خارطة الطريق PMO لتقليل الفوضى في المشروع: 6 خطوات لإدارة المشاريع الأكثر سلاسة

Covid-19 و العمل عن بعد أضافت الفوضى إلى كل جانب من جوانب اليوم. الفجوة بين العمل والحياة أكثر وضوحا من أي وقت مضى، ومحاولة العثور على توازن بين الإنتاجية والمساحة الشخصية ساحقة. لكن بيئة عمل فوضوية لا تقتصر على هذا العالم البعيد الجديد.

في ادارة مشروع ، الفوضى تأتي في جميع الأشكال والأحجام. قد يبدو زملائه في الفريق بلا رحمة بالمهام المتأخرة والمعالم المشهورة. قد تحدث تدريبات النار في كثير من الأحيان أكثر من المشاريع المخططة. يمكن أن يشعر سرعك لمدة أسبوعين أشبه بالعصا لمدة ساعة واحدة. قد يتم تخصيص الموارد ثم إعادة تخصيصها مرارا وتكرارا. التواصل الذي عالق في الصوامع يؤدي إلى الارتباك. قد تحولت التواريخ الواجبة في غامض دون تفسير.

بغض النظر عن عدد العمليات الخاصة بك المشروع وضع مكتب الإدارة، قد لا تزال هناك بعض القضايا - عنيدة، مستمرة، ضارة في نجاح فريقك (وعقلك). لذلك ربما حان الوقت للانكاء في فوضى المشروع والتحقيق من الألف إلى الياء. لماذا هذه القضية هناك في المقام الأول؟ لماذا لم يتم إصلاحه بالفعل؟ لماذا هي مشكلة متسقة؟ ما هو الحل الدائم؟ كيف تحصل على شراء الفريق في كل مستوى؟ كيف تتكيف كقضاة جديدة تنشأ؟

سيختلف إجابات هذه الأسئلة عبر المشاريع والفرق والمؤسسات والصناعات كما تختلف الحلول حسب النوع المحدد من الفوضى في متناول اليد. معرفة كيفية كيفية بدء مكتب إدارة المشاريع (PMO.) والنهج الصحيح لفريقك أمر ضروري. سواء كنت تحاول التقدم من خلال مشروع مشكلة واحدة أو يتطلع إلى إعادة صياغة نهج مؤسستك بالكامل لإدارة المشاريع، فإن هذه الخطوات الست يمكن أن تكون بمثابةخريطة الطريقللمساعدة في العثور على أي PMO إجاباتهم الخاصة وإدارة مشاريعهم من الفوضى.

1. كشف السبب الجذري لمشروعك الفوضى

قد يبدو هذا واضحا، لكنه أسهل بكثير من القيام به. لمعرفة ما يسببه فوضى مشروعك، ابدأ بطرح الأسئلة الصحيحة، وإجراء مقابلات مع الأشخاص المناسبين، وتحديد الأنماط المناسبة.

اسأل الأسئلة الصحيحة.إنشاء قائمة لأنواع الفوضى التي تواجهها، ثم استجواب كل مرتكب الجريمة حتى تتمكن من رؤية السبب الحقيقي وراء المشكلة. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

مقابلة الأشخاص المناسبين.تأكد من أنك تقوم بأثر رجعي مع الأشخاص الذين يعملون في كل مستوى وفي كل مرحلة من مراحل المشروع. هذا يمكن أن يساعدك في تعقب حيث يكون الفوضى الأكثر تأثيرا واستهدف تحقيقك. يمكن أن يظهر لك هذا أيضا من ستحتاج إلى التشاور أثناء عملك لتقييم حل جديد لحل الفوضى. من خلال الحلقات في الجميع من المساهمين الفرديين إلى المديرين إلى الخصائص التنفيذية، يمكنك الحفر إلى مصدر وسبب فوضى المشروع بشكل أسرع.

تحديد الأنماط المناسبة.بناء واستخدام التقارير لتكشف عن الأنماط داخل المشاريع وعبر المشاريع. هل أنواع دور محددة أثناء الأسبوع كل شهر؟ هو واحد يجري المراجع والآخرين غير أعمل؟ هو نفس النوع أوفئة الفوضىيحدث عبر مشاريع متعددة من أنواع مختلفة؟ هل الجميع يستخدمون نفس القالب لنوع المشروع نفسه؟ هو نفس الفريق في كثير من الأحيان المسؤول عن المهام المتأخرة؟ يمكن أن توفر لك التقارير المرئية نظرة عامة قيمة من أعلى إلى أسفل على برامجك أو مجموعات المشاريع الخاصة بك، حتى تتمكن من تحديد ما الذي يؤدي إلى فوضى مشروعك.

2. ابحث عن حلول تشعر بأنها طبيعية لفريقك

الآن بعد أن كشفت لماذا تفرض الفوضى غير المرغوبة مشروعك، حان الوقت لمعرفة كيفية التخلص منه. لا يوجد حل واحد يناسب الجميع، لذلك عليك معرفة ما سيكون أفضل لفريقك. تحديد كيفية عمل فريقك بشكل أفضل بشكل طبيعي يمكن أن يساعدك في العثور على حلول تدعم أسلوبها وعاداتهم المتأصلة أثناء قيادة الإنتاجية أيضا.

نظرية الفوضىيقترح أن "الطبيعة، في حين أن الفوضوي، تتبع أنماط منتظمة، وكذلك السلوك البشري في المنظمات". مراعاة عن كثب كيف يمكن أن يميل فريقك إلى العمل برؤيات قيمة "حول كيفية تحقيق نتائج أفضل ومتناغمة من المشاريع ...[B]إيلاء اهتمام الأنماط في السلوك البشري، ونحن في جوهرها إنشاء" أخضر "على عكس "البيئة السامة لنجاح المشروع".

يمكنك تطبيق نظرية الفوضى على ملاحظات حقل الخرقات الخاصة بك عن كل خطوة في زملائك في زملائك (ربما خلفيتهم الافتراضية وحالتهم الركود أو زملاء العمل في أربع أرجلهم)، لكننا نعتقد أن إرسال بعض الدراسات الاستقصائية هي أكثر إيدانا ، نهج أقل زاحف. استخدام أدوات مفيدة مثل Surveymonkey. أو تشكل جوجللطرح أسئلة مثل:

خذ استطلاعاتك خطوة واحدة وأطلب من زملاء العمل أن يقترح حلول محتملة لمشروع الفوضى عن طريق طرح أسئلة مثل:

تحليل ردود الاستقصاء لتحديد كيف يرغب الناس في العمل وتكييف العمليات الخاصة بك إلى الاقتراحات التي تجعل أكثر أهداف مؤسستك. في مسح يوليو 2020 UDN مدير المهام أجريت، 27٪ من العمال ذكروا أن شركاتهم لا تتصرف عادة عند ملاحظات التقاط، لذا تأكد من تنفيذ اقتراحات قيمة وتوصيل أي تغييرات تقوم بها ردا على نتائج المسح. في حين أن الحل الصحيح لمشروعك قد تختلف الفوضى عبر أو حتى داخل الفرق، من المهم أن تمكن الموظفين من العمل بالطريقة التي يقومون بها بشكل طبيعي.

3. تأكد من أن لديك المنهجية الصحيحة

لقد حددت لماذا توجد الفوضى في مشاريعك وكيف تريد حلها، ولكنها الحالية منهجية إدارة المشاريع مجهزة للتعامل مع هذه التغييرات؟ ربما كنت تحاول جعل رشيق الصيد لفترة من الوقت، لكن نتائج المسح تظهر زملائك في الفريق أكثر اهتماما بالشلال. أو ربما كان نهجك يعمل بشكل جيد في مكتب مادي، لكنه لا يصمد في العالم البعيد.

كما تقيم كيفية إدارة مشاريعك من الفوضى، خذ الوقت الكافي لإعادة تقييم ما إذا كان لديك المنهجية المثالية أم لا. قد تجد حان الوقت لاستبدال الإطار الحالي الخاص بك، أو يمكنك أن تقرر أن نهج هجين هو أفضل ملاءمة لفريقك.

إدارة المشاريع 2017مسح بواسطة KPMG.أظهر أن 80٪ من المنظمات تستخدم أكثر من واحد منهجية إدارة المشاريع في نهج هجين.

تأكد من وزن إيجابيات وسلبيات 15 أفضل منهجيات وأطر إدارة المشاريع ، اتبع هذه الخطوات البسيطة لتحديد أي واحد (أو قليل) هو الصحيح لمؤسستك:

ضمان أيضا وجود تدريب كاف، على متنإدارة التغييرفي مكان لأي منهما حددته. وأخذه أبعد من مجرد تدريب لمرة واحدة. امسك ساعات العمل للأسئلة المستمرة، وتسجيل مقاطع الفيديو لإظهار الشائعاستخدم حالاتوبناء صفحة أسئلة وأجوبة، والتواصل كيف ينبغي أن تقلل من الفوضى. افعل كل ما يمكنك الحصول عليه للحصول على شراء الفريق والحصول على تنفيذ ناجح، لذلك لديك الأساس المناسب في مكانه لتقليل فوضى المشروع في المستقبل.

4. توقع والاستعداد لمشروع غير متوقع الفوضى

حتى مع الأسباب الفوضى والحلول الطبيعية والمنهجية المناسبة المحددة، قد لا تزال بعض الفوضى في المشروع تنزلق عبر الشقوق. ولكن هناك طرق لتوقع وتخلص الفوضى التي لم تشهدها بعد.

تخصيص وقت لفوضى العصف الذهني الفوضىوحفازات الفوضى والحلول المحتملة. من الأفضل القيام بذلك خلالتخطيطالمرحلة، عندما قد لا تكون المشروعات نشطة بعد. قد ترغب في تضمين بعض الأشخاص غير مؤشرون في المحادثة للحصول على إجابات أكثر شمولا على أسئلة مثل هذه:

رتب كل مشكلة محتملة تحددها من حيث مقدار ما سيؤثر على نتائج المشروع. بهذه الطريقة إذا نشأ أكثر من المرء، فأنت تعرف أي منها تحتاج إلى التركيز على حل أولا. قم بإعداد طرق للكشف عن هذه الفوضى قبل بدء المشاريع، لذلك تنبيهنا قبل أن تصبح الفوضى خارج عن السيطرة. وإذا حدث فوضى المشروع غير المتوقعة، فهذه موافق. خذ التنفس، كن مرنا، ابحث عن حل مؤقت للحفاظ على تحريك المشروع، وعقد بأثر رجعي للحصول على ردود الفعل حول كيفية منع هذا الفوضى المشروع في المستقبل.

5. تشجيع التعاون والاتصالات للعمل من خلال الفوضى المشروع

والخطوة التالية هي التأكد من أن فريقك يمكن أن يعمل معا بشكل فعال لمكافحة الفوضى المشروع والتغلب عليها.أظهرت الأبحاث"هذا مجرد شعور كأنك جزءا من فريق من الأشخاص الذين يعملون في مهمة يجعل الناس أكثر دوافعين لأنهم يأخذون تحديات". لذلك كلما زاد تشجيع ثقافة العمل التعاونية، كلما شعر فريقك بأنه يمكن أن يعمل من خلال الفوضى أو المشكلات معا.

75٪ من العمال الذين شملهم الاستطلاعشعر أن الوصول إلى أدوات تعاون أفضل من شأنه أن يجعل العمل الجماعي أكثر فعالية، وتعزيز الإنتاجية، وحتى زيادة السعادة المهنية. وهنا عدد قليل من الطرق لبناء ثقافة تعاون الفريق في

ستحتاج أيضا إلى غرس التواصل المبسط والمفتوح في ثقافة فريقك - لذلك يتم إخطار الجميع عند حدوث فوضى المشروع ويمكن أن يتفق بسرعة على حل معا. UDN مدير المهام يوضح مسح مؤشر أعمال العمل عن بعد، الذي أجري في يوليو 2020، أن 16٪ من المنظمات لا تزال تفتقر إلى مجرى التواصل الموحد بين جميع الموظفين. كيف يفهم فريقك كيفية العمل بشكل صحيح من خلال فوضى المشروع والتعامل مع الصراعإذا كانوا يناقشون المشكلات في مواقع مختلفة؟ هذا يضيف فقط إلى الفوضى المشروع الحالية. بدلا من ذلك، تمكنها من خلال أداة واحدة يمكنها استخدامها للتعاون والتواصل، حتى يتمكنوا من جعل الفوضى في مشروع التنقل أقل فوضوح.

6. اختيار برنامج إدارة العمل التعاوني متعدد الاستخدامات

خطوتك الأخيرة هي العثور على الأداة المناسبة لمساعدتك في تقليل فوضى المشروع. 32.6٪ من العمال يقولون إن شركاتها تقدم عمليات وأنظمة متعددة، لكنها لا تزال تتوحيد من اختيار البرامج مفيدة، ويعتمد ويقلل من فوضى المشروع، ابحث عن بعض الخصائص الرئيسية والميزات:

إعثر على برنامج إدارة العمل هذا مرن وقابل للتخصيص بما يكفي للتكيف مع ما تحتاجه بالضبط أثناء تقليل فوضى المشروع. تريد أداة تعمل في فريقك، وليس العكس. كما كنت منصات vetting، اسأل هذه الأسئلة:

ستحتاج أيضا إلى التأكد من أن البرنامج الذي تختاره يمكنه الاحتفاظ بفوضى المشروع في الخليج حتى فيبيئة العمل عن بعدوبعد وهذا يعني سهولة الوصول، والتحديثات في الوقت المناسب، والأمن العالي. أدراسة 2020 مايوكشفت أن 48٪ من الموظفينالعمل من المنزليقول الآن أنهم يريدون الاستمرار في العمل من المنزل، وبعض الشركاتتقدم دائم العمل من المنزل والخيارات. لا تدع عالمنا النائي الجديد هو مصدر فوضى مشروعك. اختيار تنوعانظام إدارة العمليعمل ذلك، حيث، وأين، وعندما تريد -، فأنت مستعد بشكل أفضل لأي من الفوضى تأتي بعد ذلك.

بغض النظر عن مقياس أو صناعة مؤسستك، يمكن أن يساعدك خريطة الطريق هذه، ويقوم فريق PMO بتحديد، والعمل من خلال، والحد من الفوضى المشروع. وإذا استمرت الفوضى في الحصول على مظهر وإنشاء مظهر غير مرحب به في سير العمل الخاص بك، فقم ببساطة بإعادة النظر في هذه العملية الست ستة خطوات لمساعدتك في الاستمرار في تحسين كفاءة فريقك وإنتاجيتها. لمزيد من حول كيف UDN مدير المهام يمكن أن يساعدك نظام إدارة العمل التعاوني متعدد الاستخدامات على تقليل فوضى المشروع ولماذا نحن المنصة الموثوق بها مقابل 20،000+ شركة في أكثر من 140 دولة، اشترك إلىخذ جولة المنتجوبعد