پروجیکٹ افراتفری کو کم کرنے کے لئے PMO روڈ میپ: ہموار پراجیکٹ مینجمنٹ کے 6 مراحل
Covid-19 اور. دور دراز کام دن کے ہر پہلو کو افراتفری شامل کیا ہے. کام اور زندگی کے درمیان تقسیم ہمیشہ سے کہیں زیادہ دھندلا ہے، اور پیداوری اور ذاتی جگہ کے درمیان ایک توازن تلاش کرنے کی کوشش کر رہا ہے. لیکن ایک غیر معمولی کام کا ماحول اس نئی ریموٹ دنیا سے محدود نہیں ہے.
میں کام کی ترتیب لگانا ، افراتفری تمام سائز اور سائز میں آتا ہے. ٹیموں کو زیادہ سے زیادہ کاموں اور میلوں سے محروم ہونے کی وجہ سے ٹیموں کو بے نقاب لگتا ہے. منصوبہ بندی کے منصوبوں کے مقابلے میں آگ کی مشق زیادہ ہوتی ہے. آپ کے دو ہفتے کے سپرنٹس ایک گھنٹہ سپرنٹ کی طرح محسوس کر سکتے ہیں. وسائل مختص کیے جا سکتے ہیں اور پھر دوبارہ ختم کر دیا گیا ہے. سلائس میں پھنس گیا مواصلات کو الجھن کی طرف جاتا ہے. وجہ سے تاریخوں کو بغیر کسی وضاحت کے بغیر پراسرار طور پر منتقل کر سکتا ہے.
اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا کہ آپ کتنے عمل کرتے ہیں منصوبے مینجمنٹ آفس نے جگہ پر رکھی ہے، بعض مسائل اب بھی رہیں گے - ضد، مسلسل، اور آپ کی ٹیم کی کامیابی (اور آپ کی صداقت) کے لئے ضائع کر سکتے ہیں. لہذا شاید اس منصوبے افراتفری میں دباؤ اور زمین سے تحقیقات کرنے کا وقت ہے. یہ مسئلہ پہلی جگہ میں کیوں ہے؟ یہ پہلے ہی مقرر نہیں کیا گیا ہے؟ یہ ایک مستقل مسئلہ کیوں ہے؟ ایک مستقل حل کیا ہے؟ آپ ہر سطح پر ٹیم خریدنے میں کیسے حاصل کرتے ہیں؟ آپ نئے مسائل کے طور پر کیسے اٹھاتے ہیں؟
ان سوالات کے جوابات منصوبوں، ٹیموں، تنظیموں، اور صنعتوں میں مختلف قسم کے طور پر مختلف قسم کے افراتفری کی مخصوص قسم پر منحصر ہو گی. جاننا کہ کس طرح ایک پروجیکٹ مینجمنٹ آفس شروع کرنے کے لئے کس طرح ( پی ایم او ) اور آپ کی ٹیم کے لئے صحیح نقطہ نظر ضروری ہے. چاہے آپ کسی بھی دشواری منصوبے کے ذریعے ترقی کی کوشش کررہے ہیں یا آپ کے تنظیم کے منصوبے کے انتظام کے پورے نقطہ نظر کو دوبارہ کام کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، ان چھ اقدامات ایک کے طور پر کام کرسکتے ہیں روڈ میپ کسی بھی PMO کو ان کے اپنے جوابات کو تلاش کرنے اور افراتفری سے باہر ان کے منصوبوں کو منظم کرنے میں مدد کرنے کے لئے.
1. آپ کے منصوبے افراتفری کی جڑ سبب کو بے نقاب
یہ واضح ہوسکتا ہے، لیکن یہ بہت آسان ہے. آپ کے منصوبے افراتفری کو کس طرح تلاش کرنے کے لئے، صحیح سوالات سے پوچھ گچھ، صحیح لوگوں سے انٹرویو، اور صحیح پیٹرن کی شناخت کے ذریعے شروع کر کے شروع.
صحیح سوالات پوچھیں. افراتفری کی اقسام کی ایک فہرست بنائیں جو آپ کر رہے ہو، پھر ہر مرتکب کو تحقیقات کریں جب تک کہ آپ اس مسئلے کے پیچھے حقیقی سبب نہیں دیکھ سکیں. یہاں چند مثالیں ہیں:
صحیح لوگوں کو انٹرویو اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ہر سطح پر کام کرتے ہیں اور اس منصوبے کے ہر مرحلے پر کام کرتے ہیں. یہ آپ کو اس بات کو ٹریک کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ افراتفری سب سے زیادہ اثر پڑتا ہے اور آپ کی تحقیقات کا نشانہ بنانا ہے. یہ آپ کو بھی دکھا سکتا ہے کہ آپ افراتفری کو حل کرنے کے لئے ایک نیا حل کا جائزہ لینے کے لئے آپ کو کام کرنے کی ضرورت ہوگی. انفرادی شراکت داروں سے ہر ایک میں لوپنگ ایگزیکٹو منظور کرنے کے لئے مینیجرز میں، آپ کو اس منصوبے کو افراتفری کے ذریعہ اور اس کی وجہ سے ڈرا سکتے ہیں.
صحیح پیٹرن کی شناخت کریں. منصوبوں کے اندر اندر اور پیٹرن کو ظاہر کرنے کے لئے رپورٹوں کی تعمیر اور استعمال کریں. ہر ماہ اسی ہفتے کے دوران زیادہ سے زیادہ رول کی اقسام ہیں؟ کیا ایک فرد زیادہ کام کیا جا رہا ہے اور دوسروں کو کام کر رہا ہے؟ ایک ہی قسم ہے یا افراتفری کی قسم مختلف اقسام کے متعدد منصوبوں میں ہو رہا ہے؟ کیا ایک ہی منصوبے کی قسم کے لئے ایک ہی ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے ہر ایک ہے؟ کیا ایک ہی ٹیم اکثر دیر سے کاموں کے لئے ذمہ دار ہے؟ بصری رپورٹس آپ کو اپنے پروگراموں یا منصوبوں کے گروپوں کے ایک قیمتی اوپر سے نیچے کا جائزہ لے سکتے ہیں، لہذا آپ اپنے منصوبے افراتفری کی قیادت میں کیا کر سکتے ہیں.
2. حل تلاش کریں جو آپ کی ٹیم کو قدرتی محسوس کرتے ہیں
اب آپ نے بے نقاب کیا ہے کہ ناپسندیدہ افراتفری آپ کے منصوبے پر حملہ کیوں کررہے ہیں، اس کا پتہ چلتا ہے کہ اس سے چھٹکارا کیسے ملے گا. کوئی بھی سائز نہیں ہے - تمام حل، لہذا آپ کو یہ معلوم کرنا ہوگا کہ آپ کی ٹیم کے لئے کیا سب سے بہتر ہو رہا ہے. اس بات کا تعین کرتے ہوئے کہ آپ کی ٹیم کس طرح بہترین کام کرتا ہے، قدرتی طور پر آپ کو حل کرنے میں مدد مل سکتی ہے جو ان کی معدنی انداز اور عادات کی حمایت کرتے وقت بھی پیدا کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
افراتفری تھیوری یہ بتاتا ہے کہ "فطرت، افراتفری کے دوران، باقاعدگی سے پیٹرن کی پیروی کرتا ہے، جیسا کہ تنظیموں میں انسانی رویہ ہے." بہت قریب سے یہ دیکھ رہا ہے کہ آپ کی ٹیم کس طرح کام کرنے کے لئے قابل قدر بصیرت حاصل کر سکتی ہے "منصوبوں سے بہتر، زیادہ ہم آہنگی نتائج حاصل کرنے کے بارے میں ...[ب]Y انسانی رویے میں پیٹرن پر توجہ دینا، ہم جوہر میں ایک 'سبز' کے خلاف مخالفت کرتے ہیں 'پراجیکٹ کامیابی کے لئے زہریلا ماحول. "
آپ اپنے ساتھیوں کے ہر اقدام (شاید ان کے مجازی پس منظر، ان کی سست حیثیت، یا ان کے نئے چار ٹانگوں والے ساتھی کارکنوں کے بارے میں اس کے بارے میں افراتفری کا نظارہ لگایا جا سکتا ہے، لیکن ہم سوچتے ہیں کہ کچھ سروے بھیجتے ہیں. کم کشش نقطہ نظر. جیسے آسان اوزار استعمال کریں SurveyMonkey. یا گوگل فارم سوالات پوچھیں جیسے:
اپنے سروے کو ایک قدم آگے لے لو اور اپنے ساتھی کارکنوں سے پوچھیں کہ اس طرح کے سوالات کی طرف سے افراتفری پروجیکٹ کے منصوبوں کو ممکنہ حل کا مشورہ دیتے ہیں:
سروے کے جوابات کا تجزیہ کریں کہ کس طرح لوگوں کو آپ کے عمل کے مقاصد کے لئے سب سے زیادہ احساس بنائے جانے والے تجاویز میں آپ کے عمل کو کیسے کام کرنا اور اپنے عمل کو اپنانے کے لئے تیار کرنا چاہتے ہیں. جولائی 2020 میں سروے میں UDN ٹاسک مینیجر منعقد کیا گیا ہے، 27٪ کارکنوں نے کہا کہ ان کی کمپنیوں کو عام طور پر قبضہ کر لیا رائے پر عملدرآمد نہیں کرتے، لہذا قیمتی تجاویز کو لاگو کرنے اور سروے کے نتائج کے جواب میں آپ کو کسی بھی تبدیلی کو مطلع کرنے کا یقین ہے. جبکہ آپ کے منصوبے افراتفری کا صحیح حل ٹیموں کے اندر اندر یا اس سے بھی مختلف ہوسکتا ہے، یہ ضروری ہے کہ وہ ملازمتوں کو بااختیار بنانے کے لئے جو وہ قدرتی طور پر کرتے ہیں.
3. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس صحیح طریقہ کار ہے
آپ کی شناخت آپ کو آپ کے منصوبوں میں افراتفری موجود ہے اور آپ اسے کیسے حل کرنا چاہتے ہیں، لیکن آپ کا موجودہ ہے پروجیکٹ مینجمنٹ طریقہ کار ان تبدیلیوں کو سنبھالنے کے لئے لیس؟ شاید آپ تھوڑی دیر کے لئے جلدی پکڑنے کی کوشش کر رہے ہیں، لیکن سروے کے نتائج ظاہر کرتے ہیں کہ آپ کے ٹیموں کو آبشار میں زیادہ دلچسپی ہے. یا شاید آپ کا نقطہ نظر جسمانی دفتر میں ٹھیک کام کر رہا تھا، لیکن یہ دور دراز دنیا میں نہیں ہے.
جیسا کہ آپ تشخیص کرتے ہیں کہ کس طرح آپ کے منصوبوں کو افراتفری سے باہر منظم کرنے کے لۓ، اس وقت لے لو کہ آپ کے پاس مثالی طریقہ کار ہے یا نہیں. آپ اپنے موجودہ فریم ورک کو تبدیل کرنے کا وقت تلاش کر سکتے ہیں، یا آپ یہ فیصلہ کرسکتے ہیں کہ آپ کی ٹیم کے لئے ایک ہائبرڈ نقطہ نظر بہترین فٹ ہے.
2017 پراجیکٹ مینجمنٹ خیبر پختونخواہ کی طرف سے سروے ظاہر ہوتا ہے کہ 80٪ تنظیمیں ایک سے زیادہ استعمال کر رہے ہیں پروجیکٹ مینجمنٹ طریقہ کار ایک ہائبرڈ نقطہ نظر میں.
پیشہ اور خیال کے وزن کا وزن یقینی بنائیں 15 اوپر پروجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں اور فریم ورک ، اور ان سادہ اقدامات کی پیروی کریں جس کا تعین کرنے کے لئے کون سا (یا کچھ) آپ کی تنظیم کے لئے صحیح ہے:
اس بات کو یقینی بنائیں کہ کافی تربیت، آن بورڈنگ، اور انتظامیہ کی تبدیلی جس میں آپ کو منتخب طریقہ کار کے لئے جگہ میں. اور اسے صرف ایک بار تربیت سے کہیں زیادہ لے لو. جاری سوالات کے لئے دفتر کے گھنٹوں کو پکڑو، عام طور پر ظاہر کرنے کے لئے ویڈیو ریکارڈ ویڈیو مقدمات کا استعمال کریں ، ایک سوالات کے صفحے کی تعمیر، اور بات چیت کریں کہ یہ افراتفری کو کم کرنا چاہئے. جو کچھ بھی آپ ٹیم کو خریدنے کے لۓ حاصل کر سکیں اور کامیاب عمل درآمد کریں، لہذا آپ کو مستقبل کے منصوبے افراتفری کو کم کرنے کے لئے جگہ پر صحیح بنیاد ہے.
4. غیر ضروری منصوبے افراتفری کے لئے متوقع اور تیار کریں
یہاں تک کہ افراتفری کے سبب، قدرتی حل، اور مناسب طریقہ کار کی نشاندہی کے ساتھ بھی، کچھ منصوبے افراتفری اب بھی درختوں کے ذریعے پرچی ہوسکتی ہے. لیکن افراتفری کو متوقع اور نکالنے کے طریقے موجود ہیں جو آپ نے ابھی تک تجربہ نہیں کیا ہے.
وقت تک مختص کریں دماغی مستقبل افراتفری ، افراتفری اتپریورتی، اور ممکنہ حل. اس کے دوران ایسا کرنا بہتر ہے منصوبہ بندی اسٹیج، جب منصوبوں کو ابھی تک فعال نہیں ہوسکتا ہے. آپ ان سوالات کے بارے میں مزید جامع جوابات کے لئے بات چیت میں کچھ غیر PMO لوگوں کو شامل کرنا چاہتے ہیں:
ہر ممکنہ مسئلے کو درجہ بندی کریں جس میں آپ اس منصوبے کے نتائج پر اثر انداز کریں گے. اس طرح اگر ایک سے زیادہ پیدا ہوتا ہے تو، آپ کو معلوم ہے کہ آپ کو سب سے پہلے حل کرنے پر توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہے. منصوبوں سے شروع ہونے سے پہلے اس افراتفری کا پتہ لگانے کے طریقے قائم کریں، لہذا افراتفری ہاتھ سے باہر نکل جاتے ہیں اس سے پہلے آپ کو خبردار کیا جاتا ہے. اور اگر غیر ضروری منصوبے افراتفری واقع ہو تو یہ ٹھیک ہے. ایک سانس لے لو، لچکدار رہو، منصوبے کو آگے بڑھنے کے لئے ایک عارضی حل تلاش کریں، اور مستقبل میں اس منصوبے افراتفری کو کیسے روکنے کے بارے میں رائے کے لئے ایک ریٹروپنک کو پکڑو.
5. منصوبے افراتفری کے ذریعہ کام کرنے کے لئے تعاون اور مواصلات کی حوصلہ افزائی کریں
اگلے مرحلے یہ یقینی بنانا ہے کہ آپ کی ٹیم مؤثر طریقے سے لڑنے اور منصوبے افراتفری پر قابو پانے کے لئے مؤثر طریقے سے مل کر کام کرسکیں. تحقیق سے پتہ چلتا "یہ صرف اس طرح محسوس ہوتا ہے کہ آپ کام پر کام کرنے والے لوگوں کی ایک ٹیم کا حصہ ہیں جو لوگوں کو زیادہ حوصلہ افزائی کرتا ہے کیونکہ وہ چیلنجوں پر لے جاتے ہیں." لہذا آپ زیادہ سے زیادہ باہمی تعاون کے کام کی ثقافت کی حوصلہ افزائی کر سکتے ہیں، آپ کی ٹیم کو محسوس ہوتا ہے کہ وہ منصوبے افراتفری یا مسائل کے ساتھ مل کر کام کرسکتے ہیں.
75٪ کارکنوں نے سروے کیا محسوس کیا کہ بہتر تعاون کے اوزار تک رسائی حاصل کرنے کے لئے ٹیم ورک زیادہ مؤثر، فروغ دینے کی پیداوری، اور پیشہ ورانہ خوشی میں اضافہ کرے گا. یہاں چند طریقے ہیں ٹیم تعاون کی ثقافت کی تعمیر انکار
آپ کو اپنی ٹیم کی ثقافت میں سنجیدگی سے اور کھلے مواصلات کو بھی مضبوط بنانے کی ضرورت ہوگی - لہذا ہر کسی کو مطلع کیا جاتا ہے جب پراجیکٹ افراتفری ہوتی ہے اور فوری طور پر ایک حل پر فوری طور پر اتفاق کر سکتا ہے. UDN ٹاسک مینیجر 20 جولائی 2020 میں منعقد ہونے والے ریموٹ کام انڈیکس سروے سے پتہ چلتا ہے کہ 16 فیصد تنظیموں اب بھی تمام ملازمین کے درمیان معیاری مواصلات کے سلسلے میں موجود ہیں. آپ کی ٹیم کس طرح سمجھتی ہے کہ کس طرح پراجیکٹ افراتفری کے ذریعہ مناسب طریقے سے کام کرنا اور تنازعہ کو ہینڈل اگر وہ مختلف مقامات پر مسائل پر تبادلہ خیال کر رہے ہیں؟ یہ صرف موجودہ منصوبے افراتفری میں اضافہ ہوتا ہے. اس کے بجائے، ان کو ایک واحد آلے کے ساتھ بااختیار بنانے کے لئے وہ تعاون اور بات چیت کرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں، لہذا وہ پراجیکٹ افراتفری کم غیر معمولی تشویش کر سکتے ہیں.
6. ورسٹائل باہمی تعاون کے کام مینجمنٹ سافٹ ویئر کا انتخاب کریں
آپ کا آخری مرحلہ آپ کو پراجیکٹ افراتفری کو کم کرنے میں مدد کرنے کے لئے صحیح آلہ تلاش کرنا ہے. 32.6 فیصد کارکنوں کا کہنا ہے کہ ان کی کمپنیاں ایک سے زیادہ عمل اور نظام پیش کرتے ہیں، لیکن وہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ سافٹ ویئر کو منتخب کریں کہ آپ سافٹ ویئر منتخب کریں، اور پروجیکٹ افراتفری کو کم کر دیں، چند اہم خصوصیات اور خصوصیات کو تلاش کریں:
A. کام مینجمنٹ سافٹ ویئر منصوبے افراتفری کو کم کرنے کے دوران آپ کی ضرورت کے مطابق یہ لچکدار اور مرضی کے مطابق کافی ہے. آپ ایک ایسا آلہ چاہتے ہیں جو آپ کی ٹیم کے لئے کام کرتا ہے، اس کے ارد گرد دوسرا راستہ نہیں. جیسا کہ آپ پلیٹ فارمز کو سنبھال رہے ہیں، ان سوالات سے پوچھیں:
آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ سافٹ ویئر کا انتخاب کرتے ہیں تو اس میں بھی پروجیکٹ افراتفری بھی شامل ہیں ریموٹ کام ماحول . اس کا مطلب یہ ہے کہ آسان رسائی، بروقت اپ ڈیٹس، اور اعلی سیکورٹی. A. 2020 پڑھنے کا مطالعہ انکشاف کیا کہ 48 فیصد ملازمین گھر سے کام اب کہتے ہیں کہ وہ گھر سے کام کرنا چاہتے ہیں، اور کچھ کمپنیوں مستقل پیش کر رہے ہیں گھر سے کام اختیارات. ہماری نئی ریموٹ دنیا کو آپ کے منصوبے افراتفری کا ذریعہ نہ ہونے دیں. ایک ورسٹائل کے لئے آپٹ کام مینجمنٹ سسٹم یہ کام کرتا ہے کہ کس طرح، اور جب آپ چاہتے ہیں، تو آپ جو کچھ بھی افراتفری اگلے وقت کے لئے بہتر تیار ہو.
آپ کے تنظیم کے پیمانے یا صنعت کے باوجود، یہ سڑک میپ آپ کی مدد کرسکتا ہے اور آپ کے پی ایم او ٹیم کی شناخت، کام کے ذریعے، اور منصوبے افراتفری کو کم کرنے میں مدد مل سکتی ہے. اور اگر افراتفری راستے میں ہو رہی ہے اور آپ کے کام کے بہاؤ میں ناپسندیدہ ظہور بناتا ہے، تو صرف آپ کی ٹیم کی کارکردگی اور پیداوری کو بہتر بنانے میں مدد کرنے کے لئے اس چھ مرحلے کے عمل کو دوبارہ تبدیل کرنا. مزید کے لئے کس طرح UDN ٹاسک مینیجر ایس ورسٹائل باہمی تعاون کے کام کے انتظام کے نظام کو آپ کو پراجیکٹ افراتفری کو کم کرنے میں مدد مل سکتی ہے اور کیوں کہ 20،000 سے زائد ممالک میں 20،000+ کمپنیوں کے لئے قابل اعتماد پلیٹ فارم، سائن اپ کریں ایک پروڈکٹ ٹور لے لو .
