מדוע הצוות היצירתי שלך אינו משתמש בתוכנת ניהול הפרויקטים שלך
אחרי חודשים מתרוצצים כדי לסיים פרויקטים ברגע האחרון, מבזבז שעות מחפש משוב קבור בתיבת הדואר הנכנס שלך וחסר אחד מועדים יותר מדי, היה לך את זה. משהו צריך לשנות.
להיות בעיה בעיית תושייה אתה, מצאת פתרון:ניהול פרוייקטתוֹכנָה. אתוכנת ניהול שירותים מקצועייםייעלם פרויקטים, להגדיל את שיתוף הפעולה, לספקכלי ניהול צוות, ולעזור לצוות שלך לנהל פרויקטים יצירתיים.
לאחר הערכת עשרות פלטפורמות כדי למצוא את ההתאמה המושלמת שלך ולבלות זמן וכסף לפרוס אותו - יש רק בעיה אחת: אף אחד לא משתמש בו.
אל תדאג! אתה לא לבד. אסקר Hubpot.נמצאו 80% של סוכנויות יצירתיות טוענים להשתמשפּרוֹיֶקטניהול תוכנה. למרות זאת:
המוסר של הסיפור: בעוד צוותים יצירתיים אלה עשויים "להשתמש" תוכנת ניהול פרויקטים, הם כנראה לא עושים כל כך ביעילות - או מספיק.
מקבל את כולם על הלוח הוא חיוני לניהול הפרויקט פלטפורמה הצלחה. הנה חמש סיבות צוות יצירתי שלך לא באמצעות תוכנת ניהול פרויקטים יצירתיים שלך, ומה שאתה יכול לעשות כדי להגדיל את האימוץ.
1. תהליך הבקשה יצירתי מסובך מדי
תקציר יצירתי אמורים לעשות צוותים יעילים יותר, אבל הם יכולים בקלות להיות נטל. להפוך אותם גבוה מדי ברמה גבוהה צוות יצירתי לא יהיה את המידע שהם צריכים לעבוד ביעילות, המוביל שיחות נוספות מעקב ופגישות. מצד שני, כאשר קצרים דורשים פרטים רבים מדי, המבקשים לא למלא אותם.
כאשר תקציר יצירתי להפסיק להיות שימושי, צוותים לחזור הרגלים הישנים שלהם של תקשורת ופרסום בקשות באמצעות דוא"ל או רפוי, למשוך את כולם מתוך כלי ניהול הפרויקט שלך. הצוות היצירתי שלך לא הולך להשתמש בפלטת ניהול פרויקטים אם הלקוחות שלהם לא.
פִּתָרוֹן:יש קו עדין בין קל לשימושי, ואת תוכנת ניהול הפרויקט שלך צריך לתת לך את היכולת לבנות תדריכים כי למעשה לעבוד בשבילך, לא נגדך.
בקשה דינמית צורותמאפשרים לך ליצור תמציות יצירתיים המבוססים על הצרכים שלך עם מגוון רחב של סוגי שדות, כולל תשובות קצרות, פסקאות, תיבות סימון, תאריכים, נפרדים, מספרים, קבצים מצורפים ועוד. השאלות משתנות בהתאם למידע המבקש מספק כפי שהם ממלאים את הקצר כדי להבטיח את הצוות היצירתי שלך מקבל את כל המידע שהם צריכים בלי לשאול שאלות מיותרות.
טפסים אלה גם מקצה באופן אוטומטי משימות לחברי הצוות הנכון, כך שהעבודה יכולה להתחיל ברגע שהבקשה מוגשת.
2. זה רק כלי אחד נוסף שהם צריכים להשתמש
היום יש כלי רק על הכל - משוחח עם שליחת דוא"ל לצפייה בנתונים. בממוצע,משווקים משתמשים 12 כליםלנהל מסעות פרסום ונתונים. הזמן המושקע העברת מידע ומיתוג בין כלים אלה מוסיף. העברת בין משימות (או כלים)עולה עד 40%של זמן פרודוקטיבי של אדם.
לצוות היצירתי שלך יש קומץ כלים (או יותר) הם מסתמכים על כל יום. הוספת ניהול פרויקטים Toolkit שלהם יכול להרגיש כמו צעד אחד נוסף בתהליך יצירתי ארוך - אבל זה לא חייב להיות.
פִּתָרוֹן:תבחרמערכת ניהול עבודהזה מרכז את חתיכות אלה של הפאזל יצירתי ומשלב עם התוכניות הצוות היצירתי שלך כבר משתמש. לדוגמה,מנהל המשימות של UDN.Adobe Creative Cloud Suite Extension מאפשר למעצבים להציג משימות, לבצע הערות, להעלות קבצים, ויותר ישירות מ- InDesign, Photoshop, וכלים אחרים Adobe.
צוות ה- OSF Healthcare יצירתי נאבק כדי לנהל עד 400 בקשות יצירתיות בכל חודש לפני שהם מצאומנהל המשימות של UDN. של Adobe Creative Cloud הרחבה, אומר היידי וונטר, רכזת עיצוב גרפי בתחום בריאות OSF.
"מתוך InDesign, אני פשוט נכנסמנהל המשימות של UDN.הרחבה, ראה אילו שינויים צריכים להיעשות, ולאחר מכן להעלות הוכחה חדשה עד שאנחנו נוחת על גרסה סופית, "אומר ווסלר. "אני כבר לא צריך להתאים את הגדרות ה- PDF שלי, לייצא לשולחן העבודה, להתחיל דוא"ל, לצרף את הנכס, ולשלוח אותו. אני פשוט לחץ על הלחצן הוסףמנהל המשימות של UDN.ישירות מתוך InDesign וזה שם בחוץ. "
מנהל המשימות של UDN.גם תכונות שילוב עם Salesforce, Box, גוגל, מיקרוסופט, רפוי ועוד.
3. זה לא נותן להם לעבוד כמו שהם רוצים
מידע צריך להיות מאורגן בחמישה דרכים מפתח, על פי מעצב גרפי, אדריכל, מייסד טד, ואת היזם של המונח "אדריכל מידע" ריצ'רד שאול וורמן. אלה הם: מיקום, אלפבית, זמן, קטגוריה והיררכיה.
תפיסה זו ידועה בתור תפס, או את חמשת המדפים, ותומכת ברעיון כי מבנים ניהול נתונים שונים לעבוד טוב יותר עבור קבוצות שונות של נתונים. באופן דומה, הצוות שלך מעבד מידע שונה בדרכים שונות. לאלץ אותם לעבוד בגודל אחד מתאים לכלמערכת ניהול פרויקטיםהוא מתכון לכישלון.
קריאייטיבים הם אנשים חזותיים מאוד, ובסקר של 143 חברי צוות יצירתייםבצפון אמריקה המשתמשות בניהול פרויקטים על בסיס שבועי, 83% מהנשאלים אמרו שהם משתמשים בתוכנות ניהול פרויקטים עם תכונות חזותיות (קאנב"כלוחות, כרטיסי גרור ושחרר, "תרגיל למטה" אפשרויות צפייה, וכו ')
במילים אחרות: לא כולם נוחים להסתכל על משימות בגיליון אלקטרוני. אם פלטפורמת ניהול הפרויקטים שלך פועלת לך אך אינה מספקת סביבת עבודה גמישה לצוות היצירתי שלך, הן עלולות למצוא אותה לא מושכת או לא מסורכת להשתמש.
פִּתָרוֹן:פלטפורמת ניהול הפרויקט שלך צריך להיות גמיש מספיק כדי לענות על הצרכים שלך תוך כדי גם מאפשר לצוות היצירתי שלך כדי להציג מידע עם זאת הם מרגישים הכי נוח.
בחר פלטפורמה המציעה מגוון רחב של תצוגות, כוללגנטט תרשימים , קנאן לוחות, ותצוגות טבלה. זה מאפשר לך לבנות תהליכי הפרויקט בתצוגה אחת הצוות היצירתי שלך כדי לבדוק הקצאות בתצוגה אחרת. מבנה תיקייה להתאמה אישית למיון משימות ופרויקטים תומך גם תהליכים ייחודיים של צוותים יצירתיים.
4. הגהה ואישורים אינם יעילים
כלי ניהול עבודה הם לעתים קרובות שימוש לרעה כמו עוד מקום לשמור על רשימות כביסה של משוב. אם פתרון ניהול הפרויקט שלך משמש רק כדי להשאיר הערות ולשתף רשימות לעשות, זה לא מספק ערך רב יותר מאשר דוא"ל או צ 'אט.
אם שלךכלי ניהול עבודהאינו מספק מרחב אינטראקטיבי, שיתופי במיוחד לעריכות פרויקט בזמן אמת, קריאייטיבים תקועים עם זמן רבמְשִׁימָהשל דשדוש דרך ואיחוד משוב. הנה דוגמה:
עריכת קטעי וידאו בדרך כלל דורשת את הסוקר לכתוב רשימה של משוב, כולל חותמות גימפרס לכל שינוי. הסוקר הבא עושה את אותו הדבר. לאחר כל הביקורות הושלמו, יצירתי חייב להשוות ולאחד הערות, גישור פלטפורמות מרובות ועובדים באמצעות משוב סותר לאורך הדרך.
זה תהליך קפדני. למרבה המזל, יש דרך טובה יותר לעשות את זה.
פִּתָרוֹן:עם הוכחה ואישורים, שהוקצו בודקים ומאשרים לסמן מסמך יחיד, מרכזי או וידאו. משתפי פעולה לראות אחד את השני של הערות ולעבוד באמצעות משוב סותר בזמן אמת. עריכות חוצות כפי שהם עשויים, ומסמכים מסומנים בבירור כמו "נסקר" או "אושרה".
בייצור בטחונות הדפסה ווידאו מייצג חלק משמעותי של מעצב גרפי כרוניקה SF פול דה ליאון. היה קשה לנווט רשימות של הערות כתובות עם חותמות זמן לידם בעת עריכת קטעי וידאו.
מעצבים יכולים עכשיו להגיע במהירות למקום המדויק בסרטון שבו יש צורך בשינוי עם קליק פשוט על תגובה עם מנהל המשימות של UDN.של הוכחה וידאו וסימון מתקדם. ההטבה העיקרית היא "משוב ישיר ומציין יותר", אומר דה ליאון.
"במקום לכתוב רשימה מפורטת בהערה או בדוא"ל שבו אני צריך לתסריט דרך אורכי הזמן השונים, הוא מסוגל לעזור לי ללחוץ על ההערה ולדעת בדיוק מה הצופה התכוונה", אומר דה ליאון.
5. זה לא מקבל להם את ההכרה הם ראויים
למרות שחיבור בין עיצוב גדול לתוצאות עסקיותהופך להיות יותר ויותר ברור, יצירתי צוותים של צוותים הוא לעתים קרובות מאפיל על ידי פרויקטים קשורים קשר הדוק יותר פדיון יצירת פעילויות. צוותים יצירתיים צפויים כאלעֲלוּתמרכז - והם יודעים את זה.
אם פלטפורמת ניהול הפרויקט שלך לא מסייעת לפתור בעיה זו, זה פחות סיבה לצוות היצירתי שלך לאמץ אותו. קריאייטיבים יודעים בעלי עניין מפתח יש חשיפה אפס לתוך העבודה הקשה שלהם אם הם משתמשים בו או לא.
פִּתָרוֹן:זה תמיד קל יותר לקבל מישהו לאמץ מערכת חדשה אם יש משהו עבורם. תמריץ את הצוות היצירתי שלך עם פלטפורמת ניהול עבודה שעושה משהו חמקמק היסטורי: להוכיח את ערכם.
כמה פתרונות ניהול עבודה לשפרבעל ענייןנראות באמצעות חזק, בזמן אמתדיווח ו analytics.. היכולת להציג בדיוק כמה פרויקטים הם בטיסה, אשר עובד על מה, כמה פעמים נפגשו, נקודות נתונים מרכזיות אחרות מסייעת מנהיגים יצירתיים להדגיש את העבודה הקשה של הקבוצות שלהם ואת הערך שהם מספקים.
את התרוקן? ודא שהצוות שלך יודע שאף אחד מהדיווחים האלה הם אפשריים אם עבודתם אינה מנוהלת בתוך הפלטפורמה!
קבל את הצוות היצירתי שלך על הלוח
ניהול פרויקטים טובים עבור צוותים יצירתיים לחסוך זמן ואנרגיה זה לוקח כדי לייצר עבודה נהדרת. אם הצוות שלך אינו מסתגל לכלי ניהול פרויקטים, אתה עשוי לתהותאיזה סוג של תוכנה שימושי לניהול פרויקטים צוות. ייתכן שאתה תוהה אם אתה נאבק כדי לקבל את הצוות היצירתי שלך לאמץ פלטפורמת ניהול הפרויקט שלך, אחד או יותר מחמש סיבות אלה יכול להיות למה:
כדי למצוא אשירותים מקצועיים תוכנת ניהול פרויקטיםהצוות שלך יאהב, להוריד חינם שלנומדריך של הקונה Creative .
