PMO-etenemissuunnitelma hankkeen kaaosta: 6 askelta hankkeen hallintaan

Covid-19 ja Etätyö ovat lisänneet kaaoksen jokaiseen päivän osaan. Työn ja elämän välinen jakautuminen on hämärtynyt kuin koskaan ja yrittää löytää tasapaino tuottavuuden ja henkilökohtaisen tilan välillä on ylivoimainen. Mutta kaoottinen työympäristö ei rajoitu tähän uuteen syrjäiseen maailmaan.

Sisään Projektinhallinta , kaaos tulee kaikkiin muotoihin ja kokoihin. Joukkuetoverit saattavat tuntua irrotettuna viivästyneiden tehtävien ja menetettyjen virstanpylväiden avulla. Paloproateriat voivat tapahtua useammin kuin suunnitellut projektit. Kahden viikon sprinttien tuntuu enemmän kuin yhden tunnin sprinttien. Resurssit voidaan jakaa ja sitten uudelleen ja uudestaan. Viestintä, joka on jumissa siiloissa johtaa sekaannukseen. Päivämäärät voivat salaperäisesti siirtyä ilman selitystä.

Riippumatta siitä, kuinka monta prosessia hanke Johtamistoimisto on asettanut paikalleen, tiettyjä ongelmia voi silti pysyä - itsepäinen, pysyvä ja haitallinen tiimisi menestykseen (ja terveydellesi). Joten ehkä on aika nojata tähän projektiin kaaos ja tutkia maasta ylöspäin. Miksi tämä asia on ensimmäinen paikka? Miksi sitä ei ole vahvistettu jo? Miksi se on johdonmukainen ongelma? Mikä on kestävä ratkaisu? Miten saat tiimin sisäänostoa jokaisella tasolla? Miten sopeutat uusia kysymyksiä?

Vastaukset näihin kysymyksiin vaihtelevat hankkeiden, tiimien, organisaatioiden ja teollisuuden alalla samoin kuin ratkaisut vaihtelevat käsillä olevasta kaaosta. Tietäen, miten aloittaa projektinhallintatoimiston ( Pmoa ) Ja oikea lähestymistapa tiimisi on välttämätöntä. Olipa yrittänyt edistyä yhden ongelmallisen hankkeen kautta tai pyrimme käsittelemään organisaation koko lähestymistapaa projektinhallintaan, nämä kuusi vaihetta voivat toimia a etenemissuunta Jotta PMO auttaa löytämään omat vastauksensa ja hallitsemaan hankkeitaan kaaosta.

1. Kerro projektisi juuren syy kaaoksen

Tämä voi tuntua ilmeiseltä, mutta se on paljon helpompaa kuin tehty. Selvitä, mitä projektisi kaaos käynnistää, aloita pyytämällä oikeita kysymyksiä, haastattelemalla oikeita ihmisiä ja tunnistavat oikeat kuviot.

Kysy oikeilta kysymyksiltä. Luo luettelo kaaoksen tyypistä, joita olet kokenut, kuulustele jokainen syyllinen, kunnes näet todellisen syyn ongelman takana. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

Haastatella oikeat ihmiset. Varmista, että suoritat retrospetit ihmisten kanssa, jotka työskentelevät kaikilla tasoilla ja projektin jokaisessa vaiheessa. Tämä voi auttaa sinua seuraamaan, missä kaaolla on eniten vaikutusta ja kohdistaa tutkimuksesi. Tämä voi myös näyttää, kuka sinun täytyy kuulla, kun työskentelet arvioimaan uutta ratkaisua kaaoksen ratkaisemiseksi. Looping jokaisessa yksittäisistä avustajista johtajille johtajille, voit porata projektin lähde ja syy kaaoksen nopeammin.

Tunnista oikeat kuviot. Rakentaa ja käyttää raportteja paljastaa kuvioita hankkeiden sisällä ja yli. Onko tiettyjä roolityyppejä ylikuormitettuna saman viikon aikana kuukausittain? Onko yksi yksilö, joka on ylityöllistetty ja muut aliarvostettu? On sama tyyppi tai Chaos-luokka tapahtuu eri tyyppisten useiden hankkeiden yli? Onko kaikki samaa mallia samalle projektityyppille? Onko sama joukkue, joka on usein vastuussa myöhäisimmistä tehtävistä? Visuaaliset raportit voivat antaa sinulle arvokkaan ylhäältä alas katsauksen ohjelmista tai hankkeiden ryhmistä, joten voit selvittää, mikä johtaa projektisi kaaokseen.

2. Etsi ratkaisuja, jotka tuntevat luonnollista tiimisi

Nyt kun olet paljastanut, miksi ei-toivottu kaaos hyökkää projektisi, on aika selvittää, miten päästä eroon siitä. Ei ole olemassa yhtä kokoa-sopivaa ratkaisua, joten sinun täytyy selvittää, mikä on paras tiimisi. Määritetään, miten tiimi toimii parhaiten luonnollisesti auttaa sinua löytämään ratkaisuja, jotka tukevat niiden luontaista tyyliä ja tottumuksiaan samalla, kun taas tuottavuutta.

Kaaosteoria Ehdottaa, että "luonto, kun taas kaoottinen, seuraa säännöllisiä kuvioita, samoin kuin ihmisen käyttäytyminen organisaatioissa." Niin tarkasti tarkkailemalla, miten tiimi pyrkii töihin voi antaa arvokkaita näkemyksiä "siitä, miten saavuttaa parempia, harmonisempia tuloksia hankkeista ...[B]Y, kun kiinnitämme huomiota ihmisen käyttäytymismalleihin, me olennaisemmin luodaan" vihreä " "Myrkyllinen ympäristö hankkeen menestykseen".

Voisit soveltaa Chaos Theory itse, kirjoittamalla kenttä muistiinpanot työtoveristasi jokaisesta liikkeestä (ehkä heidän virtuaalisen taustansa, niiden löysät asemaa tai heidän uutta nelijalkaisia ​​työtovereita), mutta uskomme, että lähetät joitakin kyselyjä on käpistynyt , vähemmän kammottava lähestymistapa. Käytä käteviä työkaluja Surveymonkey tai Google-lomakkeet esittää kysymyksiä, kuten:

Ota kyselyt yksi askeleen edelleen ja pyydä työtovereitasi ehdottamaan mahdollisia ratkaisuja projektin kaaokseen esittämällä kysymyksiä, kuten:

Analysoi kyselyn vastauksia tunnistamaan, miten ihmiset haluavat työskennellä ja mukauttaa prosesseja ehdotuksiin, jotka tekevät mielekästä organisaation tavoitteistasi. Heinäkuun 2020-kyselyssä UDN-tehtävähallinta Suoritettu, 27 prosenttia työntekijöistä totesi, että heidän yrityksensä eivät yleensä toimi kiinni palautetta, joten varmista, että toteutat arvokkaita ehdotuksia ja toimittaa kaikki muutokset, jotka teet vastauksena kyselytuloksiin. Vaikka oikea ratkaisu projektiin Chaos voi vaihdella tai jopa joukkueiden sisällä, on tärkeää, että työntekijät voivat työskennellä luonnollisesti.

3. Varmista, että sinulla on oikea metodologia

Olet tunnistanut, miksi kaaos on läsnä projekteissasi ja miten haluat ratkaista sen, mutta se on nykyinen Projektinhallintamenetelmä Varustettu näiden muutosten käsittelemiseksi? Ehkä olet yrittänyt tehdä ketterää kiinni jonkin aikaa, mutta tutkimustulokset osoittavat, että joukkuetoverisi on kiinnostunut vesiputouksesta. Tai ehkä lähestymistavasi työskenteli kunnossa fyysisessä toimistossa, mutta se ei ole pinta-maailmassa.

Kun arvioit, miten hallita projektit pois kaaosta, ota aikaa arvioida, onko sinulla ihanteellinen menetelmiä paikallaan. Saatat olla aika korvata olemassa oleva kehys, tai voit päättää, että hybridi lähestymistapa on paras sovitus tiimisi.

Vuoden 2017 projektinhallinta KPMG: n kysely osoitti, että 80% organisaatioista käyttää useampaa kuin yhtä Projektinhallintamenetelmä Hybridin lähestymistavassa.

Muista punnita etuja ja haittoja 15 ylimmät projektinhallintamenetelmät ja kehykset , Ja noudata näitä yksinkertaisia ohjeita mitkä yksi (tai vähän) on oikea organisaatio:

Varmista myös, että siellä on riittävä koulutus, ja muutoksen hallinta missä tahansa valitsemassasi menetelmällä. Ja ota se pidemmälle kuin vain kertaluonteinen koulutus. Pidä toimistoaikaa meneillään oleville kysymyksille, tallenna videoita osoittamaan yhteistä Käytä koteloita , rakenna FAQ-sivu ja ilmoita, miten tämä vähentää kaaosta. Tee mitä voit saada tiimin sisäänostoon ja on onnistunut toteutus, joten sinulla on oikea säätiö, joka vähentää tulevaa projektia kaaosta.

4. Ennakoi ja valmistaudu ennakoimattomaan hankkeen kaaokseen

Jopa Chaos syyt, luonnolliset ratkaisut ja asianmukaiset menetelmät tunnistetaan, jotkut projektista kaaokset voivat edelleen liukua halkeamien läpi. Mutta on olemassa tapoja ennakoida ja ottaa käyttöön kaaos, jota et ole vielä kokenut.

Varata aika jllek Brainstorm Future Chaos , kaaos katalysaattorit ja mahdolliset ratkaisut. On parasta tehdä tämä suunnittelu vaiheessa, kun hankkeet eivät ehkä ole vielä aktiivisia. Voit halutessasi sisällyttää joitakin ei-PMO-ihmisiä keskusteluun kokonaisvaltaisemmille vastauksille, kuten näihin kysymyksiin:

Sijoita jokainen mahdollinen ongelma, jonka tunnistat, kuinka paljon se vaikuttaa hankkeen tuloksiin. Näin jos useampi kuin yksi syntyy, tiedät, kumpi sinun on keskityttävä ratkaisemaan ensin. Aseta keinoja havaita tämä kaaos ennen projektin alkamista, joten huomaat, ennen kuin kaaos tulee liian kädestä. Ja jos odottamaton projekti kaaos tapahtuu, se on ok. Ota hengitys, pysy joustavana, löytää väliaikainen ratkaisu, jotta projekti liikkuu, ja pidä palautetta palautetta siitä, miten estää tämän projektin kaaos tulevaisuudessa.

5. Kannusta yhteistyötä ja viestintää toimimaan hankkeen kaaoksen avulla

Seuraava askel on varmistaa, että tiimi voi toimia yhdessä tehokkaasti torjumaan ja voittamaan projektin kaaoksen. Tutkimusnäyttelyt "Yksinkertaisesti tuntuu, että olet osa tehtävässä työskentelevien ihmisten tiimi tekee ihmisistä motivoituneiksi, kun he ottavat haasteita." Joten sitä enemmän voit kannustaa yhteistyössä työkulttuuria, mitä enemmän tiimisi tuntuu, että he voivat työskennellä projektin kaaoksen tai ongelmien avulla yhdessä.

75% tutkituista työntekijöistä Tunttui, että pääsy parempaan yhteistyökaluihin tekisi tiimityötä tehokkaammaksi, lisää tuottavuutta ja jopa lisätä ammatillista onnea. Seuraavassa on muutamia tapoja rakentaa tiimiyhteisyhteistyön kulttuuri :

Sinun on myös asetettava virtaviivainen ja avoin viestintä tiimin kulttuuriin - joten kaikkien on ilmoitettu, kun projekti Chaos esiintyy ja voi nopeasti sopia ratkaisusta yhdessä. UDN-tehtävähallinta Heinäkuussa 2020 suoritetun etätyöhakemistotutkimus osoittaa, että 16% organisaatioista puuttuu edelleen standardoidusta viestintävirrasta kaikkien työntekijöiden kesken. Miten tiimi ymmärtää, miten asianmukaisesti toimivat projektin kaaoksen ja Käsittele konfliktia Jos he keskustelevat eri paikoissa? Tämä lisää vain olemassa olevan hankkeen kaaoksen. Sen sijaan valtuuttaa heidät yhdellä työkalulla, jota he voivat käyttää yhteistyötä ja kommunikoida, joten he voivat tehdä navigointiprojektin kaaosta vähemmän kaoottista.

6. Valitse monipuolinen yhteistyötoiminnan hallintaohjelmisto

Viimeinen askel on löytää oikea työkalu, joka auttaa sinua vähentämään projektia kaaosta. 32,6% työntekijöistä sanoo, että heidän yrityksensä tarjoavat useita prosesseja ja järjestelmiä, mutta ne ovat irtisanottuja.1 Varmista, että valitset, että käytännöt, jotka ovat hyödyllisiä, hyväksytty ja vähentää hanke kaaosta, etsiä muutamia keskeisiä ominaisuuksia ja ominaisuuksia:

Löydä Työhallintaohjelmisto Se on joustavaa ja tarpeeksi muokattavissa sopeutua täsmälleen siihen, mitä tarvitset vähentämällä projektia kaaosta. Haluat työkalun, joka toimii tiimisi, ei toisinpäin. Kun olet vetänyt alustat, kysy nämä kysymykset:

Sinun on myös varmistettava, että valitsemiesi ohjelmisto voi pitää projektin kaaoksen lahdella jopa a Etätyö Ympäristö . Tämä tarkoittaa helppoa esteettömyyttä, oikea-aikaisia ​​päivityksiä ja korkeaa turvallisuutta. A Toukokuu 2020 opiskelu paljasti, että 48% työntekijöistä Työskentely kotoa nyt sanovat haluavansa työskennellä kotoa ja Jotkut yritykset tarjoavat pysyviä tehdä töitä kotoa vaihtoehtoja. Älä anna uusi syrjäinen maailma olla projektin kaaos. Valitse monipuolinen Työhallintajärjestelmä Se toimii, miten, missä ja milloin haluat - niin olette paremmin valmistautuneet mitä kaaos tulee seuraavaksi.

Riippumatta organisaation mittakaavasta tai teollisuudesta, tämä etenemissuunnitelma voi auttaa sinua ja PMO-tiimisi tunnistaa, työskennellä ja vähentää hanke kaaosta. Ja jos Chaos jatkaa tapaa ja tehdä epätoivottavaa ulkonäköä työnkulussa, tarkista tämä kuusivaiheinen prosessi, jotta voit jatkaa tiimin tehokkuutta ja tuottavuutta. Lisätietoja siitä, miten UDN-tehtävähallinta Monipuolinen yhteistyö Tehing Management System voi auttaa sinua vähentämään projektia kaaosta ja miksi olemme luotettava foorumi 20 000+ yritystä yli 140 maassa, rekisteröi Ota tuote kierros .