Rozsah práce vs. Prohlášení práce: Jaký je rozdíl?

souhrn

Zatímco oba rozsah práce a prohlášení o práci jsou často zkráceny jako prasnice, nejsou to samé. Rozsah práce je podmnožina prohlášení o pracovním dokumentu, který popisuje, jak budou dosaženo cílů projektu. Pokračujte v odečítání více o rozdílech mezi těmito dvěma dokumenty a co byste měli zahrnout do každé.

Někdy potřebujete externí pomoc na projektu, protože potřeby zdrojů překročí interní kapacity. Při pronájmu mimo dodavatele, agentury nebo prodejci může pomoci působnost práce nebo prohlášení o práci zajistit úspěšný projekt,efektivní komunikacea včasné dodání.

Ale co přesně je rozdíl mezi rozsahem práce a prohlášení o práci a co jde do těchto dokumentů? V tomto článku vysvětlíme, jak tyto dva dokumenty sdělit a proč jsou cennými nástroji pro projektové řízení.

Poznámka: To není zamýšleno jako právní poradenství, a měli byste se poradit s vlastním interním právním týmem, abyste určili přístup, který funguje pro vaši situaci.

Rozsah práce vs. Prohlášení o práci

Zatímco oba rozsah práce a prohlášení o práci jsou často zkráceny jako prasnice, nejsou to samé.

Rozsah práce je nástrojem pro definování a sdílení důležitých obchodních úvah a cílů projektu. V závislosti na potřebách projektu můžete potřebovat samostatný rozsah práce. Pokud váš tým pracuje s externím klientem nebo agenturou, pak se pak rozhodnete vytvořit prohlášení o práci. Tento externí orientační dokument je komplexním přehledem projektů projektu, požadavky, cílů, harmonogramu a nákladů a poskytuje váš projektový tým a zúčastněné strany s podrobným příběhem o tom, co je třeba udělat pro úspěšné dokončení projektu.

Udělejme si důkladnější pohled na oba dokumenty, počínaje rozsahem práce.

Jaký je rozsah práce?

Rozsah práce je průvodce, který vám pomůže vašemu týmu pochopit, co projekt dělá a nepokrývá. Rozsah práce obvykle diskutuje o potřebách projektu a vysvětluje, jak budou splněny cíle projektu. Tento dokument obvykle nastíní práci, kterou budete provádět během projektu, a obsahuje podrobnosti o výstupech, časové ose, milníky a zprávách.

Rozsah práce může stát sám, pokud váš projekt nevyžaduje prohlášení o práci. Práce s interním právním týmem rozhodnout, zda potřebujete rozšířit svůj rozsah práce do práce.

Kdy může být užitečný rozsah práce?

Rozsah práce je základem dobře plánovaného projektu a může pomoci běhat hladce. Tento dokument může pomoci vašim týmům a zainteresovaným stranám se shodují na požadavcích projektu a identifikovat potenciální rizika, která by mohla zabránit úspěšnému a včasnému dokončení.

Například při přípravě rozsahu práce může váš tým všimnout, že naplánované doručení úlohy konfliktů s probíhajícím samostatným úkolem. Poté můžete provádět změny časové osy a odpovídajícím způsobem upravit rozsah práce.

Rozsah práce může pomoci vyrovnat váš tým na projektové výstupy, aby pomohl zasáhnout termíny, vyhněte se nevyvracím nevyžádaným nebo přidaným výdajům.

Jaký je prohlášení o práci (prasnice)?

Prohlášení o pracovním dokumentu je pracovní dohoda mezi dvěma stranami, které jsou užitečné pro sladění cílů projektu. Sow staví na vašem rozsahu práce. Tento dokument je obvykle vypracován na začátku projektu a může definovat vše od cílů projektu k podrobným úkolům, náklady na projekt a harmonogram a další.

Nejčastěji používají pro externí projekty a působí jako smlouva mezi vaší organizací a klientem, kupujícím, agenturou nebo dodavatelem, který jste najali. Například, budete možná muset vypracovat prohlášení o práci při spolupráci s externí designovou agenturou pro projekt nebo při práci se zhotovitelem na rozsáhlého stavebního projektu.

Některé z nejsložitějších tvrzení pracovních dokladů jsou napsány pro vládní smlouvy a jsou obvykle součástí RFP (žádost o návrh) nebo RFQ (žádost o cenovou nabídku).

Můžete také použít prohlášení o práci pro interní projekty, kdy dvě různá oddělení spolupracují.

Následující strany obvykle dostávají prasnice:

Projektový manažer nebo olovo

Dodavatelé a spolupracovníci

Všichni zapojeni do smlouvy

Zkontrolujte, zda se svým interním právním týmu rozhodnout, zda nebo když projekt může těžit z prohlášení o práci.

Kdy může být užitečné práce užitečné?

Dobře napsaná prasnice v kombinaci s efektivním nástrojem pro správu projektů vás může nastavit pro úspěšný projekt. Tento dokument pomáhá vašemu týmu a večírku, kterou jste najali spravedlivou a dokumentovou očekávání. Je to vyprávěný popis projektu, který může pomoci vyhýbat se sporům a nedorozuměním.

Na konci projektu budou výsledky zohledněny v tomto dokumentu, aby ověřily, zda konečný výkon splnil Sow. V závislosti na vaší smlouvě a poradenství v právním týmu to může mít dodatečný dopad, jako kdyby bude vaše organizace zaplacena v plném rozsahu, přijímat bonusy nebo trpí sankcí.

Jak napsat rozsah práce

Dobrým rozsahem práce vám pomůže identifikovat důležité obchodní úvahy a sdílet své cíle projektu a podrobnosti s projektovými zúčastněnými stranami.

Mnoho lidí má na paměti, když se blíží rozsah práce:

Buď konkrétní.Používejte přesný a jasný jazyk, takže každý je na stejné stránce o požadavcích projektu a očekávaných výsledcích. Seznam měřitelných dodávek, milníků a úkolů vám může pomoci zabránit zmatku později.

Použijte vizuály.Vizuály jako struktura poruchy práce, aby informace jednodušší a rychlejší pro digest pro všechny zúčastněné. Umožňují vám také a váš tým detekovat rizika, jako je úzké místa, které mohou být úspěšné a včasné dokončení projektu na lince.

Spolupracovat se zúčastněnými stranami.Už jsme zmínili, že během tohoto procesu byste měli hledat radu od svého právního týmu. Pro tento konkrétní úkol může spolupracovat se zúčastněnými stranami ušetřit čas v dlouhodobém horizontu. Tímto způsobem můžete zřítit budoucí nedorozumění v bud tím, že se všichni zúčastníte z počátku.

Ne dvaPlány řízení rozsahuvypadat stejně. To, co byste měli zahrnovat a jak by se tato sekce měla podívat velmi odlišnou pro každý průmysl a projekt. V případě pochybností zkontrolujte s interním právním týmem pro pokyny.

Následující sekce tvoří rozsah práce:

Dodávky

Tato sekce v rozsahu práce pokrývá produkt nebo službu, bude projekt dodat. To je místo, kde se práce rozpadá struktura práce.

Časová osa

Zahrnovat časovou osu neboGanttův diagramTo přesně popisuje hlavní fáze vašeho projektu. Tato sekce slouží jako vizuálníProject Roadmap.vedoucí váš tým a všichni zapojeni do projektu od začátku do konce.

Milníky

Podobně jako rozsah práce, milníky vám pomohou rozložit svůj projekt ve více stravitelných kousků. Zapište si všechny milníky pro váš projekt, aby se monitoroval pokrok a lepení na časovou osu snadnější úkol.

Reporting.

Rozsah práce typicky také obsahuje všechny zprávy, které budete v celém projektu vytvářet. Ať už je toStavová zprávaK klientovi, o pokroku, o nichž se ptáte od dodavatele, nebo finanční zpráva analyzovat rozdíl mezi rozpočty a výkonem, zahrnovat podrobnosti o všech těchto dokumentech, kteří je vytvoří, a když jsou naplánovány dodáno.

Tyto zprávy budou prostředkem komunikace v celém projektu a poskytovat všechny strany zapojené do údajů a informací, které potřebují, aby zůstaly aktualizovány na výkonu projektu.

Nějaký rozsah pracovních dokumentů může zahrnovat glosář termínů, přehled zkratek a zkratek nebo jiných sekcí, které dále popisují podrobnosti spojené s úspěšným dokončením projektu.

Jak napsat prohlášení o práci

Můžete využít svůj rozsah práce do prohlášení o práci pro lepší odpovědnost s externími partnery. Důkladné, podrobné a přesné prohlášení o práci mohou zarovnat týmy na všech detailech projektu.

Pokud je prohlášení o práci nejasné, může vést k záměně mezi oběma zúčastněnými stranami. To je důvod, proč je klíč, aby měl všechny úkoly a podrobnosti jasně nastínily.

Níže jsou uvedeny některé strategie při přípravě prohlášení o práci:

Rozbít projekt do fází.Jeden dlouhý seznam úkolů může snadno vypadat ohromující. Prolomením projektu do jednotlivých fází můžete trvat určitý tlak z vašeho týmu a zúčastněných stran.

Napište krátké a jasné věty.Psaní v krátkých a jasných větách se minimalizuje prostor pro nesprávnou interpretaci. Pokud plánujete použít zkratky nebo zkratky, uveďte glosář, takže každý chápe, o čem stojí.

Vysvětlit účel projektu.Cíle projektu a účel projektu pomáhají zainteresovaným stranám pochopit, proč tyto projektu záleží.

Definujte cíl projektu a jak se k němu dostat.Jasně definovaný cíl vám pomůže zůstat na trati. To vám také pomůže vyhnout se potenciálním chybným interpretacím konečného cíle a kroky k dosažení.

Definujte míry projektu a úspěch dohromady.Včetně zúčastněných stran a váš tým v procesu psaní může vytvořit základ pro hladkou a úspěšnou spolupráci.

Nastavte jasné, jednoduché a měřitelné hranice.Jasně definovat hranice, jako je rozsah projektu, cíle a klíčové fáze, vám mohou pomoci vyhnout se spání na lince. Zahrnout kvantifikovatelné hranice, takže neexistuje prostor pro nesprávnou interpretaci.

Vždy spusťte své prasnice svým právním týmem.To zajišťuje, že výše uvedené vše bylo provedeno dobře a důkladně. Třetí strana, stejně jako váš interní právní tým, může odhalit potenciálně rizikové sekce a pomoci vám a váš tým revidovat.

Vzdělávat svůj tým a pravidelně kontrolujte.Jakmile je prohlášení o práci dokončena a odhlášena, ujistěte se, že váš tým a všechny zúčastněné strany jsou vzdělávány na detaily a zůstat v průběhu procesu aktuální. To vám umožní sledovat, zda každý dodržuje dohodnuté podrobnosti.

Vaše prohlášení o práci může pokrýt právní stránku věcí, ale nástroj pro správu projektů vám umožní sledovat procesy a výkony v celém projektu. Jakmile je prohlášení o práci dokončena, převést všechny důležité informace, úkoly a termíny do vašehoplán projektuSpojit se a spolupracovat se svým týmem a zúčastněnými stranami v reálném čase.

Co tvoří prasnice?

Prohlášení o práci se obecně skládá z 13 sekcí. Každá sekce pokrývá konkrétní aspekt projektu a řeší zúčastněné strany. V závislosti na vašem odvětví a rozsahu vašeho projektu může mít prohlášení o práci více či méně sekcí.

Obraťte se na interní právní tým při přípravě prohlášení o práci s normami a zvláštními požadavky vašeho průmyslu, organizace, klienta, dodavatele nebo jiných zúčastněných stran.

Například prohlášení o práci může obsahovat následující sekce:

1. Úvod

Na začátku prohlášení o práci je obecně stručný úvod, takže někdo čtení dokumentu ví, o čem je projekt a kdo je zapojen.

2. Účel projektu

Druhá část definuje důvod projektu. Tato sekce je typicky obrysemcíle projektuA Účelem projektu, který by čtenář poskytl lepší pochopení, proč tyto záležitosti projektu.

3. Rozsah práce

Rozsah práce bude pravděpodobně nejpodrobnější sekce ve výkazu práce. Tato sekce pokrývá, jak plánujete dosáhnout cílů projektu.

4. Umístění práce

Ve čtvrté sekci budete typicky definovat umístění projektu. Například bude projekt nastaven ve vzdáleném prostředí nebo se musíte setkat na stránkách, takže členové týmu mohou projekt dokončit?

5. Podrobné úkoly

Poté se zasít zlomí rozsahu projektu do menších úkolů, které je třeba dokončit. Tato část obsahuje informace, které pomohou všem zúčastněným stranám pochopit konkrétní kroky, které potřebují, aby se k úspěšnému dokončení projektu. V závislosti na rozsahu prací, tento oddíl může zahrnovat Členění práce struktura (WBS)vizualizovat jednotlivé úkoly a aby tato část stravitelnější pro čtenáře.

6. Milníky

Kromě toho, včetně podrobnosti úkolu, výkaz práce může zahrnovat část definovat žádné měřitelné milníky projektu. Tato část může pomoci další rozčlenění projektu do více zvládnutelné kousky a také dát všem zúčastněným stranám možnost, aby dosáhli svých cílů včas.

7. Dodávky

Tato část obsahuje všechny očekávaných přínosů, včetně jejich splatnosti. Obvykle tato část bude obsahovat konkrétní, měřitelné výstupy, které neponechává žádný prostor pro nesprávný výklad.

8. Časový rozvrh

Zde je plán může zahrnovat splatnosti jednotlivých výstupů, množství času, které budou použity na každý úkol, a všechny zúčtovatelné hodin. Tato část obsahuje zpravidla také příslušné časové osy, včetně počátečního a koncového data pro každý úkol.

9. Standardy a testování

Jakékoliv průmysl-specifické standardy, které se vztahují k projektu budou vysvětleny a uvedeny zde. Prasnici se bude týkat všech testovacích fází, které jsou nutné pro úspěšné dokončení projektu. Každá testovací fáze by měla obsahovat informace o tom, kdo se podílí na projektu, potřebných zdrojů a zařízení, a v jaké fázi testování proběhne.

Definice 10. Úspěch

Tato část obsahuje informace, které jasně definuje, co zúčastněné strany považují za úspěšný projekt. Typicky účastníků projektu se podílejí na tvorbě této části, aby bylo zajištěno, že všechny strany se shodují na tom, co je cílem projektu.

11. Požadavky

V tomto bodě, výkaz práce může uvést jakékoliv zvláštní nebo specifické požadavky projektu a práce. To může zahrnovat vybavení, které je nezbytné pro projekty, certifikace, který má váš tým získat, nebo bezpečnostní prověrky, že dodavatelé musí projít.

12. Platby

Tato část může zahrnovat veškeré náklady spojené s projektem. Cokoliv z vnějších nákladů, které vznikají v průběhu etap projektu na náklady práce jsou obvykle uvedeny zde.

Platební kalendář a jak se platby budou provedeny může také být vysvětlena v této kapitole. Můžete uvést, zda máte v plánu zaplatit dopředu, po každém milníku, nebo po úspěšném doručení. Obecně platí, že platební podmínky jsou buď zřízena podle plánu, nebo milník dodání. Koordinovat se svými právními a finančními týmy rozhodnout, co je nejlepší pro vaši konkrétní situaci.

13. Ostatní

Něco relevantní pro projekt, který dosud nebyl uveden měly být zahrnuty do této sekce. To se liší v závislosti na odvětví, ale to může zahrnovat náklady spojené s dopravou či požadavky, obavy o bezpečnost, softwarové nebo hardwarové omezení a podporu post-projektu a testování.

Poraďte se se svým vnitřním právním týmem tak, aby vám pomohou pokrýt vše, co je relevantní pro projekt v této části.

Použijte rozsah prací, aby se zabránilo rozsah tečení

Ať už pomocí příkazu prací nebo rozsah práce, která má definovat své cíle projektu, budou tyto dokumenty mít zásadní význam pro udržení svého týmu a veškeré zainteresované strany zapojeny odpovědný za jejich práci a výkon.

Přilnou k vaší působnosti pracovního dokumentu, jak je nejlépe, jak je možné, aby se zabránilorozsah tečení, Tím se zajistí, že váš projekt je včas a splní vaše očekávání.

Sladit svůj rozsah prací se softwarem pro správu projektů bude mít svůj tým na správné cestě a pomůže dosáhnout vašich cílů.