Ce este depășirea costurilor? Cum să-l împiedicați

Proiect planificareeste vorba despre precizie. Cu aproximativ28% din proiecteeșec din cauza imprecisăcostEstimări, este clar că planul dvs. de proiect merită timp și atenție.

Prognozele inexacte privind costurile, resursele, beneficiile și duratele estimate pot aduce riscuri de proiect care ar putea afecta profitabilitatea și oportunitățile de creștere ale organizației dvs. LuaApple anulareAeroputerul său multilatic - un covor de încărcare fără fir - după ce a petrecut aproape doi ani pe R & D ca caz în punct.

Lipsa de bunManagementul costurilor, ineficaceProiectarea proiectului, iar subutilizarea resurselor poate duce la proiecte care depășesc bugetul sau chiar au fost anulate. Să luăm o privire mai profundă în depășirea costurilor, cauzele întârzierii proiectului și cum să completați cu succes proiectele în timp ce gestionează depășirea costurilor.

Care este definiția depășirii costurilor?

Overrunul de cost este o schimbare neașteptată în bugetul proiectului care se încheie cu creșterea costului total al proiectului. Se poate întâmpla din cauza a trei motive principale:

Care sunt semnele de depășire a costurilor?

Echipele trebuie să se asigure că au o viziune clară asupra progresului proiectului pentru a prinde semne de depășire a costurilor. Iată câteva modalități de a observa rapid supraîncărcarea bugetului:

Motive comune pentru depășirile costurilor în proiecte

Pentru ca proiectele să reușească, este important să evitați depășirea costurilor. Chiar și cu toate verificările și balanțele în vigoare, puteți merge mai mult la buget.

Înainte de a înțelege cum să controlam depășirea costurilor, să examinăm mai atent motive comune pentru depășirea costurilor în proiecte.

Estimările de proiect inexacte

28% din proiecte eșueazădin cauza estimărilor de proiect eronate.

Inexactitatea în estimări poate rezulta din subestimarea și supraestimarea costurilor. Ambele sunt la fel de dăunătoare și o consecință a prejudiciilor de prognoză intenționate sau neintenționate.

Pentru a asigura rezultate pozitive ale proiectului, estimările trebuie să fie determinate de date și precise.

Domeniul de aplicare

Cu un mediu de afaceri dinamic și schimbarea frecventă a nevoilor de afaceri, SPEEP SEPEP este adesea inevitabil.

45% din proiecteExperiența Domenii Seep, care este unul dintre cei mai frecvenți factori de depășire a costurilor înmanagement de proiect. Utilizând o detaliată și amănunțităSistemul de urmărire a proiectuluipoate ajuta la monitorizarea sarcinilor finalizate și în așteptare pentru a controla domeniul de aplicare.

Lipsa de gestionare a riscurilor

Fiecare manager de proiect creează planuri în speranța că vor funcționa conform destinației. Din păcate, nu este la fel de simplu ca asta.

Factorii interni sau externi imprevizibili pot provoca întârzieri de proiect neașteptate sau pot duce la depășirea costurilor. Având A.risc și Strategia de management al schimbăriiÎn loc poate ajuta echipa dvs. să evite pierderile financiare.

Lacune de comunicare în cadrul echipelor

29% din proiecte eșueazădatorită comunicării neclare. Nu are o linie simplă de comunicare între managerii de proiect și părțile interesate, poate duce la întârzieri care pot fi evitate.

Astfel de întârzieri pot provoca eforturi pierdute, resurse greșite, timp pierdut și depășirea costurilor în managementul proiectelor.

Cum împiedicați depășirea costurilor?

Cercetarea de laMcKinsey și Universitatea din Oxfordsugerează că mai mult de jumătate din proiectele IT mari depășesc bugetele lor definite cu peste 45%.

Pe măsură ce proiectele de tehnologie cresc în domeniu și ajung la o bază organizațională mai largă, orice eroare reprezintă un risc imens pentru întreaga companie.

Cu mai mult de 66 de miliarde de dolari pierduți anual din cauza depășirii costurilor, pierderea controlului asupra bugetului proiectului poate trage profitabilitatea unei companii în jos. Iată câteva sfaturi pentru a preveni depășirea costurilor proiectului și pentru a păstra o reintroducere mai strânsă a bugetului dvs.:

Planificați proiectele cu precizie

Una dintre cele mai eficiente modalități de a asigura succesul proiectului este de a le planifica cu exactitate. Cu cât estimările dvs. sunt mai precise, cu atât mai mari șansele proiectului să rămână în buget.

Având un buget detaliat șiPlanul de gestionare a riscurilorvă poate ajuta să vă acoperiți bazele și să puneți proiectul pe cale pentru a-și atinge obiectivele planificate.

Exercitați diligența cu vânzătorii

Multe proiecte necesită colaborarea cu vânzătorii terți. Suportul lor poate varia de la îndeplinirea sarcinilor specifice pentru a furniza materie primă cheie la subcontractarea producției de produse.

Asigurați-vă că echipele dvs. le facVerificarea antecedentelorÎnainte de a stabili aceste relații cheie ale furnizorilor. În caz contrar, acești furnizori se pot dovedi prohibitiv costisitoare și pot duce la depășirea costurilor care pot fi evitate. Pentru a face acest lucru, revizuiți aceste pași cheie:

Domeniu de aplicare Creep și optimizarea resurselor

Cercetarea PMI confirmăcă etapele inițiale ale unui proiect au cea mai mare influență asupra costului său total ..

Utilizatorii finali, membrii echipei interne și alte părți interesate pot introduce mai multe cereri de schimbare care pot duce la depășirea costurilor în proiect. Efectuați o revizuire aprofundată înainte de a aproba oriceDomeniul de aplicare modificăriși să vă asigurați că și-ați repartizat și resursele.

Prin reunind o echipă calificată cu resurse optime, puteți avea un proiect mai eficient din punct de vedere al costurilor care reușește în obiectivele sale.

Utilizați un instrument de gestionare a proiectelor

Oferind managerului dvs. de proiect un versatilInstrumentul de gestionare a proiectelorpoate fi utilă în creșterea eficienței proiectului și la controlul costurilor.

În afară de monitorizarea eficientă a resurselor proiectului, poate, de asemenea, să vă ajute în mai binesarcină programarepentru a evita orice pierdere sau pierdere a resurselor.

Au un canal de comunicare clar

Folosind.Software de management de proiectPentru comunicarea fără probleme, vă poate ajuta să păstrați proiectul pe pistă.

Părțile interesate cheie vor obține o imagine de ansamblu largă a progresului proiectului, în timp ce echipele de proiect vor avea acces ușor la toate detaliile necesare pentru munca lor.

Ține ochii asupra progresului

Pentru a preveni depășirea costurilor, țineți cont de progresul proiectului. FolosiInstrumente de management de proiectPentru a identifica problemele mai mici și pentru a le împiedica să crească în probleme mai mari, care pot amenința succesul proiectului.

Gantt GraficeVă permite să păstrați un ochi pe cronologia proiectului, volumul de lucru al echipei și orice alunecare în timp real.

Ce trebuie să faceți atunci când costurile au depășit

Dacă costurile proiectului depășesc, în ciuda eforturilor cele mai bune ale echipelor, există câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a obține proiectul înapoi pe pistă. Cheia succesului proiectului este de a stăpâni cele patru dimensiuni mari de cost:

Aflați motivul real

Săpați mai adânc în activitățile specifice care au ieșit din buget pentru a afla motivele reale pentru întârzierea proiectului și depășirea costurilor.

Este în întregime posibil ca o sarcină de proiect să aibă mai multe resurse sau timp decât se aștepta, rezultând un impact cascading asupra sarcinii ulterioare a proiectului. Vorbiți membrilor echipei dvs. și efectuați o recenzie detaliată înainte de a ajunge la orice concluzii.

Gestionați strategia de proiect și a părților interesate

Prea multă atenție pe procesele de bugetare și planificare a proiectului pot duce la acordarea unei atenții mai mici la proiectstrategieși părțile interesate.

Stabilirea valorii strategice a proiectului mai devreme poate păstra accentul pe proiect. Prin alinierea obiectivelor de afaceri cu cronologia proiectului, puteți ajuta echipele de proiect să evite depășirea costurilor și să furnizeze proiecte cu succes.

Ia echipa de partea ta

O cultură de înaltă performanță, o viziune comună și procesele de echipă partajate sunt esențiale pentru furnizarea de proiecte de top.

Creați o structură de stimulare bazată pe proiecte partajate în loc de un obiectiv individual de lucru. Infuzemanagementul schimbăriistrategii într-o manieră transparentă și naturală.

Prin comunicarea precisă și în timp util a modificărilor proiectului, a etapelor și a evoluțiilor cheie, fiecare membru al echipei rămâne pe aceeași pagină.

Stați adevărat la practicile de management de proiect de bază

A încercat și testatPractici de management de proiectÎn loc poate ajuta echipa dvs. să livreze proiectul conform planului.

Introducerea disciplinei procesului și înființarea unui proces riguros pentru orice solicitare de modificare cu cicluri de livrare mai scurte pentru a evita risipările. Acest lucru asigură o proprietate clară și evită neînțelegerile echipei, ducând la o mai mare eficiență.

Cum de a preveni depășirea costurilor cuManager de sarcini UDN.

Sfidează cotele prin asigurarea proiectului dvs. să ofere valoare în termenul și bugetul său. Obțineți rezultate reușite prin utilizarea software-ului de gestionare a proiectelor care vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a planifica, monitoriza și a raporta.

Manager de sarcini UDN.Vă permite să creați și să oferiți clienților dvs. clienților dvs., împuternicirea echipelor cu instrumentele de care au nevoie pentru a finaliza proiectele de top.

Monitorizarea progresului proiectului cu vizualKanban Tableși automatizați sarcinile pentru a asigura livrarea la timp. Începeți să planificați proiecte de înaltă calitate care ajung la program și buget cuManager de sarcini UDN. S. Procesul gratuit de două săptămâni .