PMO-färdplanen för att minska projektet Chaos: 6 steg för att mjukare projektledning

COVID-19 och fjärrarbete har lagt till kaos till alla aspekter av dagen. Delividen mellan arbete och liv är mer suddig än någonsin, och försöker hitta en balans mellan produktivitet och personligt utrymme är överväldigande. Men en kaotisk arbetsmiljö är inte begränsad till den här nya fjärrvärlden.

I projektledning , Chaos kommer i alla former och storlekar. Lagkamrater kan tyckas unpfased av förfallna uppgifter och missade milstolpar. Brandövningar kan hända oftare än planerade projekt. Din två veckors sprints kan känna sig mer som en timmes sprints. Resurser kan tilldelas och sedan omfördelas om och om igen. Kommunikation som fastnar i silor leder till förvirring. Due datum kan mystiskt skifta utan förklaring.

Oavsett hur många processer din projekt Management Office har infört, vissa problem kan fortfarande vara kvar - envis, beständig och skadlig för ditt lags framgång (och din sanity). Så kanske är det dags att luta sig in i det projektet kaos och undersöka från grunden. Varför är det här i första hand? Varför har det inte fastställts redan? Varför är det en konsekvent fråga? Vad är en bestående lösning? Hur får du lagköp på varje nivå? Hur anpassar du dig som nya problem uppstår?

Svaren på dessa frågor varierar mellan projekt, lag, organisationer och industrier precis som lösningarna varierar beroende på den specifika typen av kaos till hands. Att veta hur man ska starta ett projektledningskontor ( Pmo ) och rätt tillvägagångssätt för ditt lag är viktigt. Oavsett om du försöker utvecklas genom ett enda problematiskt projekt eller vill omarbeta din organisations hela tillvägagångssätt för projektledning, kan dessa sex steg fungera som en färdplan Att hjälpa alla PMO att hitta sina egna svar och hantera sina projekt ur kaos.

1. Avtäcka orsaken till ditt projekt Chaos

Det kan tyckas uppenbart, men det är mycket lättare sagt än gjort. För att ta reda på vad som utlöser ditt projektchaos, börja med att ställa rätt frågor, intervjua rätt personer och identifiera rätt mönster.

Fråga rätt frågor. Skapa en lista över de typer av kaos du upplever, förvarar sedan varje förövar tills du kan se den sanna orsaken bakom frågan. Här är några exempel:

Intervju rätt personer. Se till att du utför retrospektiv med personer som arbetar på alla nivåer och i varje steg i projektet. Detta kan hjälpa dig att spåra där kaoset har störst inverkan och rikta in din undersökning. Detta kan också visa dig vem du behöver konsultera när du arbetar för att bedöma en ny lösning för att lösa kaoset. Genom att looping i alla från enskilda bidragsgivare till chefer till ledande godkännare kan du borra till källan och orsaken till projektet Chaos snabbare.

Identifiera rätt mönster. Bygg och använd rapporter för att avslöja mönster inom och över projekt. Är vissa rolltyper överbelastade under samma vecka varje månad? Är en individ överarbetad och andra underarbetas? Är samma typ eller Kategori av kaos händer över flera projekt av olika typer? Är alla som använder samma mall för samma projekttyp? Är samma lag ofta ansvarig för de mest sena uppgifterna? Visuella rapporter kan ge dig en värdefull översikt över dina program eller grupper av projekt, så du kan hitta vad som leder till ditt projekt kaos.

2. Hitta lösningar som känner sig naturliga för ditt lag

Nu när du har upptäckt varför det oönskade kaoset invaderar ditt projekt är det dags att räkna ut hur man blir av med det. Det finns ingen one-size-pass-all lösning, så du måste ta reda på vad som ska vara bäst för ditt lag. Att bestämma hur ditt lag fungerar bäst naturligt kan hjälpa dig att hitta lösningar som stöder sin inneboende stil och vanor samtidigt som produktiviteten också körs.

Kaosteori föreslår att "natur, medan kaotisk, följer vanliga mönster, liksom mänskligt beteende i organisationer." Så nära att observera hur ditt team tenderar att arbeta kan ge värdefulla insikter "om hur man uppnår bättre, mer harmoniska resultat från projekt ...[b]Du är uppmärksam på mönster i mänskligt beteende, vi skapar i huvudsak en" grön "i motsats till "Toxisk" -miljö för projektframgång. "

Du kan ansöka Chaos Theory på din egen, Scribbling Field Notes om dina medarbetares alla drag (kanske deras virtuella bakgrund, deras slack status, eller deras nya fyrbenta medarbetare), men vi tänker att skicka ut några undersökningar är en mer hands-off , mindre skrämmande tillvägagångssätt. Använd praktiska verktyg som SURVEYMONKEY eller Google Forms att ställa frågor som:

Ta dina undersökningar ett steg längre och fråga dina medarbetare att föreslå potentiella lösningar för att projekta kaos genom att ställa frågor som:

Analysera undersökningssvar För att identifiera hur människor vill arbeta och anpassa dina processer till de förslag som gör det möjligt för din organisations mål. I en undersökning om 2020 juli UDN Task Manager Genomförd, 27% av arbetstagarna uppgav att deras företag inte brukar agera på fångad feedback, så var noga med att genomföra värdefulla förslag och kommunicera alla förändringar som du gör som svar på undersökningsresultaten. Medan rätt lösning på ditt projekt kaos kan variera över eller till och med inom lag är det viktigt att bemyndiga anställda att arbeta som de gör naturligtvis.

3. Se till att du har rätt metodik

Du har identifierat varför kaoset är närvarande i dina projekt och hur du vill lösa det, men är din nuvarande Projektledningsmetodik utrustad för att hantera dessa ändringar? Kanske har du försökt göra Agile fånga på ett tag, men undersökningsresultat visar att dina lagkamrater är mer intresserade av vattenfall. Eller kanske ditt tillvägagångssätt fungerade bra på ett fysiskt kontor, men det håller inte upp i fjärrvärlden.

När du bedömer hur man hanterar dina projekt ur kaos, ta dig tid att ompröva om du har den perfekta metoden på plats eller inte. Du kan hitta det är dags att ersätta din befintliga ram, eller du kan bestämma att ett hybrid-tillvägagångssätt är den bästa passformen för ditt lag.

En 2017-projektledning Undersökning av KPMG visade att 80% av organisationerna använder mer än en Projektledningsmetodik i ett hybrid-tillvägagångssätt.

Var noga med att väga fördelarna och nackdelarna med 15 Toppprojekthanteringsmetoder och ramar , och följ dessa enkla steg för att bestämma vilken (eller få) som är rätt för din organisation:

Se också till att det finns tillräcklig träning, ombord, och byta hantering på plats för vilken metod du väljer. Och ta det längre än bara en engångsutbildning. Håll kontorstid för pågående frågor, spela in videor för att visa vanliga använd fall , Bygg en FAQ-sida och kommunicera hur det ska minska kaoset. Gör vad du kan för att få lagköp och ha ett framgångsrikt genomförande, så du har rätt grund för att minska det framtida projektet Chaos.

4. Förutse och förbereda sig för oförutsedda projektkaos

Även med kaoset orsaker, naturlösningar, och korrekt metod som identifierats, kan vissa projektchema fortfarande glida genom sprickorna. Men det finns sätt att förutse och utsmycka det kaos som du inte har upplevt.

Allokera tiden till Brainstorm framtida kaos , kaoskatalysatorer och potentiella lösningar. Det är bäst att göra detta under planera Steg, när projekt inte är aktiva än. Du kanske vill inkludera några icke-PMO-folk i konversationen för mer holistiska svar på frågor som dessa:

Ranka varje potentiell fråga som du identifierar när det gäller hur mycket det kommer att påverka projektets resultat. På det sättet om mer än en uppstår, vet du vilken du behöver fokusera på att lösa först. Ställ in sätt att upptäcka detta kaos innan projekten börjar, så du varnar innan kaoset blir för ur hand. Och om oförutsedda projekt kaos inträffar, det är okej. Ta ett andetag, håll dig flexibel, hitta en tillfällig lösning för att hålla projektet att flytta och hålla en retrospektiv för feedback om hur man förhindrar det projektet kaos i framtiden.

5. Uppmuntra samarbete och kommunikation att arbeta genom projektkao

Nästa steg är att se till att ditt lag kan samarbeta effektivt för att bekämpa och övervinna projektkao som det uppstår. Forskning visar "Det känns bara som om du är en del av ett team av personer som arbetar med en uppgift gör människor mer motiverade när de tar på sig utmaningar." Så ju mer du kan uppmuntra till en samarbetskultur, ju mer ditt lag känns som om de kan arbeta genom projektkao eller problem tillsammans.

75% av de undersökta arbetarna Kände att ha tillgång till bättre samarbetsverktyg skulle göra teamwork effektivare, öka produktiviteten och till och med öka arbetsluckan. Här är några sätt att Bygg en kultur av lagsamarbete :

Du måste också införa effektiviserad och öppen kommunikation i ditt lags kultur - så alla anmälas när projektet kaos inträffar och snabbt kan komma överens om en lösning tillsammans. UDN Task Manager S-undersökning av fjärrkontroll, som genomfördes i juli 2020, visar att 16% av organisationerna fortfarande saknar en standardiserad kommunikationsström bland alla anställda. Hur kommer ditt team att förstå hur man arbetar ordentligt genom projektkaos och hantera konflikt Om de diskuterar problemen på olika platser? Det lägger bara till det befintliga projektet kaos. Istället bemyndiga dem med ett enda verktyg som de kan använda för att samarbeta och kommunicera, så de kan göra navigeringsprojekt Chaos mindre kaotiskt.

6. Välj en mångsidig samarbetsprogramvara

Ditt sista steg är att hitta rätt verktyg för att hjälpa dig att minska projektet kaos. 32,6% av arbetarna säger att deras företag erbjuder flera processer och system, men de är överflödiga.1 för att se till att du väljer programvara som är användbar, antagen och minskar projektet kaos, leta efter några nyckelegenskaper och funktioner:

Hitta en Arbetshanteringsprogramvara Det är flexibelt och anpassningsbart nog att anpassa sig till exakt vad du behöver när du reducerar projektet kaos. Du vill ha ett verktyg som fungerar för ditt lag, inte tvärtom. När du är vettingplattformar, fråga dessa frågor:

Du måste också se till att den programvara du väljer kan hålla projektet kaos i bukten även i en Fjärrmiljö . Det betyder lätt tillgänglighet, snabba uppdateringar och hög säkerhet. A 2020 maj avslöjade att 48% av anställda Arbeta hemifrån säg nu att de vill fortsätta arbeta hemifrån, och vissa företag erbjuder permanent arbeta hemifrån alternativ. Låt inte vår nya fjärrvärld vara källan till ditt projekt kaos. Välja en mångsidig Arbetshanteringssystem Det fungerar hur, var, och när du vill - så är du bättre förberedd för vad Chaos kommer nästa.

Oavsett organisationens skala eller industri kan den här färdplanen hjälpa dig och ditt PMO-lag identifiera, arbeta igenom och minska projektet kaos. Och om kaoset fortsätter att komma i vägen och göra ett oväntat utseende i ditt arbetsflöde, helt enkelt återkomma denna sexstegsprocess för att hjälpa dig att fortsätta förbättra ditt lags effektivitet och produktivitet. För mer om hur UDN Task Manager S mångsidiga samarbetsledningssystem kan hjälpa dig att minska projektet kaos och varför vi är den betrodda plattformen för 20.000 + företag i över 140 länder, registrera sig för Ta en produkttur .