Дорожня карта PMO для скорочення Хаосу проекту: 6 кроків до гладкого управління проектами

Covid-19 і віддалена робота Додав хаос до кожного аспекту дня. Розділ між роботою та життям є більш розмитим, ніж колись, і намагаючись знайти баланс між продуктивністю та особистого простору. Але хаотичне робоче середовище не обмежується цим новим віддаленим світом.

В Управління проектами , хаос приходить у всіх формах і розмірах. Товариші по команді можуть здатися безмежними за допомогою прострочених завдань та пропущеними віхами. Пожежні свердла можуть статися частіше, ніж заплановані проекти. Ваші двотижневі спринт можуть відчувати себе більше, як одночасні спринти. Ресурси можуть бути виділені, а потім перерозподіляти знову. Зв'язок, який застряг у силосі, призводить до плутанини. Через дату можуть таємничим зміною без пояснення.

Незалежно від того, скільки обробляє ваш проект Управлінське відділення поставило, певні проблеми можуть все одно залишатися - упертим, наполегливим та шкодим успіху вашої команди (і вашого розуму). Тому, можливо, прийшов час нахилитися до цього проекту хаос і досліджувати з землі. Чому це питання там в першу чергу? Чому це вже не було виправлено? Чому це послідовне питання? Що таке тривалий розчин? Як ви отримуєте командну покупку на кожному рівні? Як ви адаптуєтеся як нові питання?

Відповіді на ці питання будуть різними між проектами, командами, організаціями та галузями, оскільки рішення відрізняються залежно від конкретного типу хаосу під рукою. Знаючи, як розпочати роботу з управління проектами ( PMO ) І важливий правильний підхід до вашої команди. Незалежно від того, чи намагаєтеся ви просуватися за допомогою єдиного проблемного проекту або прагнучи переробляти весь підхід до вашого організації до управління проектами, ці шість кроків можуть служити дорожня карта Щоб допомогти будь-якому ПМО знайти власні відповіді та керувати своїми проектами з хаосу.

1. Розкрийте основну причину вашого проекту хаос

Це може здатися очевидним, але це набагато простіше, ніж зроблено. Щоб дізнатись, що запускає ваш проект хаосу, почати, задаючи правильні питання, інтерв'ювання правильних людей та визначення правильних моделей.

Задайте правильні питання. Створіть список типів хаосу, який ви відчуваєте, а потім допит на кожного злочину, поки ви не побачите справжню причину за питанням. Ось кілька прикладів:

Інтерв'ю правильні люди. Переконайтеся, що ви проводите ретроспективи з людьми, які працюють на кожному рівні та на кожному етапі проекту. Це може допомогти вам відстежувати, де хаос має найбільший вплив і націлює ваше розслідування. Це також може показати вам, кому вам доведеться консультуватися, як ви працюєте, щоб оцінити нове рішення для вирішення хаосу. Затримка у всіх від окремих учасників керівникам керівникам до керівників, ви можете просвердлювати до джерела та причину проекту хаосу швидше.

Визначте правильні шаблони. Створюйте та використовуйте звіти, щоб виявити моделі всередині та між проектами. Чи є певні типи ролі, перевантажені протягом того ж тижня кожного місяця? Чи є одна людина перевантажена, а інші недобросовісні? Це той же тип або Категорія хаосу відбувається через кілька проектів різних типів? Чи всі використовують той самий шаблон для одного типу проекту? Чи однакова команда часто відповідає за найбільш запізніші завдання? Візуальні звіти можуть дати вам цінний огляд ваших програм або груп проектів, тому ви можете визначити те, що веде до вашого проекту хаосу.

2. Знайдіть рішення, які відчувають себе природними для вашої команди

Тепер, коли ви розкрили, чому нездоровий хаос вторгнеться до вашого проекту, настав час з'ясувати, як позбутися від нього. Немає жодного рішення, тому ви повинні з'ясувати, що буде найкращим для вашої команди. Визначення того, як ваша команда найкраще, природно, може допомогти вам знайти рішення, які підтримують свій притаманний стиль та звички, а також керуючу продуктивність.

Теорія хаосу Припускає, що "природа, тоді як хаотичний, випливає з регулярними моделями, як і поведінка людини в організаціях". Отже, спостерігаючи, як ваша команда має тенденцію до роботи, може дати цінні уявлення "Про те, як досягти кращих, більш гармонійних результатів з проектів ...[B]y Плата уваги до моделей у поведінці людей, ми, по суті, створюємо" зелений ", на відміну від "Токсичне середовище для успіху проекту".

Ви можете застосувати теорію хаосу на вашому власному, сформованому полі ноти про кожний хід ваших співробітників (можливо, їх віртуальний фон, їх статус, або їхні нові чотириноги колеги), але ми думаємо, що надсилає деякі опитування, є більш рукою , менш страшний підхід. Використовуйте зручні інструменти, такі як Оглядач або Google форми Задати питання, такі як:

Зробіть свої опитування на один крок далі і попросіть своїх співробітників запропонувати потенційні рішення для проекту хаосу, створюючи такі питання, як:

Проаналізуйте відповіді опитування, щоб визначити, як люди хочуть працювати та адаптувати свої процеси до пропозицій, які найбільше розуміють цілі вашої організації. У дослідженні 20 липня Менеджер завдань UDN Проведено, 27% працівників заявили, що їхні компанії, як правило, не діють після захоплених зворотних зв'язків, тому обов'язково впроваджуйте цінні пропозиції та повідомляють будь-які зміни, які ви робите у відповідь на результати опитування. Хоча правильне рішення вашого проекту хаос може змінюватися або навіть у команді, важливо, щоб влаштуватися співробітникам працювати, як вони природно роблять.

3. Переконайтеся, що у вас є правильна методологія

Ви визначили, чому хаос присутній у ваших проектах та як ви хочете вирішити його, але це ваш поточний Методика управління проектами обладнані для обробки цих змін? Можливо, ви намагалися зробити Agile Catch на деякий час, але результати опитування показують, що ваші товариші по команді більше зацікавлені у водоспаді. Або, можливо, ваш підхід працював у фізичному кабінеті, але це не тримається у віддаленому світі.

Як ви оцінюєте, як керувати своїми проектами з хаосу, знайдіть час, щоб переглянути, чи є у вас ідеальна методологія. Ви можете знайти час, щоб замінити існуючу рамку, або ви можете вирішити, що гібридний підхід є найкращим для вашої команди.

Управління проектами 2017 року Огляд за KPMG показали, що 80% організацій використовують більше одного Методика управління проектами у гібридному підході.

Обов'язково зважуйте плюси і мінуси 15 Топ-методології управління проектами та рамки , і дотримуйтесь цих простих кроків, щоб визначити, який один (або кілька) є правом для вашої організації:

Також переконайтеся, що є достатня підготовка, на борту, і управління змінами На місці для будь-якої методології ви виберете. І взяти його далі, ніж лише одноразове навчання. Тримайте годинник для постійних питань, записувати відео, щоб продемонструвати загальні Використовуйте випадки , створіть сторінку FAQ та повідомляйте, як це повинно зменшити хаос. Робіть все, що ви можете, щоб отримати покупку команди та мати успішну реалізацію, тому у вас є правильний фонд, щоб зменшити майбутній проект Chaos.

4. Передбачайте та готуйтеся до непередбаченого проекту хаосу

Навіть з викликами хаосу, природні рішення та правильна методологія, деякі проекти Хаос все ще може проскочити через тріщини. Але є способи очікувати і переконати хаос, який ви ще не відчували.

Виділити час Мозковий штурм майбутнього хаосу , каталізатори хаосу та потенційні рішення. Краще зробити це під час планування Етап, коли проекти можуть бути не активними. Можливо, ви захочете включити деякі не-PMO людей у ​​розмові для більш цілісних відповідей на такі питання:

Оцінюйте кожне потенційне питання, яке ви визначите з точки зору того, наскільки це вплине на результати проекту. Таким чином, якщо більше, ніж виникає, ви знаєте, який з них потрібно зосередитись на вирішенні першого. Налаштування способів виявлення цього хаосу до початку проектів, тому ви попереджаєте, перш ніж хаос стає занадто з рук. І якщо непередбачений проектний хаос, це нормально. Подивіться, залишайтеся гнучким, знайдіть тимчасове рішення, щоб тримати проект, який переміститься, і утримувати ретроспективу для відгуків про те, як запобігти цьому проекту хаосу в майбутньому.

5. Заохочуйте співпрацю та спілкування з роботою через проект Chaos

Наступним кроком полягає в тому, щоб переконатися, що ваша команда може ефективно працювати, щоб боротися і подолати проектний хаос, як це виникає. Дослідження показів "Це просто відчуття, що ви є частиною команди людей, що працюють над завданням, робить людей більш мотивованими, оскільки вони приймають виклики". Отже, чим більше ви можете заохочувати спільну роботу культури, тим більше ваша команда відчуває, що вони можуть працювати через проект Chaos або проблеми разом.

75% опитаних працівників Відчули, що маючи доступ до кращих інструментів співпраці, зробить спільну роботу більш ефективною, підвищить продуктивність і навіть збільшити професійне щастя. Ось кілька способів побудувати культуру співпраці команди :

Вам також потрібно, щоб прищепити обтік та відкритим спілкуванням у культурі вашої команди - так що всі сповіщаються, коли проектний хаос виникає і може швидко погодитися на рішення разом. Диспетчер завдань UDN Опитування дистанційного керування дистанційними роботами, що проводиться в липні 2020 року, показує, що 16% організацій ще не вистачає стандартизованого потоку зв'язку серед усіх співробітників. Як ваша команда зрозуміє, як правильно працювати через хаос проекту та ручка конфлікту Якщо вони обговорюють проблеми в різних місцях? Що тільки додає до існуючого проекту хаосу. Замість цього, надівайте їм єдиний інструмент, який вони можуть використовувати для співпраці та спілкування, щоб вони могли зробити навігаційний проект Chaos менш хаотичний.

6. Виберіть універсальне програмне забезпечення для управління співпраці

Ваш останній крок - знайти потрібний інструмент, який допоможе вам зменшити проектний хаос. 32,6% працівників кажуть, що їхні компанії пропонують декілька процесів та систем, але вони надходять, щоб переконатися, що ви виберете програмне забезпечення, яке корисно, прийнято, і зменшує проектний хаос, шукайте кілька ключових характеристик та особливостей:

Знайти a Програмне забезпечення для управління роботою Це гнучкий і достатньо налаштовуваний, щоб адаптуватися до того, що вам потрібно при зменшенні проектного хаосу. Ви хочете інструмент, який працює для вашої команди, а не навпаки. Як ви перекладаєте платформи, задайте ці питання:

Вам також потрібно, щоб переконатися, що програмне забезпечення, яке ви виберете, може зберігати проект Chaos у затоці навіть у a віддалене робоче середовище . Це означає легку доступність, своєчасні оновлення та високу безпеку. A Дослідження травня 2020 року показав, що 48% працівників Робота з дому Тепер кажуть, що хочуть продовжувати працювати з дому, і Деякі компанії пропонують постійний працювати вдома Варіанти. Не дозволяйте нашому новому віддаленому світі бути джерелом вашого проекту хаосу. Вибирайте універсальний Система управління роботою Це працює, як, де, і коли ви хочете - так що ви краще готуються до будь-якого хаосу.

Незалежно від масштабів чи промисловості вашої організації, ця дорожня карта може допомогти вам, а ваша команда PMO визначить, працювати та зменшити проект Chaos. І якщо хаос продовжує отримувати шлях і робить небажаний вигляд у вашому робочому процесі, просто перегляньте цей шестиступінчастий процес, щоб допомогти вам продовжувати вдосконалювати ефективність та продуктивність вашої команди. Більше про те, як Диспетчер завдань UDN Навчальна система управління спільною роботою може допомогти вам зменшити проект Chaos і чому ми надійна платформа для 20 000+ компаній у більш ніж 140 країнах, зареєструйтеся до Візьміть екскурсію .