O Roteiro do PMO para reduzir o caos do projeto: 6 passos para o gerenciamento de projetos mais suaves

Covid-19 e trabalho remoto adicionaram caos a todos os aspectos do dia. A divisão entre trabalho e vida é mais desfocada do que nunca, e tentando encontrar um equilíbrio entre a produtividade e o espaço pessoal é esmagadora. Mas um ambiente de trabalho caótico não é restrito a este novo mundo remoto.

Dentro Gerenciamento de Projetos , o caos vem em todas as formas e tamanhos. Os companheiros de equipe podem parecer unfásicos por tarefas atrasadas e marcos perdidos. Brocas de incêndio podem acontecer com mais frequência do que projetos planejados. Seus sprints de duas semanas podiam se sentir mais como sprints de uma hora. Os recursos podem ser alocados e, em seguida, realocados repetidamente. Comunicação que está preso em silos leva à confusão. Data de vencimento pode misteriosamente mudar sem explicação.

Não importa quantos processos seus projeto O Gabinete de Administração colocou em prática, certas questões ainda podem permanecer - teimosos, persistentes e prejudiciais ao sucesso da sua equipe (e sua sanidade). Então, talvez seja hora de se inclinar nesse caos do projeto e investigar do chão. Por que esse problema está em primeiro lugar? Por que já não foi consertado? Por que é um problema consistente? O que é uma solução duradoura? Como você consegue o buy-in da equipe em todos os níveis? Como você se adapta à medida que novos problemas surgem?

As respostas a essas perguntas variam entre projetos, equipes, organizações e indústrias exatamente à medida que as soluções variam dependendo do tipo específico de caos à mão. Sabendo como iniciar um escritório de gerenciamento de projetos ( PMO. ) E a abordagem certa para sua equipe é essencial. Se você está tentando progredir através de um único projeto problemático ou procurar retrabalhar toda a abordagem da sua organização para o gerenciamento de projetos, esses seis passos podem servir como roteiro Para ajudar qualquer PMO a encontrar suas próprias respostas e gerenciar seus projetos fora do caos.

1. Descubra a causa raiz do seu projeto Chaos

Isso pode parecer óbvio, mas é muito mais fácil dizer do que fazer. Para descobrir o que está desencadeando o seu projeto Caos, comece perguntando às perguntas certas, entrevistando as pessoas certas e identificando os padrões certos.

Pergunte às perguntas certas. Crie uma lista dos tipos de caos que você está experimentando, então interrogue cada perpetrador até que você possa ver a verdadeira causa por trás do problema. Aqui estão alguns exemplos:

Entreviste as pessoas certas. Certifique-se de que você esteja conduzindo retrospectivas com pessoas que trabalham em todos os níveis e em todas as fases do projeto. Isso pode ajudá-lo a rastrear onde o caos está tendo mais impacto e direcione sua investigação. Isso também pode mostrar quem você precisa consultar enquanto trabalha para avaliar uma nova solução para resolver o caos. Ao entrar em loop em todos de colaboradores individuais para gerentes para aprovadores executivos, você pode detalhar a origem e a causa do projeto Caos mais rápido.

Identificar os padrões certos. Construa e use relatórios para revelar padrões dentro e entre projetos. São certos tipos de função sobrecarregados durante a mesma semana por mês? É um indivíduo estar sobrecarregado e outros debatidos? É o mesmo tipo ou categoria de caos. acontecendo em vários projetos de diferentes tipos? Todos estão usando o mesmo modelo para o mesmo tipo de projeto? A mesma equipe é frequentemente responsável pelas tarefas mais atrasadas? Os relatórios visuais podem fornecer uma valiosa visão geral de cima para baixo de seus programas ou grupos de projetos, para que você possa identificar o que está levando ao seu projeto Caos.

2. Encontre soluções que se sintam naturais para sua equipe

Agora que você descobriu por que o caos desejado está invadindo seu projeto, é hora de descobrir como se livrar dele. Não há solução de tamanho único - tudo, então você tem que descobrir o que será melhor para sua equipe. Determinando como sua equipe funciona melhor naturalmente pode ajudá-lo a encontrar soluções que apoiam seus estilo e hábitos inerentes ao dirigir a produtividade.

Teoria do caos sugere que "a natureza, enquanto caótica, segue padrões regulares, assim como o comportamento humano nas organizações". Assim, observando como sua equipe tende a trabalhar pode dar informações valiosas "sobre como alcançar resultados melhores e mais harmoniosos de projetos ...[b]pagando atenção aos padrões no comportamento humano, nós em essência criamos um 'verde' - em oposição a "Ambiente tóxico para o sucesso do projeto".

Você poderia aplicar a teoria do caos por conta própria, escrevendo notas de campo sobre todos os seus colegas de trabalho (talvez seu fundo virtual, seu status de folga, ou seus novos colegas de trabalho de quatro patas), mas nós achamos que enviar algumas pesquisas é mais hands-off abordagem menos assustadora. Use ferramentas úteis como SurveyMonkey. ou Google Forms. Para fazer perguntas como:

Leve suas pesquisas um passo mais longe e peça aos seus colegas que sugiram soluções potenciais para projetar o caos posando de dúvidas como:

Analise as respostas da pesquisa para identificar como as pessoas querem trabalhar e adaptar seus processos às sugestões que fazem mais sentido para as metas da sua organização. Em uma pesquisa de julho 2020 Gerenciador de tarefas UDN. Conduzido, 27% dos trabalhadores afirmaram que suas empresas não agem normalmente no feedback capturado, portanto, certifique-se de implementar sugestões valiosas e comunicar quaisquer alterações que você esteja fazendo em resposta aos resultados da pesquisa. Enquanto a solução certa para o seu projeto o caos pode variar ou mesmo dentro das equipes, é importante capacitar os funcionários para trabalhar a maneira como naturalmente.

3. Certifique-se de ter a metodologia certa

Você identificou por que o caos está presente em seus projetos e como você deseja resolvê-lo, mas é o seu atual Metodologia de gerenciamento de projetos equipado para lidar com essas alterações? Talvez você tenha tentado fazer agile pegando por um tempo, mas os resultados da pesquisa mostram que seus companheiros de equipe estão mais interessados ​​em cachoeira. Ou talvez sua abordagem estivesse funcionando bem em um escritório físico, mas não está se sustentando no mundo remoto.

Ao avaliar como gerenciar seus projetos fora do caos, reserve o tempo para reavaliar se você tem ou não a metodologia ideal no lugar. Você pode achar que é hora de substituir sua estrutura existente, ou você pode decidir que uma abordagem híbrida é o melhor ajuste para sua equipe.

Um gerenciamento de projetos de 2017 Pesquisa por KPMG. mostrou que 80% das organizações estão usando mais de uma Metodologia de gerenciamento de projetos em uma abordagem híbrida.

Certifique-se de pesar os prós e contras do 15 Metodologias e estruturas de gerenciamento de projetos e siga estes passos simples para determinar qual (ou poucos) é certo para sua organização:

Também garantir que haja treinamento suficiente, integralmente, e mudar a gestão no lugar para qualquer metodologia selecionada. E aproveite ainda mais do que apenas um treinamento de uma só vez. Segure o horário de expedição para perguntas em andamento, registre vídeos para demonstrar usar casos , construa uma página de FAQ e comunique como isso deve reduzir o caos. Faça o que puder para obter o buy-in da equipe e ter uma implementação bem-sucedida, então você tem a fundação certa para reduzir o futuro caos do projeto.

4. Antecipar e preparar-se para o Caos do Projeto imprevisto

Mesmo com as causas do caos, soluções naturais e metodologia adequada identificadas, alguns caos do projeto ainda podem escorregar através das rachaduras. Mas há maneiras de antecipar e superar o caos que você ainda não experimentou.

Alocar tempo para Brainstorm o futuro caos , Catalisadores de caos e soluções em potencial. É melhor fazer isso durante o planejamento Estágio, quando os projetos ainda não estão ativos. Você pode incluir algumas pessoas não-PMO na conversa por mais respostas holísticas a perguntas como estas:

Classifique cada problema em potencial que você identifica em termos de quanto isso afetará os resultados do projeto. Dessa forma, se mais de um surgir, você sabe qual deles você precisa se concentrar em resolver primeiro. Configure maneiras de detectar este caos antes dos projetos começarem, então você está alertado antes que o caos fique longe demais. E se o caos imprevisto do projeto ocorrer, tudo bem. Respire, fique flexível, encontre uma solução temporária para manter o projeto em movimento, e manter uma retrospectiva para feedback sobre como impedir que o projeto do projeto no futuro.

5. Incentivar a colaboração e a comunicação a trabalhar através do caos do projeto

O próximo passo é garantir que sua equipe possa trabalhar juntos de forma eficaz para combater e superar o caos do projeto como surge. Shows de pesquisa. "Isso simplesmente se sentindo como se você parte de uma equipe de pessoas trabalhando em uma tarefa torne as pessoas mais motivadas enquanto assumem desafios". Então, mais você pode encorajar uma cultura de trabalho colaborativa, mais sua equipe se sente como elas podem trabalhar através do projeto do projeto ou em questões juntos.

75% dos trabalhadores pesquisados Sentia que ter acesso a melhores ferramentas de colaboração tornaria o trabalho em equipe mais eficaz, impulsionar a produtividade e até aumentar a felicidade ocupacional. Aqui estão algumas maneiras de Construa uma cultura de colaboração em equipe :

Você também precisará incutir a comunicação simplificada e aberta na cultura da sua equipe - para que todos sejam notificados quando o caos do projeto ocorrer e pode concordar rapidamente em uma solução juntos. Gerenciador de tarefas UDN. O levantamento de índice de trabalho remoto, realizado em julho de 2020, mostra que 16% das organizações ainda não têm uma corrente de comunicação padronizada entre todos os funcionários. Como sua equipe entenderá como trabalhar corretamente através do projeto Caos e Lidar com conflito Se eles estão discutindo os problemas em diferentes locais? Isso só aumenta o caos do projeto existente. Em vez disso, capacitá-los com uma única ferramenta, eles podem usar para colaborar e se comunicar, para que possam tornar a navegação do caos menos caótico.

6. Escolha um software de gerenciamento de trabalho colaborativo versátil

Seu último passo é encontrar a ferramenta certa para ajudá-lo a reduzir o caos do projeto. 32,6% dos trabalhadores dizem que suas empresas oferecem vários processos e sistemas, mas são redundantes.1 Para garantir que você escolha software que seja útil, adotado e reduz o caos do projeto, procure algumas características e características importantes:

Encontre um Software de gerenciamento de trabalho Isso é flexível e personalizável o suficiente para se adaptar exatamente o que você precisa enquanto reduz o caos do projeto. Você quer uma ferramenta que funcione para sua equipe, não para a outra maneira. Como você é plataformas de vetagem, faça estas perguntas:

Você também precisará ter certeza de que o software escolhido pode manter o projeto Chaos na baía mesmo em um ambiente de trabalho remoto . Isso significa fácil acessibilidade, atualizações oportunas e alta segurança. UMA Estudo de maio 2020. revelou que 48% dos funcionários Trabalhando em casa Agora diga que eles querem continuar trabalhando em casa, e algumas empresas estão oferecendo permanente trabalho a partir de casa opções. Não deixe nosso novo mundo remoto ser a fonte do seu projeto Chaos. Optar por um versátil Sistema de gerenciamento de trabalho Isso funciona como, onde, e quando você quer - então você é melhor preparado para qualquer que o caos vem a seguir.

Independentemente da escala ou da indústria da sua organização, esse roteiro pode ajudá-lo e sua equipe do PMO a identificar, trabalhar e reduzir o caos do projeto. E se o caos continuar ficando no caminho e fazendo uma aparência indesejada em seu fluxo de trabalho, simplesmente revisite este processo de seis etapas para ajudá-lo a continuar a melhorar a eficiência e a produtividade da sua equipe. Para mais sobre como Gerenciador de tarefas UDN. O sistema de gerenciamento de trabalho colaborativo versátil pode ajudá-lo a reduzir o caos do projeto e por que somos a plataforma confiável para mais de 20.000 empresas em mais de 140 países, inscreva-se em Faça uma turnê do produto .