הבנת עקרון פארו (כלל 80/20)
סיכום
עקרון פארו (הידוע גם בשם הכלל 80/20) הוא תופעה המציינת כי בערך 80% מהתוצאות מגיעות מ -20% מהסיבות. במאמר זה, אנו נשברים כיצד ניתן להשתמש בעקרון זה כדי לסייע לתעדף משימות ומאמצים עסקיים.
כאשר אתה נכנס למשרד בבוקר, מה הדבר הראשון שאתה עושה? רוב האנשים לתפוס את המשקה הקפה שלהם בבחירה, לבדוק את הדוא"ל שלהם, ולעדיף את המשימות שלהם ליום. אבל מה הטכניקות אתה משתמש כדי לזהות מה צריך לעשות קודם?
טכניקה אחת נפוצה נקראת עקרון פארו, הידוע גם בשם כלל 80/20. טכניקה זו יכולה לעזור לך לקבוע ולעדכן את המשימות הגבוהות ביותר שלך, להגדיל את הפרודוקטיביות שלך לאורך כל היום.
מהו עקרון פארו?
עקרון פארו קובע כי עבור תוצאות רבות, בערך 80% מהתוצאות מגיעים מ 20% של הסיבות. במילים אחרות, אחוז קטן של סיבות יש השפעה זעירה. מושג זה חשוב להבין כי זה יכול לעזור לך לזהות אילו יוזמות לתעדף עדיף, כך שתוכל לבצע את ההשפעה ביותר.
מאיפה באה עקרון הפרטו?
עקרון פארו פותח על ידי הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארו בשנת 1896. Pareto הבחין כי 80% מהקרקע באיטליה היו בבעלות רק 20% של האוכלוסייה. הוא גם היה עד שזה קורה עם צמחים בגינה שלו - 20% של הצמחים שלו היו נושאות 80% של הפרי. מערכת יחסים זו היא המתמטית הטובה ביותר המתוארת כהפצה חוק כוח בין שתי כמויות, שבהן שינוי בכמות אחת מתקרבים לשינוי רלוונטי לשני.
תופעה זו גם עוברת על ידי כמה שמות שונים:
עקרון פארו
כלל 80/20 (הנפוץ ביותר)
החוק של המעטים החיוניים
עקרון הגורם
הכלל 80/20 אינו משוואה מתמטית פורמלית, אבל יותר תופעה כללית שניתן לראות בכלכלה, עסקים, ניהול זמן, ואפילו ספורט.
דוגמאות כלליות לעקרון פארו:
20% של צמח מכיל 80% של הפרי
80% מהרווחים של החברה באים מ -20% מהלקוחות
20% מהשחקנים גורמים ל -80% מהנקודות הבקיע
כיצד להשתמש כלל 80/20
בעוד הכלל 80/20 חל כמעט בכל ענף, עקרון פארו הוא נפוץ בעסקים וכלכלה. הסיבה לכך היא כלל 80/20 מועיל בקביעת היכן אתה יכול למקד את המאמצים שלך כדי למקסם את הפלט שלך.
הבסיס של עקרון פארו קובע כי 80% מהתוצאות מגיעים מ 20% של פעולות. אם יש לך כל סוג של עבודה שניתן לפולח לתוך חלקים קטנים יותר, עקרון Pareto יכול לעזור לך לזהות מה חלק העבודה היא המשפיעה ביותר.
הנה כמה דוגמאות כיצד להשתמש בכלי בפועל.
פִּריוֹן
אתה יכול להשתמש בכלל 80/20 כדי לתעדף את המשימות שאתה צריך לעשות במהלך היום.
הרעיון הוא כי מתוך רשימת המשימות שלך, השלמת 20% מהמשימות הללו תביא 80% מההשפעה שאתה יכול ליצור באותו יום. אז כדי לקבל את ההשפעה ביותר לעשות, לזהות אילו משימות יש את ההשפעה ביותר עבור הצוות שלך להתמקד באלה ליום.
כדי לעשות זאת, לרשום את כל הדברים שאתה צריך לעשות את זה יום. לאחר מכן לזהות אילו משימות אלה יש את ההשפעה הגבוהה ביותר. האם כל אחד מהמשימות שלך כרוך בשיתוף פעולה עם חברי צוות אחרים? האם יש משימות על הצלחת שלך כי הם חסימת פרויקטים מנועה קדימה? משימות אלה עשויות להיות פשוטות בביצוע, אבל הם יכולים לעשות השפעה גדולה על שאר הצוות בכך שהוא מאפשר לתהליך לשמור זורם.
קבלת החלטות
עקרון פארו יכול לעזור לך לקבל את ההחלטות הטובות ביותר במהלך תהליך פתרון הבעיה. כאשר יש הרבה סיבות שונות לבעיה אחת, עקרון Pareto יכול לעזור לך לתעדף פתרונות. הנה כמה צעדים אל איך זה עובד:
זהה את הבעיות שהצוות שלך חווה.אלה הן הבעיות שאתה מנסה למצוא פתרון בתהליך קבלת החלטות זו.
לזהות את הסיבות לבעיות אלה.באמצעות כלי כמו5 תהליך WHYS., למצוא את כל הסיבות לבעיות שאתה מנסה לפתור.
סווג את הבעיות שלך לקבוצות דומות.אם כמה סיבות לבעיות שאתה מנסה לפתור יכול ליפול לתוך קטגוריות דומות, להשתמש בכך הזדמנות לקבץ אותם יחד. זה יכול לעזור לך להחליט אם פתרון אחד יכול לפתור בעיות מרובות.
הקצה ערך לכל אחת מהבעיות הללו על סמך ההשפעה לעסק.הערך יכול להיות פשוט כמספר בין 1-10, או ערך מוניטרי בפועל כדי לציין את החשיבות.
לפתח תוכנית להתמקד ב -20% העליון של הבעיות המשפיעות על העסק.הרעיון הוא כי פתרון אחד יכול לפתור בעיות מרובות. בהתבסס על הערכים שהקצת לכל בעיה, לחשב אילו נמצאים ב -20% העליון. לאחר שזיהית את הבעיה העיקרית, לפתח תוכנית כדי ליצור פתרון שיכול לגרום 80% מהתוצאות באמצעותפתרון בעיות - אסטרטגיות .
דוגמה כיצד להשתמש כלל 80/20 לקבלת החלטות:
תארו לעצמכם שאתה עובד בחברת מסחר אלקטרוני. אתה תסתכל על 100 תלונות שירות הלקוחות האחרונות שלך, והבחין כי עיקר התלונות באים מהעובדה כי הלקוחות מקבלים מוצרים פגומים. הצוות שלך מחשב את כמות החזרים שניתנו למוצרים פגומים שלך ומוצא כי כ 80% של החזרים נתון היו עבור מוצרים פגומים. החברה שלך רוצה למנוע עיבוד החזרים עבור מוצרים שבורים, כך שתבצע בעיה זו פתרון עדיפות.
הצוות שלך מחליט לעדכן אריזות כדי להגן על המוצרים שלך במהלך המשלוח, אשר פותר את הבעיה של לקוחות מקבל מוצרים פגומים.
בקרת איכות
ניתוח Pareto ואת תרשים Pareto הם כלי מפתח המשמשים בתוך שישה מתודולוגיית בקרת איכות Sigma.
ב 6 מתודולוגיה Sigma, באמצעות תרשים Pareto יכול לעזור לך לדמיין את הנתונים שלך כדי לזהות כיצד לתעדף פעולות. שישה המטרה העיקרית של Sigma היא להפחית את כמות השינויים בתהליך עם המטרה של הגדלת כמות הייצור. תרשימי Pareto הם נפוצים בשש מתודולוגיה Sigma כי אתה יכול לזהות במהירות מה רוב הווריאציות נמצאים בתהליך.
יתרונות השימוש בעקרון פארו
היתרון הגדול ביותר של שימוש בעקרון Pareto הוא שאתה יכול ליצור את הסכום המקסימלי של ההשפעה עם הסכום הנמוך ביותר של עבודה. זה יכול לאפשר לצוות שלך לעבוד ביעילות רבה יותר ולהישאר ממוקד ביוזמות ספציפיות.
כלל 80/20 יכול לעזור לערכים שלך להגדיל בפחות זמן, פשוט על ידי סדר עדיפויות בסדר הנכון.
יתרונות נוספים של שימוש בעקרון פארו:
סדרי עדיפויות ברורים גם לך ולצוות שלך
פרודוקטיביות יומית מוגברת
היכולת לחלק את העבודה שלך לתוך קטעים לניהול
אסטרטגיה ממוקדת יותר
חסרונות של שימוש כלל 80/20
יש פרשנות נפוצה של עקרון פארו כי עם 20% של מאמץ, אתה יכול להשיג 80% מהתוצאות. זה לא בהכרח המקרה. המספרים 20 ו -80% אינם מתייחסים לכמות המאמץ שאתה מכניס, אך הגורמים וההשלכות שאתה עובד עליו. המטרה היא לא למזער את כמות המאמץ, אלא כדי למקד את המאמץ שלך על חלק מסוים של עבודה כדי ליצור השפעה גדולה יותר. אתה עדיין צריך לשים 100% של מאמץ לתוך זה 20% של המיקוד כדי להשיג 80% מהתוצאות.
חיסרון נוסף של הכלל 80/20 הוא שלפעמים חברי צוות יכול להיות ממוקד מדי ולא לאבד על משימות אחרות. אם אתה רק להתמקד במשימות החשובות ולשים בצד את המשימות החשובות פחות, כמו דוא"ל ותכתובת אחרים, דברים יכולים ללכת לאיבוד. האתגר הוא למצוא את האיזון הנכון של שימוש כלל 80/20, ואת מקבל את שאר המשימות שלך - גם אם הם לא לגרום 80% מהתוצאות. כדי להילחם בזה, אתה יכול להשתמש בטכניקות כמו זמן טייםאו הנעשה דברים (GTD)שיטה.
ליישר משימות למטרות עםמנהל המשימות של UDN.
מציאת דרכים שונות כדי לעזור לצוות שלך להשיג את הפרודוקטיביות היא חלק חשוב על להיות מנהיג צוות. באמצעות A.כלי ניהול עבודהכמומנהל המשימות של UDN.יכול לעזור לארגן את כל פרויקטים צוות שלך ואת המשימות, לשתף קבצים, להשאיר הערות משוב כל במיקום אחד, תוך שמירת לך זמן.
