Дорожная карта PMO для сокращения проекта Chaos: 6 шагов к более плавному управлению проектами

COVID-19 и Удаленная работа добавили хаос на каждый аспект дня. Разделение между работой и жизнью более размыты, чем когда-либо, и пытаться найти баланс между производительностью и личным пространством подавляет. Но хаотическая рабочая среда не ограничивается этим новым удаленным миром.

В управление проектом Хаос поставляется во всех формах и размерах. Пособие по команде могут показаться нематериальными просроченными задачами и пропущенными вехами. Пожарные тренировки могут случиться чаще, чем плановые проекты. Ваши двухнедельные спринты могут чувствовать себя больше, как один час спринты. Ресурсы могут быть выделены, а затем перераспределены снова и снова. Связь, которое застряло в бункерах, ведет к путанице. ДАТЫ ДАТЫ могут загадочно смещаться без объяснения.

Независимо от того, сколько процессов ваших процессов проект Офис управления наступил на место, определенные проблемы все еще могут оставаться - упрямо, постоянным и вредным для успеха вашей команды (и вашего здравомыслия). Так что, возможно, пришло время наклониться в этом проекте хаос и расследовать с места. Почему этот вопрос там в первую очередь? Почему это не было исправлено уже? Почему это последовательный вопрос? Что такое продолжительное решение? Как вы получаете команде Buy-In на каждом уровне? Как вы адаптируетесь, поскольку возникают новые проблемы?

Ответы на эти вопросы будут варьироваться в зависимости от проектов, команд, организаций и отраслей, так как решения будут варьироваться в зависимости от конкретного типа хаоса под рукой. Зная, как начать офис управления проектами ( PMO ) И правильный подход для вашей команды имеет важное значение. Независимо от того, пытаетесь ли вы прогрессировать через один проблемный проект или стремиться переделать весь подход вашей организации к управлению проектами, эти шесть шагов могут служить дорожная карта Чтобы помочь любому PMO найти свои собственные ответы и управлять своими проектами из хаоса.

1. Раскройте корневую причину вашего проекта хаоса

Это может показаться очевидным, но гораздо легче сказать, чем сделано. Чтобы узнать, что запускает ваш проект хаос, начните, задавая правильные вопросы, взявшись в интервью нужным людям и идентифицировать правильные шаблоны.

Задайте правильные вопросы. Создайте список типов хаоса, которые вы испытываете, затем допросите каждого преступника, пока не сможете увидеть истинную причину проблемы. Вот несколько примеров:

Интервью подходящих людей. Убедитесь, что вы проводили ретроспективы с людьми, которые работают на каждом уровне и на каждом этапе проекта. Это может помочь вам отследить, где хаос имеет наибольшее влияние и нацелить ваше расследование. Это также может показать вам, кто вам нужно будет проконсультироваться с работой, чтобы оценить новое решение для разрешения хаоса. Заворачиваясь в каждом отдельных участников для менеджеров по утверждению, вы можете просолить к источнику и причину проекта хаоса быстрее.

Определите правильные узоры. Создание и используйте отчеты для выявления шаблонов внутри проектов и других проектов. Определенные типы ролей перегружены в течение одной и той же недели каждый месяц? Один человек перегружена и другие недостаточно обработаны? Тот же тип или категория хаоса Происходит в нескольких проектах разных типов? Все ли используют один и тот же шаблон для того же типа проекта? Тот же команда часто отвечает за самые поздние задания? Визуальные отчеты могут дать вам ценный сверху вниз обзор ваших программ или групп проектов, поэтому вы можете точно определить, что приведет к вашему проекту Chaos.

2. Найдите решения, которые чувствуют себя естественным для вашей команды

Теперь, когда вы раскрыли, почему нежелательный хаос вторгается в ваш проект, пришло время выяснить, как избавиться от него. Там нет ни одного определенного решения, поэтому вы должны выяснить, что будет лучше для вашей команды. Определение того, как ваша команда работает лучше всего, естественно, может помочь вам найти решения, которые поддерживают их присущие стилю и привычки, одновременно проводят производительность.

Теория хаоса Предполагает, что «природа, в то время как хаотично, следует регулярным узорам, как и поведение человека в организациях». Таким образом, внимательно наблюдая, как ваша команда имеет тенденцию работать, может дать ценные идеи «О том, как добиться лучшего, более гармоничных результатов от проектов ...[b]y Обращая внимание на узоры в поведении человека, мы, по сути, создаем« зеленый - в отличие от «Токсическая среда для успеха проекта».

Вы можете применить теорию хаоса самостоятельно, полей, полей, примечания о ваших коллегах каконеры (возможно, их виртуальный фон, их слабый статус или их новые четырехногих коллеги), но мы думаем, что отправка некоторых опросов является большей практикой менее жуткий подход. Использовать удобные инструменты, такие как Surveymonkey. или Google Forms. Задать такие вопросы, как:

Возьмите свои опросы еще в дальнейшем и попросите своих коллег предложить потенциальные решения для проекта хаоса проекта, позируя такие вопросы, как:

Анализируйте ответы на опрос, чтобы определить, как люди хотят работать и адаптировать ваши процессы к предложениям, которые имеют наибольшее значение для целей вашей организации. В опросе 20 июля 2020 года Диспетчер задач UDN Проводится, 27% работников заявили, что их компании обычно не действуют при захваченном обратной связи, поэтому обязательно реализуйте ценные предложения и сообщили о любых изменениях, которые вы делаете в ответ на результаты опроса. Хотя правильное решение вашего проекта Chaos может варьироваться в зависимости от или даже в командах, важно расширить сотрудникам работать так, как они делают естественно.

3. Убедитесь, что у вас есть правильная методология

Вы определили, почему хаос присутствует в ваших проектах и ​​как вы хотите это решить, но ваш текущий Методология управления проектами оборудован для обработки этих изменений? Может быть, вы пытаетесь на некоторое время пытаться сделать Agile Catch, но результаты опроса показывают, что ваши товарищи по команде больше интересуются водопадом. Или, возможно, ваш подход работает нормально в физическом офисе, но он не держит в отдаленном мире.

Поскольку вы оцениваете, как управлять своими проектами из хаоса, найдите время, чтобы переоценить, есть ли у вас идеальная методология на месте. Вы можете найти пришло время заменить существующую структуру, или вы можете решить, что гибридный подход является лучшим подходящим для вашей команды.

Управление проектами 2017 года опрос КПМГ. показал, что 80% организаций используют более одного Методология управления проектами в гибридном подходе.

Обязательно взвесьте плюсы и минусы 15 лучших методологий и структуры управления проектами И следуйте этим простым шагам, чтобы определить, какой из них (или немногие) подходит для вашей организации:

Также убедитесь, что есть достаточное обучение, бортовое и Менеджмент изменения на месте для любой методологии вы выбираете. И возьмите его дальше, чем просто одноразовое обучение. Держите рабочие часы для текущих вопросов, запишите видео, чтобы продемонстрировать общие случаи применения Создайте страницу FAQ и сообщите, как это должно уменьшить хаос. Делайте все, что вы можете получить команду Buy-In и иметь успешную реализацию, поэтому у вас есть правильный фонд, чтобы уменьшить будущий проект Chaos.

4. Предвидеть и подготовиться к непредвиденному проектному хаосу

Даже с причинами хаоса, природных решений и надлежащей методологии определены, некоторые проектные хаос могут по-прежнему проскальзывать через трещины. Но есть способы предвидеть и превосходить хаос, которые вы еще не испытали.

Выделить время Мозговой штурм будущее хаос , хаос катализаторы и потенциальные решения. Лучше всего делать во время планирование этап, когда проекты пока не могут быть активными. Возможно, вы захотите включить некоторые люди без PMO в разговоре для более целостных ответов на такие вопросы:

Рассчитать каждый потенциальный выпуск вы идентифицируете с точки зрения того, насколько он повлияет на результаты проекта. Таким образом, если возникает более чем один, вы знаете, какой из них нужно сосредоточиться на решении первой. Установите способы обнаружения этого хаоса до начала проектов, поэтому вы предупреждены до того, как хаос тоже не получится из-под контроля. И если приступит непредвиденный проект хаос, это нормально. Возьмите дыхание, оставайся гибким, найдите временное решение для хранения движущихся проекта и удерживайте ретроспективу для отзывов о том, как предотвратить это проект хаоса в будущем.

5. Поощряйте сотрудничество и коммуникацию для работы через хаос проекта

Следующим шагом является убедиться, что ваша команда может эффективно работать вместе, чтобы бороться и преодолеть хаос проекта, как это возникает. Исследование показывает «Это просто ощущение, что вы являетесь частью команды людей, работающих над заданием, заставляет людей более мотивироваться, когда они принимают проблемы». Таким образом, тем больше вы можете поощрить совместную культуру совместной работы, тем больше ваша команда кажется, что они могут работать через хаос проекта или проблемы вместе.

75% опрошенных рабочих Чувствовал, что имея доступ к лучшему инструментам совместной работы совместной работы более эффективной, повысит производительность и даже увеличит профессиональное счастье. Вот несколько способов построить культуру сотрудничества в команде :

Вам также потребуется прививать оптимизированные и открыть общение в культуру вашей команды - поэтому все уведомлены, когда происходит проект Chaos и может быстро договориться о решении вместе. Диспетчер задач UDN Удаленный опрос индекса рабочего индекса, проводимый в июле 2020 года, показывает, что 16% организаций все еще не хватает стандартизированного потока связи среди всех сотрудников. Как ваша команда понимает, как правильно работать через хаос проекта и обрабатывать конфликт Если они обсуждают проблемы в разных местах? Это только добавляет к существующему проектному хаосу. Вместо этого уполномочивает их одним инструментом, который они могут использовать для совместной работы и общения, поэтому они могут сделать навигационные проект хаос менее хаотичными.

6. Выберите универсальное программное обеспечение для совместного сотрудничества

Ваш последний шаг - найти правильный инструмент, чтобы помочь вам снизить проект Chaos. 32.6% работников говорят, что их компании предлагают несколько процессов и систем, но они избыточны. Чтобы убедиться, что вы выбрали программное обеспечение, которое полезно, принято и сокращает проект Chaos, искать несколько ключевых характеристик и функций:

Найти Программное обеспечение для управления работой Это достаточно гибко и настраивается, чтобы адаптироваться к точному, что вам нужно, одновременно сокращая проект Chaos. Вы хотите инструмент, который работает для вашей команды, не наоборот. По мере того, как вы запрашиваете платформы, задайте следующие вопросы:

Вам также нужно будет убедиться, что программное обеспечение, которое вы выбрали, могут держать проект Chaos в Bay даже в Удаленная рабочая среда Отказ Это означает легкую доступность, своевременные обновления и высокую безопасность. А. Изучение 2020 мая показал, что 48% сотрудников работаю из дома Теперь скажем, они хотят продолжать работать из дома, а также некоторые компании предлагают постоянную работа на дому опции. Не позволяйте нашему новому удаленному миру быть источником вашего проекта хаоса. Выбирать универсальный Система управления работой Работает, как, где, и когда вы хотите - так что вы лучше подготовлены к любому хаосу.

Независимо от масштаба или отрасли вашей организации, эта дорожная карта может помочь вам, и ваша команда PMO определить, работаю и уменьшить проект Chaos. И если хаос продолжает мешать и делать нежелательный внешний вид в вашем рабочем процессе, просто пересмотрите этот шестиступенчатый процесс, чтобы помочь вам по-прежнему повысить эффективность и производительность вашей команды. Подробнее о том, как Диспетчер задач UDN Универсальная система управления совместной совместной работой может помочь вам снизить проект Chaos и почему мы доверенная платформа для 20 000+ компаний в более чем 140 странах зарегистрируйтесь принять тур по продукту Отказ