De PMO-routekaart om projectchaos te reduceren: 6 stappen naar het smooifere projectbeheer

Covend-19 en afstandswerk hebben chaos toegevoegd aan elk aspect van de dag. De kloof tussen werk en leven is wazig dan ooit, en probeert een balans te vinden tussen productiviteit en persoonlijke ruimte is overweldigend. Maar een chaotische werkomgeving is niet beperkt tot deze nieuwe afgelegen wereld.

In project management , Chaos komt in alle soorten en maten. Teamgenoten lijken misschien niet-afgesproken taken en gemiste mijlpalen. Brandoefeningen kunnen vaker voorkomen dan geplande projecten. Je sprints van twee weken konden meer als een uur sprints voelen. Middelen kunnen worden toegewezen en vervolgens steeds opnieuw opnieuw toegewezen. Communicatie die vastzit in silo's leidt tot verwarring. Due-data kunnen mysterieus verschuiven zonder uitleg.

Het maakt niet uit hoeveel processen uw project Het managementkantoor heeft plaatsgevonden, bepaalde problemen kunnen nog steeds - koppig, aanhoudend en schadelijk zijn voor het succes van uw team (en uw gezond verstand). Misschien is het tijd om in die projectchaos te leunen en te onderzoeken vanaf de grond. Waarom is dit probleem daar in de eerste plaats? Waarom is het al niet opgelost? Waarom is het een consistent probleem? Wat is een blijvende oplossing? Hoe krijg je op elk niveau team buy-in? Hoe adapt u aan als nieuwe problemen zich voordoen?

Antwoorden op deze vragen zullen variëren in projecten, teams, organisaties en industrieën, net zoals de oplossingen zullen variëren, afhankelijk van het specifieke type chaos bij de hand. Weten hoe je een projectmanagementkantoor kunt starten ( PMO ) En de juiste aanpak voor uw team is essentieel. Of u nu probeert te gaan door een enkel problematisch project of op zoek is om de volledige aanpak van het projectbeheer van uw organisatie te herwerken, deze zes stappen kunnen dienen als een routekaart Om elke PMO te helpen hun eigen antwoorden te vinden en hun projecten uit chaos te beheren.

1. Ontdek de oorzaak van uw projectchaos

Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is veel gemakkelijker gezegd dan gedaan. Om erachter te komen wat je projectchaos activeert, begin dan door de juiste vragen te stellen, de juiste mensen te interviewen en de juiste patronen te identificeren.

Stel de juiste vragen. Maak een lijst met de typen chaos die u ervaart en vervolgens elke dader ondervraagd totdat u de ware oorzaak achter het probleem kunt zien. Hier zijn een paar voorbeelden:

Interview de juiste mensen. Zorg ervoor dat u retrospectives met mensen die op elk niveau en in elke fase van het project werken. Dit kan u helpen bij het volgen waar de chaos de meeste impact heeft en richten op uw onderzoek. Dit kan u ook laten zien wie u moet raadplegen terwijl u werkt om een ​​nieuwe oplossing te beoordelen om de chaos op te lossen. Door te lussen bij iedereen van individuele bijdragers aan managers tot uitvoerende goedkeuringen, kunt u sneller naar de bron en de oorzaak van het project chaos boren.

Identificeer de juiste patronen. Bouw en gebruik rapporten om patronen binnen en over projecten te onthullen. Zijn bepaalde roltypen gedurende dezelfde week elke maand overbelast? Is een persoon overwerkt en anderen ondergewerkt? Is hetzelfde type of Categorie chaos gebeurt tussen meerdere projecten van verschillende typen? Is iedereen die dezelfde sjabloon gebruikt voor hetzelfde projecttype? Is hetzelfde team vaak verantwoordelijk voor de meest late taken? Visuele rapporten kunnen u een waardevol top-down overzicht geven van uw programma's of groepen projecten, zodat u kunt bepalen wat er naar uw projectchaos leidt.

2. Zoek oplossingen die zich natuurlijk voelen voor uw team

Nu je hebt ontdekt waarom de ongewilde chaos je project binnendringt, is het tijd om erachter te komen hoe je eraan kunt kwijt. Er is geen oplossing voor één formaat, dus je moet erachter komen wat het beste is voor je team. Bepalen hoe uw team het beste werkt, kan u helpen bij het vinden van oplossingen die hun inherente stijl en gewoonten ondersteunen, terwijl de productiviteit ook is.

Chaos theorie suggereert dat "de natuur, terwijl chaotisch, regelmatige patronen volgt, evenals menselijk gedrag in organisaties." Dus het observeren hoe uw team de neiging heeft om te werken, kan waardevolle inzichten "over het bereiken van betere, meer harmonieuze uitkomsten van projecten ...[B]Y die aandacht besteden aan patronen in menselijk gedrag, wij in wezen in wezen een 'Green'-in tegenstelling tot 'Toxic'-omgeving voor projectsucces. "

Je zou Chaos-theorie alleen kunnen toepassen, krabbelende veldnota's over je collega's 'elke zet (misschien hun virtuele achtergrond, hun slappe status of hun nieuwe vierpotige collega's), maar we denken dat er een aantal enquêtes uitzenden is , minder griezelige aanpak. Gebruik handige gereedschappen zoals Surveymonkey of Google-formulieren om vragen te stellen zoals:

Neem je enquêtes een stap verder en vraag je collega's om potentiële oplossingen voor te suggereren om chaos te projecteren door vragen te stellen zoals:

Analyseer Survey Reacties om te identificeren hoe mensen uw processen willen werken en aanpassen aan de suggesties die het meest logisch zijn voor de doelen van uw organisatie. In een onderzoek van juli 2020 Udn taakmanager Uitgevoerd, verklaarde 27% van de werknemers dat hun bedrijven niet doorgaans opgelost opgenomen feedback, dus zorg ervoor dat u waardevolle suggesties implementeert en alle wijzigingen die u aan het maken van de enquête-resultaten implementeert. Terwijl de juiste oplossing voor uw project Chaos over of zelfs binnen teams kan variëren, is het belangrijk om werknemers in staat te stellen om de manier waarop ze natuurlijk doen werken.

3. Zorg ervoor dat u de juiste methodologie hebt

Je hebt geïdentificeerd waarom de chaos aanwezig is in je projecten en hoe je het wilt oplossen, maar is je huidige projectmanagementmethodologie uitgerust om deze wijzigingen aan te pakken? Misschien heb je geprobeerd een tijdje wendige vangst voor te maken, maar de enquête resultaten laten zien dat je teamgenoten meer geïnteresseerd zijn in waterval. Of misschien werkte je aanpak prima in een fysiek kantoor, maar het houdt niet vast in de afgelegen wereld.

Terwijl u beoordeelt hoe u uw projecten uit Chaos kunt beheren, neemt u de tijd om opnieuw te beoordelen of u al dan niet de ideale methodologie op zijn plaats hebt. Misschien vindt u het tijd om uw bestaande raamwerk te vervangen, of u kunt besluiten dat een hybride aanpak de beste pasvorm voor uw team is.

Een projectbeheer van 2017 Onderzoek door KPMG toonde aan dat 80% van de organisaties meer dan één gebruikt projectmanagementmethodologie in een hybride aanpak.

Zorg ervoor dat u de voor- en nadelen van de 15 Top Project Management Methodologieën en kaders en volg deze eenvoudige stappen om te bepalen welke (of enkele) geschikt is voor uw organisatie:

Zorg er ook voor dat er voldoende training, aan boord en verandermanagement op zijn plaats voor welke methodologie u selecteert. En neem het verder dan alleen een eenmalige training. Houd Office-uren vast voor lopende vragen, neem video's op om het vaak voor te tonen Gebruik gevallen , Bouw een FAQ-pagina en communiceer hoe dit chaos moet verminderen. Doe wat je kunt doen om team buy-in te krijgen en een succesvolle implementatie te hebben, dus je hebt de juiste basis op zijn plaats om toekomstige projectchaos te verminderen.

4. Anticiperen en voorbereiden op onvoorziene projectchaos

Zelfs met de chaosoorzaken, natuurlijke oplossingen en de juiste geïdentificeerde methodologie, kunnen sommige projectchaos nog steeds door de scheuren glijden. Maar er zijn manieren om te anticiperen en de chaos die je nog niet hebt ervaren.

Toegegeven tijd aan Brainstorm Toekomstige chaos , Chaos-katalysatoren en potentiële oplossingen. Het is het beste om dit te doen tijdens de planning fase, wanneer projecten nog niet actief zijn. Misschien wil je wat niet-PMO-mensen opnemen in het gesprek voor meer holistische antwoorden op vragen zoals deze:

Rank elke potentiële kwestie die u identificeert in termen van hoeveel het van invloed zal zijn op de resultaten van het project. Op die manier als er meer dan men zich voordoet, weet u welke u moet concentreren op het oplossen van eerst. Stel manieren op om deze chaos te detecteren voordat de projecten beginnen, dus je bent gewaarschuwd voordat de chaos te uit de hand wordt. En als onvoorziene projectchaos voorkomt, is dat goed. Haal adem, blijf flexibel, zoek een tijdelijke oplossing om het project in beweging te houden en houd een retrospectief vast voor feedback over het voorkomen van die projectchaos in de toekomst.

5. Moedig samenwerking en communicatie aan het werk door projectchaos

De volgende stap is om ervoor te zorgen dat uw team effectief kan samenwerken om projectchaos te bestrijden en te overwinnen, zoals het ontstaat. Onderzoek wijst uit "Dat is gewoon het gevoel dat je deel uitmaakt van een team van mensen die aan een taak werken, maakt mensen meer gemotiveerd als ze op uitdagingen aannemen." Dus hoe meer u een collaboratieve werkcultuur kunt aanmoedigen, hoe meer uw team zich voelt alsof ze samen kunnen werken via projectchaos of problemen.

75% van de onderzochte werknemers Vond het dat het hebben van toegang tot betere samenwerkingstools teamwerk effectiever zou maken, de productiviteit vergroten en zelfs het beroepsgeluk toenemen. Hier zijn een paar manieren om bouw een cultuur van teamsamenwerking :

Je moet ook gestroomlijnde en open communicatie in de cultuur van je team inbrengen - dus iedereen is aangemeld wanneer projectchaos optreedt en het samen snel overeenkomt met een oplossing. Udn taakmanager 's Remote Work Index Survey, uitgevoerd in juli 2020, toont aan dat 16% van de organisaties nog steeds een gestandaardiseerde communicatieverstroom ontbreekt bij alle medewerkers. Hoe zal je team begrijpen hoe je goed kunt werken via projectchaos en omgaan met conflicten Als ze de problemen op verschillende locaties bespreken? Die alleen bijdraagt ​​aan de bestaande projectchaos. In plaats daarvan kunnen ze een enkele tool in staat stellen om te gebruiken om samen te werken en te communiceren, zodat ze navigatieproject chaos minder chaotisch kunnen maken.

6. Kies een veelzijdige collaborative werkbeheersoftware

Uw laatste stap is om de juiste tool te vinden om u te helpen projectchaos te verminderen. 32,6% van de werknemers zegt dat hun bedrijven meerdere processen en systemen aanbieden, maar ze zijn redundant.1 om ervoor te zorgen dat u software kiest die nuttig is, goedgekeurd en projectchaos vermindert, zoekt u naar een paar belangrijke kenmerken en functies:

Vind een Werkbeheersoftware Dat is flexibel en aanpasbaar genoeg om zich aan te passen aan precies wat u nodig hebt tijdens het reduceren van projectchaos. Wil je een tool die voor je team werkt, niet andersom. Naarmate je platforms bent, vraag dan deze vragen:

U moet er ook voor zorgen dat de software die u kiest projectchaos bij Bay zelfs in A kan houden Op afstand werkomgeving . Dat betekent eenvoudige toegankelijkheid, tijdige updates en hoge beveiliging. EEN May 2020 studie onthulde dat 48% van de werknemers werken vanuit huis Zeg nu dat ze van huis willen blijven werken, en Sommige bedrijven bieden permanent werk vanuit huis opties. Laat onze nieuwe afgelegen wereld niet de bron van uw projectchaos zijn. Kies voor een veelzijdige Werkbeheersysteem Dat werkt hoe, waar, en wanneer je wilt - dus je bent beter voorbereid op welke chaos ook komt.

Ongeacht de schaal of industrie van uw organisatie, kan deze routekaart u helpen en uw PMO-team identificeren, doorwerken en projectchaos verminderen. En als Chaos blijft in de weg blijven staan ​​en een ongewenst uiterlijk in uw workflow maken, opnieuw bezoeken van dit zesstappenproces om u te helpen bij het blijven verbeteren van de efficiëntie en productiviteit van uw team. Voor meer informatie over hoe Udn taakmanager Het veelzijdige Collaborative Work Management-systeem kan u helpen de projectchaos te verminderen en waarom wij het vertrouwde platform zijn voor 20.000+ bedrijven in meer dan 140 landen, meldt u aan Neem een ​​productreis .