4 סימנים תהליך צריכת הפרויקט שלך מיושן
זכור את הפרק של "אני אוהב את לוסי" איפה היא עובדת במפעל שוקולד ולא יכול לשמור על קשר עם זרם של שוקולד מגיע במורד המסוע?
לפעמים זה איך זה מרגיש כאשר אתה מנסה להתמודד עם מבול של פרויקטים נכנסים. בסקר מרינגנטרל על עומס יתר של אפליקציית תקשורתבמקום העבודה, 70% מהעובדים אמרו כי היקף התקשורת שהם מקבלים הוא האתגר העליון. עובדים לעבור בין אפליקציות עד 10 פעמים לשעה, כאשר הם עושים, 31% מדווחים לאבד את רכבת המחשבה שלהם. אם הצוות שלך הוא כה מוצף עם משימות חדשות מגיע מכל הכיוונים והוא נשמר בין כלים, הם פשוט לא יכולים להשלים פרויקטים במהירות העסק שלך דורש.
האם זה נשמע כמו העבודה הנוכחית שלךפּרוֹיֶקטתהליך צריכת? אם כן, הגיע הזמן לעדכן את שלךאסטרטגיות ניהול הביקוש. ניהול בקשות עבודה נכנסות לא בשחור ולבן. מינוףפרויקט פרקטיקהלעזור לך ללכת Technicolor. הנה 4 סימנים תהליך צריכת הפרויקט שלך הוא מיושן וכמה צעדים פשוטים לבנות תהליך ההוראה מוגדר היטב כי יהיה לקחת את הצוות שלך אל העתיד.
הירשם # 1: בקשות עבודה מוזנות באופן ידני ומגיעים דרך ערוצים מרובים
דוא"ל, הודעות מיידיות, ושולחן שולחן העבודה - אה שלי! עם כל כך הרבה כלים שונים וסגנונות תקשורת, בקשות עבודה נכנסת באים אליך מכל זווית וכאוס ensues. ובדיוק כמו בסצינה "אני אוהב את לוסי", דברים נופלים דרך הסדקים, העבודה היא לא עד נקוב, ואתה שורף במהירות.
תקשורת LAX עשויה לעבוד טוב עבור צוותים קטנים יותר, אבל כמו קשקשים עסקיים, אתה צריך תהליך הבקשה צריכת הפרויקט המסייע לך לנהל את שני הנוכחי שלך ואת העבודה נכונה. במגזין CIO,מייק ברנן, סמנכ"ל טכנולוגיה ושיווק ביעוץ centric, טועןכי על מנת למנהיגים לשמור על קשר עם דרישות עסקיות ושינוי הטכנולוגיה, הם צריכים לפתח תהליכים נפרדים ומנגנוני צריכת עבודה להתמודד עם כל הדברים החדשים, תוך שמירה על תהליכים קפדניים ונושאים לכל הדברים המבצעיים.
מנהיגים צריכים להיות מסוגלים לנהל הן עומס העבודה הנוכחי שלהם בקשות הפרויקט. למרות זאת,לדברי מחקר על ידי מקינזי & Amp; חֶברָה, צוותים לבזבז עד 45% מזמנם על צריכת העבודהמשימות שיכולות להיות אוטומטיות- כמו איחוד בקשות והקצאתם לאנשים המתאימים. ככל שאתה מקבל יותר בקשות, כך זמן רב יותר מחדש תהליך זה הופך.
בעוד הצוות שלך עשוי להשקיע בשיתוף פעולהכלי ניהול עבודה, אם עדיין יש להם מקור ידניתקלט בקשות לפרויקט חדשמ ערוצים מרובים, לא תוכל לחסוך זמן, ואתה מפעיל אתלְהִסְתָכֵּןשל שגיאות או רשומות כפולות.
להביא את תהליך צריכת העבודה שלך לתוך העתיד על ידי ... הגדרת עבודה יחיד צריכת הבקשה תהליך
העבר את הבקשות צריכת העבודה של IMS, הודעות דוא"ל, וצ'אטים לתוך משפך אחד בתוך כלי ניהול העבודה שלך. צוותי ביצועים מוביליםבקשה טפסיםכדי לאחד פרויקטים פוטנציאליים נכנסים, משפך אותם בדיוק איפה הפרויקטים שלהם לחיות. טופסי בקשה הם סוג של צריכת פרוייקט שאלון כי המבקשים למלא על מנת לעזור לצוות לקבל את הפרויקט למקום הנכון. הם דרך מצוינת לספק עקביות לצריכת העבודה, שמירת הצוות שלך מעקב אחר פרטים קריטיים אשר עיכוב מתחיל הפרויקט.
דרוש כי כל בקשה חדשה תוגש באמצעות תהליך זה או שהצוות לא יוסיף אותו לתור שלהם. צוותים אחרים עשויים לדחוף בחזרה בהתחלה, אבל הם בקרוב לראות כי הבקשות שלהם מסוננים דרך מהר יותר.
לדוגמה,צוות הייצור של השיווק של כל אחד מגולח מעל 400 הודעות דוא"ל לחודש בתיבת הדואר הנכנס שלהםעל ידי לקיחת בקשות מתוך דוא"ל ואימוץ מקור יחיד של אמת לכל הפרויקטים הנכנסים. עם תהליך ברור לניהול בקשות עבודה דרךמנהל המשימות של UDN., שיתוף פעולה פנימי השתפר באופן דרסטי ומחלקות אחרות שמחות כי הם יודעים בקשות יטופלו באופן מאורגן בזמן. הנה דוגמה של צורת צריכת הפרויקט דוגמה צוות כמו שלהם ישתמשו.
הירשם # 2: אין תהליך רשמי לפנות בקשות לפרויקטים
בעוד הבקשות punneling לתוך ערוץ אחד הוא הצעד הראשון, תצטרך להיות מסוגל להפוך את הבקשות האלה לתוך פרויקטים. אם צוותים שונים משתפים פעולה, לקבוע את התהליך שלך תוכלו לעקוב ולהתאר את האחריות והציפיות.
ב מנהל המשימות של UDN.סקר שירותים מקצועיים של שירותים מקצועיים, 32% מהנשאלים אמרו כי עמידה בדרישות הבקשות הנכנסות קשה, ו -28% אמרו כי הגדרת הפרויקטתזמוןהיו האתגר העליון. גם עם בקשות במקום אחד, צוותים יכולים להיאבק לתרגם אותם לפרויקטים מוצלחים. למעשה, 97% מהנשאלים מדווחים כי הפרויקטים שלהם תמיד מתעכבו במידה מסוימת. האשם הגדול ביותר? שינוי דרישות.
אם אתה נאבק כדי להפוך את כל הבקשות האלה לתוך פרויקטים מוצלחים או הפרויקטים שלך תמיד נראה להכות עיכובים, אתה לא לבד. אסקר של 300 מנהיגי סוכנותמצא כי 52% מהנשאלים חושבים יצירתי קצרים חסרים להתמקד. ובסקר נפרד,82% של לקוחות הסוכנותאמר שהם רואים צורך בתמציות טובות יותר. על מנת לצוות לקחת טופס בקשה ולהפוך אותו לפרויקט, הם צריכים את המידע הנכון תהליך קל לעקוף בעיטה.
להביא את תהליך צריכת העבודה שלך לתוך העתיד על ידי ... אוטומציה פרויקט מוצלח בעיטה- offs
צריכת העבודה יכולה להיראות מורכבת להפליא. יש לך את העבודה הנוכחית שלך, מטרות, ומשאבים כדי לאזן. איך אפשר להתאים לבקשות חדשות לתוך הזרם הזה? הנה כמה צריכת הפרויקט תהליך הטוב ביותר שיטות עבודה מומלצות.
על ידי הגדרת תהליך, תוך שימוש בכלים כדי לעזור לך להפוך את העבודה, ואיסוף דרישות מלפנים, תוכל למנוע עיכובים של הפרויקט ולשפר את התקשורת בין הקבוצות.
הירשם # 3: הפרויקטים שלך הם רשימת מטלות, לא ממופה אסטרטגית למטרות גדולות יותר
בעוד "אני אוהב את לוסי" סצנה היא קומדית, המציאות של קו אינסופי של פרויקטים לא כל כך מצחיק. האם אתה תגובתי או פרואקטיבי איך אתה מנהל את צריכת העבודה שלך? האם המטרה היא כל שוקולדים עטוף יפה או שזה יותר על כמות?
עבור קבוצות רבות, זרם של בקשות נכנסות מרגיש בדיוק כמו מסוע אינסופי של דברים הקרובים להיות מטופל ללא כל אסטרטגיה אמיתית. הם לא יכולים לראות כמה עבודה נוספת היא משפיעה על KPIS, אשר יכול להוביל להתנתק ובאי אין אפשרות להתנתק.
ב סקר תובנות CMO על תעשיית השיווק, 61% של משווקים דיווחו על הלחץ כדי להוכיח את ערכם, ועודסקר על מתח העובד ושחיקהאומר 39% של משווקים לעבוד לפחות 5 שעות של שעות נוספות בכל שבוע כדי לענות על דרישות. בסקר השירותים המקצועי שלנו, 31% מהנשאלים עובדים יותר מ -8 שעות ביום, 3 ימים בשבוע, בעוד 18% עבודה 8 + שעות בכל יום עבודה.
המום עם עבודה, צוותים רבים סקירה בקשות יוצאת דופן רק לאחר שהם סיימומְשִׁימָהוהם מוכנים להתמודד עם פרויקטים חדשים. זו גישה ליניארית אולטרה פירושה בקשות דחופות כי הם בעדיפות גבוהה עבור צוות אחד עשוי להיות בעדיפות נמוכה עבור אחר. קול מוכר?
חלוקה סביב סגנון עבודה ומטרותשלילי משפיע על ייצור וביצועים.כ -97% מהעובדים והמנהליםמאמינים חוסר יישור בתוך צוות ישירות משפיע על תוצאות הפרויקט. אז גם אם יש לך את תהליך הכנסה הטוב ביותר, זה אומר מעט אם אתה לא מסוגל לתעדף בקשות.
להביא את תהליך צריכת העבודה שלך לתוך העתיד על ידי ... מיפוי פרויקטים נכנסים למטרות הצוות שלך ותעדוף עבודה אסטרטגית במקום "בסדר ההזמנה"
חברות עם תהליכי צריכה אפקטיבית מארגנים ומתמודדים עם פרויקטים עתידיים לפי עדיפות. עכשיו שיש לך את הבקשות שלך במקום אחד ולא מאורגן עבור בעיטה, הגיע הזמן להעלות את העבודה שלך! אבל כדי לעשות זאת, אתה צריך לחשוב מחוץ לצוות שלך.
ב פורבס מאמר על איך חברות יכול לשבור מחסומים, המחבר ברנט גלסון מצטט "מנהיגות מתנגשת" כמו הסיבה העליונה מדוע קיימים ממגורות. הוא מייעץ למנהלים ולמנהיגים לקבוע את הטון לשבור ממגורות, שיתוף מידע, ושיתוף פעולה ביעילות.
להקים okrs הן פנימית, כצוות, וחיצונית, כחברה. ליישר פרויקטים לאלה okrs. להחזיק פגישות תקופתיות כדי לסקור את KPIs שלך, לתכנן את העבודה הקרובה, ולהבטיח את הבקשות שאתה promotitize למעשה מחלקה נוספת ומטרות החברה. בְּמנהל המשימות של UDN. , אנחנו אוהבים לדמיין את הרעיון הזה כמו סולם.
מסתכל על מטרות בדרך זו נותן למנהיגים את המבנה להישאר מיושר לתעדף פרויקטים. זה מבטיח שכולם ברורים על איך הם מוסיפים ערך לארגון, נותן חברי צוות תחושה של הישג.
הפוך חלק של צריכת הפרויקט שלך תהליך מיפוי הבקשות למטרות גדולות יותר. שאל שאלות כמו:
שואל שאלות כאלה יעזרו לך לתעדף בקשות נכנסות ולהפוך את התגובה שלך אסטרטגית ופחות תגובתי.
תהליך של פיתוח מטרות כחברה גם מסייע למנהיגים לבחון מחדש את השוק ולשפר את האסטרטגיה.מחקר שיווק ציר של תעשיית השירותים המקצועייםמצא חברות המבצעות מחקר שיטתי לתוך קהלי היעד שלהם לגדול מהר יותר והם רווחיים יותר. זה סוג של מחקר ממוקד וחברה יישור מחים צוותים להערכת פרויקטים באור שיתופי יותר.
הירשם # 4: אין לך דרך לדמיין ולשתף את העבודה הנוכחית של הצוות שלך
עוד אתגר גדול עבור לוסי וחברתה היה שהם לא יכלו לראות את השוקולדים בא, אז הם לא היו מסוגלים לתכנן איך לנהל את עבודתם בצורה הטובה ביותר.
ללא חשיפה, איך מנהיגי צוות אמורים לתכנן ולקבל עבודה נכנסת? הם צריכים להיות מסוגלים לקבל תמונת מצב של איפה הפרויקטים שלהם עומד כמו גם לראות מה פרויקטים יורדים על פייק. במקום להתמקד במאמץ מאוחד כדי להשיג את החברה KPIs החברה, הם עדר משאבים ולהשתרע. זה יכול לגרום לעיכובים של הפרויקט,עבודה כפולה, תקשורת מבלבלת וסביבת עבודה מלחיץ.
האם לצוות שלך יש תצוגת לוח שנה של כל התאריכים הנוכחיים והקובעים שלך? האם אתה ממנף את מצב זרימת העבודה כדי לשמור על בעלי העניין הודיע על מצב של פרויקטים המבוקשים? עם הכלים הנכונים, אתה יכול להעצים את הצוות שלך כדי לראות את העתיד.
להביא את תהליך צריכת העבודה שלך לתוך העתיד על ידי ... מינוף כלי ניהול עבודה שנותן לך תצוגות מרובות של העבודה שלך.
הצעד הראשוןשיזוף טכניקות תזמון הפרויקט שלךהיא לשלטון עם הזכותכלי ניהול פרויקטים. היכולת לדמיין, לנהל ולמדוד משאבים מסייע לך תחזית שבה אתה יכול לקחת אסטרטגית על בקשות חדשות מבלי לסכן צווארי בקבוק.
תארו לעצמכם שאתה עלצוות שיווקעם הרבה פרויקטים שונים קורה בבת אחת. אתה מקבל בקשה לכתוב מקרה מקרה הלקוח. איך אתה יכול לדעת אם וכאשר הצוות שלך יהיה רוחב הפס עבור המשימה? תצוגת לוח שנה שניתנת, כלי ניהול העבודה שלך יכולה לעזור לך לדמיין היכן ניתן להתאים פרויקטים מבוקשים. מנהל המשימות של UDN.לוחות שנה להקל על לוח הזמנים, לעקוב ולשתף עבודההן מבפנים או חיצונית. צבע קוד לפי מצב, ערוץ, קהל, וכו 'והזן לוחות שנה של צוותים אחרים כדי לקבל סקירה בזמן אמת של פרויקטים מתוזמנים.
מתן חשיפה באיזו עבודה הוא למעשה מושלם לטפח תחושה של שיתוף פעולה אמיתי. ברמת צוות, לראות איך כל המאמצים של הפרט לתרום לכללה מוסיף משמעות ומעוררת כל לעבוד אוניסון כדי להשיג מטרות משותפות. ברמה חיצונית, אתה יכול לשתף פעולה קל יותר עם צוותים בחוץ אם אתה יכול להראות להם היכן הפרויקט שלהם מתאים.
דרך נוספת להשיג זאת היא באמצעות מצב זרימת עבודה מותאמות אישית. עם מבט מהיר, מבקרים או בעלי עניין בפרויקטים יכולים לראות היכן עומד פרויקט. לא עוד פגישות עדכון מצב מיותר. כאשר צוותים מסוגלים להחזיק אחד אחר דין וחשבון יעיל, הם יכולים לקחת על עצמו יותר עבודה. היכולת לראות את העבודה שלך מעצימה אותך לנהל את שני העבודה הנוכחית ובקשות עבודה נכנסת.
מוכן להביא את תהליך צריכת הפרויקט שלך לתוך Technicolor?
עכשיו הצוות שלך עשוי להרגיש כמו לוסי וחברתה, מנסה נואשות לשמור על קשר עם זרם המשימות בראשות בדרך שלך. בצע את אלה צריכת הפרויקט תהליך שיטות עבודה מומלצות ואתה תמצא כי אתה לא רק לשמור על קשר עם מסוע פתגמי של עבודה, אבל להכות אותו!
א ניהול פרוייקטפלטפורמה כמומנהל המשימות של UDN.יכול לעזור לך להתחיל. נסה ניסיון חינם 2 שבועות היום.
ובעוד אתה כאן, לבדוק את ההודעות שלנו מעקב:
