Die PMO-Roadmap zur Reduzierung des Projektchaos: 6 Schritte zum glatteren Projektmanagement

Covid-19 undHeimarbeithabe jedem Aspekt des Tages Chaos hinzugefügt. Die Tätigkeit zwischen Arbeit und Leben ist unscharfer als je zuvor, und der Versuch, ein Gleichgewicht zwischen Produktivität und persönlichem Raum zu finden, ist überwältigend. Eine chaotische Arbeitsumgebung ist jedoch nicht auf diese neue abgelegene Welt beschränkt.

Im ProjektmanagementChaos kommt in allen Formen und Größen. Teamkollegen könnten von überfälligen Aufgaben unphatisiert erscheinen und Meilensteine ​​verfehlt. Feuerübungen können häufiger auftreten als geplante Projekte. Ihre zweiwöchigen Sprints könnten sich eher wie einstündige Sprints fühlen. Ressourcen könnten zugeteilt und dann immer wieder neu zugewiesen werden. Kommunikation, die in Silos stecken bleibt, führt zu Verwirrung. Fälligkeitsdaten können sich ohne Erklärung mysteriös verschieben.

Egal wie viele Prozesse Ihre ProzesseProjektDas Management Amt hat eingesetzt, bestimmte Themen können noch störrisch, hartnäckig und nachteilig auf den Erfolg Ihres Teams (und Ihrer Veranträge) bleiben. Vielleicht ist es an der Zeit, sich in dieses Projekt-Chaos zu lehnen und von der Erde nach oben zu untersuchen. Warum ist dieses Problem an erster Stelle? Warum wurde es schon nicht behoben? Warum ist es ein konsistentes Thema? Was ist eine dauerhafte Lösung? Wie bekommst du ein Team Buy-In auf jeder Ebene? Wie passen Sie sich als neue Fragen an?

Antworten auf diese Fragen variieren über Projekte, Teams, Organisationen und Industrien, wie die Lösungen in Abhängigkeit von der spezifischen Art von Chaos in der Hand variieren. Zu wissen, wie man ein Projektmanagement-Büro starten kann (PMO.) und der richtige Ansatz für Ihr Team ist unerlässlich. Egal, ob Sie versuchen, durch ein einzelnes problematisches Projekt vorzunehmen, oder suchen Sie, um den gesamten Ansatz Ihres Unternehmens an das Projektmanagement neu zu arbeiten, diese sechs Schritte können als a dienenRoadmap.Um jedem PMO zu helfen, ihre eigenen Antworten zu finden und ihre Projekte aus dem Chaos zu verwalten.

1. Entdecken Sie die Ursache Ihres Projektchaos

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber es ist viel einfacher gesagt als getan. Um herauszufinden, was Ihr Projekt-Chaos auslöst, beginnen Sie mit den richtigen Fragen, indem Sie die richtigen Personen interviewten, die richtigen Personen interviewen und die richtigen Muster identifizieren.

Fragen Sie die richtigen Fragen.Erstellen Sie eine Liste der Arten von Chaos, die Sie erleben, und fragen Sie jeden Täter, bis Sie die wahre Ursache hinter dem Problem sehen können. Hier sind ein paar Beispiele:

Interview die richtigen Leute.Stellen Sie sicher, dass Sie Retrospektiven mit Menschen führen, die auf jeder Ebene und in jeder Phase des Projekts arbeiten. Dies kann Ihnen helfen, sich zu verfolgen, wo das Chaos am stärksten wirkt und Ihre Untersuchung angeht. Dies kann Ihnen auch zeigen, wer Sie benötigen, um zu konsultieren, wenn Sie arbeiten, um eine neue Lösung zu bewerten, um das Chaos aufzulösen. Durch die Schleifen in jedem einzelnen Mitwirkenden der Manager bis hin zur Executive-Genehmigung können Sie sich auf die Quelle und Ursache des Projektchaos schneller bohren.

Identifizieren Sie die richtigen Muster.Bauen und verwenden Sie Berichte, um Muster innerhalb und über Projekte anzuzeigen. Sind bestimmte Rollentypen in derselben Woche jeden Monat überlastet? Ist ein Individuum überarbeitet und andere unterworfen? Ist derselbe Typ oderKategorie des Chaos.passiert auf mehreren Projekten verschiedener Typen? Verwenden Sie alle dieselbe Vorlage für denselben Projekttyp? Ist das gleiche Team häufig für die verspätesten Aufgaben verantwortlich? Visuelle Berichte können Ihnen einen wertvollen Top-Down-Überblick über Ihre Programme oder Gruppen von Projekten geben, sodass Sie das, was zu Ihrem Projekt-Chaos führt, geben.

2. Finden Sie Lösungen, die sich für Ihr Team natürlich fühlen

Nun, da Sie freigelegt haben, warum das unwillkwürdige Chaos Ihr Projekt eindringt, ist es Zeit, herauszufinden, wie Sie es loswerden können. Es gibt keine One-Size-Fits-ALL-Lösung, sodass Sie herausfinden müssen, was für Ihr Team am besten ist. Bestimmen, wie Ihr Team am besten arbeitet, kann Ihnen helfen, Lösungen zu finden, die ihren inhärenten Stil und die Gewohnheiten unterstützen, während auch die Produktivität tätig sind.

Chaostheorieschlägt vor, dass "Natur, während chaotisch, reguläre Muster folgt, ebenso wie das menschliche Verhalten in Organisationen." So dicht zu beobachten, wie Ihr Team dazu neigt, wertvolle Erkenntnisse zu geben, können wertvolle Erkenntnisse geben ", wie man bessere, harmonische Ergebnisse von Projekten erreichen kann 'Giftige Umwelt für den Projekterfolg. "

Sie könnten Chaos-Theorie auf eigene, kritzelenden Feldnotizen über Ihre Kollegen anwenden , weniger gruseliger Ansatz. Verwenden Sie praktische Werkzeuge wie Surveymonkey.oderGoogle-FormulareFragen stellen wie:

Nehmen Sie Ihre Umfragen einen Schritt weiter und bitten Sie Ihre Kollegen, potenzielle Lösungen für das Projekt Chaos vorzulegen, indem Sie Fragen wie:

Analysieren Sie die Erhebungsprüfungen, um festzustellen, wie Menschen arbeiten möchten, und an Ihre Prozesse an die Anregungen anpassen möchten, die den Sinn für die Ziele Ihrer Organisation sorgen. In einer Umfrage vom 20. JuliUDN-Task-ManagerGEFAHRT, 27% der Arbeiter erklärten, dass ihre Unternehmen in der Regel nicht auf gefangengenommenes Feedback handeln, um wertvolle Vorschläge umzusetzen und Änderungen zu kommunizieren, die Sie als Reaktion auf die Umfrageergebnisse treffen. Während die richtige Lösung Ihres Projekts Chaos variieren kann oder sogar innerhalb von Teams, ist es wichtig, Mitarbeiter zu befähigen, die Art und Weise, wie sie natürlich tun, zu gestalten.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Methodik haben

Sie haben identifiziert, warum das Chaos in Ihren Projekten anwesend ist und wie Sie es lösen möchten, aber ist Ihr StromProjektmanagement-Methodik.ausgestattet, um diese Änderungen zu handhaben? Vielleicht haben Sie versucht, einen agilen Fang auf eine Weile herzustellen, aber die Umfrageergebnisse zeigen, dass Ihre Teamkollegen mehr für den Wasserfall interessieren. Oder vielleicht funktionierte Ihr Ansatz in einem physischen Büro in Ordnung, aber in der abgelegenen Welt hält es nicht.

Wenn Sie einschätzen, wie Sie Ihre Projekte aus dem Chaos verwalten, nehmen Sie sich die Zeit, um zu versuchen, ob Sie die ideale Methodik anstelle haben oder nicht. Es ist möglicherweise Zeit, dass es Zeit ist, Ihren bestehenden Rahmen zu ersetzen, oder Sie können entscheiden, dass ein Hybridansatz die beste Passform für Ihr Team ist.

Ein Projektmanagement von 2017Umfrage von KPMG.zeigte, dass 80% der Organisationen mehr als eins verwendenProjektmanagement-Methodik.in einem Hybridansatz.

Achten Sie darauf, die Vor- und Nachteile der15 Top-Projektmanagement-Methoden und Rahmenbedingungenund folgen Sie diesen einfachen Schritten, um zu bestimmen, welche (oder wenige) für Ihre Organisation richtig sind:

Stellen Sie außerdem sicher, dass es ausreichend trainiert, boarding, undÄnderungsmanagementAnstelle derjenigen Methodik, die Sie auswählen. Und nehmen Sie es weiter als nur ein einmaliges Training. Öffnungszeiten für laufende Fragen halten, Videos aufnehmen, um gemeinsam zu zeigenAnwendungsfälle, erstellen Sie eine FAQ-Seite und kommunizieren Sie, wie dies das Chaos reduzieren soll. Tun Sie, was Sie können, um Team Buy-In und eine erfolgreiche Umsetzung zu erhalten, sodass Sie die richtige Grundlage haben, um das zukünftige Projektchaos zu reduzieren.

4. Antizipieren und Vorbereitung auf unvorhergesehene Projektchaos

Selbst mit den Chaos-Ursachen, natürlichen Lösungen und ordnungsgemäßen Methoden, die identifiziert wurden, können einige Projektchaos immer noch durch die Risse rutschen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, das Chaos zu antizipieren und zu überlisten, das Sie noch nicht erfahren haben.

Zeit zu ordnenBrainstorming Future Chaos., Chaos-Katalysatoren und potenzielle Lösungen. Es ist am besten, dies während derPlanungBühne, wenn Projekte noch nicht aktiv sind. Möglicherweise möchten Sie einige Nicht-PMO-Leute in das Gespräch aufgeben, um mehr ganzheitliche Antworten auf Fragen wie diesen:

Rang jedes potenzielle Problem, das Sie in Bezug auf die Auswirkungen auf die Ergebnisse des Projekts erkennen. Auf diese Weise, wenn mehr als man sich entsteht, wissen Sie, welche Sie sich auf das Auflösen von zuerst konzentrieren müssen. Richten Sie die Möglichkeit, dieses Chaos vor dem Start der Projekte zu erkennen, so dass Sie alarmiert sind, bevor das Chaos zu außer der Hand kommt. Und wenn ein unvorhergesehenes Projekt Chaos auftritt, ist das in Ordnung. Atmen Sie atmen, bleiben Sie flexibel, finden Sie eine temporäre Lösung, um das Projekt in Bewegung zu halten, und halten Sie eine Retrospektive für das Feedback, wie man das Projektchaos in der Zukunft verhindern kann.

5. Ermutigen Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation, um durch Projektchaos zu arbeiten

Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Team effektiv zusammenarbeiten kann, um das Projektchaos zu bekämpfen und zu überwinden, wie er sich entsteht.Forschung zeigt"Das fühle mich einfach, als ob Sie Teil eines Teams von Menschen, das an einer Aufgabe arbeitet, arbeiten, macht die Menschen motivierter, da sie Herausforderungen annehmen." Je mehr Sie eine kollaborative Arbeitskultur fördern können, desto mehr fühlt sich Ihr Team an, als würden sie durch Projektchaos oder Probleme zusammenarbeiten können.

75% der befragten ArbeitnehmerIch hatte das Gefühl, dass der Zugang zu besseren Zusammenarbeitswerkzeugen das Teamarbeit effektiver machen würde, die Produktivität steigern und sogar das berufliche Glück steigern würde. Hier sind ein paar Wege zuBauen Sie eine Kultur der Teamkollaboration auf :

Sie müssen auch stromlinienförmige und offene Kommunikation in die Kultur Ihres Teams instillieren, sodass jeder benachrichtigt wird, wenn das Projektchaos auftritt, und kann sich schnell auf eine Lösung vereinbaren.UDN-Task-ManagerDie im Juli 2020 durchgeführte Remote-Arbeitsindex-Umfrage zeigt, dass 16% der Organisationen unter allen Mitarbeitern noch keinen standardisierten Kommunikationsstrom fehlen. Wie wird Ihr Team verstehen, wie man durch Projektchaos ordnungsgemäß funktioniert undKonflikte griffWenn sie die Probleme an verschiedenen Standorten diskutieren? Das fügt nur dem vorhandenen Projektchaos hinzu. Stattdessen befähigen Sie sie mit einem einzelnen Werkzeug, mit dem sie zusammenarbeiten und kommunizieren können, sodass sie das Navigationsprojekt-Chaos weniger chaotisch machen können.

6. Wählen Sie eine vielseitige Collaborative Work Management-Software

Ihr letzter Schritt besteht darin, das richtige Werkzeug zu finden, mit dem Sie das Projekt Chaos reduzieren können. 32,6% der Arbeiter sagen, dass ihre Unternehmen mehrere Prozesse und Systeme anbieten, aber sie sind redundant.1 Um sicherzustellen, dass Sie Software auswählen, die von Project Chaos nützlich, adoptiert und reduziert wird, suchen Sie nach ein paar wichtigen Merkmalen und Funktionen:

Finde einenArbeitsmanagement-Software.Das ist flexibel und anpassbar genug, um sich an genau das anzupassen, was Sie brauchen, während Sie das Projekt Chaos reduzieren. Sie möchten ein Werkzeug, das für Ihr Team funktioniert, nicht umgekehrt. Bitten Sie diese Fragen, da Sie Plattformen bitten:

Sie müssen auch sicherstellen, dass die von Ihnen ausgewählte Software das Projekt Chaos in Bay selbst in a behalten kannFernarbeitsumgebung.. Das bedeutet einfaches Erreichbarkeit, rechtzeitige Updates und hohe Sicherheit. EINStudie von 2020. Mai.enthüllte, dass 48% der Mitarbeitervon zu Hause aus arbeitenNun sagen, sie wollen weiter von zu Hause aus arbeiten, undeinige UnternehmenBieten dauerhaft anVon zuhause aus arbeitenOptionen. Lassen Sie unsere neue abgelegene Welt nicht die Quelle Ihres Projekts sein Chaos sein. Entscheiden Sie sich für ein vielseitigesArbeitsmanagementsystem.Das funktioniert, wie, wo und wann Sie wollen - also sind Sie besser vorbereitet, auf was auch immer das Chaos als nächstes kommt.

Unabhängig von der Skala oder der Industrie Ihrer Organisation kann diese Roadmap Ihnen und Ihrem PMO-Team helfen, das Projekt Chaos zu erkennen, zu erkennen und zu reduzieren. Und wenn Chaos immer wieder auf den Weg kommt und in Ihrem Workflow ein unerwünschtes Erscheinungsbild ergibt, besuchen Sie einfach diesen Sechs-Schritt-Prozess, um Ihnen zu helfen, die Effizienz und Produktivität Ihres Teams weiter zu verbessern. Für mehr, wieUDN-Task-ManagerDas vielseitige kollaborative Arbeitsmanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, das Projekt Chaos zu reduzieren, und warum wir die vertrauenswürdige Plattform für 20.000 Unternehmen in über 140 Ländern sind, melden sich anMachen Sie eine Produktreise .