PMO Roadmap til at reducere Project Chaos: 6 trin til glattere projektstyring

Covid-19 og Fjernarbejde har tilføjet kaos til alle aspekter af dagen. Opdelingen mellem arbejde og liv er mere sløret end nogensinde, og forsøger at finde en balance mellem produktivitet og personlige rum er overvældende. Men et kaotisk arbejdsmiljø er ikke begrænset til denne nye fjerntliggende verden.

I projektledelse , kaos kommer i alle former og størrelser. Teamkammerater kan virke unpased af forfaldne opgaver og savnede milepæle. Brandboringer kan ske oftere end planlagte projekter. Dine to-ugers sprints kunne føle sig mere som en times sprints. Ressourcer kan tildeles og derefter omfordeles igen og igen. Kommunikation, der sidder fast i siloer, fører til forvirring. Forfaldne datoer kan mystiske skifte uden forklaring.

Uanset hvor mange processer din projekt Ledelseskontoret har indført, visse spørgsmål kan stadig forblive - stædige, vedholdende og skadelige for dit holds succes (og din sanity). Så måske er det tid til at læne sig ind i projektet kaos og undersøge fra jorden op. Hvorfor er dette problem der i første omgang? Hvorfor har det ikke været rettet allerede? Hvorfor er det et konsekvent problem? Hvad er en varig løsning? Hvordan får du team buy-in på hvert niveau? Hvordan tilpasser du som nye problemer opstår?

Svar på disse spørgsmål vil variere på tværs af projekter, hold, organisationer og industrier, ligesom løsningerne vil variere afhængigt af den specifikke type kaos ved hånden. At vide, hvordan man skal starte et projektstyringskontor ( PMO. ) Og den rigtige tilgang til dit team er afgørende. Uanset om du forsøger at udvikle sig gennem et enkelt problematisk projekt eller søger at omarbejde din organisations samlede tilgang til projektledelse, kan disse seks trin tjene som en køreplan For at hjælpe enhver PMO finde deres egne svar og styre deres projekter ud af kaos.

1. Afdække grundårsagen til dit projektkaos

Dette kan synes indlysende, men det er meget lettere sagt end gjort. For at finde ud af, hvad der udløser dit projektkaos, skal du starte med at stille de rigtige spørgsmål og interviewe de rigtige mennesker og identificere de rigtige mønstre.

Spørg de rigtige spørgsmål. Opret en liste over de typer kaos, du oplever, så forhør hver gerningsmand, indtil du kan se den sande årsag bag problemet. Her er et par eksempler:

Interview de rigtige mennesker. Sørg for at du udfører retrospektiver med folk, der arbejder på alle niveauer og på alle stadier af projektet. Dette kan hjælpe dig med at spore, hvor kaoset har mest effekt og målretter din undersøgelse. Dette kan også vise dig, hvem du skal konsultere, når du arbejder for at vurdere en ny løsning for at løse kaoset. Ved at looping i alle fra individuelle bidragsydere til ledere til ledende godkendelser, kan du bore ned til kilden og årsagen til projektet kaos hurtigere.

Identificere de rigtige mønstre. Byg og brug rapporter til at afsløre mønstre inden for og på tværs af projekter. Er visse rolletyper overbelastet i samme uge hver måned? Er en person overarbejdet og andre underværket? Er den samme type eller kategori af kaos. sker der på tværs af flere projekter af forskellige typer? Er alle ved at bruge den samme skabelon til samme projekttype? Er det samme hold ofte ansvarlig for de mest sene opgaver? Visuelle rapporter kan give dig et værdifuldt top-down oversigt over dine programmer eller grupper af projekter, så du kan finde ud af, hvad der fører til dit projektkaos.

2. Find løsninger, der føler sig naturlige for dit hold

Nu hvor du har afdækket, hvorfor det uvelkomne kaos invaderer dit projekt, er det tid til at finde ud af, hvordan man kan slippe af med det. Der er ingen one-size-fits-all-løsning, så du skal finde ud af, hvad der skal være bedst for dit hold. Bestemmelse af, hvordan dit hold fungerer bedst, kan naturligvis hjælpe dig med at finde løsninger, der understøtter deres iboende stil og vaner, mens du også kører produktiviteten.

Chaos teori. antyder, at "naturen, mens kaotisk, følger regelmæssige mønstre, ligesom menneskelig adfærd i organisationer." Så tæt opmærksom på, hvordan dit hold har tendens til at arbejde, kan give værdifulde indsigter "om, hvordan man opnår bedre, mere harmoniske resultater fra projekter ...[B]Y opmærksom på mønstre i menneskelig adfærd, vi skaber i det væsentlige en 'grøn' - i modsætning til 'giftig'-miljø for projektsucces. "

Du kunne anvende kaosteori på egen hånd, skrible feltnoter om dine kolleger enhver bevægelse (måske deres virtuelle baggrund, deres Slack status, eller deres nye firbenede kolleger), men vi tror at udsende nogle undersøgelser er en mere hands-off , mindre uhyggelig tilgang. Brug handy værktøjer som Survey Monkey eller Google Forms. at stille spørgsmål som:

Tag dine undersøgelser et skridt videre og spørge dine kolleger til at foreslå mulige løsninger på projektet kaos ved at stille spørgsmål som:

Analysere besvarelserne til at identificere, hvordan folk ønsker at arbejde og tilpasse dine processer til de forslag, der gør mest mening for din organisations mål. I juli med dels en 2020-undersøgelse UDN Task Manager gennemført, 27% af arbejdstagerne erklærede deres virksomheder typisk ikke handle efter erobrede tilbagemeldinger, så sørg for at gennemføre værdifulde forslag og kommunikere eventuelle ændringer, du laver som reaktion på undersøgelsens resultater. Mens den rigtige løsning til dit projekt kaos kan variere på tværs eller endog inden for hold, er det vigtigt at give medarbejderne til at arbejde på den måde, de gør naturligt.

3. Sørg for at du har den rigtige metode

Du har identificeret, hvorfor kaos er til stede i dine projekter, og hvordan du vil løse det, men er din nuværende Projektstyringsmetode udstyret til at håndtere disse ændringer? Måske har du prøvet at gøre Agile fangst på i et stykke tid, men undersøgelsens resultater viser dine holdkammerater er mere interesseret i vandfaldet. Eller måske din tilgang fungerede fint i et fysisk kontor, men det er ikke at holde op i den fjerne verden.

Som du vurdere, hvordan at styre dine projekter ud af kaos, tager sig tid til at revurdere, om du har den ideelle metode på plads. Du kan finde det er tid til at udskifte din eksisterende rammer, eller du kan beslutte, at en hybrid tilgang er den bedste pasform til dit team.

En ledelse 2017 projekt undersøgelse af KPMG viste, at 80% af organisationer bruger mere end en Projektstyringsmetode i en hybrid tilgang.

Sørg for at afveje fordele og ulemper ved 15 top projektledelse metoder og rammer , Og følge disse enkle trin for at afgøre, hvilken en (eller få) er det rigtige for din organisation:

Også sikre, at der er tilstrækkelig uddannelse, onboarding, og forandringsledelse på plads til uanset hvilken metode, du vælger. Og tage det videre end blot en engangs-træning. Hold kontortid for igangværende spørgsmål, optage videoer at demonstrere fælles use cases , Opbygge en FAQ side, og kommunikerer, hvordan dette bør reducere kaos. Gør hvad du kan for at få hold buy-in og få en vellykket implementering, så du har det rigtige fundament på plads til at reducere fremtidigt projekt kaos.

4. forudse og forberede sig til uforudsete projekt kaos

Selv med de kaos årsager, naturlige løsninger og ordentlig metode identificeret, kan nogle projekt kaos stadig glide gennem revner. Men der er måder at forudse og snyde det kaos, du endnu ikke har oplevet.

Afsætte tid til brainstorm fremtiden kaos , Kaos katalysatorer og mulige løsninger. Det er bedst at gøre dette i løbet af planlægning fase, hvor projekterne er måske ikke aktiv endnu. Du ønsker måske at inkludere nogle ikke-PMO folk i samtalen for mere holistiske svar på spørgsmål som disse:

Rank hver potentielt problem du identificere med hensyn til hvor meget det vil påvirke projektets resultater. Den måde, hvis mere end én opstår, du vide, hvilken en du har brug for at fokusere på at løse først. Opsæt måder at opdage dette kaos før projekterne starter, så du er advaret før kaos bliver for ud af hånden. Og hvis sker uforudsete projekt kaos, det er ok. Tag et åndedrag, ophold fleksibel, finde en midlertidig løsning for at holde projektet i bevægelse, og hold en retrospektiv om feedback på, hvordan man forhindrer, at projektet kaos i fremtiden.

5. Tilskynde samarbejde og kommunikation til arbejde gennem projektet kaos

Det næste skridt er at sørge for, at dit team kan arbejde sammen effektivt at bekæmpe og overvinde projekt kaos, når det opstår. Forskning viser "Det føles bare som om du er en del af et team af mennesker, der arbejder på en opgave, gør folk mere motiverede, da de tager udfordringer." Så jo mere kan du opmuntre til en samarbejdsvillig arbejdskultur, jo mere er dit hold føles som om de kan arbejde gennem projektkajos eller problemer sammen.

75% af de undersøgte arbejdstagere følte at have adgang til bedre samarbejdsværktøjer ville gøre teamwork mere effektiv, øge produktiviteten og endda øge erhvervslivet. Her er et par måder at bygge en kultur af holdsamarbejde :

Du skal også indlæse strømlinet og åben kommunikation i dit holdkultur - så alle er anmeldt, når projektkaos opstår og kan hurtigt blive enige om en løsning sammen. UDN Task Manager 's Remote Work Index Survey, der blev udført i juli 2020, viser, at 16% af organisationerne stadig mangler en standardiseret kommunikationsstrøm blandt alle medarbejdere. Hvordan vil dit hold forstå, hvordan man kan fungere korrekt gennem projektkaos og håndtere konflikt Hvis de diskuterer problemerne på forskellige steder? Det tilføjer kun til det eksisterende projektkaos. I stedet bemyndiger dem med et enkelt værktøj, de kan bruge til at samarbejde og kommunikere, så de kan gøre navigering af projektkaos mindre kaotisk.

6. Vælg en alsidig samarbejdsvillig arbejdsstyringssoftware

Dit sidste skridt er at finde det rigtige værktøj til at hjælpe dig med at reducere projektkaos. 32,6% af arbejdstagerne siger, at deres virksomheder tilbyder flere processer og systemer, men de er overflødige.1 for at sikre, at du vælger software, der er nyttig, vedtaget og reducerer projektkaos, se efter et par nøgleegenskaber og funktioner:

Find en Arbejdsstyringssoftware Det er fleksibelt og tilpasset nok til at tilpasse sig præcis, hvad du har brug for, mens du reducerer projektkaos. Du vil have et værktøj, der virker til dit hold, ikke omvendt. Som du har væddemålsplatforme, spørg disse spørgsmål:

Du skal også sørge for, at den software, du vælger, kan holde projektkaos i bugt selv i en Fjernarbejde miljø . Det betyder nem tilgængelighed, rettidige opdateringer og høj sikkerhed. EN Maj 2020 undersøgelse. afslørede, at 48% af medarbejderne arbejder hjemmefra nu sige, at de vil fortsætte med at arbejde hjemmefra, og nogle virksomheder tilbyder permanent. arbejde hjemmefra muligheder. Lad ikke vores nye fjernleverden være kilden til dit projekt kaos. Vælge en alsidig Arbejdsstyringssystem Det virker, hvordan, hvor, og når du vil - så du er bedre forberedt på, hvad kaos kommer næste gang.

Uanset din organisations skala eller industri kan denne køreplan hjælpe dig og dit PMO-hold, der skal identificere, arbejde igennem og reducere projektkaos. Og hvis kaos fortsætter med at komme i vejen og gøre et uvelkommen udseende i din workflow, skal du blot genvinde denne seks-trins proces for at hjælpe dig med at fortsætte med at forbedre dit holds effektivitet og produktivitet. For mere om hvordan UDN Task Manager 'S Alsidige Collaborative Work Management System kan hjælpe dig med at reducere projektkaos, og hvorfor vi er den betroede platform for 20.000 + virksomheder i over 140 lande, tilmelde dig til Tag en produkttur .