Vad är kostnadsöverskridande? Hur man förhindrar det

Projekt planerahandlar om noggrannhet. Med ca28% av projektenmisslyckas på grund av oklarakostaUppskattningar, det är uppenbart att din projektplan förtjänar tid och uppmärksamhet.

Felaktiga prognoser om kostnader, resurser, förmåner och beräknade varaktigheter kan ge projektrisker som kan påverka organisationens lönsamhet och tillväxtmöjligheter. TaApple avbokningDess mycket hyped airpower - en trådlös laddningsmatta - efter att ha spenderat nästan två år på sin R & Amp, d som ett fall i punkt.

Brist på rättkostnadshantering, ineffektivtprojektdesign, och underutnyttjande av resurser kan leda till att projekt går över budgeten eller till och med avbryts. Låt oss ta en djupare titt på kostnadsöverskridande, orsaker till projektfördröjning, och hur man framgångsrikt slutför projekt medan han hanterar kostnadsöverskridande.

Vad är definitionen av kostnadsöverskridande?

Kostnadsövervakning är en oväntad förändring i projektbudgeten som slutar öka den totala projektkostnaden. Det kan hända på grund av tre primära skäl:

Vilka är tecken på kostnadsöverskridande?

Lag måste se till att de har en tydlig bild av projektets framsteg för att fånga några tecken på kostnadsöverskridande. Här är några sätt att upptäcka eventuella budgetöverskridanden snabbt:

Vanliga skäl till kostnadsöverskridanden i projekt

För att projekt ska lyckas är det viktigt att undvika kostnadsöverskridande. Även med alla kontroller och saldon på plats kan du fortfarande gå över budgeten.

Innan vi kan förstå hur man kontrollerar kostnadsöverskridandet, låt oss ta en närmare titt på de vanliga orsakerna till kostnadsöverskridanden i projekt.

Felaktiga projektuppskattningar

28% av projekten misslyckasPå grund av felaktiga projektuppskattningar.

Felaktigheter i uppskattningar kan bero på både underskattning och överskattning av kostnader. Båda är lika skadliga och en följd av avsiktliga eller oavsiktliga prognoser.

För att säkerställa positiva projektresultat måste uppskattningar vara datadrivna och exakta.

Räckvidd kryp

Med en dynamisk affärsmiljö och ofta förändrade affärsbehov är det ofta oundvikligt.

45% av projektenuppleva räckviddskryp, vilket är en av de vanligaste faktorerna av kostnadsöverskridandeprojektledning. Utnyttja en detaljerad och grundligProjektspårningssystemkan hjälpa till med att övervaka genomförda och pågående uppgifter för att kontrollera räckviddskryp.

Brist på riskhantering

Varje projektledare skapar planer som hoppas att de kommer att träna som avsedda. Tyvärr är det inte så enkelt som det.

Oförutsägbara interna eller externa faktorer kan orsaka oväntade projektförseningar eller leda till kostnadsöverskridande. Ha enriskochÄndra ledningsstrategiPå plats kan hjälpa ditt lag att undvika några ekonomiska förluster.

Kommunikations luckor inom lag

29% av projekten misslyckaspå grund av oklart kommunikation. Att inte ha en enkel kommunikationslinje mellan projektledare och intressenter kan leda till undvikbara förseningar.

Sådana förseningar kan orsaka slösad ansträngning, felaktiga resurser, förlorad tid och kostnadsöverskridande i projektledning.

Hur förhindrar du kostnadsöverskridanden?

Forskning frånMcKinsey och University of Oxfordföreslår att mer än hälften av stora IT-projekt överskrider sina definierade budgetar med över 45%.

Eftersom tekniska projekt växer i omfattning och når en bredare organisationsbas, utgör alla fel en stor risk för hela företaget.

Med mer än 66 miljarder dollar förlorade årligen på grund av kostnadsöverskridanden, kan förlora kontrollen av din projektbudget dra ett företags lönsamhet nedåt. Här är några tips för att förhindra projektkostnadsövervakning och hålla en snabbare tyg på din budget:

Planera projekt noggrant

Ett av de mest effektiva sätten att säkerställa projektets framgång är att planera dem exakt. Ju mer exakt dina uppskattningar är desto större är chansen att projektet som bor inom budgeten.

Ha en detaljerad budget ochRiskhanteringsplanKan hjälpa till att täcka dina baser och sätta projektet på rätt spår för att uppnå sina planerade mål.

Övning due diligence med leverantörer

Många projekt kräver samarbete med leverantörer från tredje part. Deras stöd kan sträcka sig från att utföra specifika uppgifter för att leverera nyckelråvara till underleverantörer för produktproduktion.

Se till att dina lag gör derasDue diligenceinnan du etablerar dessa viktiga leverantörsrelationer. Annars kan dessa leverantörer vara otillbörligt dyra och leda till undvikande kostnadsöverskridande. För att göra detta, granska dessa nyckelsteg:

Kontrollområde krypa och optimera resurser

PMI-forskning bekräftaratt de inledande stadierna av ett projekt har det största inflytandet på sin totala kostnad.

Slutanvändare, interna lagmedlemmar och andra intressenter kan ingå flera ändringsförfrågningar som kan leda till kostnadsöverskridande i projektet. Genomföra en grundlig granskning innan du godkänner någonOmfattning ändrasOch se till att du också omplacerar resurserna.

Genom att samla ett skickligt team med optimala resurser kan du få ett mer kostnadseffektivt projekt som lyckas med sina mål.

Använd ett projekthanteringsverktyg

Ge din projektledare en mångsidigProjektledningsverktygKan vara till hjälp vid ökad projekteffektivitet och kontroll av kostnadsöverskridande.

Förutom att övervaka projektresurser effektivt kan det också hjälpa till med bättreuppgift schemaläggningför att undvika eventuella resursavfall eller förlust.

Ha en tydlig kommunikationskanal

Använder sig avProjektledningsprogramvaraFör sömlös kommunikation kan du hjälpa till att hålla projektet på rätt spår.

Viktiga intressenter får en bred översikt över projektets framsteg medan projektgrupperna kommer att ha lätt tillgång till alla detaljer som är nödvändiga för deras arbete.

Håll ett öga på framsteg

För att förhindra kostnadsöverskridande, håll ett öga på projektets framsteg. UtnyttjaProjekthanteringsverktygAtt identifiera mindre problem och förhindra att de växer till större problem som kan hota projektets framgång.

Gantt-diagramLåt dig hålla koll på projektets tidslinje, lagbelastning och eventuella glidningar i realtid.

Vad ska man göra när kostnaderna har överskridit

Om projektkostnaderna överskridit trots dina lags bästa ansträngningar, finns det några steg som du kan ta för att få projektet tillbaka på rätt spår. Nyckeln till projekt framgång är att behärska de fyra breda dimensionerna av kostnad:

Ta reda på den verkliga anledningen

Gräva djupare in i de specifika aktiviteter som gick bort budget för att räkna ut de verkliga orsakerna till projektförseningen och kostnadsöverskridandet.

Det är helt möjligt att en projektuppgift tog mer resurser eller tid än väntat, vilket resulterade i en kaskad påverkan på den efterföljande projektuppgiften. Tala med dina lagmedlemmar och utför en detaljerad granskning innan de kommer till några slutsatser.

Hantera projektstrategi och intressenter

För mycket fokus på projektbudgetering och schemaläggningsprocesser kan leda till mindre uppmärksamhet som betalas till projektetstrategioch intressenter.

Att upprätta projektets strategiska värde tidigt kan hålla fokus på projektet. Genom att anpassa affärsmål med projektets tidslinje kan du hjälpa projektgrupper att undvika kostnadsöverskridande och leverera projekt framgångsrikt.

Få laget på din sida

En högpresterande kultur, gemensam vision och delade lagprocesser är avgörande för att leverera toppprojekt.

Skapa en gemensam projektbaserad incitamentsstruktur istället för ett individuellt arbetsmål. Ingjutabyta hanteringstrategier på ett öppet och naturligt sätt.

Genom exakt och aktuell kommunikation av projektändringar, milstolpar och viktig utveckling, vistas varje lagmedlem på samma sida.

Håll dig sant mot kärnprojektledningspraxis

Har försökt och testatProjektledningspraxisPå plats kan hjälpa ditt lag att leverera projektet enligt plan.

Introducera processdisciplin och skapa en rigorös process för eventuella ändringsförfrågningar med kortare leveranscykler för att undvika slöseri. Detta garanterar tydligt ägande och undviker lagförståelser, vilket resulterar i ökad effektivitet.

Hur man förhindrar kostnadsöverskridande medUDN Task Manager

Defy oddsen genom att säkerställa att ditt projekt levererar värde inom sin tidslinje och budget. Uppnå framgångsrika resultat genom att använda Project Management-programvara som ger dig de verktyg du behöver planera, övervaka och rapportera.

UDN Task ManagerGör det möjligt att skapa och leverera värde till dina kunder, bemyndigande av dina lag med de verktyg som de behöver för att slutföra toppprojekt.

Övervaka projektets framsteg med visuelltKanban Boardsoch automatisera uppgifter för att säkerställa leverans i tid. Börja planera högkvalitativa projekt som anländer till schema och budget medUDN Task Manager s Gratis två veckors försök .