A PMO ütemterv a Chaos projekt csökkentéséhez: 6 lépés a Smo másik projektmenedzsmenthez

Covid-19 és távoli munka a nap minden aspektusához káoszt adtak hozzá. A munka és az élet közötti megosztottság homályosabb, mint valaha, és megpróbálja megtalálni az egyensúlyt a termelékenység és a személyes tér túlnyomó. De a kaotikus munkakörnyezet azonban nem korlátozódik erre az új távoli világra.

Ban ben projektmenedzsment , a káosz minden formában és méretben jön. A csapattársak a késedelmes feladatok és a hiányzott mérföldkövek által megrontottak. A tűzfúrók gyakrabban fordulhatnak elő, mint a tervezett projektek. A kéthetes sprintek jobban érzik magukat, mint egy órás sprint. Az erőforrásokat fel lehet osztani, majd átcsoportosítani. A silókban megragadt kommunikáció zavart okoz. A dátumok titokzatosan eltolódhatnak magyarázat nélkül.

Nem számít, hány folyamat van projekt Az igazgatási iroda helyére került, bizonyos kérdések továbbra is fennmaradhatnak - makacs, tartós, és hátrányosan a csapat sikeréhez (és az Ön szentségéhez). Tehát talán itt az ideje, hogy a káoszba támaszkodjon, és vizsgálja meg az alapot. Miért van ez a probléma az első helyen? Miért nem rögzítették már? Miért következetes kérdés? Mi a tartós megoldás? Hogyan kaphat meg csapatvásárlást minden szinten? Hogyan alakulhat ki új kérdésekként?

Ezekre a kérdésekre adott válaszok a projektek, csapatok, szervezetek és iparágak között változnak, mivel a megoldások a káosz sajátos típusától függően változnak. Ismerje meg, hogyan kell elindítani a projektmenedzsment irodát ( Pmo ) És a csapat megfelelő megközelítése elengedhetetlen. Függetlenül attól, hogy egy problémás projekten keresztül próbál előre haladni, vagy arra törekszik, hogy átdolgozza a szervezet teljes megközelítését a projektmenedzsmenthez, ezek a hat lépés a ütemterv Ahhoz, hogy segítsen a PMO-nak megtalálni a saját válaszokat, és kezeli projektjeiket káoszból.

1. Fedezze fel a projekt káoszának okait

Ez nyilvánvalónak tűnhet, de sokkal könnyebb mondani, mint amit tettek. Annak megtudja, hogy mi indítja el a projekt káoszját, kezdje meg a megfelelő kérdéseket, megkérdezi a megfelelő embereket, és azonosítja a megfelelő mintákat.

Kérdezze meg a megfelelő kérdéseket. Készítsen egy listát a fajta káosz, amit tapasztal, akkor kikérdez minden elkövető amíg meg nem látja az igazi oka mögött a problémát. Íme néhány példa:

Interjú a megfelelő embereket. Győződjön meg róla, hogy retrospektív anyagokat vezet, akik minden szinten dolgoznak, és a projekt minden szakaszában. Ez segíthet nyomon követni, ahol a káosz a legnagyobb hatással van, és célozza meg a vizsgálatot. Ez azt is megmutathatja, hogy ki kell fordulnia, ahogy dolgozik, hogy felmérje az új megoldást a káosz megoldására. Az egyéni közreműködők mindenkinek az ügyvezetőigazolók számára, hogy gyorsabban fúrhat a Chaos Chaos forrására és okára.

Azonosítsa a megfelelő mintákat. Építsen és használjon jelentéseket a projekteken belüli minták feltárására. Bizonyos szereptípusok, amelyeket minden hónapban ugyanazon a héten túlterheltek? Az egyén túlterhelt, és mások alatt vannak? Azonos típusú vagy A káosz kategóriája történik különböző típusú projekteken keresztül? Mindenki ugyanazt a sablont használja ugyanazon a projekt típusának? Ugyanaz a csapat, amely gyakran felelős a leginkább késői feladatokért? A vizuális jelentések értékes felülről lefelé mutató áttekintést adhatnak a programjairól vagy a projektcsoportokról, így meg tudod határozni, hogy mi vezet a projekt káoszához.

2. Keresse meg olyan megoldásokat, amelyek természetesnek érzik magukat a csapatodnak

Most, hogy fedeztél fel, miért a nemkívánatos káosz megszállta a projektet, itt az ideje, hogy kitaláljuk, hogyan lehet megszabadulni tőle. Nincs egy-méretű illeszkedő megoldás, így kitalálnod kell, hogy mi lesz a legjobb a csapatod számára. Annak meghatározása, hogy a csapat a legjobban a legjobban működik, segít megtalálni olyan megoldásokat, amelyek támogatják a sajátos stílusukat és szokásaikat, miközben a termelékenységet is vezetik.

Káoszelmélet Azt javasolja, hogy "a természet, míg kaotikus, követi a szokásos mintákat, mint az emberi viselkedés a szervezetekben." Tehát szorosan figyelemmel kíséri, hogy a csapat hajlamos dolgozni, értékes betekintést nyerhet "arról, hogyan lehet jobb, harmonikusabb eredményeket elérni a projektekből ...[B]Y Figyelem az emberi viselkedés mintáira, mi lényegében" zöld "-t hozzunk létre "Toxikus környezet a projekt sikeréhez".

Lehet, hogy a Chaos elméletet saját, scribbling field megjegyzi a munkatársaidról minden mozdulatáról (talán a virtuális hátterük, a laza állapotuk, vagy az új négylábú munkatársaik), de úgy gondoljuk, hogy néhány felmérés küldése tovább , kevésbé hátborzongató megközelítés. Használjon hasznos eszközöket Surveymonkey vagy Google űrlapok kérdéseket tesz fel, mint:

Vegye fel a felméréseket egy lépéssel tovább, és kérje meg munkatársait, hogy javasoljanak potenciális megoldásokat a káosz projektjeire olyan kérdésekkel, mint például:

Elemzése felmérés válaszok meghatározza azt, hogy az emberek akarnak dolgozni, és alkalmazkodni a folyamatokat a javaslatokat, amelyek a leginkább megfelel a szervezet céljait. A július 2020-i felmérésben UDN feladatkezelő végzett, 27% -a dolgozik megállapította, hogy a vállalatok jellemzően nem eljárni készített visszajelzést, így biztos, hogy hajtsák végre az értékes javaslatokat és közli, hogy milyen változtatásokat követsz válaszul a felmérés eredményeit. Míg a CHAOS-hoz való megfelelő megoldás a csapatokon belül vagy akár a csapatokon belül változhat, fontos, hogy feljogosítsák az alkalmazottakat, hogy dolgozzanak ki, ahogyan természetesen.

3. Győződjön meg róla, hogy van a megfelelő módszertan

Ön azonosította, hogy miért van jelen a káosz a projektjeiben, és hogyan szeretné megoldani, de az Ön jelenlegi Projektmenedzsment módszertan Felszerelte ezeket a változásokat? Lehet, hogy már arra törekedjünk, hogy Agile fogás egy darabig, de felmérés eredményei azt mutatják a csapattársak jobban érdekli a vízesés. Vagy talán a megközelítés jól működött egy fizikai irodában, de nem tartja fel a távoli világban.

Ahogy felméri, hogyan kezelheti a projekteket a káoszból, vegye fel az időt, hogy újraértékelje, hogy van-e az ideális módszertan. Lehet, hogy itt az ideje, hogy cserélje ki a meglévő keretét, vagy eldöntheti, hogy hibrid megközelítés a legjobb illeszkedés a csapatához.

A 2017-es projektmenedzsment KPMG általi felmérés megmutatta, hogy a szervezetek 80% -a több mint egy Projektmenedzsment módszertan hibrid megközelítésben.

Győződjön meg róla, hogy mérlegelje az előnyeit és hátrányait 15 Legnépszerűbb projektmenedzsment módszerek és keretek , és kövesse az alábbi egyszerű lépéseket annak meghatározásához, hogy melyik (vagy néhány) igaza van a szervezet számára:

Győződjön meg arról is, hogy elegendő képzés, fedélzeti, és változáskezelés a helyén, melyik módszerrel választja ki. És vegye tovább, mint egy egyszeri képzés. Tartsa az irodai órákat a folyamatban lévő kérdésekre, rögzítse a videókat a közös bizonyítására Használja az eseteket , Építsen egy GYIK oldalt, és kommunikáljon, hogy ez hogyan csökkenti a káoszt. Ne bármit is kap csapat nevezési és a sikeres végrehajtás, így van, a megfelelő alapot, hogy csökkentse a jövőbeli projekt káosz.

4. Előrejelzés és felkészülés előre nem látható projekt káoszra

Még a káosz oka, a természetes megoldásokat, és a megfelelő módszert azonosítani, a projekt egyes káosz még fenn a rostán. De vannak módok arra, hogy előrejelezzék és kiszabadítsák a káoszot, amit még nem tapasztaltál.

Adja meg az időt Brainstorm jövő káosz , Chaos katalizátorok és potenciális megoldások. A legjobb, ha ezt a tervezés szakasz, amikor a projektek még nem aktívak. Előfordulhat, hogy néhány nem-PMO-embert is bevonhatsz a beszélgetésben a holisztikus válaszokért, mint ezek:

Rangsoroljon minden lehetséges számot, amelyet azonosít, hogy mennyire befolyásolja a projekt eredményeit. Így, ha egynél több keletkezik, tudod, hogy melyikre kell összpontosítania az első megoldásra. Állítsa be a káosz észlelésére szolgáló módokat, mielőtt a projektek elkezdődnek, ezért figyelmezteti, mielőtt a káosz túl van a kezéből. És ha előre nem látható projekt káosz fordul elő, ez rendben van. Vegyen egy lélegzetet, rugalmasan maradjon, ideiglenes megoldást találjon arra, hogy a projekt mozogjon, és visszamenőleg tartsa vissza a visszajelzést, hogyan lehet megakadályozni, hogy megakadályozzák a CHAO-kat a jövőben.

5. Ösztönözze az együttműködést és a kommunikációt a CHAOS projekten keresztül

A következő lépés az, hogy győződjön meg róla, hogy a csapat hatékonyan működhet a káosz káoszának leküzdésére és leküzdésére, ahogyan felmerül. Kutatási bemutatók „Hogy egyszerűen érzés, mint te is része vagy egy csapat ember dolgozik egy feladat teszi az emberek motiváltak, mert hogy a kihívásokat.” Tehát minél többet tudsz ösztönözni egy együttműködő munkakultúrát, annál inkább a csapatod úgy érzi, mintha a projekt káosz vagy kérdések együtt dolgozhatnának.

A megkérdezett munkavállalók 75% -a Úgy érezte, hogy a jobb együttműködési eszközökhöz való hozzáférés hatékonyabbá teszi a csapatmunkát, növeli a termelékenységet, sőt növeli a foglalkozási boldogságot. Íme néhány módja annak A csapat együttműködésének kultúrája :

Szintén meg kell adnia az egyszerűsített és nyitott kommunikációt a csapat kultúrájába - így mindenki értesített, amikor a projekt káosz fordul elő, és gyorsan megegyezhet egy megoldással együtt. UDN feladatkezelő „S Remote Work Index felmérést júliusban 2020 azt mutatja, hogy 16% -a szervezetek továbbra is hiányoznak a szabványosított kommunikációs folyam között alkalmazottal. Hogyan fogja megérteni a csapatod, hogyan kell megfelelően dolgozni a káosz és a konfliktus Ha különböző helyeken beszélnek a kérdésekről? Ez csak a meglévő káoszhoz tartozik. Ehelyett felhatalmazza őket egyetlen eszközzel tudják használni, hogy kommunikálni és együttműködni, így a navigációt projekt káosz kevésbé kaotikus.

6. Válasszon sokoldalú együttműködési munka menedzsment szoftvert

Az utolsó lépés az, hogy megtalálja a megfelelő eszközt, hogy segítsen csökkenteni a projekt káoszját. 32,6% -a dolgozik azt mondják, hogy a cégek kínálnak több folyamatok és rendszerek, de ők redundant.1 Annak érdekében, hogy vedd szoftver, amely hasznos, elfogadott, és csökkenti a projekt káosz, meg néhány kulcsfontosságú jellemzőit és tulajdonságait:

Találni Munkakezelő szoftver hogy rugalmas és testre szabható elég alkalmazkodni, amire szüksége van, miközben csökkenti a projekt káosz. Olyan eszközt szeretne, amely a csapatod számára működik, nem pedig fordítva. Mivel Ön vágyó platformok, kérdezze meg ezeket a kérdéseket:

Azt is meg kell győződnie arról, hogy az Ön által választott szoftver is a Chaos projektet még a távoli munkahelyi környezet . Ez egyszerű hozzáférhetőséget, időben frissítést és nagy biztonságot jelent. A Május 2020-as tanulmány kiderült, hogy a munkavállalók 48% -a otthon dolgozik Most azt mondják, hogy otthon dolgoznak, és néhány vállalat állandóak otthonról dolgozni opciók. Ne hagyd, hogy új távoli világ legyen a projekt káosz forrása. Válasszon egy sokoldalúságot munkairányítási rendszer Ez működik, hogy hol, hol és mikor akarsz - így jobban felkészült a káoszra.

Függetlenül attól, hogy a szervezet skála, illetve az ipar, az ütemterv segítségével, és a PMO csapat azonosítani, a munka révén, és csökkenti a projekt káosz. És ha káosz tartja, hogy az úton, és így egy nemkívánatos megjelenésével a munkafolyamatot, egyszerűen újra ezt a hat lépésből álló folyamat segítségével tovább javul a csoport hatékonyságát és termelékenységét. Ha többet szeretne UDN feladatkezelő Sokoldalú együttműködési munkakezelési rendszere segíthet csökkenteni a Chaos projektet, és miért vagyunk a megbízható platform 20 000+ vállalat számára több mint 140 országban, jelentkezzen be Vegyünk egy terméktúrát .