e quaisquer partes interessadas envolvidas por seu trabalho e desempenho.

Aderir ao seu escopo do documento de trabalho da melhor maneira possívelOportunista. Isso garantirá que seu projeto seja entregue a tempo e atenda às suas expectativas.

Alinhando seu escopo de trabalho com o software de gerenciamento de projetos manterá sua equipe na faixa e ajudá-lo a alcançar seus objetivos.