La hoja de ruta PMO para reducir el proyecto CHAOS: 6 pasos para suavizar la gestión de proyectos.
Covid-19 y
trabajo remoto
Han agregado caos a todos los aspectos del día. La división entre el trabajo y la vida es más borrosa que nunca, y tratar de encontrar un equilibrio entre la productividad y el espacio personal es abrumador. Pero un entorno de trabajo caótico no está restringido a este nuevo mundo remoto.
La hoja de ruta PMO para reducir el proyecto CHAOS: 6 pasos para suavizar la gestión de proyectos.
Covid-19 y
trabajo remoto
Han agregado caos a todos los aspectos del día. La división entre el trabajo y la vida es más borrosa que nunca, y tratar de encontrar un equilibrio entre la productividad y el espacio personal es abrumador. Pero un entorno de trabajo caótico no está restringido a este nuevo mundo remoto.
En
gestión de proyectos
, Caos viene en todas las formas y tamaños. Los compañeros de equipo pueden parecer inconfundados por tareas vencidas y hitos perdidos. Los simulacros de incendio pueden suceder más a menudo que los proyectos planificados. Sus sprints de dos semanas podrían sentirse más como Sprints de una hora. Los recursos pueden ser asignados y luego reasignados una y otra vez. La comunicación que está atascada en Silos conduce a la confusión. Las fechas de vencimiento pueden cambiar misteriosamente sin explicación.
No importa cuántos procesos su
proyecto
La Oficina de Administración ha implementado, ciertos problemas aún pueden permanecer obstinados, persistentes y perjudiciales para el éxito de su equipo (y su cordura). Así que tal vez sea el momento de inclinarse en ese proyecto Caos e investigar desde el fundamento. ¿Por qué este problema está allí en primer lugar? ¿Por qué ya no se ha arreglado? ¿Por qué es un problema consistente? ¿Qué es una solución duradera? ¿Cómo obtienes la compra de equipo en todos los niveles? ¿Cómo se adapta a medida que surgen nuevos problemas?
Las respuestas a estas preguntas variarán a través de proyectos, equipos, organizaciones e industrias, así como las soluciones variarán dependiendo del tipo específico de caos en cuestión. Saber cómo iniciar una oficina de gestión de proyectos ([dieciséis]Pmmo
) Y el enfoque correcto para su equipo es esencial. Ya sea que esté tratando de progresar a través de un solo proyecto problemático o está buscando volver a trabajar en el enfoque completo de su organización para la gestión de proyectos, estos seis pasos pueden servir como un[dieciséis]mapa vial
Para ayudar a cualquier PMO a encontrar sus propias respuestas y administrar sus proyectos de Caos.
1. Descubre la causa raíz de su proyecto Caos.
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Transforma su trabajo con características principales de la industria.
Esto puede parecer obvio, pero es mucho más fácil decirlo que hacerlo. Para averiguar qué está provocando el caos de su proyecto, comience por hacer las preguntas correctas, entrevistando a las personas adecuadas e identificando los patrones correctos.
Haz las preguntas correctas.
Cree una lista de los tipos de caos que está experimentando, luego interrogue a cada perpetrador hasta que pueda ver la verdadera causa detrás del problema. Aquí están algunos ejemplos:
Entreviste a las personas adecuadas.
Asegúrese de que está realizando retrospectivos con personas que trabajan en todos los niveles y en cada etapa del proyecto. Esto puede ayudarlo a rastrear dónde está el CHAOS que tiene más impacto y apunta su investigación. Esto también puede mostrarle quién necesitará consultar a medida que trabaja para evaluar una nueva solución para resolver el caos. Al bucle en todos los contribuyentes individuales a los gerentes a los aprobadores ejecutivos, puede profundizar hasta la fuente y la causa del proyecto caos más rápido.
Identificar los patrones correctos.
Construya y use informes para revelar patrones dentro y entre los proyectos. ¿Hay ciertos tipos de roles sobrecargados durante la misma semana cada mes? ¿Es un individuo sobrecargado y otros subrayados? Es el mismo tipo o[dieciséis]Categoría de caos
¿Pasando en múltiples proyectos de diferentes tipos? ¿Todos usan la misma plantilla para el mismo tipo de proyecto? ¿Es el mismo equipo a menudo responsable de las tareas más tardías? Los informes visuales pueden brindarle una valiosa visión general de sus programas o grupos de proyectos, por lo que puede señalar lo que lleva a su proyecto caos.
2. Encuentra soluciones que se sientan naturales para tu equipo.
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Ahora que ha descubierto por qué el caos no acompañado está invadiendo su proyecto, es hora de descubrir cómo deshacerse de él. No hay una solución de un solo tamaño, por lo que debe averiguar lo que será mejor para su equipo. Determinar cómo funciona mejor su equipo, naturalmente, puede ayudarlo a encontrar soluciones que apoyen su estilo y hábitos inherentes, al mismo tiempo que conduce la productividad.
[dieciséis]Teoría del caos
Sugiere que "la naturaleza, aunque caótica, sigue patrones regulares, al igual que el comportamiento humano en las organizaciones". Observando de manera tan estrechamente cómo su equipo tiende a trabajar puede dar información valiosa "sobre cómo lograr mejores resultados mejor armoniosos de los proyectos ...[b]y prestando atención a los patrones en el comportamiento humano, en esencia creamos un 'verde', en lugar de Medio ambiente 'tóxico' para el éxito del proyecto ".
Podría aplicar la teoría del caos por su cuenta, notas de campo de garabatos sobre todos los compañeros de trabajo. Cada movimiento (tal vez su fondo virtual, su estado de holgura o sus nuevos compañeros de trabajo de cuatro patas), pero creemos que enviando algunas encuestas es un más distintivo. , menos enfoque espeluznante. Use herramientas prácticas como
[dieciséis]Mono encuesta
o
[dieciséis]Formas de Google
Para hacer preguntas como:
Tome sus encuestas un paso más allá y pídale a sus compañeros de trabajo que sugieran soluciones potenciales para proyectar el caos al plantear preguntas, tales como:
Analice las respuestas de la encuesta para identificar cómo las personas quieren trabajar y adaptar sus procesos a las sugerencias que tienen más sentido para los objetivos de su organización. En una encuesta de julio de 2020
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Realizado, el 27% de los trabajadores afirmaron que sus compañías no normalmente actúan por comentarios capturados, así que asegúrese de implementar sugerencias valiosas y comunicar cualquier cambio que realice en respuesta a los resultados de la encuesta. Si bien la solución correcta al caos de su proyecto puede variar o incluso dentro de los equipos, es importante capacitar a los empleados para que trabajen de la forma en que lo hacen naturalmente.
3. Asegúrate de tener la metodología correcta.
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Has identificado por qué el caos está presente en sus proyectos y cómo desea resolverlo, pero es su actual
Metodología de gestión de proyectos.
Equipado para manejar estos cambios? Tal vez haya estado tratando de hacer una captura ágil para obtener un tiempo, pero los resultados de la encuesta muestran que sus compañeros de equipo están más interesados en la cascada. O tal vez su enfoque estuvo funcionando bien en una oficina física, pero no está aguantando en el mundo remoto.
A medida que evalúe cómo administrar sus proyectos fuera del caos, tome el tiempo para reevaluar si tiene o no la metodología ideal en su lugar. Es posible que encuentre que es hora de reemplazar su marco existente, o podría decidir que un enfoque híbrido es el mejor ajuste para su equipo.
Una gestión de proyectos 2017[dieciséis]Encuesta por kpmg
Asegúrese de que haya suficiente entrenamiento, a bordo, y[dieciséis]gestión del cambio
en su lugar para cualquier metodología que seleccione. Y tómalo más allá de un entrenamiento de una sola vez. Mantenga las horas de oficina para preguntas en curso, registre videos para demostrar común[dieciséis]Casos de uso
, construya una página de preguntas frecuentes y comunique cómo debería reducir esto a los caos. Haz lo que pueda para obtener la compra del equipo y tener una implementación exitosa, para que tenga la base correcta en su lugar para reducir el futuro del proyecto Caos.
4. Anticipe y prepárese para el caos imprevisto del proyecto.
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Incluso con las causas del caos, las soluciones naturales y la metodología adecuada identificadas, algunos caos del proyecto aún pueden deslizarse a través de las grietas. Pero hay formas de anticipar y superar al caos que aún no ha experimentado.
Asignar tiempo a[dieciséis]Lluvia de ideas del futuro caos
, catalizadores de caos y soluciones potenciales. Es mejor hacer esto durante el[dieciséis]planificación
Etapa, cuando los proyectos pueden no estar activos todavía. Es posible que desee incluir algunas personas que no son de PMO en la conversación para obtener más respuestas holísticas a las preguntas como estas:
Clasifique cada problema potencial que identifique en términos de cuánto afectará los resultados del proyecto. De esa manera, si surge más de uno, sabe cuál debe centrarse en la resolución primero. Configure las formas de detectar este caos antes de que comiencen los proyectos, por lo que está alertado antes de que el caos se vuelva demasiado fuera de control. Y si se produce un proyecto imprevisto, el caos ocurre, está bien. Respire, permanezca flexible, encuentre una solución temporal para mantener el movimiento en movimiento y mantener una retrospectiva para obtener comentarios sobre cómo prevenir ese proyecto Caos en el futuro.
5. Fomentar la colaboración y la comunicación a trabajar a través del proyecto caos.
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El siguiente paso es asegurarse de que su equipo pueda trabajar juntos de manera efectiva para combatir y superar el caos del proyecto a medida que surja.[dieciséis]Estudios muestran
"Eso simplemente sintiéndose como si fueras parte de un equipo de personas que trabajan en una tarea hacen que las personas se motiven más a medida que asumen desafíos". Entonces, cuanto más puedas fomentar una cultura de trabajo colaborativo, más se siente que su equipo se sienta como si pudieran trabajar a través del caos del proyecto o los problemas juntos.
[dieciséis]75% de los trabajadores encuestados.
Sentí que tener acceso a mejores herramientas de colaboración haría que el trabajo en equipo sea más efectivo, impulsara la productividad e incluso aumentara la felicidad ocupacional. Aquí hay algunas maneras de[dieciséis]Construir una cultura de colaboración en equipo.
:
También deberá instilar una comunicación aerodinámica y abierta a la cultura de su equipo, para que todos se notifiquen cuando se produzca el proyecto CHAOS y pueda acordar rápidamente una solución juntos.
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La encuesta de índice de trabajo remoto, realizado en julio de 2020, muestra que el 16% de las organizaciones aún carecen de un flujo de comunicación estandarizado entre todos los empleados. ¿Cómo entenderá su equipo cómo trabajar adecuadamente a través del caos del proyecto y[dieciséis]manejar conflicto
¿Si están discutiendo los problemas en diferentes lugares? Eso solo se suma al proyecto existente del Caos. En su lugar, capacite con una sola herramienta que puedan usar para colaborar y comunicarse, para que puedan hacer que el caos del proyecto de navegación sea menos caótico.
6. Elija un software de gestión de trabajo colaborativo versátil
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Su último paso es encontrar la herramienta adecuada para ayudarlo a reducir el caos del proyecto. El 32,6% de los trabajadores dicen que sus compañías ofrecen múltiples procesos y sistemas, pero son redundantes.1 Para asegurarse de que seleccione el software que sea útil, adoptado y reduce el CHAOS del proyecto, busque algunas características y características clave:
Encontrar un
Software de gestión de trabajo
Eso es flexible y personalizable lo suficiente como para adaptarse a lo que necesita al reducir el caos del proyecto. Quieres una herramienta que funcione para su equipo, no al revés. Como estas plataformas de vetting, hágale estas preguntas:
También deberá asegurarse de que el software que elija pueda mantener el proyecto caos a raya incluso en una[dieciséis]Entorno de trabajo remoto
. Eso significa accesibilidad fácil, actualizaciones oportunas y alta seguridad. A[dieciséis]Estudio de mayo 2020
Reveló que el 48% de los empleados.[dieciséis]trabajando desde casa
Ahora dicen que quieren seguir trabajando desde casa, y[dieciséis]algunas compañías
están ofreciendo permanentes
trabajar desde casa
Opciones. No dejes que nuestro nuevo mundo remoto sea la fuente de su proyecto caos. Optar por un versátil[dieciséis]Sistema de gestión de trabajo
Eso funciona cómo, dónde, y cuando quieras, así que estás mejor preparado para cualquier caos que viene a continuación.
Independientemente de la escala o la industria de su organización, esta hoja de ruta puede ayudarlo a usted y a su equipo de PMO a identificar, trabajar y reducir el Caos del proyecto. Y si el caos sigue entrando en el camino y haciendo una apariencia no deseada en su flujo de trabajo, simplemente revise este proceso de seis pasos para ayudarlo a continuar mejorando la eficiencia y la productividad de su equipo. Para más sobre cómo
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