कार्य का दायरा बनाम कार्य का विवरण: क्या अंतर है?

सारांश

जबकि काम के दोनों गुंजाइश और काम के बयान को अक्सर बोने के रूप में संक्षिप्त किया जाता है, वे एक ही बात नहीं हैं। कार्य का एक दायरा कार्य दस्तावेज के बयान का एक सबसेट है जो बताता है कि परियोजना लक्ष्य कैसे प्राप्त किए जाएंगे। इन दो दस्तावेजों के बीच मतभेदों के बारे में और जानने के लिए पढ़ना जारी रखें और आपको प्रत्येक में क्या शामिल करना चाहिए।

कभी-कभी आपको एक परियोजना पर बाहरी सहायता की आवश्यकता होती है क्योंकि आपके संसाधन की आवश्यकता आपकी आंतरिक क्षमताओं को पार कर जाती है। ठेकेदारों, एजेंसियों या विक्रेताओं के बाहर भर्ती करते समय, काम का एक दायरा या काम का बयान एक सफल परियोजना सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है,प्रभावी संचार, और समय पर वितरण।

लेकिन काम के दायरे और काम के बयान के बीच वास्तव में क्या अंतर है और इन दस्तावेजों में क्या जाता है? इस लेख में, हम बताएंगे कि इन दो दस्तावेजों को अलग कैसे करें और वे मूल्यवान परियोजना प्रबंधन उपकरण क्यों हैं।

नोट यह कानूनी सलाह लेने का इरादा नहीं है, और आपको अपनी स्थिति के लिए सर्वोत्तम काम करने वाले दृष्टिकोण को निर्धारित करने के लिए अपनी आंतरिक कानूनी टीम से परामर्श लेना चाहिए।

काम का दायरा बनाम कार्य का विवरण

जबकि काम के दोनों गुंजाइश और काम के बयान को अक्सर बोने के रूप में संक्षिप्त किया जाता है, वे एक ही बात नहीं हैं।

काम का एक दायरा महत्वपूर्ण व्यावसायिक विचारों और परियोजना लक्ष्यों को परिभाषित और साझा करने के लिए एक उपकरण है। आपकी परियोजना की जरूरतों के आधार पर, आपको केवल काम के एक स्टैंडअलोन स्कोप की आवश्यकता हो सकती है। यदि आपकी टीम बाहरी ग्राहक या एजेंसी के साथ काम कर रही है, तो आप तब काम का बयान बनाने का फैसला कर सकते हैं। यह बाहरी-सामना करने वाला दस्तावेज़ प्रोजेक्ट के डिलिवरेबल्स, आवश्यकताओं, लक्ष्यों, अनुसूची और लागतों की एक व्यापक रूपरेखा है, और परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए क्या करने की आवश्यकता के विस्तृत कथा के साथ आपकी परियोजना टीम और हितधारकों को प्रदान करता है।

आइए काम के दायरे से शुरू होने वाले दोनों दस्तावेजों पर अधिक गहराई से देखें।

काम का दायरा क्या है?

काम का एक दायरा आपकी टीम को समझने में मदद करने के लिए एक गाइड है जो एक परियोजना करता है और कवर नहीं करता है। काम का दायरा आमतौर पर परियोजना की जरूरतों पर चर्चा करता है और बताता है कि एक परियोजना के लक्ष्यों को कैसे पूरा किया जाएगा। यह दस्तावेज़ आमतौर पर उस कार्य को रेखांकित करेगा जो आप परियोजना के दौरान किए जा रहे हैं और डिलिवरेबल्स, टाइमलाइन, मील का पत्थर और रिपोर्टों पर विवरण शामिल करेंगे।

यदि आपके प्रोजेक्ट को काम के बयान की आवश्यकता नहीं है तो काम का एक दायरा अकेले खड़ा हो सकता है। यह तय करने के लिए कि क्या आपको काम के बयान में काम के अपने दायरे का विस्तार करने की आवश्यकता है, यह तय करने के लिए अपनी आंतरिक कानूनी टीम के साथ काम करें।

काम का दायरा कब सहायक हो सकता है?

काम का एक दायरा एक अच्छी तरह से योजनाबद्ध परियोजना की नींव है और इसे आसानी से चलाने में मदद कर सकती है। यह दस्तावेज़ आपकी टीम और परियोजना हितधारकों को परियोजना आवश्यकताओं पर सहमत होने और संभावित जोखिमों की पहचान करने में मदद कर सकता है जो संभावित और समय पर पूरा होने से रोक सकते हैं।

उदाहरण के लिए, काम के दायरे को तैयार करते समय, आपकी टीम देख सकती है कि किसी कार्य की निर्धारित डिलीवरी एक सतत अलग कार्य के साथ संघर्ष करती है। फिर आप समयरेखा में बदलाव कर सकते हैं और तदनुसार काम के दायरे को समायोजित कर सकते हैं।

काम का एक दायरा समय सीमा को प्रभावित करने, बैकलॉग, या अतिरिक्त खर्चों से बचने में मदद के लिए परियोजना डिलिवरेबल्स पर आपकी टीम को संरेखित करने में मदद कर सकता है।

काम का विवरण क्या है (बो)?

कार्य दस्तावेज का एक बयान दो पक्षों के बीच एक कार्य समझौता है जो परियोजना उद्देश्यों पर संरेखित करने के लिए सहायक है। एक बोना काम के आपके दायरे पर बनाता है। यह दस्तावेज़ आमतौर पर एक परियोजना की शुरुआत में तैयार किया जाता है और परियोजना उद्देश्यों से विस्तृत कार्य, परियोजना लागत और अनुसूची आदि के लिए सबकुछ परिभाषित कर सकता है।

वे अक्सर बाहरी परियोजनाओं के लिए उपयोग किए जाते हैं और आपके संगठन और ग्राहक, खरीदार, एजेंसी, या ठेकेदार के बीच अनुबंध के रूप में कार्य करते हैं। उदाहरण के लिए, आपको एक परियोजना के लिए बाहरी डिजाइन एजेंसी के साथ सहयोग करते समय या बड़े पैमाने पर निर्माण परियोजना पर ठेकेदार के साथ काम करते समय काम का बयान तैयार करने की आवश्यकता हो सकती है।

कार्य दस्तावेजों के कुछ सबसे जटिल बयान सरकारी अनुबंधों के लिए लिखे गए हैं और आमतौर पर आरएफपी (प्रस्ताव के लिए अनुरोध) या आरएफक्यू (उद्धरण के लिए अनुरोध) का हिस्सा हैं।

आप दो अलग-अलग विभागों के सहयोग के दौरान आंतरिक परियोजनाओं के लिए काम के बयान का भी उपयोग कर सकते हैं।

निम्नलिखित पार्टियों को आम तौर पर एक बोना मिलता है:

प्रोजेक्ट मैनेजर या लीड

ठेकेदार और सहयोगी

अनुबंध में शामिल हर कोई

यह तय करने के लिए कि क्या या जब कोई परियोजना के बयान से लाभ हो सकता है तो अपनी आंतरिक कानूनी टीम के साथ जांचें।

काम का एक बयान कब सहायक हो सकता है?

एक प्रभावी परियोजना प्रबंधन उपकरण के साथ संयुक्त एक अच्छी तरह से लिखित बो आपको एक सफल परियोजना के लिए सेट कर सकते हैं। यह दस्तावेज़ आपकी टीम और उस पार्टी को प्रबंधित करने और दस्तावेज अपेक्षाओं की सहायता करने में मदद करता है। यह परियोजना का एक कथा विवरण है जो विवादों और गलतफहमी से बचने में मदद कर सकता है।

परियोजना के अंत में, परिणाम इस दस्तावेज़ पर वापस प्रतिबिंबित किए जाएंगे ताकि यह सत्यापित किया जा सके कि अंतिम प्रदर्शन बोझ गया है। आपके अनुबंध और आपकी कानूनी टीम की सलाह के आधार पर, इसमें अतिरिक्त प्रभाव हो सकता है, जैसे कि आपका संगठन पूर्ण रूप से भुगतान किया जाएगा, बोनस प्राप्त करेगा, या दंड भुगतना होगा।

काम का एक दायरा कैसे लिखें

काम का एक अच्छा दायरा महत्वपूर्ण व्यावसायिक विचारों की पहचान करने और परियोजना के हितधारकों के साथ अपने परियोजना उद्देश्यों और विवरणों को साझा करने में आपकी सहायता करता है।

काम के दायरे के करीब होने पर बहुत से लोग ध्यान में रखते हैं:

विशिष्ट होना।सटीक और स्पष्ट भाषा का उपयोग करें ताकि हर कोई परियोजना आवश्यकताओं और अपेक्षित परिणामों के बारे में एक ही पृष्ठ पर हो। मापने योग्य डिलिवरेबल्स, मील का पत्थर, और कार्य सूचीबद्ध करने से आप बाद में भ्रम से बचने में मदद कर सकते हैं।

दृश्यों का प्रयोग करें।एक काम ब्रेकडाउन संरचना की तरह दृश्यों में शामिल सभी के लिए पचाने के लिए जानकारी को आसान और तेज़ करना आसान बनाता है। वे आपको और आपकी टीम को बाधाओं जैसे जोखिमों का पता लगाने की अनुमति भी देते हैं जो लाइन पर आपके प्रोजेक्ट के सफल और समय पर पूरा हो सकते हैं।

हितधारकों के साथ सहयोग करें।हमने पहले ही उल्लेख किया है कि आपको इस प्रक्रिया के दौरान अपनी कानूनी टीम से सलाह लेनी चाहिए। इस विशिष्ट कार्य के लिए, हितधारकों के साथ सहयोग करने से आपको लंबे समय तक समय बचा सकता है। इस तरह, आप शुरुआत से जुड़े हुए सभी को प्राप्त करके कली में भविष्य के गलतफहमी को निपटा सकते हैं।

दो नहींस्कोप प्रबंधन योजनाएंएक ही दिखता है। आपको इसमें शामिल होना चाहिए और गहराई में इस अनुभाग को हर उद्योग और परियोजना के लिए कितना अलग दिखना चाहिए। संदेह में, मार्गदर्शन के लिए अपनी आंतरिक कानूनी टीम से जांचें।

निम्नलिखित खंड आमतौर पर काम का एक दायरा बनाते हैं:

वितरणयोग्य

इस अनुभाग में कार्य के दायरे में उत्पाद या सेवा को शामिल किया गया है जो परियोजना प्रदान करने जा रहा है। यह वह जगह है जहां एक काम टूटने की संरचना आसान हो जाएगी।

समय

एक समयरेखा को शामिल करें यागैंट चार्टयह आपके प्रोजेक्ट के प्रमुख चरणों का सटीक वर्णन करता है। यह खंड दृश्य के रूप में कार्य करता हैप्रोजेक्ट रोडमैपशुरुआत से ही खत्म होने वाली परियोजना में आपकी टीम और हर किसी को अग्रणी।

मील का पत्थर

काम के एक दायरे के समान, मील का पत्थर आपको अधिक पचाने वाले हिस्सों में अपनी परियोजना को तोड़ने में मदद करता है। निगरानी प्रगति करने और अपनी टाइमलाइन पर चिपकने के लिए अपने प्रोजेक्ट के लिए सभी मील का पत्थर लिखें एक आसान काम।

रिपोर्टिंग

काम के एक दायरे में आम तौर पर कोई भी रिपोर्ट शामिल होती है जिसे आप पूरे परियोजना में उत्पन्न करेंगे। चाहे वह एक होस्थिति रिपोर्टग्राहक के लिए, एक प्रगति रिपोर्ट जो आप विक्रेता से पूछताछ कर रहे हैं, या बजट और प्रदर्शन के बीच अंतर का विश्लेषण करने के लिए एक वित्तीय रिपोर्ट, इन सभी दस्तावेजों के बारे में विवरण शामिल हैं, जो उन्हें बनाएंगे, और जब वे होने के लिए निर्धारित होंगे पहुंचा दिया।

ये रिपोर्ट पूरे परियोजना में संचार का साधन होंगे और परियोजना के प्रदर्शन पर अद्यतन रहने के लिए आवश्यक डेटा और जानकारी के साथ शामिल सभी पार्टियों को प्रदान करेंगे।

कार्य दस्तावेजों के कुछ दायरे में शर्तों की एक शब्दावली, शब्दकोष और संक्षिप्तीकरण का एक सिंहावलोकन, या अन्य अनुभाग परियोजना के सफल समापन से जुड़े विवरणों का वर्णन करने के लिए और शामिल हो सकते हैं।

काम का एक बयान कैसे लिखें

आप बाहरी भागीदारों के साथ बेहतर जवाबदेही के लिए काम के बयान में काम के अपने दायरे का लाभ उठा सकते हैं। एक पूर्ण, विस्तृत, और काम का सटीक बयान सभी परियोजना विवरणों पर टीमों को संरेखित कर सकता है।

यदि काम का एक बयान अस्पष्ट है, तो यह दोनों शामिल पार्टियों के बीच भ्रम पैदा कर सकता है। यही कारण है कि सभी कार्यों और विवरणों को स्पष्ट रूप से उल्लिखित करना महत्वपूर्ण है।

काम के बयान तैयार करते समय विचार करने के लिए कुछ रणनीतियां नीचे दी गई हैं:

प्रोजेक्ट को चरणों में तोड़ दें।कार्यों की एक लंबी सूची आसानी से भारी दिख सकती है। व्यक्तिगत चरणों में परियोजना को तोड़कर, आप अपनी टीम और हितधारकों को कुछ दबाव ले सकते हैं।

लघु और स्पष्ट वाक्यों में लिखें।लघु और स्पष्ट वाक्यों में लेखन गलत व्याख्या के लिए कमरे को कम करेगा। यदि आप शब्दकोष या संक्षेपों का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं, तो एक शब्दावली शामिल करें ताकि हर कोई समझता है कि वे किसके लिए खड़े हैं।

परियोजना के उद्देश्य की व्याख्या करें।परियोजना उद्देश्यों और परियोजना उद्देश्य हितधारकों को समझने में मदद करते हैं कि यह परियोजना क्यों मायने रखती है।

परियोजना के लक्ष्य को परिभाषित करें और इसे कैसे प्राप्त करें।एक स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य आपको ट्रैक पर रहने में मदद करेगा। यह आपको अंतिम लक्ष्य के संभावित गलत व्याख्याओं और इसे प्राप्त करने की दिशा में कदमों से बचने में भी मदद करेगा।

परियोजना मील का पत्थर और सफलता को एक साथ परिभाषित करें।लेखन प्रक्रिया में हितधारकों और आपकी टीम सहित एक चिकनी और सफल सहयोग के लिए नींव बना सकते हैं।

स्पष्ट, सरल, और मापनीय सीमाएं सेट करें।परियोजना के दायरे, लक्ष्यों और प्रमुख चरणों की तरह सीमाओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना, आपको लाइनों को विभाजित करने से बचने में मदद कर सकता है। मात्रात्मक सीमाओं को शामिल करें ताकि गलत व्याख्या के लिए कोई जगह न हो।

हमेशा अपनी कानूनी टीम द्वारा अपनी बोनी चलाएं।यह सुनिश्चित करता है कि ऊपर वर्णित सब कुछ अच्छी तरह से और अच्छी तरह से निष्पादित किया गया था। एक तीसरी पार्टी, आपकी आंतरिक कानूनी टीम की तरह, संभावित जोखिम भरे खंडों को उजागर कर सकती है और आपकी सहायता करने में आपकी सहायता करती है।

अपनी टीम को शिक्षित करें और नियमित रूप से जांच करें।एक बार काम का बयान समाप्त हो जाने पर और हस्ताक्षर किए जाने के बाद, सुनिश्चित करें कि आपकी टीम और सभी हितधारकों को विवरणों पर शिक्षित किया गया है और पूरे प्रक्रिया में अद्यतित रहते हैं। यह आपको यह निगरानी करने की अनुमति देता है कि क्या हर कोई सहमत विवरण का पालन कर रहा है या नहीं।

आपके काम का कथन चीजों के कानूनी पक्ष को कवर कर सकता है लेकिन एक परियोजना प्रबंधन उपकरण आपको पूरे परियोजना में प्रक्रियाओं और प्रदर्शनों का ट्रैक रखने की अनुमति देगा। एक बार काम का बयान पूरा हो जाने के बाद, सभी महत्वपूर्ण जानकारी, कार्य, और समय सीमा को अपने में स्थानांतरित करेंपरियोजना योजनावास्तविक समय में अपनी टीम और हितधारकों के साथ जुड़ने और सहयोग करने के लिए।

क्या बोता है?

काम के एक बयान में आम तौर पर 13 वर्ग होते हैं। प्रत्येक खंड में परियोजना के एक विशिष्ट पहलू को शामिल किया गया है और इसमें शामिल हितधारकों को संबोधित किया गया है। आपके उद्योग और आपके प्रोजेक्ट के दायरे के आधार पर, काम के बयान में अधिक या कम अनुभाग हो सकते हैं।

अपने उद्योग, संगठन, ग्राहक, ठेकेदार, या अन्य हितधारकों के मानकों और विशेष आवश्यकताओं के साथ संरेखित करने के लिए काम के बयान का मसौदा तैयार करते समय अपनी आंतरिक कानूनी टीम से परामर्श लें।

उदाहरण के लिए, काम के एक बयान में निम्नलिखित खंड शामिल हो सकते हैं:

1। परिचय

काम के एक बयान की शुरुआत में, आमतौर पर एक संक्षिप्त परिचय होता है ताकि दस्तावेज़ पढ़ने वाले किसी भी व्यक्ति को पता है कि परियोजना किस बारे में है और कौन शामिल है।

2. परियोजना उद्देश्य

दूसरा खंड परियोजना के कारण को परिभाषित करता है। यह खंड आमतौर पर एक रूपरेखा हैपरियोजना के उद्देश्योंऔर पाठक को यह परियोजना बेहतर समझने के लिए परियोजना का उद्देश्य बेहतर समझने के लिए।

3. काम का दायरा

काम का दायरा काम के बयान में सबसे विस्तृत अनुभाग होने की संभावना है। यह खंड शामिल है कि आप परियोजना लक्ष्यों को पूरा करने की योजना कैसे बनाते हैं।

4. काम का स्थान

चौथे खंड में, आप आमतौर पर परियोजना के स्थान को परिभाषित करेंगे। उदाहरण के लिए, क्या परियोजना को दूरस्थ वातावरण में सेट किया जाएगा या क्या आपको साइट पर मिलने की ज़रूरत है ताकि आपकी टीम के सदस्य परियोजना को पूरा कर सकें?

5. विस्तृत कार्य

फिर, बोई परियोजना के दायरे को छोटे कार्यों में तोड़ देगा जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। इस खंड में सभी शामिल पार्टियों को सफलतापूर्वक परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक विशिष्ट चरणों को समझने में सहायता के लिए जानकारी शामिल है। काम के दायरे के आधार पर, इस खंड में एक शामिल हो सकता है कार्य ब्रेकडाउन संरचना (डब्लूबीएस)व्यक्तिगत कार्यों को देखने और पाठक के लिए पचाने के लिए इस अनुभाग को आसान बनाने के लिए।

6. मील का पत्थर

कार्य विवरण सहित, कार्य के बयान में किसी भी मापनीय परियोजना मील का पत्थर परिभाषित करने के लिए एक अनुभाग शामिल हो सकता है। यह खंड परियोजना को और अधिक प्रबंधनीय हिस्सों में और अधिक प्रबंधित करने में मदद कर सकता है और सभी पार्टियों को समय पर अपने लक्ष्यों तक पहुंचने का मौका भी दिया जा सकता है।

7. डिलिवरेबल्स

इस खंड में उनकी देय तिथियों सहित सभी अपेक्षित डिलिवरेबल्स सूचीबद्ध हैं। आम तौर पर, इस खंड में विशिष्ट, मात्रात्मक वितरण योग्य शामिल होंगे जो गलत व्याख्या के लिए किसी भी कमरे को नहीं छोड़ते हैं।

8. अनुसूची

यहां, शेड्यूल में डिलिवरेबल्स की देय तिथियां शामिल हो सकती हैं, प्रत्येक कार्य पर खर्च किए जाने वाले समय की मात्रा, और किसी भी बिल योग्य घंटे शामिल हो सकते हैं। इस खंड में आमतौर पर प्रत्येक कार्य के लिए प्रारंभ और समाप्ति तिथि सहित प्रासंगिक समयरेखा भी शामिल होती है।

9. मानकों और परीक्षण

परियोजना पर लागू होने वाले किसी भी उद्योग-विशिष्ट मानकों को समझाया और यहां सूचीबद्ध किया जाएगा। बोना सभी परीक्षण चरणों का उल्लेख करेगा जो परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक हैं। प्रत्येक परीक्षण चरण में परियोजना, आवश्यक संसाधनों और उपकरणों में शामिल होने के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए, और परीक्षण किस चरण में होगा।

10. सफलता की परिभाषा

इस खंड में ऐसी जानकारी शामिल है जो स्पष्ट रूप से परिभाषित करती है कि हितधारकों ने एक सफल परियोजना को समझा है। आम तौर पर, परियोजना हितधारकों को यह सुनिश्चित करने के लिए इस खंड को क्राफ्ट करने के साथ शामिल होते हैं कि सभी पक्ष इस बात पर सहमत हैं कि परियोजना के लिए लक्ष्य क्या है।

11. आवश्यकताएं

इस बिंदु पर, काम का बयान किसी विशेष या विशिष्ट परियोजना और कार्य आवश्यकताओं को सूचीबद्ध कर सकता है। इसमें परियोजनाओं के लिए आवश्यक उपकरण शामिल हो सकते हैं, प्रमाणन जो आपकी टीम को अधिग्रहण करना है, या ठेकेदारों को पास करने के लिए सुरक्षा मंजूरी मिलनी हैं।

12. भुगतान

इस खंड में परियोजना से जुड़ी कोई भी लागत शामिल हो सकती है। श्रम की लागत के लिए परियोजना चरणों में अर्जित बाहरी खर्चों से कुछ भी आमतौर पर यहां सूचीबद्ध किया जाता है।

भुगतान अनुसूची और भुगतान कैसे किया जाएगा इस खंड में भी समझाया जा सकता है। आप बता सकते हैं कि आप प्रत्येक मील का पत्थर के बाद, या सफल वितरण के बाद आगे का भुगतान करने की योजना बना रहे हैं या नहीं। आम तौर पर, भुगतान शर्तों को या तो अनुसूची द्वारा या डिलिवरेबल के मील का पत्थर द्वारा सेट किया जाता है। अपनी विशिष्ट स्थिति के लिए सबसे अच्छा क्या है यह तय करने के लिए अपनी कानूनी और वित्त टीमों के साथ समन्वय करें।

13. अन्य

उस परियोजना के लिए प्रासंगिक कुछ भी जिसे सूचीबद्ध नहीं किया गया है, को इस खंड में शामिल किया जाना चाहिए। यह उद्योग के आधार पर अलग-अलग होगा, लेकिन इसमें यात्रा वेतन या आवश्यकताओं, सुरक्षा चिंताओं, सॉफ्टवेयर या हार्डवेयर प्रतिबंध, और परियोजना-परियोजना समर्थन और परीक्षण शामिल हो सकते हैं।

अपनी आंतरिक कानूनी टीम के साथ जांचें ताकि वे इस खंड में परियोजना के लिए प्रासंगिक सबकुछ को कवर करने में आपकी सहायता कर सकें।

स्कोप रेंगने से बचने के लिए काम के एक गुंजाइश का उपयोग करें

चाहे आप अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को परिभाषित करने के लिए काम के बयान या काम के एक बयान का उपयोग कर रहे हों, ये दस्तावेज आपकी टीम को रखने में महत्वपूर्ण होंगे और किसी भी हितधारकों को उनके काम और प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार ठहराया जाएगा।

कार्य दस्तावेज के अपने दायरे का पालन करें जितना आप से बच सकते हैंलक्ष्य में बदलाव। यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी परियोजना समय पर वितरित की गई है और आपकी अपेक्षाओं को पूरा करती है।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ काम के अपने दायरे को संरेखित करना आपकी टीम को ट्रैक पर रखेगा और आपको अपने लक्ष्यों तक पहुंचने में मदद करेगा।