İşin Kapsamı Vs. İş Beyanı: Fark nedir?

Özet

Hem işin kapsamı hem de çalışma beyanı ekince sık sık kısaltılırken, aynı şey değiller. Bir çalışma kapsamı, proje hedeflerinin nasıl elde edileceğini açıklayan iş belgesi tablosunun bir alt kümesidir. Bu iki belge arasındaki farklar hakkında daha fazla bilgi edinmek ve her birine dahil etmeniz gerekenler.

Bazen bir projede dış yardıma ihtiyacınız var, çünkü kaynaklarınızın ihtiyaç duydukları iç kapasitelerinizi aşıyor. Dış müteahhitleri, ajansları veya satıcıları, bir işin kapsamı veya iş ifadesi işe alındığında başarılı bir proje sağlamaya yardımcı olabilir,etkili iletişimve zamanında teslimat.

Fakat bir çalışma kapsamı ile iş beyanı arasındaki fark nedir ve bu belgelere neler gider? Bu yazıda, bu iki belgenin nasıl ayrılacağını ve neden değerli proje yönetimi araçları olduklarını açıklayacağız.

Not Bunun yasal tavsiye olması amaçlanmamıştır ve durumunuz için en iyi şekilde çalışan yaklaşımı belirlemek için kendi iç yasal ekibinize danışmalısınız.

İşin Kapsamı - İş Beyanı

Hem işin kapsamı hem de çalışma beyanı ekince sık sık kısaltılırken, aynı şey değiller.

Bir iş kapsamı, önemli iş hususlarını ve proje hedeflerini tanımlamak ve paylaşmak için bir araçtır. Projenizin ihtiyaçlarına bağlı olarak, bağımsız bir iş kapsamına ihtiyacınız olabilir. Ekibiniz harici bir müşteri veya ajansla çalışıyorsa, daha sonra bir çalışma beyanı oluşturmaya karar verebilirsiniz. Bu dış cephe belgesi, projenin teslim edilemeleri, gereksinimleri, hedefleri, programı ve maliyetlerinin kapsamlı bir taslağıdır ve proje ekibinize ve paydaşlarınızı, projeyi başarıyla tamamlamak için yapılması gerekenlerin ayrıntılı bir anlatısını sunar.

İşin kapsamından başlayarak, her iki belgeye de daha derinlemesine bir görünüm alalım.

Bir işin kapsamı nedir?

Bir işin kapsamı, ekibinizin bir projenin ne yaptığını anlamalarına yardımcı olması için bir rehberdir. İşin kapsamı tipik olarak proje ihtiyaçlarını tartışır ve bir projenin hedeflerinin nasıl karşılanacağını açıklar. Bu belge genellikle proje sırasında performans göstereceğiniz işi anlatır ve teslimatlar, zaman çizelgesi, kilometre taşları ve raporlar hakkında ayrıntılı bilgi içerir.

Projeniz bir iş ifadesi gerektiriyorsa, bir işin kapsamı tek başına durabilir. Çalışma kapsamınızı bir iş ifadesine genişletmeniz gerektiğine karar vermek için iç hukuk ekibinizle birlikte çalışın.

Bir işin kapsamı ne zaman yardımcı olabilir?

Bir iş kapsamı, iyi planlanmış bir projenin temelidir ve sorunsuz çalışmasına yardımcı olabilir. Bu belge, ekibinizin ve proje paydaşlarınızın proje gereklilikleri üzerinde hemfikir olmalarına yardımcı olabilir ve başarılı ve zamanında tamamlanmasını önleyebilecek olası riskleri belirleyebilir.

Örneğin, işin kapsamını hazırlarken, ekibiniz bir görevin planlanan tesliminin devam eden ayrı bir görevle çakıştığını fark edebilir. Daha sonra zaman çizelgesinde değişiklik yapıp işin kapsamını buna göre ayarlayabilirsiniz.

Bir işin kapsamı, teslim tarihlerini vurmanıza, gözden kaçırmaktan veya eklenen harcamalardan kaçınmak için ekibinizi proje teslim kabiliyetlerine hizalamaya yardımcı olabilir.

Bir iş ifadesi nedir (ekmek)?

Çalışma belgesi beyanı, proje hedeflerine hizalamak için yardımcı olan iki taraf arasında çalışan bir çalışma sözleşmesidir. Bir ekmek iş kapsamınıza göre inşa eder. Bu belge genellikle bir projenin başlangıcında hazırlanır ve proje hedeflerinden her şeyi ayrıntılı görevlere, proje maliyetine ve zamanlamaya ve daha fazlasını tanımlayabilir.

En sık dış projeler için kullanılır ve kuruluşunuz ile işe alındığınız müşteri, alıcı, ajans veya müteahhitlik arasında bir sözleşme görevi görürler. Örneğin, bir proje için harici bir tasarım ajansı ile işbirliği yaparken veya büyük ölçekli bir bina projesinde bir müteahhit ile çalışırken bir çalışma beyanı çizmeniz gerekebilir.

Çalışma belgelerinin en karmaşık ifadelerinden bazıları hükümet sözleşmeleri için yazılmıştır ve tipik olarak RFP'nin (teklif talebi) veya RFQ (teklif talebi).

İki farklı bölüm işbirliği yapıldığında dahili projeler için bir çalışma bildirimi de kullanabilirsiniz.

Aşağıdaki taraflar genellikle bir ekmek alır:

Proje Yöneticisi veya Kurşun

Müteahhitler ve İşbirlikçiler

Sözleşmeye katılan herkes

Bir projenin çalışma beyanından faydalanabileceğine karar vermek için dahili yasal ekibinize danışın.

Bir çalışma beyanı ne zaman yardımcı olabilir?

Etkili bir proje yönetimi aracıyla birleştirilmiş iyi yazılmış bir ekmek, başarılı bir proje için sizi ayarlayabilir. Bu belge, ekibinize ve işe alındığınız partinize ve beklentileri yönetmenize yardımcı olur. Anlaşmazlıklardan ve yanlış anlamaların önlenmesine yardımcı olabilecek projenin anlatı açıklamasıdır.

Projenin sonunda, sonuçlar son performansın ekmekle tanıştığını doğrulamak için bu belgeye geri dönülecektir. Sözleşmenize ve yasal ekibinizin tavsiyelerinize bağlı olarak, kuruluşunuzun tam olarak ödenmesi, bonus alıp almayacağı veya cezalar çekip vermeyeceği gibi ek bir etkiye sahip olabilir.

Bir iş kapsamı nasıl yazılır

İyi bir iş kapsamı, önemli iş hususlarını tanımlamanıza yardımcı olur ve proje hedeflerinizi ve detaylarınızı proje paydaşlarıyla paylaşmanıza yardımcı olur.

Birçok insan bir iş kapsamına yaklaşırken aşağıdakileri aklınızda bulunduruyor:

Açık ol.Kesin ve net bir dil kullanın, böylece herkes proje gereksinimleri ve beklenen sonuçlar hakkında aynı sayfada. Ölçülebilir teslimatları, kilometre taşlarını ve görevleri listeleme, daha sonra karışıklıktan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Görselleri kullanın.Bir iş arızası yapısı gibi görseller, ilgili herkesin için sindirilmesi kolay ve daha hızlı bilgi verir. Ayrıca, ekibinizin, projenizin başarılı ve zamanında tamamlanmasını sağlayabilecek darboğazlar gibi riskleri tespit etmelerine izin verirler.

Paydaşlarla işbirliği yapmak.Bu süreçte yasal ekibinizden tavsiye almanız gerektiğini zaten belirttik. Bu özel görev için, paydaşlarla işbirliği yapmak sizi uzun vadede size zaman kazandırabilir. Bu şekilde, baştan herkesin dahil ederek bu tomurcuktaki gelecekteki yanlış anlamaları nip tutabilirsiniz.

Hayır ikiKapsam Yönetimi Planlarıaynı görünmek. Dahil ettirmeniz gerekenler ve bu bölümde ne kadar derinlemesine olması gerektiği her endüstri ve proje için çok farklı görünecektir. Şüphe durumunda, rehberlik için iç hukuk ekibinize danışın.

Aşağıdaki bölümler genellikle bir iş kapsamını oluşturur:

Teslimat

Çalışma kapsamındaki bu bölüm, projenin teslim edeceği ürün veya hizmeti kapsar. İşte bir iş arızası yapısının kullanışlı olduğu yer burasıdır.

Zaman çizelgesi

Zaman çizelgesini veyaGantt şemasıBu, projenizin ana aşamalarını tam olarak açıklar. Bu bölüm görsel olarak hizmet vermektedir.Proje Yol HaritasıEkibinize ve projeye katılan herkesi baştan sona başladılar.

Kilometre taşları

Bir iş kapsamına benzer şekilde, kilometre taşları, projenizi daha sindirilebilir parçalarda parçalamanıza yardımcı olur. Projenizin ilerlemesini izlemeyi ve zaman çizelgenize yapışmasını kolay bir şekilde yapıştırmak için tüm kilometre taşlarını yazın.

Raporlama

Bir iş kapsamı tipik olarak proje boyunca üretileceğiniz raporları da içerir. Bunun olsundurum RaporuMüşteriye, satıcıdan ya da bütçeler ve performans arasındaki farkı analiz etmek için bir finansal raporla ilgili bir ilerleme raporu, bunları oluşturacak olan tüm bu belgeler hakkında ayrıntılı bilgi içerir ve zamanlar teslim edilmiş.

Bu raporlar, proje boyunca bir iletişim aracı olacak ve projenin performansı hakkında güncel kalmaları için gereken veriler ve bilgilere dahil olan tüm tarafları sağlamak.

Bazı iş belgelerinin bir kapsamı, terimlerin bir sözlüğünü, kısaltmaların ve kısaltmalara genel bir bakış veya projenin başarılı bir şekilde tamamlanması ile ilişkili detayları açıklayan diğer bölümleri içerebilir.

Bir İş Beyanı Nasıl Yazılır

İş kapsamınızı harici ortaklar ile daha iyi hesap verebilirlik için bir çalışma beyanına kaldırabilirsiniz. Kapsamlı, ayrıntılı ve doğru bir iş tablosu, tüm proje detaylarındaki takımları hizalayabilir.

Bir çalışma beyanı belirsiz ise, ilgili iki taraf arasında karışıklığa yol açabilir. Bu yüzden tüm görevlere ve ayrıntıların açıkça belirtilmesinin anahtarıdır.

Bir çalışma beyanı hazırlarken dikkate alınacak bazı stratejiler aşağıdadır:

Projeyi aşamalara ayırın.Uzun bir görev listesi kolayca ezici görünebilir. Projeyi bireysel aşamalara ayırarak, ekibinizden ve paydaşlarınızdan bazılarını alabilirsiniz.

Kısa ve net cümleleri yazın.Kısa ve net cümleler yazma, yanlış yorumlama için odayı en aza indirecek. Kısaltmalar veya kısaltmaları kullanmayı planlıyorsanız, bir sözlük ekleyin, böylece herkes ne durduğunu anlar.

Projenin amacını açıklar.Proje hedefleri ve proje amacı, paydaşların neden bu projenin neden olduğunu anlamalarına yardımcı olur.

Projenin amacını ve nasıl ulaşılacağını tanımlayın.Açıkça tanımlanmış bir amaç, yolda kalmanıza yardımcı olacaktır. Bu, nihai hedefin potansiyel yanlış yorumlamalarını ve bunu başarmaya yönelik adımlardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Proje kilometre taşlarını ve başarısını birlikte tanımlayın.Menfaat sahipleri ve ekibinizin yazma sürecindeki ekibiniz dahil, pürüzsüz ve başarılı bir işbirliği için bir temel oluşturabilir.

Açık, basit ve ölçülebilir sınırları ayarlayın.Proje kapsamı, hedefler ve kilit aşamalar gibi sınırları açıkça tanımlamak, hattının aşağısında anlaşmazlıklardan kaçınmanıza yardımcı olabilir. Ölçülebilir sınırları dahil et, böylece yanlış yorumlama için yer yok.

Her zaman ekiminizi yasal ekibiniz tarafından yönetin.Bu, yukarıda belirtilen her şeyin iyi ve iyice çalıştırılmasını sağlar. İç yasal ekibiniz gibi üçüncü bir taraf, potansiyel olarak riskli bölümleri ortaya çıkarabilir ve size ve ekibinizin buna göre revize edilmesine yardımcı olabilir.

Takımınızı eğitin ve düzenli olarak kontrol edin.Çalışma tablosu bittiğinde ve imzalandıktan sonra, ekibinizin ve tüm paydaşların ayrıntılarda eğitildiğinden ve işlem boyunca güncel kaldığından emin olun. Bu, herkesin kararlaştırılanlara ilişkin ayrıntılara bağlı olup olmadığını izlemenizi sağlar.

Çalışma ifadeniz, şeylerin yasal tarafını kapsayabilir, ancak bir proje yönetimi aracı proje boyunca süreçleri ve performansları takip etmenize izin verecektir. Çalışma tablosu tamamlandıktan sonra, tüm önemli bilgileri, görevleri ve son teslim tarihleriniproje planıTakımınız ve paydaşlarınızla gerçek zamanlı olarak bağlamak ve işbirliği yapmak.

Bir ekmek ne yapar?

Bir çalışma beyanı genellikle 13 bölümden oluşur. Her bölüm, projenin belirli bir yönünü kapsar ve ilgili paydaşları ele alır. Endüstrinize ve projenizin kapsamına bağlı olarak, iş tablosu daha fazla veya daha az bölüm olabilir.

Endüstriniz, organizasyon, müşteri, müteahhit veya diğer paydaşlarınızın standartlarına ve özel gereksinimlerini karşılamak için bir çalışma beyanı hazırlarken, Dahili Yasal Ekibinize danışın.

Örneğin, bir çalışma beyanı aşağıdaki bölümleri içerebilir:

1. Giriş

Bir çalışma beyanının başlangıcında, genellikle kısa bir tanıtım var, bu yüzden belgeyi okuyan herkes projenin ne olduğunu ve kimin dahil olduğunu bilir.

2. Proje amacı

İkinci bölüm, projenin nedenini tanımlar. Bu bölüm genellikle bir taslaktır.Proje Hedeflerive projenin amacı okuyucuya neden bu projenin neden önemli olduğunu anlamak.

3. İşin kapsamı

İşin kapsamı muhtemelen iş ifadesinde en ayrıntılı bölüm olacaktır. Bu bölüm, proje hedeflerini nasıl gerçekleştirmeyi planladığınızı kapsar.

4. İşin Yeri

Dördüncü bölümde, genellikle projenin yerini tanımlayacaksınız. Örneğin, proje uzak bir ortamda belirlenecek mi yoksa sitede buluşmanız gerekir, böylece ekip üyeleriniz projeyi tamamlayabilir mi?

5. Detaylı Görevler

Ardından, ekmek, proje kapsamını tamamlanması gereken daha küçük görevlere bölecektir. Bu bölüm, ilgili tüm tarafların projeyi başarıyla tamamlamak için gereken belirli adımları anlamalarına yardımcı olacak bilgileri içerir. İşin kapsamına bağlı olarak, bu bölüm bir Çalışma Dağılımı Yapısı (WBS)Bireysel görevleri görselleştirmek ve bu bölümü okuyucu için sindirmeyi kolaylaştırır.

6. kilometre taşları

Görev detayları dahil olmak üzere, çalışma beyanı, ölçülebilir proje kilometre taşlarını tanımlamak için bir bölüm içerebilir. Bu bölüm, projeyi daha yönetilebilir parçalara daha fazla parçalamaya yardımcı olabilir ve ayrıca tüm taraflara zamanında hedeflerine ulaşma şansını da verir.

7. Teslimatlar

Bu bölüm, son tarihleri ​​de dahil olmak üzere beklenen tüm teslimatları listeler. Tipik olarak, bu bölüm yanlış yorumlama için herhangi bir yer bırakmayan belirli, ölçülebilir teslimatları içerecektir.

8. Zamanlama

Burada, program, teslimatların son tarihlerini, her görevde harcanacak süreyi ve faturalandırılabilir saatleri içerebilir. Bu bölüm tipik olarak, her görev için başlangıç ​​ve bitiş tarihi de dahil olmak üzere ilgili zaman çizelgelerini de içerir.

9. Standartlar ve Test

Projeye uygulanan herhangi bir sektöre özel standartlar burada açıklanacak ve listelenir. Sow, projeyi başarıyla tamamlamak için gereken tüm test aşamalarına atıfta bulunacaktır. Her test aşaması, projeye, gerekli kaynaklara ve ekipmana kimin dahil olduğu hakkında bilgi içermelidir ve testin hangi aşamada gerçekleşeceğini içermelidir.

10. Başarı Tanımı

Bu bölüm, paydaşların başarılı bir projeyi nasıl değerlendirdiğini açıkça tanımlayan bilgileri içerir. Tipik olarak, proje paydaşları, tüm tarafların hedefin proje için ne olduğuna dair katılmasını sağlamak için bu bölümü işçiliği ile ilgilenmektedir.

11. Gereksinimler

Bu noktada, çalışma beyanı özel veya belirli bir proje ve iş gereksinimlerini listeleyebilir. Bu, projeler için gerekli olan ekipmanı, ekibinizin edinmesi gereken sertifikalar veya müteahhitlerin geçmesi gereken güvenlik açıklıkları içerebilir.

12. Ödemeler

Bu bölüm, proje ile ilgili herhangi bir masrafı içerebilir. Proje aşamaları boyunca tahakkuk eden dış giderlerden herhangi bir şey, işçilik maliyetine genellikle burada listelenmiştir.

Ödeme planı ve ödemelerin nasıl yapılacağı bu bölümde de açıklanabilir. Her dönüm noktasından sonra veya başarılı teslimattan sonra ön ödeme yapmayı planlayıp yapmayı planlayabilirsiniz. Genel olarak konuşursak, ödeme koşulları programla veya teslim edilebilir milestone ile kurulur. Özel durumunuz için en iyisi olduğuna karar vermek için yasal ve finans ekiplerinizle koordinat.

13. Diğer

Henüz listelenmemiş projeyle ilgili herhangi bir şey bu bölüme dahil edilmelidir. Bu, endüstriye göre değişecektir, ancak seyahat ücreti veya gereksinimleri, güvenlik kaygıları, yazılım veya donanım kısıtlamaları ve proje sonrası destek ve test içerebilir.

Dahili yasal ekibinize danışın, böylece bu bölümdeki projeyle ilgili olan her şeyi kapsamanıza yardımcı olabilirler.

Kapsam sürünmesini önlemek için bir iş kapsamı kullanın

Proje hedeflerinizi tanımlamak için bir iş ifadesi veya iş kapsamı kullanıyorsanız, bu belgeler ekibinizi saklamada çok önemli olacak ve iş ve performansları için sorumlu olan herhangi bir paydaş.

Kaçınmak için elinizden geldiğince iş belgesi kapsamınıza uyunkapsam sürüngen. Bu, projenizin zamanında teslim edilmesini ve beklentilerinizi karşılamasını sağlayacaktır.

Çalışma kapsamınızı Proje Yönetimi yazılımı ile hizalamak, ekibinizi yolda tutacak ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır.