Covid-19 và làm việc từ xa đã thêm sự hỗn loạn cho mọi khía cạnh trong ngày. Sự phân chia giữa công việc và cuộc sống bị mờ hơn bao giờ hết, và cố gắng tìm sự cân bằng giữa năng suất và không gian cá nhân là quá nhiều. Nhưng một môi trường làm việc hỗn loạn không bị hạn chế trong thế giới từ xa mới này.
Covid-19 và làm việc từ xa đã thêm sự hỗn loạn cho mọi khía cạnh trong ngày. Sự phân chia giữa công việc và cuộc sống bị mờ hơn bao giờ hết, và cố gắng tìm sự cân bằng giữa năng suất và không gian cá nhân là quá nhiều. Nhưng một môi trường làm việc hỗn loạn không bị hạn chế trong thế giới từ xa mới này.
Ở trong[số 8]quản lý dự án
Cho dù có bao nhiêu quá trình của bạn dự án Văn phòng quản lý đã đặt tại chỗ, một số vấn đề có thể vẫn còn - bướng bỉnh, dai dẳng và gây bất lợi cho thành công của đội bạn (và sự tỉnh táo của bạn). Vì vậy, có lẽ đã đến lúc dựa vào sự hỗn loạn của dự án đó và điều tra từ đầu. Tại sao vấn đề này ở nơi đầu tiên? Tại sao nó đã không được sửa chữa chưa? Tại sao nó là một vấn đề nhất quán? Giải pháp lâu dài là gì? Làm thế nào để bạn có được nhóm mua vào mỗi cấp độ? Làm thế nào để bạn thích ứng như các vấn đề mới phát sinh?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ khác nhau trên các dự án, đội, tổ chức và ngành công nghiệp giống như các giải pháp sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại Chaos cụ thể trong tầm tay. Biết cách bắt đầu làm thế nào để bắt đầu một văn phòng quản lý dự án ( PMO. ) Và cách tiếp cận đúng đắn cho nhóm của bạn là điều cần thiết. Cho dù bạn đang cố gắng tiến bộ thông qua một dự án có vấn đề duy nhất hoặc đang tìm cách làm lại toàn bộ phương pháp của tổ chức của bạn đối với quản lý dự án, sáu bước này có thể đóng vai trò là một lộ trình Để giúp bất kỳ PMO nào tìm thấy câu trả lời của riêng họ và quản lý các dự án của họ ra khỏi sự hỗn loạn.
Điều này có vẻ rõ ràng, nhưng nó nói dễ hơn nhiều so với thực hiện. Để tìm hiểu những gì sẽ kích hoạt sự hỗn loạn dự án của bạn, hãy bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi đúng, phỏng vấn đúng người và xác định các mẫu phù hợp.
Đặt câu hỏi đúng. Tạo một danh sách các loại Chaos bạn đang gặp phải, sau đó thẩm vấn từng thủ phạm cho đến khi bạn có thể thấy nguyên nhân thực sự đằng sau vấn đề này. Đây là vài ví dụ:
Phỏng vấn đúng người. Hãy chắc chắn rằng bạn đang tiến hành hồi tưởng với những người làm việc ở mọi cấp độ và ở mọi giai đoạn của dự án. Điều này có thể giúp bạn theo dõi nơi sự hỗn loạn có tác động nhiều nhất và nhắm mục tiêu điều tra của bạn. Điều này cũng có thể cho bạn thấy những người bạn sẽ cần tham khảo ý kiến khi bạn làm việc để đánh giá một giải pháp mới để giải quyết sự hỗn loạn. Bằng cách lặp lại trong mọi người từ những người đóng góp cá nhân cho các nhà quản lý để phê duyệt điều hành, bạn có thể đi sâu vào nguồn và nguyên nhân của sự hỗn loạn của dự án nhanh hơn.
Xác định các mẫu phù hợp. Xây dựng và sử dụng các báo cáo để tiết lộ các mẫu trong và trên các dự án. Là các loại vai trò nhất định bị quá tải trong cùng một tuần mỗi tháng? Là một cá nhân được làm việc quá sức và những người khác được làm việc? Là cùng loại hoặc Thể loại hỗn loạn. xảy ra trên nhiều dự án thuộc các loại khác nhau? Có phải tất cả mọi người sử dụng cùng một mẫu cho cùng một loại dự án? Có phải cùng một đội thường chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ trễ nhất? Các báo cáo trực quan có thể cung cấp cho bạn tổng quan từ trên xuống có giá trị về các chương trình hoặc nhóm dự án của bạn, để bạn có thể xác định xác định những gì dẫn đến sự hỗn loạn dự án của bạn.
Bây giờ bạn đã phát hiện ra lý do tại sao Chaos không mong muốn đang xâm chiếm dự án của bạn, đã đến lúc tìm ra cách loại bỏ nó. Không có giải pháp nào phù hợp với một kích cỡ, vì vậy bạn phải tìm ra những gì sẽ là tốt nhất cho nhóm của mình. Xác định cách nhóm của bạn hoạt động tốt nhất một cách tự nhiên có thể giúp bạn tìm giải pháp hỗ trợ phong cách và thói quen vốn có của họ trong khi cũng thúc đẩy năng suất.
lý thuyết hỗn loạn gợi ý rằng "thiên nhiên, trong khi hỗn loạn, theo các mẫu thông thường, như hành vi của con người trong các tổ chức." Quan sát chặt chẽ làm thế nào nhóm của bạn có xu hướng làm việc có thể đưa ra những hiểu biết có giá trị "về cách đạt được kết quả tốt hơn, hài hòa hơn từ các dự án ...[b]Y chú ý đến các mẫu trong hành vi của con người, chúng ta về bản chất tạo ra một 'màu xanh lá cây' trái ngược với "Môi trường độc hại cho dự án thành công".
Bạn có thể áp dụng Lý thuyết Chaos một cách tự nguyện, ghi chú trường của riêng bạn về mọi di chuyển của đồng nghiệp của bạn (có thể là nền tảng ảo của họ, tình trạng chậm chạp của chúng hoặc đồng nghiệp bốn chân mới của họ), nhưng chúng tôi nghĩ rằng việc gửi một số cuộc khảo sát là một cuộc khảo sát là một hành trình tốt hơn , cách tiếp cận ít đáng sợ. Sử dụng các công cụ tiện dụng như SUVVEYMONKEY. hoặc Biểu mẫu Google Để đặt câu hỏi như:
Đưa cuộc khảo sát của bạn thêm một bước và yêu cầu đồng nghiệp của bạn đề xuất các giải pháp tiềm năng để chiếu sự hỗn loạn bằng cách đặt ra các câu hỏi như:
Phân tích các phản hồi khảo sát để xác định cách mọi người muốn làm việc và điều chỉnh các quy trình của bạn với các đề xuất có ý nghĩa nhất đối với các mục tiêu của tổ chức của bạn. Trong một cuộc khảo sát vào tháng 7 năm 2020 Quản lý tác vụ UDN Tiến hành, 27% công nhân tuyên bố các công ty của họ thường không hành động khi thu thập phản hồi, vì vậy hãy chắc chắn thực hiện các đề xuất có giá trị và truyền đạt bất kỳ thay đổi nào mà bạn đang thực hiện để đáp ứng với kết quả khảo sát. Trong khi giải pháp phù hợp với Chaos dự án của bạn có thể thay đổi qua hoặc thậm chí trong các nhóm, điều quan trọng là trao quyền cho nhân viên làm việc theo cách họ làm một cách tự nhiên.
Bạn đã xác định lý do tại sao sự hỗn loạn có trong các dự án của bạn và cách bạn muốn giải quyết nó, nhưng hiện tại của bạn như thế nào Phương pháp quản lý dự án. trang bị để xử lý những thay đổi này? Có thể bạn đã cố gắng để bắt kịp một lúc, nhưng kết quả khảo sát cho thấy đồng đội của bạn quan tâm đến thác nước nhiều hơn. Hoặc có lẽ cách tiếp cận của bạn đang hoạt động tốt trong một văn phòng vật lý, nhưng nó không giữ trong thế giới xa xôi.
Khi bạn đánh giá cách quản lý các dự án của mình ra khỏi sự hỗn loạn, hãy dành thời gian để đánh giá lại liệu bạn có phải là phương pháp lý tưởng tại chỗ hay không. Bạn có thể tìm thấy thời gian để thay thế khung hiện tại của bạn hoặc bạn có thể quyết định rằng một cách tiếp cận lai là phù hợp nhất cho nhóm của bạn.
Quản lý dự án 2017 Khảo sát của KPMG. cho thấy 80% tổ chức đang sử dụng nhiều hơn một Phương pháp quản lý dự án. trong một cách tiếp cận hybrid.
Hãy chắc chắn để cân nhắc những ưu và nhược điểm của 15 Phương pháp và khung quản lý dự án hàng đầu và làm theo các bước đơn giản này để xác định loại nào (hoặc một số) phù hợp với tổ chức của bạn:
Cũng đảm bảo có đủ đào tạo, trên tàu và thay đổi cách quản lý tại chỗ cho bất kỳ phương pháp nào bạn chọn. Và làm nó xa hơn chỉ là một khóa đào tạo một lần. Giữ giờ hành chính cho các câu hỏi đang diễn ra, quay video để chứng minh chung trường hợp sử dụng , Xây dựng một trang FAQ và truyền đạt cách thức này sẽ giảm sự hỗn loạn. Làm bất cứ điều gì bạn có thể để mua đội và có triển khai thành công, vì vậy bạn có nền tảng phù hợp để giảm sự hỗn loạn dự án trong tương lai.
Ngay cả với sự hỗn loạn gây ra, các giải pháp tự nhiên và phương pháp thích hợp được xác định, một số sự hỗn loạn của dự án vẫn có thể trượt qua các vết nứt. Nhưng có nhiều cách để dự đoán và vượt qua sự hỗn loạn mà bạn chưa có kinh nghiệm.
Phân bổ thời gian cho Động não sự hỗn loạn trong tương lai. , Chất xúc tác Chaos và các giải pháp tiềm năng. Tốt nhất là làm điều này trong lập kế hoạch Giai đoạn, khi các dự án có thể không hoạt động. Bạn có thể muốn bao gồm một số folks không phải PMO trong cuộc trò chuyện để có nhiều câu trả lời toàn diện cho các câu hỏi như thế này:
Xếp hạng từng vấn đề tiềm năng mà bạn xác định về mức độ ảnh hưởng của dự án. Bằng cách đó, nếu nhiều hơn một phát sinh, bạn biết cái nào bạn cần tập trung vào việc giải quyết đầu tiên. Thiết lập các cách để phát hiện sự hỗn loạn này trước khi các dự án bắt đầu, vì vậy bạn đã cảnh báo trước khi sự hỗn loạn quá tay. Và nếu sự hỗn loạn dự án không lường trước xảy ra, điều đó ổn. Hít một hơi, giữ linh hoạt, tìm một giải pháp tạm thời để giữ cho dự án di chuyển và giữ lại một phản hồi về làm thế nào để ngăn chặn sự hỗn loạn dự án đó trong tương lai.
Bước tiếp theo là đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả để chiến đấu và vượt qua sự hỗn loạn của dự án khi nó phát sinh. NGHIÊN CỨU NGHIÊN CỨU "Điều đó đơn giản là cảm thấy như bạn là một phần của một nhóm người làm việc trong một nhiệm vụ khiến mọi người có động lực hơn khi họ thực hiện những thách thức." Vì vậy, càng có nhiều bạn có thể khuyến khích một nền văn hóa công việc hợp tác, nhóm của bạn càng cảm thấy giống như họ có thể làm việc thông qua sự hỗn loạn của dự án hoặc các vấn đề cùng nhau.
75% công nhân được khảo sát Cảm thấy rằng việc có quyền truy cập vào các công cụ cộng tác tốt hơn sẽ làm cho tinh thần đồng đội hiệu quả hơn, tăng năng suất và thậm chí tăng hạnh phúc nghề nghiệp. Dưới đây là một vài cách để xây dựng một nền văn hóa của sự hợp tác của đội :
Bạn cũng cần thấm nhuần giao tiếp được sắp xếp hợp lý và mở vào văn hóa của nhóm - vì vậy mọi người đều được thông báo khi xảy ra sự hỗn loạn của dự án và có thể nhanh chóng đồng ý về một giải pháp cùng nhau. Quản lý tác vụ UDN Khảo sát chỉ số công việc từ xa, được thực hiện vào tháng 7 năm 2020, cho thấy 16% các tổ chức vẫn còn thiếu một luồng truyền thông được tiêu chuẩn hóa giữa tất cả nhân viên. Nhóm của bạn sẽ hiểu làm thế nào để làm việc đúng cách thông qua Chaos dự án và xử lý xung đột. Nếu họ thảo luận về các vấn đề ở các địa điểm khác nhau? Điều đó chỉ thêm vào sự hỗn loạn dự án hiện có. Thay vào đó, trao quyền cho họ với một công cụ duy nhất, họ có thể sử dụng để hợp tác và giao tiếp, để họ có thể làm điều hướng sự hỗn loạn dự án ít hỗn loạn.
Bước cuối cùng của bạn là tìm công cụ phù hợp để giúp bạn giảm sự hỗn loạn dự án. 32,6% công nhân nói rằng các công ty của họ cung cấp nhiều quy trình và hệ thống, nhưng chúng còn dư thừa.1 để đảm bảo bạn chọn phần mềm hữu ích, được thông qua và giảm sự hỗn loạn của dự án, tìm kiếm một vài đặc điểm và tính năng chính:
Tìm một Phần mềm quản lý công việc Đó là linh hoạt và đủ tùy biến để thích nghi với chính xác những gì bạn cần trong khi giảm sự hỗn loạn của dự án. Bạn muốn một công cụ làm việc cho nhóm của bạn, không phải là cách khác. Khi bạn đang xem các nền tảng, hãy hỏi những câu hỏi này:
Bạn cũng sẽ cần đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn có thể giữ Chaos dự án tại Bay ngay cả trong một Môi trường làm việc từ xa . Điều đó có nghĩa là dễ dàng tiếp cận, cập nhật kịp thời và bảo mật cao. MỘT Năm 2020 học tập tiết lộ rằng 48% nhân viên làm việc từ nhà bây giờ nói rằng họ muốn tiếp tục làm việc tại nhà, và một số công ty đang cung cấp vĩnh viễn làm ở nhà tùy chọn. Đừng để thế giới từ xa mới của chúng ta là nguồn của Chaos dự án của bạn. Lựa chọn không cho một linh hoạt Hệ thống quản lý công việc Điều đó hoạt động như thế nào, ở đâu, và khi bạn muốn - vì vậy bạn đã chuẩn bị tốt hơn cho bất cứ điều gì Chaos nào tiếp theo.
Bất kể quy mô hoặc ngành của tổ chức của bạn, lộ trình này có thể giúp bạn và nhóm PMO của bạn xác định, làm việc và giảm sự hỗn loạn dự án. Và nếu sự hỗn loạn tiếp tục cản trở và thực hiện một sự xuất hiện không mong muốn trong quy trình làm việc của bạn, chỉ cần xem lại quy trình sáu bước này để giúp bạn tiếp tục cải thiện hiệu quả và năng suất của nhóm. Để biết thêm về cách Quản lý tác vụ UDN Hệ thống quản lý công việc hợp tác đa năng đa năng có thể giúp bạn giảm sự hỗn loạn dự án và tại sao chúng tôi là nền tảng đáng tin cậy cho hơn 20.000 công ty tại hơn 140 quốc gia, đăng ký Tham quan sản phẩm .
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản, nhanh chóng, nhẹ và dễ sử dụng cho doanh nghiệp của mình? Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ!
