Managementul e-mailului: 10 trucuri inteligente pentru a lovi inbox zero
Pentru cei din SUA, priviți în jur de sute de e-mailuri necitite în fiecare dimineață, conceptul de inbox zero poate începe să sune ca o realizare mitică - cum ar fi găsirea Sfântului Graal sau poticnire în comoara îngropată. Ne uităm la colegii noștri care o realizează în mod regulat cu un amestec de invidie și suspiciune: Trebuie să existe un fel de vrăjitorie, nu?
Dați aceste 10 sfaturi și tehnici o încercare de a nu realiza numai căsuța de inbox, dar de fapt stați acolo. Nu este nevoie de magie.
Trick 1: Utilizați tehnica lui Yony Hsieh's Yesterbox.
Ideea de bază este aceasta: astăzi, citiți și răspundeți numai la e-mailurile de ieri. Marea majoritate a e-mailurilor nu necesită un răspuns imediat, de aceeași zi, astfel încât să puteți lăsa mesajele noi de astăzi să vină fără a fi distrași sau în dificultate de fiecare. Și mâine când te ridici, vei ști deja cât de multe mesaje trebuie să treci și să-ți planifice cu mai multă precizie ziua.
Zappos.CEO-ul Hsieh spune că de fapt este mai receptiv cu această abordare: toată lumea primește un răspuns în ziua următoare, în loc de o săptămână, lună sau ... niciodată. Evident, e-mailurile urgente în mod legitim pot fi abordate astăzi - dar urgențele reale e-mail sunt un eveniment destul de rar.
Hsieh's PRO Sfat: Dacă utilizați Outlook, vă veți prăbuși secțiunea "Azi" pentru a vă concentra pe mesajele de ieri. Citiți mai multe detalii aici:http://yesterbox.com/
Vrei un instrument pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți productivitatea? Începeți-văgratuitManager de sarcini UDN.procesazi!
Trick 2: Aplicați regula de 2 minute.
Luați o idee de laMetoda GTD a lui David Allen: Dacă vă va lua mai puțin de două minute pentru a răspunde, faceți-o acum. Nu așteptați!
Trick 3: Programați o întâlnire cu căsuța de e-mail.
Înregistrați-vă timp în fiecare zi pentru a trece prin e-mailul dvs., fie că este de o oră de lungă durată de dimineață, sau trei check-in-uri de 20 de minute la început, la mijloc și la sfârșitul zilei. Apoi nu vă uitați la e-mailul dvs. oricare altul. Nu păstrați-o deschisă într-o filă de browser, ascunzându-vă în fundal pe măsură ce lucrați. Oprește notificările. S-ar putea chiar să fiți departe de biroul dvs. în momentul în care alegeți, dar atâta timp cât sunteți conștienți de modul de accesare a mesajelor, cum ar fi, de exemplu,Cum să accesați e-mailurile de lucru Outlook de la domiciliu, vei fi bine. Prin dedicarea timpului programat în căsuța de e-mail, nu va fi în spatele minții dvs. toată ziua, dar veți rămâne în continuare în partea de sus a mesajelor dvs.
Doresc să știi cel mai bun moment pentru a vă verifica e-mailul? Acest articol spune căCel mai bun timp pentru a curăța căsuța poștală este la două ore după ce ați început să lucrați .
Trick 4: ÎncercațiUnroll.me. .
Această aplicație consolidează toate abonamentele și buletinele de e-mail într-o singură digerare zilnică. În loc de zeci de e-mailuri zilnice de a sorta, aveți unul. Este ușor să vă dezabonați de la listele en masse, și din moment ce puteți scana rapid toate ofertele și actualizările într-un singur mesaj, veți obține prin e-mailul dvs. "Junk", mult mai rapid. Dacă urmați o mulțime de bloguri prin e-mail, luați în considerare utilizarea unui cititor RSS caFurajsauInoreaDer.pentru a le monitoriza în loc să înflorească căsuța de e-mail.
Trick 5: reprogramați e-mailurile.
InstalareBoomerang pentru gmail.Pentru a programa e-mailurile să reapară la un timp stabilit. Este minunat pentru mesaje care necesită unele cercetări înainte de un răspuns și pentru dozare similare cu-Dos împreună.
Spuneți că aveți un post de postare și e-mailurile de la potențialii candidați se strecoară în mod obișnuit prin noi CV-uri în dimineața zilei de vineri. Deci, reprogramați fiecare e-mail de la solicitanții de locuri de muncă pentru a apărea în căsuța de revenire vineri. Nu vor sta în căsuța de e-mail, distragându-vă sau cântăriți-vă în mintea voastră, dar veți face încă să le faceți și să le ștergeți.
Tricul 6: Nu vă fie frică să ștergeți.
Dacă este atât de important, cineva va continua cu dvs. Deci, dacă există chiar și o întrebare despre dacă aveți nevoie pentru a păstra e-mailul, ștergeți-l.
Binul dvs. de gunoi va salva de obicei e-mailurile șterse timp de 30 de zile, deci dacă ați șters ceva accidental, îl puteți prelua întotdeauna. Dar aveți încredere în noi: 99% din timpul nu va trebui.
Trick 7: Modificați mesajul dvs. Out-of-Office.
Vacanțele sunt minunate, dar revenirea la un număr terifianțial de e-mailuri noi poate fi cu adevărat deprimant și poate lua pentru totdeauna pentru a vă săturați. Chiar mai rău este neglijarea echilibrului vieții profesionale prin imaginareaCum să accesați e-mailul meu de lucru de la domiciliu. Înlocuiți mesajul de ieșire al boilerului cu acest lucru: "Am ieșit din birou de la 11 / 10-11 / 18 și nu vă vom vedea mesajul. Vă rugăm să vă reintroduceți e-mailul după 11/18". Apoi filtrează toate mesajele primite direct la coșul de gunoi în timp ce ați plecat. Dacă este important și termenul limită nu a trecut, se vor întoarce la dvs. - și veți veni acasă la o căsuță de e-mail curată.
Tricou 8: Puneți toate elementele de acțiune înManager de sarcini UDN. .
Mutați-vă la-DOS din Inbox și în spațiul de lucru cu restul sarcinilor dvs.Manager de sarcini UDN. S. Outlook / Apple Mail Add-INS și Gadget gmail.Transformați rapid e-mailurile în sarcini, astfel încât să puteți curăța căsuța de e-mail și de fapt, să lucrați la TO-DOS în loc să le lăsați să scadă în cutie poștală. Veți beneficia de o mai bună organizare și de e-mail ușor de gestionat.
Trick 9: Mutați conversațiile din căsuța de e-mail.
Păstrați căsuța de e-mail neclintită prin limitarea cantității de e-mail pe care le generați. Împiedicați un lanț de răspunsuri prin e-mail prin ieșirea de la laptop și deține conversații față în față, ridicând telefonul sau trimiterea unui mesaj instant.
Trick 10: JoacaJocul de e-mail .
Sfaturile de mai sus vă vor ajuta să stați la Inbox Zero, dar cum ștergeți Muntele actual de e-mailuri necitite pentru a ajunge acolo în primul rând? Curățarea căsuței poștale nu trebuie să fie o corvoadă - faceți-o distractivă! Jocul de e-mail vă oferă un timp stabilit pentru a acționa pe fiecare e-mail: Răspundeți, transmiteți, etichetați, arhivați, ștergeți sau săriți pentru a vă uita mai târziu. Colectați puncte pentru a bate cronometrul, care este setat în funcție de lungimea fiecărui e-mail. După ce ați pornit printr-un lot de mesaje, veți obține oRaportul de stareArătând cât timp ați salvat și rangul dvs. pe clasament. Doar încercați să nu vă dependenți să vă bateți scorul mare!
"Inbox zero" înseamnă zero timp pierdut în căsuța de e-mail.
Știați că definiția reală a inbox zero, așa cum a fost inițial creată deMerlin Mann., nu are de fapt nimic de-a face cu numărul dvs. de e-mailuri necitite? Este valoarea atenției dvs. preocupate de e-mail, măsura în care Inbox-ul dvs. cântărește în mintea voastră. Da, avândZero e-mailuri în căsuța de e-maileste o modalitate de a face acest lucru, dar nu este singura cale. Deci, nu vă luați în jos dacă nu atingeți acest punct de referință de productivitate în fiecare zi - sau deloc.Realizarea reală este în imaginarea unui sistem care funcționează pentru dvs., deci e-mailul nu-ți conduce viața. Dați aceste trucuri o încercare și asigurați-vă că ne anunțați cum merge!
Manager de sarcini UDN.vă poate ajuta să organizați și să gestionați toate cele de la-dos și mementouri. Începeți un proces gratuit Astăzi și faceți inbox-ul dvs. un loc mai productiv.
