Roadmap PMO เพื่อลดความโกลาหลของโครงการ: 6 ขั้นตอนในการจัดการโครงการที่ราบรื่น

Covid-19 และ งานระยะไกล ได้เพิ่มความโกลาหลให้กับทุกแง่มุมของวัน การแบ่งแยกระหว่างการทำงานกับชีวิตนั้นเบลอมากขึ้นกว่าเดิมและพยายามหาสมดุลระหว่างการเพิ่มผลผลิตและพื้นที่ส่วนบุคคลนั้นท่วมท้น แต่สภาพแวดล้อมการทำงานที่วุ่นวายไม่ได้ จำกัด อยู่ในโลกแห่งห่างไกลนี้

ใน การจัดการโครงการ ความโกลาหลมีรูปร่างและขนาดทั้งหมด เพื่อนร่วมทีมอาจไม่ได้รับการแก้ไขโดยงานที่ค้างชำระและเหตุการณ์สำคัญที่ไม่ได้รับ การฝึกซ้อมไฟอาจเกิดขึ้นบ่อยกว่าโครงการที่วางแผนไว้ Sprints สองสัปดาห์ของคุณอาจรู้สึกเหมือนวิ่งหนึ่งชั่วโมงมากขึ้น ทรัพยากรอาจถูกจัดสรรแล้วจัดสรรใหม่ซ้ำแล้วซ้ำอีก การสื่อสารที่ติดอยู่ในไซโลนำไปสู่ความสับสน วันที่ครบกำหนดอาจเปลี่ยนแปลงอย่างลึกลับโดยไม่มีคำอธิบาย

ไม่ว่าคุณจะมีกระบวนการกี่กระบวนการ โครงการ สำนักงานการจัดการได้วางในสถานที่บางประเด็นอาจยังคงอยู่ - ดื้อรั้นถาวรและเป็นอันตรายต่อความสำเร็จของทีม (และสติของคุณ) ดังนั้นอาจถึงเวลาที่จะพึ่งพาความโกลาหลและตรวจสอบจากพื้นดิน เหตุใดปัญหานี้จึงมีตั้งแต่แรก? ทำไมมันไม่ได้รับการแก้ไขแล้ว? ทำไมมันเป็นปัญหาที่สอดคล้องกัน? ทางออกที่ยั่งยืนคืออะไร? คุณจะได้รับการซื้อทีมในทุกระดับได้อย่างไร คุณปรับตัวให้เข้ากับปัญหาใหม่ได้อย่างไร

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะแตกต่างกันไปตามโครงการทีมองค์กรและอุตสาหกรรมเช่นเดียวกับการแก้ปัญหาจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความวุ่นวายที่เฉพาะเจาะจงในมือ การรู้วิธีการเริ่มต้นสำนักงานการจัดการโครงการ ( ปล้นสะดม ) และวิธีการที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าคุณจะพยายามที่จะดำเนินการผ่านโครงการที่มีปัญหาเดียวหรือกำลังมองหาการทำใหม่วิธีการทั้งหมดขององค์กรของคุณในการจัดการโครงการขั้นตอนหกขั้นตอนนี้สามารถใช้เป็น แผนงาน เพื่อช่วย PMO ใด ๆ ค้นหาคำตอบของตนเองและจัดการโครงการของพวกเขาออกจากความโกลาหล

1. เปิดเผยสาเหตุของความวุ่นวายในโครงการของคุณ

นี่อาจดูเหมือนชัดเจน แต่พูดง่ายกว่าทำ ในการค้นหาสิ่งที่ก่อให้เกิดความโกลาหลของโครงการของคุณเริ่มต้นด้วยการถามคำถามที่ถูกต้องสัมภาษณ์คนที่เหมาะสมและระบุรูปแบบที่เหมาะสม

ถามคำถามที่ถูกต้อง สร้างรายการประเภทของความโกลาหลที่คุณประสบจากนั้นสอบปากคำแต่ละคนจนกว่าคุณจะเห็นสาเหตุที่แท้จริงที่อยู่เบื้องหลังปัญหา นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

สัมภาษณ์คนที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณดำเนินการย้อนหลังกับคนที่ทำงานในทุกระดับและทุกขั้นตอนของโครงการ สิ่งนี้สามารถช่วยคุณติดตามที่ความโกลาหลที่มีผลกระทบมากที่สุดและกำหนดเป้าหมายการสอบสวนของคุณ สิ่งนี้ยังสามารถแสดงให้คุณเห็นว่าคุณจะต้องปรึกษากับคุณในขณะที่คุณทำงานเพื่อประเมินโซลูชันใหม่เพื่อแก้ไขความโกลาหล ด้วยการวนซ้ำในทุกคนจากผู้มีส่วนร่วมรายบุคคลไปจนถึงผู้จัดการเพื่อผู้อนุมัติการบริหารคุณสามารถเจาะลึกไปยังแหล่งที่มาและสาเหตุของความโกลาหลของโครงการได้เร็วขึ้น

ระบุรูปแบบที่เหมาะสม สร้างและใช้รายงานเพื่อเปิดเผยรูปแบบภายในและข้ามโครงการ มีบทบาทบางประเภทมากเกินไปในช่วงสัปดาห์เดียวกันในแต่ละเดือนหรือไม่? บุคคลหนึ่งกำลังทำงานหนักเกินไปและคนอื่น ๆ ที่ทำงานหนักหรือไม่? เป็นประเภทเดียวกันหรือ ประเภทของความโกลาหล เกิดขึ้นในหลาย ๆ โครงการประเภทต่าง ๆ ? ทุกคนใช้เทมเพลตเดียวกันสำหรับประเภทโครงการเดียวกันหรือไม่ ทีมเดียวกันมักรับผิดชอบงานสายมากที่สุดหรือไม่? Visual Reports สามารถให้ภาพรวมที่มีค่าจากยอดนิยมของโปรแกรมหรือกลุ่มของคุณเพื่อให้คุณสามารถระบุสิ่งที่นำไปสู่โครงการความโกลาหลของคุณ

2. ค้นหาโซลูชั่นที่รู้สึกเป็นธรรมชาติกับทีมของคุณ

ตอนนี้คุณได้เปิดเผยว่าทำไมความวุ่นวายที่ไม่ได้รับการบุกรุกจึงบุกรุกโครงการของคุณถึงเวลาที่จะเข้าใจวิธีการกำจัดมัน ไม่มีโซลูชันที่เหมาะกับทุกขนาด - ทั้งหมดดังนั้นคุณต้องคิดออกว่าสิ่งที่จะดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ การพิจารณาว่าทีมงานของคุณทำงานอย่างไรอย่างเป็นธรรมชาติที่สุดสามารถช่วยคุณค้นหาโซลูชันที่สนับสนุนสไตล์และนิสัยโดยธรรมชาติของพวกเขาในขณะที่ขับเคลื่อนผลิตภาพ

ทฤษฎีความโกลาหล แสดงให้เห็นว่า "ธรรมชาติในขณะที่วุ่นวายตามรูปแบบปกติเช่นเดียวกับพฤติกรรมของมนุษย์ในองค์กร" ดังนั้นการสังเกตอย่างใกล้ชิดว่าทีมของคุณมีแนวโน้มที่จะทำงานสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าได้ "เกี่ยวกับวิธีการบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและกลมกลืนมากขึ้นจากโครงการ ...[B]y ให้ความสนใจกับรูปแบบในพฤติกรรมของมนุษย์เราในสาระสำคัญสร้าง 'สีเขียว - เมื่อเทียบกับ 'เป็นพิษต่อสิ่งแวดล้อมเพื่อความสำเร็จของโครงการ "

คุณสามารถใช้ทฤษฎีความโกลาหลในฟิลด์ Scribbling ของคุณเองเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานของคุณทุกการเคลื่อนไหว (อาจเป็นพื้นหลังเสมือนของพวกเขาสถานะ Slack ของพวกเขาหรือเพื่อนร่วมงานสี่ขาใหม่ของพวกเขา) แต่เราคิดว่าการส่งแบบสำรวจบางอย่างเป็นมือมากขึ้น วิธีที่น่าขนลุกน้อยลง ใช้เครื่องมือที่มีประโยชน์เช่น SurveyMonkey หรือ Google แบบฟอร์ม ถามคำถามเช่น:

ทำแบบสำรวจของคุณก้าวไปอีกขั้นหนึ่งและขอให้เพื่อนร่วมงานของคุณแนะนำวิธีแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในโครงการความโกลาหลโดยการวางคำถามเช่น:

วิเคราะห์การตอบสนองแบบสำรวจเพื่อระบุว่าผู้คนต้องการทำงานอย่างไรและปรับกระบวนการของคุณให้เข้ากับข้อเสนอแนะที่เหมาะสมที่สุดสำหรับเป้าหมายขององค์กรของคุณ ในการสำรวจกรกฎาคม 2020 ผู้จัดการงาน UDN ดำเนินการ 27% ของคนงานระบุว่า บริษัท ของพวกเขาไม่ได้ทำตามคำติชมที่บันทึกไว้ดังนั้นให้แน่ใจว่าได้ใช้คำแนะนำที่มีค่าและสื่อสารการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำเพื่อตอบสนองต่อผลการสำรวจ ในขณะที่วิธีการแก้ปัญหาที่เหมาะสมกับความโกลาหลของโครงการของคุณอาจแตกต่างกันไปตามหรือแม้กระทั่งภายในทีมเป็นสิ่งสำคัญที่จะให้อำนาจพนักงานในการทำงานตามธรรมชาติ

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีการที่เหมาะสม

คุณได้ระบุว่าทำไมความวุ่นวายมีอยู่ในโครงการของคุณและวิธีที่คุณต้องการแก้ไข แต่เป็นปัจจุบันของคุณ วิธีการจัดการโครงการ พร้อมที่จะจัดการกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้? บางทีคุณอาจพยายามทำให้ว่องไวอยู่พักหนึ่ง แต่ผลการสำรวจแสดงให้เพื่อนร่วมทีมของคุณสนใจน้ำตกมากขึ้น หรือบางทีวิธีการของคุณอาจทำงานได้ดีในสำนักงานทางกายภาพ แต่ก็ไม่ได้ถืออยู่ในโลกแห่งห่างไกล

ในขณะที่คุณประเมินวิธีการจัดการโครงการของคุณจากความโกลาหลใช้เวลาในการประเมินว่าคุณมีวิธีการที่เหมาะสมที่สุดหรือไม่ คุณอาจพบว่าถึงเวลาแทนที่กรอบงานที่มีอยู่ของคุณหรือคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าวิธีการไฮบริดเหมาะที่สุดสำหรับทีมของคุณ

การจัดการโครงการ 2017 สำรวจโดย KPMG แสดงให้เห็นว่า 80% ขององค์กรใช้มากกว่าหนึ่งองค์กร วิธีการจัดการโครงการ ในวิธีการไฮบริด

ให้แน่ใจว่าได้ชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียของ 15 วิธีการจัดการโครงการชั้นนำและกรอบงาน และทำตามขั้นตอนง่ายๆเหล่านี้เพื่อพิจารณาว่ามีการใช้งานใด (หรือน้อย) สำหรับองค์กรของคุณ:

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการฝึกอบรมที่เพียงพอ, onboarding และ การบริหารการเปลี่ยนแปลง ในสถานที่สำหรับวิธีการใดก็ตามที่คุณเลือก และนำไปไกลกว่าการฝึกอบรมครั้งเดียว ถือเวลาทำงานเพื่อคำถามที่ต่อเนื่องบันทึกวิดีโอเพื่อแสดงให้เห็นทั่วไป ใช้กรณี สร้างหน้าคำถามที่พบบ่อยและสื่อสารว่าควรลดความโกลาหลได้อย่างไร ทำทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อรับทีมซื้อในและมีการดำเนินการที่ประสบความสำเร็จดังนั้นคุณจึงมีรากฐานที่เหมาะสมในการลดความโกลาหลในอนาคต

4. คาดการณ์และเตรียมพร้อมสำหรับความวุ่นวายในโครงการที่ไม่คาดฝัน

แม้จะมีสาเหตุความวุ่นวายโซลูชั่นธรรมชาติและวิธีการที่เหมาะสมที่ระบุความโกลาหลบางโครงการอาจยังคงลื่นไถลผ่านรอยแตก แต่มีวิธีในการคาดการณ์และชิงไหวชิงพริบความโกลาหลที่คุณยังไม่เคยมีประสบการณ์

จัดสรรเวลาให้ ระดมสมองความโกลาหลในอนาคต ความโกลาหลตัวเร่งปฏิกิริยาและการแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เป็นการดีที่สุดที่จะทำเช่นนี้ในระหว่าง การวางแผน เวทีเมื่อโครงการอาจไม่ทำงาน คุณอาจต้องการรวมคนที่ไม่ใช่ PMO ในการสนทนาเพื่อตอบคำถามแบบองค์รวมมากขึ้นเช่นนี้:

จัดอันดับแต่ละปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่คุณระบุในแง่ของจำนวนเงินที่จะส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของโครงการ ด้วยวิธีนี้หากมีมากกว่าหนึ่งครั้งคุณก็รู้ว่าคุณต้องมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขครั้งแรก ตั้งวิธีการตรวจสอบความโกลาหลนี้ก่อนที่โครงการจะเริ่มขึ้นดังนั้นคุณจะได้รับการแจ้งเตือนก่อนที่ความโกลาหลจะหมดไปด้วยมือ และถ้าเกิดความโกลาหลโครงการที่ไม่คาดฝันก็โอเค ใช้ลมหายใจมีความยืดหยุ่นให้ค้นหาโซลูชันชั่วคราวเพื่อให้โครงการเคลื่อนย้ายและถือย้อนหลังเพื่อรับคำติชมเกี่ยวกับวิธีการป้องกันความโกลาหลของโครงการในอนาคต

5. ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการสื่อสารเพื่อทำงานผ่านโครงการความโกลาหล

ขั้นตอนต่อไปคือเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในการต่อสู้และเอาชนะความโกลาหลของโครงการตามที่เกิดขึ้น การวิจัยแสดงให้เห็นว่า "นั่นเป็นเพียงความรู้สึกเหมือนกับว่าคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานที่ทำงานกับงานทำให้ผู้คนมีแรงจูงใจมากขึ้นเนื่องจากมีความท้าทาย" ยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันได้ยิ่งทีมของคุณรู้สึกเหมือนสามารถทำงานผ่านความวุ่นวายในโครงการหรือปัญหาร่วมกัน

75% ของคนงานที่สำรวจ รู้สึกว่าการเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นจะทำให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพิ่มผลผลิตและเพิ่มความสุขในการทำงาน ต่อไปนี้เป็นวิธีที่จะ สร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันของทีม :

คุณจะต้องปลูกฝังการสื่อสารที่คล่องตัวและเปิดให้เข้ากับวัฒนธรรมของทีมของคุณดังนั้นทุกคนจึงได้รับการแจ้งเตือนเมื่อเกิดความวุ่นวายของโครงการและสามารถเห็นด้วยกับวิธีแก้ปัญหาด้วยกันได้อย่างรวดเร็ว ผู้จัดการงาน UDN การสำรวจดัชนีงานระยะไกลดำเนินการในเดือนกรกฎาคม 2020 แสดงให้เห็นว่า 16% ขององค์กรยังคงขาดการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานในหมู่พนักงานทุกคน ทีมของคุณจะเข้าใจวิธีการทำงานอย่างถูกต้องผ่านโครงการความโกลาหลและ จัดการความขัดแย้ง หากพวกเขากำลังพูดถึงปัญหาในสถานที่ต่าง ๆ ? ที่เพิ่มความโกลาหลของโครงการที่มีอยู่เท่านั้น ให้อำนาจแก่พวกเขาด้วยเครื่องมือเดียวที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อทำงานร่วมกันและสื่อสารเพื่อให้พวกเขาสามารถสร้างโครงการความโกลาหลน้อยลง

6. เลือกซอฟต์แวร์การจัดการงานความร่วมมือแบบอเนกประสงค์

ขั้นตอนสุดท้ายของคุณคือการค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้คุณลดความโกลาหลของโครงการ 32.6% ของคนงานบอกว่า บริษัท ของพวกเขามีหลายกระบวนการและระบบ แต่พวกเขาซ้ำซ้อน 1 เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเลือกซอฟต์แวร์ที่มีประโยชน์นำมาใช้และลดความโกลาหลของโครงการให้มองหาคุณสมบัติที่สำคัญและคุณสมบัติเล็กน้อย:

หา ซอฟต์แวร์การจัดการงาน นั่นมีความยืดหยุ่นและปรับแต่งได้มากพอที่จะปรับให้เข้ากับสิ่งที่คุณต้องการในขณะที่ลดความโกลาหลของโครงการ คุณต้องการเครื่องมือที่เหมาะกับทีมของคุณไม่ใช่วิธีอื่น ๆ ในฐานะที่เป็นแพลตฟอร์ม Vetting ถามคำถามเหล่านี้:

คุณจะต้องแน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกสามารถรักษาความโกลาหลได้ที่อ่าวแม้ใน สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล . นั่นหมายถึงการเข้าถึงง่ายอัปเดตทันเวลาและความปลอดภัยสูง ให้ 2520 พฤษภาคมศึกษา เปิดเผยว่าพนักงาน 48% ทำงานจากที่บ้าน ตอนนี้บอกว่าพวกเขาต้องการทำงานจากที่บ้านและ บาง บริษัท เสนอให้ถาวร ทำงานที่บ้าน ตัวเลือก. อย่าปล่อยให้โลกแห่งความห่างไกลใหม่ของเราเป็นแหล่งที่มาของความโกลาหลของโครงการของคุณ เลือกใช้อเนกประสงค์ ระบบการจัดการงาน ที่ใช้งานได้อย่างไรและเมื่อคุณต้องการ - ดังนั้นคุณจึงเตรียมพร้อมสำหรับความวุ่นวายที่เกิดขึ้นต่อไป

โดยไม่คำนึงถึงระดับองค์กรหรืออุตสาหกรรมของคุณแผนงานนี้สามารถช่วยคุณและทีม PMO ของคุณระบุงานผ่านและลดความโกลาหลของโครงการ และหากความโกลาหลเข้ามาในทางและการปรากฏตัวที่ไม่พึงประสงค์ในเวิร์กโฟลว์ของคุณเพียงทบทวนกระบวนการหกขั้นตอนนี้เพื่อช่วยให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทีมต่อไป สำหรับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการ ผู้จัดการงาน UDN ระบบการจัดการงานความร่วมมือแบบอเนกประสงค์สามารถช่วยคุณลดความโกลาหลของโครงการและทำไมเราถึงเป็นแพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้สำหรับ 20,000 บริษัท ในกว่า 140 ประเทศลงทะเบียน รับทัวร์ผลิตภัณฑ์ .