היקף העבודה לעומת הצהרת עבודה: מה ההבדל?

בעוד שני היקף העבודה והצהרת העבודה הם לעתים קרובות מקוצר כמו לזרוע, הם לא אותו דבר. היקף עבודה הוא קבוצת משנה של דוח על מסמך העבודה המתאר כיצד יושגו מטרות הפרויקט. תמשיכו לקרוא כדי ללמוד עוד על ההבדלים בין שני מסמכים אלה לבין מה שאתה צריך לכלול בכל אחד.

היקף העבודה לעומת הצהרת עבודה: מה ההבדל?

סיכום

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

בעוד שני היקף העבודה והצהרת העבודה הם לעתים קרובות מקוצר כמו לזרוע, הם לא אותו דבר. היקף עבודה הוא קבוצת משנה של דוח על מסמך העבודה המתאר כיצד יושגו מטרות הפרויקט. תמשיכו לקרוא כדי ללמוד עוד על ההבדלים בין שני מסמכים אלה לבין מה שאתה צריך לכלול בכל אחד.

לפעמים אתה צריך עזרה חיצונית על הפרויקט כי המשאב שלך צריך לחרוג היכולות הפנימיות שלך. בעת שכירת קבלנים מחוץ, סוכנויות או ספקים, היקף עבודה או הצהרה של עבודה יכול לעזור להבטיח פרויקט מוצלח,תקשורת יעילה, ומסירה בזמן.

אבל מה בדיוק ההבדל בין היקף עבודה לבין הצהרת עבודה לבין מה נכנס למסמכים אלה? במאמר זה, נסביר כיצד לספר אלה שני מסמכים בנפרד ולמה הם כלי ניהול פרויקטים יקר.

הערה זה לא נועד להיות ייעוץ משפטי, ואתה צריך להתייעץ עם צוות משפטי פנימי שלך כדי לקבוע את הגישה שעובדת הטובה ביותר עבור המצב שלך.

היקף העבודה לעומת הצהרת העבודה

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

בעוד שני היקף העבודה והצהרת העבודה הם לעתים קרובות מקוצר כמו לזרוע, הם לא אותו דבר.

היקף עבודה הוא כלי להגדרת ולשתף שיקולים עסקיים חשובים ומטרות הפרויקט. בהתאם לצרכים של הפרויקט שלך, אתה יכול רק צריך היקף עצמאי של עבודה. אם הצוות שלך עובד עם לקוח או סוכנות חיצונית, ייתכן שתחליטו ליצור הצהרת עבודה. מסמך חיצוני זה הוא מתאר מקיף של תוצרים, דרישות, מטרות, לוח זמנים, ועלויות, ומספקת צוות הפרויקט שלך ואת בעלי העניין עם נרטיב מפורט של מה שצריך לעשות כדי להשלים את הפרויקט בהצלחה את הפרויקט.

בואו ניקח מבט מעמיק יותר על שני המסמכים, החל עם היקף העבודה.

מהו היקף עבודה?

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

היקף עבודה הוא מדריך לעזור לצוות שלך להבין מה הפרויקט עושה ולא מכסה. היקף העבודה בדרך כלל דן בצרכי הפרויקט ומסביר כיצד יעמדו מטרות הפרויקט. מסמך זה יהיה בדרך כלל מתאר את העבודה שאתה הולך לבצע במהלך הפרויקט וכולל פרטים על התוצרים, ציר זמן, אבני דרך ודוחות.

היקף עבודה יכול לעמוד לבד אם הפרויקט שלך לא דורש הצהרה של עבודה. עבודה עם הצוות המשפטי הפנימי שלך להחליט אם אתה צריך להרחיב את היקף העבודה שלך לתוך הצהרה של עבודה.

מתי יכול היקף העבודה להיות מועיל?

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

היקף עבודה הוא הבסיס של פרויקט מתוכנן היטב יכול לעזור לו לרוץ בצורה חלקה. מסמך זה יכול לעזור לצוות שלך ולבעלי עניין בפרויקט שלך מסכימים על דרישות הפרויקט ולזהות סיכונים פוטנציאליים שיכולים למנוע השלמה מוצלחת בזמן.

לדוגמה, תוך שילוב היקף העבודה, הצוות שלך עשוי להבחין כי המסירה המתוכננת של משימה מתנגשת עם משימה נפרדת מתמשכת. לאחר מכן תוכל לבצע שינויים על ציר הזמן ולהתאים את היקף העבודה בהתאם.

היקף עבודה יכול לעזור ליישר את הצוות שלך על התוצרים בפרויקט כדי לעזור לוחות זמנים, להימנע backlogs, או הוסיף הוצאות.

מהי הצהרת עבודה (sow)?

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

מסמך עבודה הוא הסכם עבודה בין שני צדדים העזר ליישור על מטרות הפרויקט. לזרוע בונה על היקף העבודה שלך. מסמך זה מתגייס בדרך כלל בתחילת הפרויקט והוא יכול להגדיר הכל ממטרות הפרויקט למשימות מפורטות, עלות הפרויקט ולוח הזמנים, ועוד.

הם משמשים לעתים קרובות עבור פרויקטים חיצוניים ולפעול כחוזה בין הארגון שלך לבין הלקוח, הקונה, הסוכנות, או הקבלן ששכרת. לדוגמה, ייתכן שתצטרך לצייר הצהרה של עבודה בעת שיתוף פעולה עם סוכנות עיצוב חיצונית לפרויקט או בעת עבודה עם קבלן בפרויקט בנייה בקנה מידה גדול.

חלק מההצהרות המורכבות ביותר של מסמכי עבודה נכתבים עבור חוזים ממשלתיים והם בדרך כלל חלק מה- RFP (בקשה להצעה) או RFQ (בקשה לציטוט).

אתה יכול גם להשתמש הצהרה של עבודה עבור פרויקטים פנימיים כאשר שתי מחלקות שונות לשתף פעולה.

הצדדים הבאים מקבלים בדרך כלל לזרוע:

מנהל פרויקטים או להוביל

קבלנים ומשתפי פעולה

כל המעורבים בחוזה

בדוק עם הצוות המשפטי הפנימי שלך כדי להחליט אם או כאשר פרויקט יכול להפיק תועלת הצהרה של עבודה.

מתי יכול הצהרה של עבודה להיות מועיל?

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

זרוע בכתב היטב בשילוב עם כלי ניהול פרויקטים יעיל יכול להגדיר אותך עבור פרויקט מוצלח. מסמך זה מסייע לצוות שלך ולמסיבה ששכרת בציפיות ניהול ותיעוד. זה תיאור נרטיבי של הפרויקט שיכול לעזור למנוע סכסוכים ואי הבנות.

בסוף הפרויקט, התוצאות ישתקפו בחזרה למסמך זה כדי לוודא שההופעה הסופית פגשה את הזרוע. בהתאם החוזה שלך ואת העצה של הקבוצה המשפטית שלך, זה יכול להיות השפעה נוספת, כמו אם הארגון שלך ישולם במלואו, לקבל בונוסים, או לסבול עונשים.

איך לכתוב היקף עבודה

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

היקף עבודה טוב מסייע לך לזהות שיקולים עסקיים חשובים ולשתף את מטרות הפרויקט שלך ואת הפרטים עם בעלי העניין של הפרויקט.

אנשים רבים מחזיקים את הדברים הבאים כאשר מתקרבים היקף עבודה:

תהיה ספציפי.השתמש בשפה מדויקת וברורה כך שכולם נמצאים באותו דף על דרישות הפרויקט ואת התוצאות הצפויות. רשימת תוצרים, אבני דרך, ומשימות עשוי לעזור לך למנוע בלבול מאוחר יותר.

השתמש חזותיים.חזותיים כמו מבנה התמוטטות עבודה לעשות מידע קל יותר מהר כדי לעכל עבור כל המעורבים. הם גם מאפשרים לך ואת הצוות שלך לזהות סיכונים כמו צווארי בקבוק שיכולים לשים את ההשלמה המוצלחת בזמן של הפרויקט שלך על הקו.

לשתף פעולה עם בעלי עניין.כבר הזכרנו שאתה צריך לבקש עצה מהצוות המשפטי שלך במהלך תהליך זה. עבור משימה ספציפית זו, שיתוף פעולה עם בעלי עניין יכול לחסוך לך זמן בטווח הארוך. בדרך זו, אתה יכול לנפץ אי הבנות בעתיד באד על ידי מקבל את כל המעורבים מההתחלה.

לא שנייםתוכניות ניהול היקףנראה אותו דבר. מה שאתה צריך לכלול וכיצד עומק סעיף זה צריך להיות נראה שונה מאוד עבור כל התעשייה ואת הפרויקט. כאשר יש ספק, לבדוק עם הצוות המשפטי הפנימי שלך להדרכה.

הסעיפים הבאים מאפשרים בדרך כלל להיקף עבודה:

תוצרים

סעיף זה בהיקף העבודה מכסה את המוצר או השירות הפרויקט יספק. זה המקום שבו מבנה התמוטטות עבודה יהיה שימושי.

ציר זמן

כלול ציר זמן אותרשים גנטזה בדיוק מתאר את השלבים הגדולים של הפרויקט שלך. סעיף זה משמש חזותיתמפת הדרכים של הפרויקטמובילים את הצוות שלך וכולם המעורבים בפרויקט מתחילתו ועד סופו.

אבני דרך

בדומה להיקף עבודה, אבני דרך לעזור לך לשבור את הפרויקט שלך ב chuncts לעיכול יותר. רשום את כל אבני הדרך עבור הפרויקט שלך כדי לבצע ניטור התקדמות ודבקת ציר הזמן שלך משימה קלה יותר.

דיווח

היקף עבודה בדרך כלל כולל גם כל דיווחים שתיצור לאורך כל הפרויקט. בין אם זהדו"ח מצבללקוח, דוח התקדמות שאתה שואל על הספק, או דו"ח כספי לנתח את ההבדל בין תקציבים לביצועים, לכלול פרטים על כל המסמכים הללו, אשר ייצור אותם, וכאשר הם אמורים להיות להיות נמסר.

דיווחים אלה יהיו אמצעי תקשורת לאורך כל הפרויקט ולספק את כל הצדדים המעורבים בנתונים ובמידע הדרושים להם כדי להישאר מעודכנים בביצוע הפרויקט.

היקף מסמכי עבודה מסוימים עשויים לכלול מילון מונחים, סקירה של ראשי תיבות וקיצורים, או סעיפים אחרים המתארים עוד פרטים הקשורים לסיום מוצלח של הפרויקט.

איך לכתוב הצהרה של עבודה

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

אתה יכול למנף את היקף העבודה שלך לתוך הצהרה של עבודה טובה יותר עם שותפים חיצוניים. הצהרה יסודית, מפורטת ומדויקת יכולה ליישר צוותים בכל פרטי הפרויקט.

אם הצהרת עבודה אינה ברורה, היא יכולה להוביל לבלבול בין שני הצדדים המעורבים. לכן זה המפתח לקבל את כל המשימות והפרטים המתוארים בבירור.

להלן כמה אסטרטגיות שיש להביא בחשבון בעת ​​הכנת הצהרת עבודה:

לשבור את הפרויקט לתוך שלבים.רשימה ארוכה של משימות יכול בקלות להיראות מכהן. על ידי שבירת הפרויקט לתוך שלבים בודדים, אתה יכול לקחת קצת את הלחץ את הצוות שלך ואת בעלי העניין.

כתוב במשפטים קצרים וברורים.כתיבה במשפטים קצרים וברורים מזער את החדר לפרשנות שגויה. אם אתה מתכנן להשתמש בראשי תיבות או קיצורים, כולל מילון מונחים כך שכולם מבינים מה הם עומדים.

להסביר את מטרת הפרויקט.מטרות הפרויקט ומטרת הפרויקט מסייעות לבעלי עניין להבין מדוע פרויקט זה עניין.

להגדיר את מטרת הפרויקט וכיצד להגיע אליו.מטרה מוגדרת בבירור יעזור לך להישאר על המסלול. זה גם יעזור לך למנוע פוטנציאל mispretpations של המטרה הסופית ואת הצעדים לקראת השגתו.

הגדר את אבני הדרך וההצלחה.כולל בעלי העניין והצוות שלך בתהליך הכתיבה יכול ליצור בסיס לשיתוף פעולה חלק ומוצלח.

הגדר גבולות ברורים, פשוטים ופשוטים.הגדרה בבירור גבולות, כמו היקף הפרויקט, מטרות, שלבי מפתח, יכול לעזור לך להימנע מחלוקת לאורך הקו. כלול גבולות quantificable כך שאין מקום לפרשנות מוטעית.

תמיד להפעיל את הזרוע שלך על ידי הצוות המשפטי שלך.זה מבטיח שהכל שהוזכר לעיל הוצא להורג היטב וביסודיות. צד שלישי, כמו הצוות המשפטי הפנימי שלך, יכול לחשוף חלקים מסוכנים פוטנציאליים ולעזור לך ולצוות שלך לשנות בהתאם.

לחנך את הצוות שלך ולבדוק באופן קבוע.לאחר הצהרה של עבודה הוא סיים וחתום, ודא הצוות שלך ואת כל בעלי העניין הם משכילים על הפרטים ולהישאר מעודכן לאורך כל התהליך. זה מאפשר לך לפקח אם או לא כולם דבקים על הפרטים המוסכמים.

הצהרת העבודה שלך יכולה לכסות את הצד המשפטי של הדברים, אבל כלי ניהול פרויקטים יאפשר לך לעקוב אחר תהליכים וביצועים ברחבי הפרויקט. לאחר השלמת הצהרת העבודה, להעביר את כל המידע החשוב, המשימות, ואת מועדים לתוך שלךתכנית פרויקטכדי להתחבר ולשתף פעולה עם הצוות שלך ואת בעלי העניין בזמן אמת.

מה עושה לזרוע?

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

הצהרה של עבודה בדרך כלל מורכבת מ -13 קטעים. כל סעיף מכסה היבט מסוים של הפרויקט ומתייחס לבעלי העניין המעורבים. בהתאם לתעשייה שלך ואת היקף הפרויקט שלך, את הצהרת העבודה יכול להיות יותר או פחות קטעים.

התייעץ עם הצוות המשפטי הפנימי שלך בעת שנסעו הצהרת עבודה כדי ליישר עם הסטנדרטים ודרישות מיוחדות של התעשייה, הארגון, הלקוח, הקבלן או בעלי עניין אחרים.

לדוגמה, הצהרה של עבודה עשויה לכלול את הסעיפים הבאים:

1. הקדמה

בתחילת הצהרת עבודה, בדרך כלל יש מבוא קצר, כך שמישהו קורא את המסמך יודע מה הפרויקט הוא בערך ומי מעורב.

2. פרויקט מטרה

הקטע השני מגדיר את הסיבה לפרויקט. סעיף זה הוא בדרך כלל מתאר שלמטרות הפרויקטואת מטרת הפרויקט לתת לקורא הבנה טובה יותר של מדוע זה הפרויקט עושל.

3. היקף העבודה

היקף העבודה עשוי להיות סעיף מפורט ביותר בדוח עבודה. סעיף זה מכסה איך אתה מתכנן להשיג את מטרות הפרויקט.

4. מיקום העבודה

בסעיף הרביעי, אתה בדרך כלל להגדיר את מיקום הפרויקט. לדוגמה, האם הפרויקט יהיה להגדיר בסביבה מרוחקת או שאתה צריך להיפגש באתר, כך חברי הצוות שלך יכולים להשלים את הפרויקט?

5. משימות מפורטות

לאחר מכן, הזרוע תשבור את היקף הפרויקט לתוך משימות קטנות יותר שצריך להסתיים. סעיף זה כולל מידע כדי לסייע לכל הצדדים המעורבים להבין את הצעדים הספציפיים הדרושים להם כדי להשלים בהצלחה את הפרויקט. בהתאם להיקף העבודה, סעיף זה עשוי לכלול מבנה התמוטטות עבודה (WBS)כדי לדמיין את המשימות הפרטיות ולבצע סעיף זה קל יותר לעכל עבור הקורא.

6. אבני דרך

בנוסף לרבות פרטי המשימה, כתוצאה הצהרת העבודה עשויה לכלול קטע להגדרת אבני דרך של פרויקטים למדידה. סעיף זה יכול לעזור להמשיך לשבור את הפרויקט לתוך נתחים לניהול יותר וגם לתת לכל הצדדים מעורבים את ההזדמנות להגיע למטרות שלהם בזמן.

7. תוצרים

סעיף זה מפרט את כל התוצרים הצפויים, כולל תאריכי הנבחרים שלהם. בדרך כלל, סעיף זה יכלול תוצרים ספציפיים, ניתנים לכימות, שאינם משאירים כל חדר לפרשעות שגוי.

8. תזמון

כאן, לוח הזמנים עשוי לכלול את תאריכי התוצרים, את כמות הזמן שתוציא על כל משימה, וכל שעות לחיוב. סעיף זה כולל בדרך כלל גם צירי זמן רלוונטיים, כולל תאריך ההתחלה והסיום עבור כל משימה.

9. סטנדרטים ובדיקות

כל הסטנדרטים הספציפיים לתעשייה החלים על הפרויקט יוסברו ומופיעים כאן. הזרוע תתייחס לכל שלבי הבדיקה הנדרשים כדי להשלים את הפרויקט בהצלחה. כל שלב בדיקה צריך לכלול מידע על מי מעורב בפרויקט, את המשאבים והציוד הנדרשים, ובאיזו שלב יתקיימו הבדיקה.

10. ההצלחה הגדרת

סעיף זה כולל מידע המגדיר בבירור מה בעלי העניין רואים פרויקט מוצלח. בדרך כלל, בעלי העניין של הפרויקט מעורבים בעיצוב קטע זה על מנת להבטיח שכל הצדדים מסכימים על מה המטרה היא לפרויקט.

11. דרישות

בשלב זה, הצהרת העבודה עשויה לרשום כל פרויקט מיוחד או ספציפי ודרישות עבודה. זה יכול לכלול ציוד הדרוש לפרויקטים, אישורים כי הצוות שלך צריך לרכוש, או ביטחון אבטחה כי הקבלנים צריכים לעבור.

12. תשלומים

סעיף זה יכול לכלול עלויות הקשורות לפרויקט. כל דבר מבחוץ ההוצאות שמצבקות בכל שלבי הפרויקט לעלות העבודה מופיעים כאן בדרך כלל.

לוח הזמנים לתשלום וכיצד ניתן גם להסביר את התשלומים. אתה יכול לציין אם אתה מתכנן לשלם מראש, אחרי כל ציון דרך, או לאחר הלידה מוצלחת. באופן כללי, תנאי התשלום מוגדרים על ידי לוח זמנים או על ידי ציון דרך של תוצרים. לתאם עם צוותי המשפט והפיננסים שלך להחליט מה הכי טוב עבור המצב הספציפי שלך.

13. אחרים

כל דבר רלוונטי לפרויקט שלא נכלל עדיין בסעיף זה. זה יהיה להשתנות בהתאם לתעשייה, אבל זה יכול לכלול תשלום תשלום או דרישות, חששות אבטחה, תוכנה או הגבלות חומרה, ואת התמיכה שלאחר פרויקט ובדיקה.

בדוק עם הצוות המשפטי הפנימי שלך כדי שיוכלו לעזור לך לכסות את כל מה שרלוונטי לפרויקט בסעיף זה.

השתמש בהיקף של עבודה כדי למנוע השרץ היקף

מנהל המשימות של UDN.הופך את העבודה שלך עם תכונות מובילות בתעשייה

בין אם אתה משתמש בהצהרה של עבודה או היקף עבודה כדי להגדיר את מטרות הפרויקט שלך, מסמכים אלה יהיה חיוני לשמור על הצוות שלך וכל בעלי עניין כללי אחריות עבור עבודתם וביצועים שלהם.

לדבוק בהיקף העבודה שלך כמיטב יכולתם כדי להימנעהיקף זחילה. זה יבטיח כי הפרויקט שלך מועבר בזמן ועונה על הציפיות שלך.

יישור היקף העבודה שלך עם תוכנת ניהול פרויקטים ישמור את הצוות שלך על המסלול ולעזור לך להגיע למטרות שלך.

צור קשר

האם אתה מחפש פתרון פשוט, מהיר, קל לשימוש עבור העסק שלך? צור קשר עכשיו!