PMO Yol Haritası için Azaltma Projesi Kaos: 6 Adımlar için akıcı Proje Yönetimi
COVID-19 ve uzaktan çalışma günün her yönüne kaos ekledik. iş ve yaşam arasındaki bölünme her zamankinden daha fazla bulanık ve üretkenlik ve kişisel alan arasında bir denge ezici bulmaya çalışıyor. Ama kaotik bir çalışma ortamı bu yeni uzaktan dünya ile sınırlı değildir.
İçinde proje Yönetimi , Kaos tüm şekil ve boyutlarda gelir. Takım arkadaşları gecikmiş görevleri ve cevapsız kilometre taşları tarafından unphased görünebilir. Yangın matkaplar planlanan projelerin daha sık meydana gelebilir. Sizin iki haftalık sprintler fazla bir saatlik sprints gibi hissediyordu. Kaynaklar üzerinde tahsis ve zamanla bunu tahsis ve olabilir. karışıklığa siloları potansiyel sıkışmış İletişim. Son tarihler gizemli bir açıklama yapmadan kayabilir.
Hayır kaç süreçleri matter senin proje yönetim ofisi, belli sorunlar hala kalabilir koyduğu - inatçı, inatçı, ve takımın başarısı (ve aklı) için zararlı. Yani belki 's zaman o proje kaosa yalın ve sıfırdan araştırmak. Bu konu neden ilk etapta var mı? Neden zaten sabit olmamıştır? Neden tutarlı bir konudur? Kalıcı bir çözüm nedir? Nasıl her düzeyde satınalımlarını takımlı alabilirim? yeni olaylara daha nasıl uyum sağlarlar?
Bu sorulara verilen yanıtlar çözümler elinizin altında kaos belirli tipine bağlı olarak değişecektir gibi projeler ekipler, kuruluşlar ve sanayi genelinde değişir. (Bir proje yönetim ofisi başlatmak için nasıl how bilerek Pmo ) Ve ekibiniz için doğru yaklaşım esastır. Tek bir sorunlu proje üzerinden ilerlemeye çalışıyoruz veya proje yönetimine kurumunuzun tüm yaklaşımını yeniden işleme arıyor olun, bu altı adımlar a olarak hizmet verebilir yol haritası yardım için herhangi bir PMO kendi cevaplarını bulmak ve kaostan projelerini yönetmek.
1. Ortaya çıkarmak proje kaos temel nedeni
Bu açık gibi görünebilir, ancak çok daha kolay yapmaktan daha var. dışarı proje kaos neyin tetiklediğini bulmak için, doğru soruları sorarak doğru kişilerin mülakat ve sağ desenleri belirleyerek başlayın.
Doğru sorular sorun. Eğer konuyla ardındaki asıl nedenini görene kadar Yaşadığınız kaos türlerinin bir listesini oluşturun, ardından her fail sorguya. İşte birkaç örnek:
Doğru insanları Röportaj. Eğer her düzeyde ve projenin her aşamasında çalışan insanlarla retrospektif iletken emin olun. Bu kaos en fazla etkiye sahip nerede izini ve soruşturma hedef yardımcı olabilir. Eğer kaos çözmek için yeni bir çözüm değerlendirmek için yaptığımız çalışmalarda danışmak gerekir kim Bu da gösterebilir. yürütme onaylayanlar yöneticilere bireysel katkıda bulunanların herkes döngü ederek, kaynağına kadar inebilirsiniz ve daha hızlı proje kaos neden olur.
Doğru desenleri tanımlamak. Yapı ve kullanım raporları içinde ve projeler arasında kalıplarını ortaya çıkarmak için. Belirli rol türleri her ay aynı hafta içinde aşırı mı? bir bireysel varlık çalıştırılıyordu ve diğerleri underworked mı? Aynı tip mi yoksa kaos kategorisi Farklı türde birden fazla proje arasında oluyor? herkes aynı proje türü için aynı şablonu kullanıyor mu? Aynı ekip en geç görevler için sık sık sorumlu mudur? Eğer proje kaosa yol açan ne belirlemekte, böylece Görsel raporları, programların veya projelerin gruplarının değerli yukarıdan aşağıya bakış verebilir.
ekibinize doğal hissetmek çözümleri bulun 2.
Şimdi unwelcomed kaos projenizi, ondan kurtulmak için nasıl rakama 's saatlerinizi işgal nedeninden ortaya ettik. Ekibiniz için iyi olmak için ne olup bittiğini anlamaya zorunda böylece kimse boy-uyan tüm çözüm var. Ekibinizin ayrıca üretkenliği sürüş sırasında kendi doğasında tarzı ve alışkanlıkları destekleyen çözümler bulmak yardımcı olacak en iyi doğal nasıl çalıştığını belirleme.
Kaos teorisi o “Örgütlerde insan davranışını yaptığı gibi doğa, kaotik iken, düzenli desen izler.” önerir Yani yakından takım daha iyi ulaşmak için nasıl değerli bilgiler”verebilir işin eğilimi nasıl gözlemleyerek, projelerden daha uyumlu sonuçlar ...[B]y insan davranışlarındaki desenleri dikkat ederek özünde bir 'green'-olarak karşıt oluşturmak proje başarısı için 'toxic'-ortamı.”
Kaos teorisini kendi başınıza uygulayabilir, arkadaşlarınızın her hareketi (belki sanal arka planları, gevşek durumları veya yeni dört bacaklı iş arkadaşları) hakkındaki alan notlarını uygulayabilirsiniz, ancak bazı anketleri göndermeyi düşünüyoruz. , daha az ürpertici yaklaşım. Gibi kullanışlı araçlar kullanın Anket maymun veya Google formları Gibi sorular sormak için:
Anketlerinizi bir adım daha ileri götürün ve iş arkadaşlarınıza, şunları oluşturarak kaosun projelendirilmesine potansiyel çözümler önermelerini isteyin:
İnsanların nasıl çalışacaklarını belirlemek ve süreçlerinizi kuruluşunuzun hedefleri için en anlamlı hale getiren önerilere nasıl çalıştığını belirlemek için analizin yanıtlarını analiz edin. 2020 Temmuz'da ankette UDN Görev Yöneticisi Yapılan işçilerin% 27'si şirketlerinin tipik olarak yakalanan geri bildirimde bulunmadığını belirtti, bu yüzden değerli önerilerde bulunduğunuzdan emin olun ve anket sonuçlarına cevap olarak yaptığınız değişiklikleri bildirin. Projenizin doğru çözümü, kaosunuzun takımlar arasında veya hatta takımlar içinde değişebilirken, çalışanları doğal olarak yaptıkları şekilde çalışmak için güçlendirmek önemlidir.
3. Doğru metodolojiye sahip olduğunuzdan emin olun.
CHAO'ların projelerinizde neden bulunduğunu ve nasıl çözmek istediğinizi belirlediniz, ancak şu anki Proje Yönetimi Metodolojisi Bu değişiklikleri ele almak için donatılmış mı? Belki bir süre çevik yakalamaya çalışmaya çalışıyorsunuzdur, ancak anket sonuçları takım arkadaşlarınızın şelale ile daha çok ilgilendiğini göstermektedir. Ya da belki de yaklaşımınız fiziksel bir ofiste iyi çalışıyordu, ancak uzak dünyada tutulmuyor.
Projelerinizi Kaosun dışına nasıl yöneteceğinizi değerlendirirken, ideal metodolojiye sahip olup olmadığınızı yeniden değerlendirmek için zaman ayırın. Mevcut çerçevenizi değiştirme zamanını bulabilirsiniz veya bir hibrit yaklaşımın ekibiniz için en uygun olduğuna karar verebilirsiniz.
2017 Proje Yönetimi KPMG tarafından anket kuruluşların% 80'inin birden fazla kullandığını gösterdi Proje Yönetimi Metodolojisi hibrit bir yaklaşımla.
Artıları ve eksilerini taradığınızdan emin olun. 15 En İyi Proje Yönetimi Metodolojisi ve Çerçeveleri ve hangi bir (veya birkaç) kuruluşunuz için doğru olduğunu belirlemek için bu basit adımları izleyin:
Ayrıca yeterli eğitim, onboarding ve değiştirme yönetimi Hangi metodolojiyi seçerseniz seçin. Ve tek seferlik bir eğitimden daha ileri götürün. Devam eden sorular için çalışma saatlerini tutun, ortak göstermek için videoları kaydedin Kılıfları kullanın , bir SSS sayfası oluşturun ve bunun kaosunu nasıl azaltması gerektiğini iletin. Takım katılımını almak ve başarılı bir uygulamaya sahip olmak için elinden geleni yapın, bu nedenle gelecekteki proje kaosunu azaltmak için doğru vakfın bulundunuz.
4. Öngörülemeyen Proje Chaos için bekleyin ve hazırlanın
Kaos nedenleri, doğal çözümler ve uygun metodoloji ile bile, bazı proje kaosları hala çatlaklardan kayabilir. Ancak henüz deneyimlemeyeceğiniz kaosları tahmin etmenin ve atmanın yolları var.
Zaman ayırmak Beyin fırtınası gelecekteki kaos , kaos katalizörleri ve potansiyel çözümler. Bunu yapmak en iyisidir. planlama Projeler henüz aktif olmayabilir. Bunlar gibi sorulara daha bütünsel cevaplar için sohbette bazı PMO milletlerini eklemek isteyebilirsiniz:
Projenin sonuçlarını ne kadar etkileyeceği konusunda belirlediğiniz her potansiyel sorunu sıralayın. Bu şekilde, birden fazla ortaya çıkıyorsa, hangisinin önce çözmeye odaklanmanız gerektiğini biliyorsunuz. Projeler başlamadan önce bu kaoları tespit etmenin yollarını ayarlayın, bu yüzden kaosun elinden gelmeden önce uyarın. Ve eğer öngörülemeyen proje kaosu oluşursa, sorun değil. Nefes alın, esnek kalın, projeyi hareket ettirmek için geçici bir çözüm bulun ve gelecekte proje kaosunun nasıl önleneceği hakkında geri bildirim için retrospektif tutun.
5. İşbirliğini ve iletişimi proje kaosuyla çalışmak için teşvik edin
Bir sonraki adım, ekibinizin proje kaosunu ortaya çıkardığı ve üstesinden gelmek için etkili bir şekilde birlikte çalışabileceğinden emin olmaktır. Araştırma gösteriyor ki "Bu sadece bir görev üzerinde çalışan bir insan ekibinin bir parçası olduğun gibi hissediyorum, insanların zorluklar aldıkları için daha fazla motive olmasını sağlar." Böylece işbirlikçi bir çalışma kültürünü teşvik edebilecek, ekibiniz daha fazla, proje kaosu veya meseleleri birlikte çalışabilecekleri gibi hissediyor.
Çalışanların% 75'i araştırdı Daha iyi işbirliği araçlarına erişime sahip olmanın ekip çalışmasını daha etkili hale getireceğini, verimliliği artıracak ve hatta mesleki mutluluğu artıracağını hissettirdi. İşte birkaç yol Bir takım işbirliğinin kültürü oluşturun :
Ayrıca, egemenliğinizin kültürüne kolaylaştırılmış ve açık iletişimi açmanız gerekir - bu nedenle, proje kaosunun oluştuğunda ve birlikte bir çözüm üzerinde hızlı bir şekilde katılabileceğiniz herkese haber verilir. UDN Görev Yöneticisi Temmuz 2020'de yürütülen Uzak Çalışma Endeksi Anketi, kuruluşların% 16'sının hala tüm çalışanlar arasında standartlaştırılmış bir iletişim akışından yoksun olduğunu göstermektedir. Ekibiniz, Proje Kaoslarıyla Nasıl Düzgün Çalışılacağını Nasıl Anlayacak ve çatışma ele almak Eğer farklı yerlerde sorunları tartışıyorlarsa? Bu sadece mevcut proje kaosuna katkıda bulunur. Bunun yerine, işbirliği yapmak ve iletişim kurmak için kullanabilecekleri tek bir araçla onları güçlendirin, böylece gezinme projesi kaosunu daha az kaotik hale getirebilirler.
6. Çok yönlü bir işbirlikçi iş yönetimi yazılımı seçin
Son adımınız, proje kaosunu azaltmanıza yardımcı olacak doğru aracı bulmaktır. İşçilerin% 32.6'sının şirketlerinin birden fazla işlem ve sistem sunduğunu söylüyor, ancak yedekliydiler.1
Bulmak bir İş Yönetimi Yazılımı Proje kaosunu azaltarken tam olarak ihtiyacınız olana uyum sağlayacak kadar esnek ve özelleştirilebilir. Takımınız için çalışan bir araç istiyorsunuz, diğer tarafa değil. Platformları veterinerken, bu soruları sor:
Ayrıca, seçtiğiniz yazılımın proje kaosunu Koyu'nda bile tutabildiğinden emin olabilirsiniz. Uzak çalışma ortamı . Bu, kolay erişilebilirlik, zamanında güncellemeler ve yüksek güvenlik anlamına gelir. A 2020 Mayıs Çalışması Çalışanların% 48'ini ortaya koydu evden çalışmak Şimdi evden çalışmaya devam etmek istediklerini söyleyin ve bazı şirketler kalıcı teklif ediyorlar evden çalışmak seçenekler. Yeni uzaktan dünyamızın proje kaosunun kaynağı olmasına izin vermeyin. Çok yönlü tercih İş Yönetim Sistemi Bu, nerede, nerede ve istediğiniz zaman işe yarıyor - yani kaosun yanında geldiği için daha iyi hazırsınız.
Kuruluşunuzun ölçek veya endüstrisinden bağımsız olarak, bu yol haritası size ve PMO ekibinizin proje kaosunu tanımlamasına, çalışmasına ve azaltmasına yardımcı olabilir. Ve eğer kaos yoluna girip iş akışınızda istenmeyen bir görünüm kazandırırsa, ekibinizin verimliliğini ve verimliliğini arttırmaya devam etmenize yardımcı olmak için bu altı adımlı süreci tekrar ziyaret edin. Daha fazla şey için UDN Görev Yöneticisi Çok yönlü işbirlikçi iş yönetim sistemi, proje kaosunu azaltmanıza yardımcı olabilir ve neden 140'tan fazla ülkede 20.000+ şirket için güvenilir platformumuz var, Bir ürün turu alın .
