Ο χάρτης πορείας PMO για τη μείωση του έργου Chaos: 6 βήματα για την ομαλή διαχείριση του έργου

Covid-19 και απομακρυσμένη εργασία έχουν προσθέσει χάος σε κάθε πτυχή της ημέρας. Το χάσμα μεταξύ της εργασίας και της ζωής είναι πιο θολή από ποτέ και προσπαθεί να βρει μια ισορροπία μεταξύ της παραγωγικότητας και του προσωπικού χώρου είναι συντριπτική. Αλλά ένα χαοτικό περιβάλλον εργασίας δεν περιορίζεται σε αυτόν τον νέο απομακρυσμένο κόσμο.

Σε διαχείριση έργου , το χάος έρχεται σε όλα τα σχήματα και τα μεγέθη. Οι συμπαίκτες μπορεί να φαίνονται αδιάσπαστοι από καθυστερημένα καθήκοντα και χαμένα ορόσημα. Οι ασκήσεις πυρκαγιάς μπορεί να συμβούν συχνότερα από τα προγραμματισμένα έργα. Οι σπριντ σας δύο εβδομάδων θα μπορούσαν να αισθάνονται περισσότερο σαν ένα ωράριο σπριντ. Μπορεί να διατεθούν πόροι και στη συνέχεια να ανακατανεμηθούν ξανά και ξανά. Η επικοινωνία που έχει κολλήσει στα σιλό οδηγεί σε σύγχυση. Οι οφειλόμενες ημερομηνίες μπορούν να μετατοπιστούν μυστηριωδώς χωρίς εξήγηση.

Δεν έχει σημασία πόσες διαδικασίες σας έργο Το γραφείο διαχείρισης έχει τεθεί σε εφαρμογή, ορισμένα ζητήματα μπορεί να παραμένουν - επίμονη, επίμονη και επιζήμια για την επιτυχία της ομάδας σας (και τη λογική σας). Έτσι ίσως ήρθε η ώρα να κλίνουν σε αυτό το χάος του έργου και να ερευνήσετε από το έδαφος. Γιατί είναι αυτό το ζήτημα εκεί στην πρώτη θέση; Γιατί δεν έχει ήδη καθοριστεί; Γιατί είναι ένα συνεπές ζήτημα; Τι είναι μια διαρκή λύση; Πώς παίρνετε την ομάδα buy-in σε κάθε επίπεδο; Πώς προσαρμόζετε καθώς προκύπτουν νέα ζητήματα;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις ποικίλλουν σε έργα, ομάδες, οργανισμούς και βιομηχανίες, καθώς οι λύσεις ποικίλλουν ανάλογα με τον συγκεκριμένο τύπο του χάους στο χέρι. Γνωρίζοντας πώς να ξεκινήσετε ένα γραφείο διαχείρισης έργου ( Pmo ) Και η σωστή προσέγγιση για την ομάδα σας είναι απαραίτητη. Είτε προσπαθείτε να προχωρήσετε μέσω ενός ενιαίου προβληματικού έργου είτε προσπαθείτε να επαναλάβετε την πλήρη προσέγγιση του οργανισμού σας στη διαχείριση έργων, αυτά τα έξι βήματα μπορούν να χρησιμεύσουν ως α πορεία Για να βοηθήσετε κάθε PMO να βρει τις δικές τους απαντήσεις και να διαχειριστούν τα έργα τους από το χάος.

1. Αποκαλύψτε τη βασική αιτία του έργου σας χάος

Αυτό μπορεί να φαίνεται προφανές, αλλά είναι πολύ πιο εύκολο να είπε παρά να γίνει. Για να μάθετε τι προκαλεί το έργο του έργου σας, ξεκινήστε να ρωτάτε τις σωστές ερωτήσεις, συνέντευξη των σωστών ανθρώπων και προσδιορίστε τα σωστά πρότυπα.

Ρωτήστε τις σωστές ερωτήσεις. Δημιουργήστε μια λίστα με τους τύπους Chaos που αντιμετωπίζετε, στη συνέχεια ανακρίνετε κάθε δράστη μέχρι να δείτε την αληθινή αιτία πίσω από το ζήτημα. Εδώ είναι μερικά παραδείγματα:

Συνέντευξη των σωστών ανθρώπων. Βεβαιωθείτε ότι διεξάγετε αναδρομικά με ανθρώπους που εργάζονται σε κάθε επίπεδο και σε κάθε στάδιο του έργου. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε εκεί όπου το χάος έχει το μεγαλύτερο αντίκτυπο και στοχεύει την έρευνά σας. Αυτό μπορεί επίσης να σας δείξει ποιος θα χρειαστεί να συμβουλευτείτε καθώς εργάζεστε για να αξιολογήσετε μια νέα λύση για να επιλύσετε το χάος. Με το βρόχο σε όλους από μεμονωμένους συνεισφέροντες στους διαχειριστές σε εκτελεστικούς εκτιμήσεις, μπορείτε να τρυπήσετε την πηγή και την αιτία του έργου χάος ταχύτερα.

Προσδιορίστε τα σωστά πρότυπα. Δημιουργήστε και χρησιμοποιήστε αναφορές για να αποκαλύψετε τα πρότυπα μέσα και σε σχέση με τα έργα. Υπάρχουν ορισμένοι τύποι ρόλων που υπερφορτώνονται κατά την ίδια εβδομάδα κάθε μήνα; Είναι ένα άτομο που υπερασπίζεται και άλλοι από τους οποίους κατευθύνονται; Είναι ο ίδιος τύπος ή Κατηγορία του Χάους συμβαίνουν σε πολλά έργα διαφορετικών τύπων; Ολοι χρησιμοποιούν το ίδιο πρότυπο για τον ίδιο τύπο έργου; Είναι η ίδια ομάδα που είναι συχνά υπεύθυνη για τα πιο αργά καθήκοντα; Οι οπτικές αναφορές μπορούν να σας δώσουν μια πολύτιμη επισκόπηση από την κορυφή προς τα κάτω των προγραμμάτων ή των ομάδων έργων σας, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε τι οδηγεί στο χάος του έργου σας.

2. Βρείτε λύσεις που αισθάνονται φυσικά στην ομάδα σας

Τώρα που έχετε αποκαλύψει γιατί το ανεπιθύμητο χάος εισβάλλει στο έργο σας, ήρθε η ώρα να καταλάβετε πώς να το ξεφορτωθείτε. Δεν υπάρχει κανένας λύση με ένα μέγεθος, οπότε πρέπει να καταλάβετε τι θα είναι καλύτερο για την ομάδα σας. Ο καθορισμός του τρόπου με τον οποίο η ομάδα σας λειτουργεί φυσικά μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε λύσεις που υποστηρίζουν το εγγενές στυλ και τις συνήθειες τους, ενώ οδηγούν επίσης την παραγωγικότητα.

Θεωρία του χάους υποδηλώνει ότι η "φύση, ενώ η χαοτική, ακολουθεί τακτικά πρότυπα, όπως και η ανθρώπινη συμπεριφορά των οργανισμών". Τόσο στενά παρατηρώντας τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας τείνει να εργαστεί μπορεί να δώσει πολύτιμες ιδέες "για το πώς να επιτύχει καλύτερα, πιο αρμονικά αποτελέσματα από έργα ...[b]y που δίνουν προσοχή στα πρότυπα στην ανθρώπινη συμπεριφορά, δημιουργούμε ουσιαστικά ένα« πράσινο » «Τοξικό περιβάλλον για την επιτυχία του έργου».

Θα μπορούσατε να εφαρμόσετε τη θεωρία του χάους με τη δική σας, γράφοντας πετρωτά σημειώσεις σχετικά με τις συναλλαγές σας κάθε κίνηση (ίσως το εικονικό τους υπόβαθρο, την χαλαρή τους κατάσταση, ή τους νέους τετράπλευρους συνεργάτες τους), αλλά νομίζουμε ότι η αποστολή ορισμένων ερευνών είναι πιο πρακτικά , λιγότερο ανατριχιαστική προσέγγιση. Χρησιμοποιήστε εύχρηστα εργαλεία όπως Επιτηρητής ή Έντυπα Google Για να κάνετε ερωτήσεις όπως:

Πάρτε τις έρευνες σας ένα βήμα παραπέρα και ζητήστε από τους συναδέλφους σας να προτείνουν πιθανές λύσεις στο Project Chaos θέτοντας ερωτήσεις όπως:

Αναλύστε τις απαντήσεις της έρευνας για να προσδιορίσετε τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι θέλουν να εργαστούν και να προσαρμόσουν τις διαδικασίες σας στις προτάσεις που κάνουν την πιο νόημα για τους στόχους του οργανισμού σας. Στην έρευνα του Ιουλίου 2020 UDN Task Manager Διεξήχθη, το 27% των εργαζομένων δήλωσε ότι οι εταιρείες τους δεν ενεργούν συνήθως μετά από ανατροφοδότηση, οπότε φροντίστε να εφαρμόσετε πολύτιμες προτάσεις και να επικοινωνήσετε τυχόν αλλαγές που κάνετε σε απάντηση των αποτελεσμάτων της έρευνας. Ενώ η σωστή λύση στο χάος του έργου σας μπορεί να ποικίλει απέναντι ή ακόμα και εντός ομάδων, είναι σημαντικό να εξουσιοδοτηθούν οι εργαζόμενοι να εργαστούν με τον τρόπο που φυσικά.

3. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή μεθοδολογία

Έχετε εντοπίσει γιατί το χάος είναι παρόν στα έργα σας και πώς θέλετε να το επιλύσετε, αλλά είναι το τρέχον σας Μεθοδολογία διαχείρισης έργου εξοπλισμένο για να χειριστεί αυτές τις αλλαγές; Ίσως να προσπαθήσετε να κάνετε ευκίνητα αλιεύματα για λίγο, αλλά τα αποτελέσματα των ερευνών δείχνουν ότι οι συμπαίκτες σας ενδιαφέρονται περισσότερο για καταρράκτη. Ή ίσως η προσέγγισή σας να λειτουργεί καλά σε ένα φυσικό γραφείο, αλλά δεν κρατάει στον απομακρυσμένο κόσμο.

Καθώς αξιολογείτε πώς να διαχειριστείτε τα έργα σας από το χάος, πάρτε το χρόνο να επανεκτιμήσετε αν έχετε ή όχι την ιδανική μεθοδολογία στη θέση του. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι ήρθε η ώρα να αντικαταστήσετε το υπάρχον πλαίσιο σας ή θα μπορούσατε να αποφασίσετε ότι μια υβριδική προσέγγιση είναι η καλύτερη εφαρμογή για την ομάδα σας.

Μια διαχείριση έργου 2017 Έρευνα από το KPMG έδειξε ότι το 80% των οργανώσεων χρησιμοποιεί περισσότερα από ένα Μεθοδολογία διαχείρισης έργου σε μια υβριδική προσέγγιση.

Βεβαιωθείτε ότι ζυγίζετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του 15 κορυφαίες μεθοδολογίες και πλαίσια διαχείρισης έργων και ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για να προσδιορίσετε ποια (ή λίγα) είναι σωστή για τον οργανισμό σας:

Επίσης, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει επαρκής κατάρτιση, στο επίκεντρο, και Διαχείριση αλλαγών στη θέση του για όποια μεθοδολογία επιλέγετε. Και να το πάρετε περισσότερο από μια μοναδική εκπαίδευση. Κρατήστε τις ώρες γραφείου για τρέχουσες ερωτήσεις, καταγράφετε τα βίντεο για να αποδείξετε κοινά Χρησιμοποιήστε περιπτώσεις , Δημιουργήστε μια σελίδα Συχνές Ερωτήσεις και επικοινωνήστε με τον τρόπο με τον οποίο αυτό θα μειώσει το χάος. Κάνετε ό, τι μπορείτε για να πάρετε την ομάδα buy-in και να έχετε μια επιτυχημένη εφαρμογή, έτσι ώστε να έχετε το σωστό ίδρυμα για να μειώσετε το μελλοντικό χάος του έργου.

4. Προβλέψτε και προετοιμαστείτε για απρόβλεπτο χάος έργου

Ακόμη και με το χάος αιτίες, οι φυσικές λύσεις και η σωστή μεθοδολογία που εντοπίστηκε, κάποιο χάος του έργου μπορεί ακόμα να γλιστρήσει μέσα από τις ρωγμές. Αλλά υπάρχουν τρόποι να προβλέψουμε και να ξεπεράσετε το χάος που δεν έχετε βιώσει ακόμα.

Εισάγετε χρόνο στο Brainstorm μελλοντικό χάος , καταλύτες χάους και πιθανές λύσεις. Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό κατά τη διάρκεια του σχεδίαση Στάδιο, όταν τα έργα ενδέχεται να μην είναι ενεργά ακόμα. Ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε ορισμένους λαούς μη-PMO στη συνομιλία για πιο ολιστικές απαντήσεις σε ερωτήσεις όπως αυτές:

Κατατάξτε κάθε πιθανό ζήτημα που εντοπίζετε όσον αφορά το πόσο θα επηρεάσει τα αποτελέσματα του έργου. Με αυτόν τον τρόπο αν προκύψουν περισσότερα από ένα, γνωρίζετε ποια πρέπει να εστιάσετε στην επίλυση πρώτα. Ρυθμίστε τους τρόπους ανίχνευσης αυτού του χάους πριν ξεκινήσετε τα έργα, οπότε είστε ειδοποιημένοι πριν το χάος παίρνει πολύ από το χέρι. Και αν συμβεί απρόβλεπτο χάος έργου, αυτό είναι εντάξει. Πάρτε μια αναπνοή, παραμείνετε ευέλικτοι, βρείτε μια προσωρινή λύση για να διατηρήσετε το έργο να κινηθεί και να κρατήσετε ένα αναδρομικό για ανατροφοδότηση σχετικά με τον τρόπο πρόληψης αυτού του έργου το χάος στο μέλλον.

5. Ενθαρρύνετε τη συνεργασία και την επικοινωνία να εργαστείτε μέσω του Chaos Project

Το επόμενο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας μπορεί να συνεργαστεί αποτελεσματικά για να καταπολεμήσει και να ξεπεράσει το χάος του έργου όπως προκύπτει. ΕΡΕΥΝΑ ΕΚΘΕΣΕΙΣ "Αυτό που απλά αισθάνεστε σαν να είστε μέρος μιας ομάδας ανθρώπων που εργάζονται σε ένα καθήκον κάνει τους ανθρώπους πιο κίνητρα καθώς αναλαμβάνουν τις προκλήσεις." Έτσι, όσο περισσότερο μπορείτε να ενθαρρύνετε μια συνεργατική κουλτούρα εργασίας, τόσο περισσότερο η ομάδα σας αισθάνεται ότι μπορούν να εργαστούν μέσω του χάους του έργου ή τα ζητήματα μαζί.

Το 75% των εργαζομένων που ερωτήθηκαν Ένιωσα ότι η πρόσβαση σε καλύτερα εργαλεία συνεργασίας θα καθιστούσε την ομαδική εργασία πιο αποτελεσματική, να ενισχύσει την παραγωγικότητα και ακόμη και να αυξήσει την επαγγελματική ευτυχία. Εδώ είναι μερικοί τρόποι να οικοδομήσουμε μια κουλτούρα συνεργασίας της ομάδας :

Θα χρειαστεί επίσης να ενσταλάσετε την εξορθολογισμένη και να ανοίξετε την επικοινωνία στην κουλτούρα της ομάδας σας - οπότε ο καθένας ενημερώνεται όταν εμφανίζεται το χάος του έργου και μπορεί να συμφωνήσει γρήγορα σε μια λύση μαζί. UDN Task Manager Η τηλεχειριστηριακή έρευνα δείκτη εργασίας, που διεξάγεται τον Ιούλιο του 2020, δείχνει ότι το 16% των οργανώσεων εξακολουθεί να στερείται τυποποιημένης ροής επικοινωνίας μεταξύ όλων των εργαζομένων. Πώς θα καταλάβει η ομάδα σας πώς να λειτουργήσει σωστά μέσω του έργου χάος και χειριστείτε τις συγκρούσεις Αν συζητούν τα ζητήματα σε διαφορετικές τοποθεσίες; Που προσθέτει μόνο στο υπάρχον χάος του έργου. Αντ 'αυτού, ενδυναμώνουν τους με ένα ενιαίο εργαλείο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να συνεργαστούν και να επικοινωνούν, ώστε να μπορούν να κάνουν την πλοήγηση στο χάος του έργου λιγότερο χαοτικό.

6. Επιλέξτε ένα ευέλικτο λογισμικό διαχείρισης συνεργασίας για εργασία

Το τελευταίο σας βήμα είναι να βρείτε το σωστό εργαλείο για να σας βοηθήσουμε να μειώσετε το χάος του έργου. Το 32,6% των εργαζομένων λένε ότι οι εταιρείες τους προσφέρουν πολλαπλές διαδικασίες και συστήματα, αλλά είναι απολύτως.1 για να βεβαιωθούν ότι επιλέγετε το λογισμικό που είναι χρήσιμο, υιοθετημένο και μειώνει το χάος του έργου, αναζητήστε μερικά βασικά χαρακτηριστικά και χαρακτηριστικά:

Βρες ένα Λογισμικό διαχείρισης εργασίας Αυτό είναι ευέλικτο και προσαρμόσιμο αρκετά ώστε να προσαρμοστεί ακριβώς σε αυτό ακριβώς που χρειάζεστε ενώ μειώνετε το χάος του έργου. Θέλετε ένα εργαλείο που λειτουργεί για την ομάδα σας, όχι το αντίστροφο. Όπως είστε έξι πλατφόρμες, ρωτήστε αυτές τις ερωτήσεις:

Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό που επιλέγετε μπορεί να κρατήσει το χάος του έργου στον κόλπο ακόμα και σε ένα Απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας . Αυτό σημαίνει εύκολη προσβασιμότητα, έγκαιρες ενημερώσεις και υψηλή ασφάλεια. ΕΝΑ Μάιος 2020 μελέτη αποκάλυψε ότι το 48% των εργαζομένων Δουλεύοντας από το σπίτι Τώρα λένε ότι θέλουν να συνεχίσουν να εργάζονται από το σπίτι, και Ορισμένες εταιρείες προσφέρουν μόνιμη δουλειά από το σπίτι επιλογές. Μην αφήνετε το νέο απομακρυσμένο κόσμο μας να είναι η πηγή του χάους του έργου σας. Επιλέξτε ένα ευέλικτο Σύστημα διαχείρισης εργασίας Αυτό λειτουργεί πώς, πού, και όταν θέλετε - έτσι είστε καλύτερα προετοιμασμένοι για ό, τι το χάος έρχεται στη συνέχεια.

Ανεξάρτητα από την κλίμακα ή τη βιομηχανία του οργανισμού σας, αυτός ο χάρτης πορείας μπορεί να σας βοηθήσει και η ομάδα PMO σας να εντοπίσει, να επεξεργαστείτε και να μειώσετε το χάος του έργου. Και αν το χάος συνεχίζει να μπαίνει στο δρόμο και να κάνει μια ανεπιθύμητη εμφάνιση στη ροή εργασίας σας, απλά επανεξετάζετε αυτή τη διαδικασία έξι βημάτων για να σας βοηθήσει να συνεχίσετε να βελτιώνετε την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα της ομάδας σας. Για περισσότερα σχετικά με το πώς UDN Task Manager Το ευπροσάρμοστο συνεργατικό σύστημα διαχείρισης συνεργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε το χάος του έργου και γιατί είμαστε η αξιόπιστη πλατφόρμα για 20.000+ επιχειρήσεις σε περισσότερες από 140 χώρες, υπογράψτε Πάρτε μια περιοδεία προϊόντων .