La feuille de route de la PMO pour réduire le chaos de projet: 6 étapes pour la gestion de projet plus fluide
Covid-19 et travail à distance ont ajouté le chaos à tous les aspects de la journée. La fracture entre le travail et la vie est plus floue que jamais, et essayant de trouver un équilibre entre productivité et espace personnel est accablante. Mais un environnement de travail chaotique n'est pas limité à ce nouveau monde éloigné.
Dans gestion de projet , le chaos vient sous toutes les formes et tailles. Les coéquipiers pourraient sembler inhiables par des tâches en retard et des jalons manqués. Les exercices d'incendie peuvent arriver plus souvent que des projets planifiés. Vos sprints de deux semaines pourraient se sentir plus comme des sprints d'une heure. Les ressources peuvent être allouées, puis réaffectées encore et encore. La communication qui est bloquée dans des silos conduit à la confusion. Les dates d'échéance peuvent être mystérieusement décalées sans explication.
Peu importe combien de processus votre projet Le bureau de gestion a mis en place, certaines questions peuvent toujours rester - têtues, persistantes et préjudiciables au succès de votre équipe (et de votre santé mentale). Donc, peut-être qu'il est temps de se pencher dans ce projet de projet et d'enquêter de la terre. Pourquoi ce problème est-il là en premier lieu? Pourquoi n'a-t-il pas été corrigé déjà? Pourquoi est-ce une question cohérente? Qu'est-ce qu'une solution durable? Comment obtenez-vous un buy-in de l'équipe à tous les niveaux? Comment vous adaptez-vous que de nouveaux problèmes surgissent?
Les réponses à ces questions varieront de projets, d'équipes, d'organisations et d'industries, à mesure que les solutions varient en fonction du type spécifique de chaos à portée de main. Sachant comment démarrer un bureau de gestion de projet ( Pmo ) Et la bonne approche pour votre équipe est essentielle. Que vous essayiez de progresser dans un seul projet problématique ou envisagez de retravailler la totalité de votre entreprise en matière de gestion de projet, ces six étapes peuvent servir de feuille de route Pour aider les PMO à trouver leurs propres réponses et gérer leurs projets sur le chaos.
1. Découvrez la cause première de votre chaos de votre projet
Cela peut sembler évident, mais c'est beaucoup plus facile à dire qu'à faire. Pour découvrir ce qui déclenche votre chaos de projet, commencez par poser aux bonnes questions, en interrogeant les bonnes personnes et en identifiant les bons schémas.
Demandez aux bonnes questions. Créez une liste des types de chaos que vous rencontrez, puis interroge chaque arbitre jusqu'à ce que vous puissiez voir la vraie cause derrière la question. Voici quelques exemples:
Interviewez les bonnes personnes. Assurez-vous que vous effectuez des rétrospectives avec des personnes qui travaillent à tous les niveaux et à chaque étape du projet. Cela peut vous aider à suivre où le chaos a le plus d'impact et ciblez votre enquête. Cela peut également vous montrer qui vous aurez besoin de consulter car vous travaillez pour évaluer une nouvelle solution pour résoudre le chaos. En boucle chez tout le monde des contributeurs individuels aux gestionnaires aux approbateurs de la direction, vous pouvez explorer la source et la cause du chaos de projet plus rapidement.
Identifier les bons modèles. Construire et utiliser des rapports pour révéler des schémas dans et entre projets. Certains types de rôle sont-ils surchargés pendant la même semaine chaque mois? Un individu est-il surchargé de travail et d'autres sous-estimés? Est le même type ou Catégorie de chaos se passe-t-il sur plusieurs projets de différents types? Est-ce que tout le monde utilise le même modèle pour le même type de projet? La même équipe est-elle souvent responsable des tâches les plus tardes? Les rapports visuels peuvent vous donner un aperçu précieux de vos programmes ou groupes de projets afin que vous puissiez identifier ce qui mène à votre chaos de votre projet.
2. Trouver des solutions qui se sentent naturelles à votre équipe
Maintenant que vous avez découvert pourquoi le chaos indécipé envahisse votre projet, il est temps de déterminer comment s'en débarrasser. Il n'y a pas de solution unique - toutes les solutions, vous devez donc comprendre ce qui va être le meilleur pour votre équipe. Déterminer comment votre équipe fonctionne mieux naturellement peut vous aider à trouver des solutions qui soutiennent leur style et leurs habitudes inhérentes tout en conduisant la productivité.
Théorie du chaos suggère que "la nature, alors que chaotique, suit des modèles réguliers, tout comme le comportement humain dans les organisations". Observant si étroitement comment votre équipe a tendance à travailler peut donner des idées précieuses "sur la manière de réaliser des résultats meilleurs et plus harmonieux des projets ...[b]y fais attention aux modèles de comportement humain, nous créons un" vert ", par opposition à "toxique"-environnement pour le succès du projet ".
Vous pouvez appliquer la théorie du chaos sur vos propres notes de champ de gribouillage sur vos collègues à chaque mouvement (peut-être leur fond virtuel, leur statut de relâchement ou leurs nouveaux collègues à quatre pattes), mais nous pensons que l'envoi de quelques enquêtes est une main plus pratique. , approche moins effrayante. Utilisez des outils pratiques comme Surveillance ou Formulaires Google poser des questions comme:
Prenez votre sondage un pas plus loin et demandez à vos collègues de suggérer des solutions potentielles pour projeter le chaos en posant des questions telles que:
Analyser les réponses de l'enquête Pour identifier la manière dont les gens veulent travailler et adapter vos processus aux suggestions qui ont le plus de sens pour les objectifs de votre organisation. Dans une enquête de juillet 2020 Gestionnaire de tâches UDN Réalisé, 27% des travailleurs ont déclaré que leurs sociétés n'agissent généralement pas sur les commentaires capturés. Veillez donc à mettre en œuvre des suggestions précieuses et à communiquer tout changement que vous effectuez en réponse aux résultats de l'enquête. Bien que la bonne solution à votre projet, le chaos puisse varier ou même au sein des équipes, il est important de donner aux employés de travailler comme naturellement.
3. Assurez-vous que vous avez la bonne méthodologie
Vous avez identifié pourquoi le chaos est présent dans vos projets et comment vous voulez le résoudre, mais votre actuel Méthodologie de gestion de projet équipé pour gérer ces changements? Vous avez peut-être essayé de faire des prises agiles pendant un moment, mais les résultats de l'enquête montrent que vos coéquipiers sont plus intéressés par la cascade. Ou peut-être que votre approche travaillait bien dans un bureau physique, mais cela ne tient pas dans le monde éloigné.
Lorsque vous évaluez comment gérer vos projets sur le chaos, prenez le temps de réévaluer si vous avez ou non la méthodologie idéale en place. Vous trouverez peut-être qu'il est temps de remplacer votre cadre existant ou de décider qu'une approche hybride est la meilleure solution pour votre équipe.
Une gestion de projet 2017 Enquête de KPMG a montré que 80% des organisations utilisent plus d'un Méthodologie de gestion de projet dans une approche hybride.
Assurez-vous de peser les avantages et les inconvénients de la 15 top Méthodologies et cadres de gestion de projet et suivez ces étapes simples pour déterminer lequel (ou peu) convient à votre organisation:
Assurez-vous également qu'il existe une formation suffisante, à l'intérieur de gestion du changement en place pour la méthodologie que vous sélectionnez. Et prenez-le plus loin qu'une formation unique. Tenir des heures de bureau pour des questions en cours, enregistrer des vidéos pour démontrer le commun cas d'utilisation , construisez une page FAQ et communiquez comment cela devrait réduire le chaos. Faites tout ce que vous pouvez pour obtenir un buy-in de l'équipe et avoir une mise en œuvre réussie, vous avez donc la bonne fondation pour réduire le chaos de projet futur.
4. Anticipez et préparez-vous au chaos de projet imprévu
Même avec le chaos causant, des solutions naturelles et une méthodologie appropriée identifiée, certains chaos de projet peuvent toujours glisser à travers les fissures. Mais il y a des moyens d'anticiper et de déjouer le chaos que vous n'avez pas encore expérimenté.
Allouer du temps à Réfléchissez à l'avenir du chaos , catalyseurs de chaos et solutions potentielles. Il est préférable de le faire pendant la Planification étape, lorsque des projets ne peuvent pas encore être actifs. Vous voudrez peut-être inclure des personnes non-PMO dans la conversation pour des réponses plus holistiques aux questions telles que celles-ci:
Classez chaque problème potentiel que vous identifiez en termes de combien il aura une incidence sur les résultats du projet. De cette façon si plusieurs se posent, vous savez lequel vous devez vous concentrer sur la résolution d'abord. Configurez des moyens de détecter ce chaos avant le début des projets, vous êtes donc alerté avant que le chaos ne soit trop hors de la main. Et si le chaos de projet imprévu se produit, c'est bon. Faites un souffle, restez flexible, trouvez une solution temporaire pour maintenir le projet en mouvement et conserver une rétrospective pour obtenir des commentaires sur la manière d'éviter que le chaos de projet à l'avenir.
5. Encourager la collaboration et la communication au travail via le chaos de projet
La prochaine étape consiste à veiller à ce que votre équipe puisse travailler ensemble efficacement pour combattre et surmonter le chaos de projet tel qu'il se pose. Des études montrent "Cela ressentant simplement comme si vous faites partie d'une équipe de personnes qui travaillent sur une tâche rendent les gens plus motivés lorsqu'ils assument des défis." Donc, plus vous pouvez encourager une culture de travail collaborative, plus votre équipe a l'impression de pouvoir travailler grâce au chaos de projet ou à des problèmes.
75% des travailleurs interrogés J'ai estimé que l'accès à de meilleurs outils de collaboration ferait un travail d'équipe plus efficace, renforcer la productivité et même augmenter le bonheur professionnel. Voici quelques façons de Construire une culture de la collaboration d'équipe :
Vous aurez également besoin d'inculquer une communication rationalisée et ouverte dans la culture de votre équipe - de sorte que tout le monde a été notifié lorsque le chaos de projet survient et peut être rapidement d'accord sur une solution ensemble. Gestionnaire de tâches UDN L'enquête sur l'indice de travail à distance effectuée en juillet 2020 montre que 16% des organisations manquent toujours d'un flux de communication standardisé parmi tous les employés. Comment votre équipe va-t-elle comprendre comment fonctionner correctement via le chaos de projet et gérer le conflit S'ils discutent des problèmes dans différents endroits? Cela ajoute uniquement au chaos de projet existant. Au lieu de cela, les autonomiser avec un seul outil qu'ils peuvent utiliser pour collaborer et communiquer afin de pouvoir naviguer le chaos de projet moins chaotique.
6. Choisissez un logiciel de gestion de travail collaboratif polyvalent
Votre dernière étape consiste à trouver le bon outil pour vous aider à réduire le chaos de projet. 32,6% des travailleurs disent que leurs entreprises proposent de multiples processus et systèmes, mais ils sont redondants.1 Pour vous assurer de choisir un logiciel utile, adopté et réduit le chaos de projet, recherchez quelques caractéristiques clés et fonctionnalités:
Trouver un Logiciel de gestion de travail C'est suffisamment souple et personnalisable pour s'adapter exactement à ce dont vous avez besoin tout en réduisant le chaos de projet. Vous voulez un outil qui fonctionne pour votre équipe, pas l'inverse. Comme vous êtes des plateformes de vérification, posez ces questions:
Vous aurez également besoin de vous assurer que le logiciel que vous choisissez peut garder le chaos de projet à la baie même dans un environnement de travail à distance . Cela signifie une accessibilité facile, des mises à jour opportunes et une sécurité élevée. UNE Étude de mai 2020 révélé que 48% des employés travaillant de la maison maintenant dire qu'ils veulent continuer à travailler à la maison et certaines entreprises offrent permanent travail à domicile options. Ne laissez pas notre nouveau monde éloigné être la source de votre chaos de votre projet. Opter pour un polyvalent Système de gestion de travail Cela fonctionne comment, où, et quand vous voulez - vous êtes donc mieux préparé pour tout ce que le chaos vient ensuite.
Indépendamment de l'échelle ou de l'industrie de votre organisation, cette feuille de route peut vous aider et votre équipe de PMO à identifier, à traverser et à réduire le chaos de projet. Et si le chaos continue de se déplacer dans le chemin et de faire une apparence indésirable dans votre flux de travail, revenez simplement ce processus en six étapes pour vous aider à continuer à améliorer l'efficacité et la productivité de votre équipe. Pour plus sur la façon dont Gestionnaire de tâches UDN Le système de gestion de travail collaboratif polyvalent peut vous aider à réduire le chaos de projet et pourquoi nous sommes la plate-forme de confiance pour plus de 20 000 entreprises dans plus de 140 pays, inscrivez-vous à faire une tournée de produit .
