Mapa drogowa PMO do redukcji projektu Chaos: 6 kroków do gładszych zarządzania projektami

Covid-19 i Praca zdalna dodałem chaos do każdego aspektu dnia. Podział między pracą a życiem jest bardziej zamazany niż kiedykolwiek, i próbuje znaleźć równowagę między wydajnością a przestrzenią osobistą jest przytłaczająca. Ale chaotyczne środowisko pracy nie jest ograniczone do tego nowego świata zdalnego.

w Zarządzanie projektami , Chaos przychodzi we wszystkich kształtach i rozmiarach. Kamięgi z drużyny mogą wydawać się niezdrwione przez zaległe zadania i nieodebrane kamienie milowe. Wiertła przeciwpożarowe mogą się wydarzyć częściej niż planowane projekty. Twoje dwutygodniowe sprinty czuł się bardziej jak jednogodzinne sprinty. Zasoby mogą być przydzielone, a następnie realokowane w kółko. Komunikacja, która utknęła w silosach prowadzi do zamieszania. Dotych dat może tajemniczo przesunąć bez wyjaśnienia.

Bez względu na to, ile procesów twoich projekt Urząd Zarządzania wprowadził, niektóre problemy mogą nadal pozostać - uporczywe, uporczywe i szkodliwe dla sukcesu twojego zespołu (i twojego zdrowego rozsądku). Więc może nadszedł czas, by pochylić się do tego projektu Chaos i zbadać od ziemi. Dlaczego ten problem jest tam w pierwszej kolejności? Dlaczego już nie został naprawiony? Dlaczego jest to spójny problem? Jakie jest trwałe rozwiązanie? Jak uzyskać zakup zespołu na każdym poziomie? Jak się dostosowujesz jako nowe problemy?

Odpowiedzi na te pytania będą się różnić w różnych projektach, zespołach, organizacjach i branżach, tak jak rozwiązania będą się różnić w zależności od konkretnego rodzaju chaosu. Wiedząc, jak rozpocząć biuro zarządzania projektami ( PMO. ) I właściwe podejście do twojego zespołu jest niezbędne. Niezależnie od tego, czy próbujesz przejść przez pojedynczego problematycznego projektu lub chce przetwarzać całe podejście organizacji do zarządzania projektami, te sześć kroków może służyć jako Mapa drogowa Aby pomóc każdemu PMO znaleźć własne odpowiedzi i zarządzanie projektami z chaosu.

1. Odkryj główną przyczynę projektu Chaos

Może to wydawać się oczywiste, ale znacznie łatwiej powiedzieć niż zrobione. Aby dowiedzieć się, co wywołując swój projekt Chaos, zacznij od zadawania właściwych pytań, wywiad z odpowiednimi ludźmi i identyfikując odpowiednie wzory.

Zadaj odpowiednie pytania. Utwórz listę typów chaosów, które doświadczasz, a następnie przesłuchuj każdego sprawcę, aż zobaczysz prawdziwą przyczynę problemu. Oto kilka przykładów:

Wywiad z odpowiednimi ludźmi. Upewnij się, że prowadzisz retrospektywy z ludźmi, którzy pracują na każdym poziomie i na każdym etapie projektu. Może to pomóc Ci wyśledzić, gdzie chaos ma największy wpływ i kierować dochodzenie. Może to również pokazać, kto musisz skonsultować się podczas pracy, aby ocenić nowe rozwiązanie do rozwiązania chaosu. Popijając się w każdym z indywidualnych współpracowników do menedżerów do zatwierdzenia, możesz szybciej przejść do źródła i przyczyny projektu Chaos szybciej.

Zidentyfikować właściwe wzory. Zbuduj i wykorzystuj raporty, aby ujawnić wzorce wewnątrz i w różnych projektach. Czy niektóre typy roli przeciążonych w ciągu tego samego tygodnia każdego miesiąca? Czy jedna osoba jest przepracowana i inni potraktowani? Jest taki sam typ lub Kategoria chaosu. dzieje się na wielu projektach różnych typów? Czy wszyscy używają tego samego szablonu dla tego samego typu projektu? Czy ten sam zespół jest często odpowiedzialny za najbardziej spóźnione zadania? Raporty wizualne mogą zapewnić cenne odgórne przegląd programów lub grup projektów, dzięki czemu możesz wskazać, co prowadzi do projektu Chaos.

2. Znajdź rozwiązania, które czują naturalne dla twojego zespołu

Teraz, gdy odkryłeś, dlaczego niezbędny chaos najeżdża twój projekt, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak się go pozbyć. Nie ma rozwiązania bez rozmiaru, więc musisz dowiedzieć się, co będzie najlepsze dla twojego zespołu. Określanie, w jaki sposób Twój zespół działa najlepiej naturalnie, może pomóc Ci znaleźć rozwiązania, które wspierają ich nieodłączny styl i nawyki, podczas gdy również prowadzenie wydajności.

Teoria chaosu Sugeruje, że "natura, podczas gdy chaotyczny, podąża za regularnymi wzorami, podobnie jak ludzkie zachowanie w organizacjach". Tak więc ściśle obserwując, jak twój zespół ma tendencję do pracy może dać cenne spostrzeżenia ", jak osiągnąć lepsze, bardziej harmonijne wyniki z projektów ...[b]zwracaj uwagę na wzorce w ludzkim zachowaniu, w istocie tworzymy" Green'-Antence " "Toksyczne" dla sukcesu projektu ".

Możesz zastosować teorię chaosu na własny, skazany na field notatki o twoich współpracownikach "każdy ruch (może ich wirtualne tło, ich statyczne status lub ich nowych czworonożnych współpracowników), ale myślimy, że wysyłanie pewnych ankiet jest bardziej wyrównawcze , mniej przerażające podejście. Użyj przydatnych narzędzi Surveymonkey. lub Formularze Google. zadawać pytania takie jak:

Zabierz swoje ankiety o krok dalej i poproś współpracowników, aby zaproponować potencjalne rozwiązania do projektu chaosu, pozując pytania, takie jak:

Analizuj odpowiedzi ankiety w celu określenia, w jaki sposób ludzie chcą pracować i dostosować procesy do sugestii, które mają największy sens do celów organizacji. W badaniu lipcu 2020 Menedżer zadań UDN. Przeprowadzone, 27% pracowników stwierdziło, że ich firmy nie są zazwyczaj aktualizowane na schwytanej opinii, więc pamiętaj, aby wdrożyć cenne sugestie i przekazać wszelkie zmiany, które robisz w odpowiedzi na wyniki badań. Podczas gdy właściwy rozwiązanie do projektu Chaos może się różnić w zależności od 2, nawet w zespołach, ważne jest, aby wzmocnić pracowników do pracy w sposób, w jaki robią naturalnie.

3. Upewnij się, że masz odpowiednią metodologię

Zidentyfikowałeś, dlaczego chaos jest obecny w twoich projektach i jak chcesz go rozwiązać, ale jest twój obecny Metodologia zarządzania projektami wyposażony do obsługi tych zmian? Może próbowałeś na chwilę zwinić się na chwilę, ale wyniki badań pokazują, że koledzy z drużyny są bardziej zainteresowani wodospadem. A może twoje podejście działało dobrze w fizycznym biurze, ale nie trzyma się tego w zdalnym świecie.

Jak oceniasz, jak zarządzać projektami z chaosu, poświęć trochę czasu na ponowne ocenianie, czy masz idealną metodologię na miejscu. Nadszedł czas, aby zastąpić istniejące ramy, lub możesz zdecydować, że podejście hybrydowe jest najlepszym dopasowaniem do twojego zespołu.

Zarządzanie projektem 2017 Badanie przez KPMG. pokazał, że 80% organizacji używa więcej niż jednego Metodologia zarządzania projektami w podejściu hybrydowym.

Upewnij się, że ważą plusy i minusy 15 najlepszych metodologii zarządzania projektami i ramy , i postępuj zgodnie z tymi prostymi krokami, aby określić, który (lub kilka) jest odpowiedni dla Twojej organizacji:

Zapewniają również wystarczające szkolenie, na miejscu i Zarządzanie zmianami Na miejscu na dowolną metodologię wybierzesz. I wziąć to dalej niż tylko szkolenie jednorazowe. Trzymaj godziny pracy w bieżących pytaniach, nagrywać filmy, aby zademonstrować wspólne przypadków użycia , zbuduj stronę FAQ i komunikować, jak to zmniejsza chaos. Rób, aby uzyskać zakup zespołu i udało się wdrożyć, więc masz odpowiednią podstawę w celu zmniejszenia przyszłego projektu Chaos.

4. Przewiduj i przygotuj się do nieprzewidzianego projektu Chaos

Nawet z powodami chaosami, naturalnymi rozwiązaniami i odpowiednią metodologią zidentyfikowano, niektóre chaos projektu może nadal poślizgnąć się przez pęknięcia. Ale istnieją sposoby na przewidywanie i outsmart Chaos, którego jeszcze nie doświadczyłeś.

Przydzielić czas do Brainstorm przyszłość chaos , katalizatory chaosów i potencjalne rozwiązania. Najlepiej to zrobić podczas planowanie Etap, gdy projekty mogą być jeszcze aktywne. Możesz dołączyć niektórych ludzi nie-PMO w rozmowie, aby uzyskać bardziej holistyczne odpowiedzi na takie pytania:

Uczelnij każdy potencjalny problem, którego identyfikujesz pod względem, ile wpłynie na wyniki projektu. W ten sposób, jeśli pojawi się więcej niż jeden, wiesz, który trzeba skupić się na rozwiązaniu pierwszej. Skonfiguruj sposoby wykrycia tego chaosu przed rozpoczęciem projektów, więc jesteś ostrzeżony, zanim chaos też się skończy. A jeśli wystąpi nieprzewidziany Chaos Project, OK. Weź oddech, pobyt elastyczny, znajdź tymczasowe rozwiązanie, aby zachować projektowanie projektu i utrzymywać retrospektywę do sprzężenia zwrotnego, jak zapobiegać temu projektu chaosowi w przyszłości.

5. Zachęcaj do współpracy i komunikacji do pracy przez chaos projektu

Następnym krokiem jest upewnienie się, że twój zespół może współpracować ze sobą w celu zwalczania i pokonania chaosu projektu, tak jak powstaje. Badania pokazują "To po prostu uczucie, jakbyś był częścią zespołu ludzi pracujących nad zadaniem sprawia, że ​​ludzie bardziej zmotywowani, gdy podejmują wyzwania". Tak więc bardziej możesz zachęcać do współpracy kultury pracy, tym bardziej twój zespół czuje się, jakby mogli działać poprzez projektu chaosu lub problemy razem.

75% badanych pracowników Czułem, że dostęp do lepszych narzędzi do współpracy sprawi, że praca zespołowa była bardziej skuteczna, zwiększyć wydajność, a nawet zwiększyć szczęście zawodowe. Oto kilka sposobów Zbuduj kulturę współpracy zespołowej :

Będziesz musiał również zaszczepić usprawnioną i otwartą komunikację w kulturę swojego zespołu - więc powiadomili się każdy, gdy wystąpi chaos projektowy i może szybko zgodzić się na rozwiązanie. Menedżer zadań UDN. Badanie indeksu zdalnego pracy, prowadzone w lipcu 2020 r., Pokazuje, że 16% organizacji nadal brakuje standardowego strumienia komunikacji wśród wszystkich pracowników. Jak twój zespół zrozumie, jak prawidłowo pracować poprzez chaos projektowy i Konflikt uchwytu Jeśli omawiają problemy w różnych miejscach? Dodaje się tylko do istniejącego projektu chaosu. Zamiast tego wzmacnia je pojedynczym narzędziem, które mogą używać do współpracy i komunikowania, dzięki czemu mogą uczynić poruszającym się chaosem projektu.

6. Wybierz wszechstronne oprogramowanie do zarządzania współpracą

Ostatnim krokiem jest znalezienie odpowiedniego narzędzia, aby pomóc w zmniejszeniu chaosu projektu. 32.6% pracowników twierdzi, że ich firmy oferują wiele procesów i systemów, ale są redundantami.1, aby upewnić się, że wybrałeś oprogramowanie, które jest przydatne, przyjęte i redukuje chaos projektu, szukaj kilku kluczowych cech i funkcji:

Znajdź Oprogramowanie do zarządzania pracą To elastyczne i dostosowywane wystarczająco, aby dostosować się do dokładnie tego, czego potrzebujesz, podczas redukcji chaosu projektu. Chcesz narzędzie, które działa dla twojego zespołu, a nie na odwrót. Ponieważ biorąc pod uwagę platformy, zadaj te pytania:

Musisz także upewnić się, że oprogramowanie, które wybierzesz, może zachować chaos projektowy w zatoce nawet w Zdalne środowisko pracy . Oznacza to łatwą dostępność, aktualizacje aktualne i wysokie bezpieczeństwo. A Maj 2020 Study ujawnił, że 48% pracowników Praca z domu teraz mówią, że chcą pracować w domu, i Niektóre firmy oferują stałe Praca w domu Opcje. Nie pozwól, aby nasz nowy obraz zdalnego był źródłem projektu chaosu. Wybierz wszechstronność System zarządzania pracą To działa jak, gdzie i kiedy chcesz - więc jesteś lepiej przygotowany na dowolne Chaos.

Niezależnie od skali lub branży Twojej organizacji, ta droga mapa może pomóc, a twoim zespołem PMO zidentyfikować, pracować i zmniejszyć chaos projektu. A jeśli Chaos nadal przeszkadza i dokonuje niepożądanego wyglądu w przepływie pracy, wystarczy ponownie wziąć pod uwagę ten sześciokopetowany proces, aby pomóc w dalszym ulepszeniu wydajności i wydajności swojego zespołu. Więcej o tym, jak Menedżer zadań UDN. Wszechstronny system zarządzania pracą współpracującą może pomóc w zmniejszeniu chaosu projektu i dlaczego jesteśmy zaufaną platformą dla 20 000 firm w ponad 140 krajach, zarejestruj się Weź wycieczkę .