Cos'è il costo invaso? Come prevenirlo

Progetto pianificazioneè tutto sulla precisione. Con circa28% dei progettifallimento a causa di imprecisicostoStime, è chiaro che il tuo progetto del progetto merita tempo e attenzione.

Previsioni imprecise su costi, risorse, benefici e durate stimate possono portare rischi di progetto che potrebbero influire sulle redditività della tua organizzazione e sulle opportunità di crescita. PrendereApple AnnullamentoLa sua Airpower molto hypied: un tappetino di ricarica wireless - dopo aver spenduto quasi due anni sul suo R & AMP; D come caso in punto.

Mancanza di appropriatogestione dei costi, inefficientedesign del progettoe la sottoutilizzazione delle risorse può portare a progetti che vanno oltre il budget o addirittura annullati. Facciamo un'occhiata più profonda in eccesso di costi, cause del ritardo del progetto e come completare con successo i progetti durante la gestione dei costi invaso.

Qual è la definizione di costi invaso?

Il sovrastamento dei costi è un cambiamento inaspettato nel budget del progetto che finisce per aumentare il costo totale del progetto. Può accadere a causa di tre ragioni principali:

Quali sono i segni dei costi invaso?

Le squadre devono assicurarsi di avere una visione chiara dei progressi del progetto per catturare segni di superamento dei costi. Ecco alcuni modi per individuare possibili superamenti di budget rapidamente:

Ragioni comuni per i costi superati nei progetti

Per i progetti per avere successo, è importante evitare il sovraccarico dei costi. Anche con tutti i controlli ei saldi in atto, potresti comunque andare oltre il budget.

Prima di poter capire come controllare i costi invaso, diamo un'occhiata più da vicino alle ragioni comuni per il sovrastamento dei costi nei progetti.

Stime di progetto imprecise

Il 28% dei progetti falliscea causa di stime di progetto errate.

L'inesattezza nelle stime può derivare sia dalla sottostima e dalla sovrastimazione dei costi. Entrambi sono ugualmente dannosi e una conseguenza di prevenzioni intenzionali o non intenzionali di previsione.

Per garantire risultati positivi del progetto, le stime devono essere guidate dai dati e precise.

Scope Creep.

Con un ambiente di business dinamico e le esigenze aziendali che cambiano frequentemente, lo scope creep è spesso inevitabile.

45% dei progettiEsperienza Scope Creep, che è uno dei fattori più comuni di costi invasogestione di progetto. Utilizzando un dettagliato e approfonditoSistema di monitoraggio del progettopuò aiutare nel monitorare compiti completati e in sospeso per controllare lo scoppiettamento.

Mancanza di gestione dei rischi

Ogni project manager crea piani sperando che funzionino come previsto. Sfortunatamente, non è così semplice come quello.

I fattori interni o esterni imprevedibili possono causare ritardi inaspettati del progetto o portare a superare i costi. Avere unrischio e Cambia la strategia di gestioneA posto può aiutare la tua squadra a evitare perdite finanziarie.

Lacune di comunicazione all'interno di team

Il 29% dei progetti falliscea causa della comunicazione poco chiara. Non avendo una semplice linea di comunicazione tra i project manager e le parti interessate possono portare a ritardi evitabili.

Tali ritardi possono causare sforzi sprecati, risorse errate, tempo perse, invasore dei costi nella gestione del progetto.

Come previene il sovrastamento dei costi?

Ricerca da.McKinsey e l'Università di Oxfordsuggerisce che più della metà dei grandi progetti IT invaca il loro budget definito di oltre il 45%.

Poiché i progetti tecnologici crescono nello scopo e raggiungono una base organizzativa più ampia, eventuali errori rappresentano un enorme rischio per l'intera azienda.

Con oltre 66 miliardi di dollari persi annualmente a causa di eccedenze dei costi, perdere il controllo del budget del progetto può trascinare la redditività di una società verso il basso. Ecco alcuni suggerimenti per prevenire il superamento dei costi del progetto e mantenere un regno più stretto sul tuo budget:

Piano progetti con precisione

Uno dei modi più efficaci per garantire che il successo del progetto sia pianificarli con precisione. Più precise sono le stime, maggiore è la possibilità che il progetto rimanga nel budget.

Avere un budget dettagliato ePiano di gestione dei rischiPuò aiutare a coprire le tue basi e mettere il progetto in pista per raggiungere i suoi obiettivi pianificati.

Esercitare la dovuta diligenza con i venditori

Molti progetti richiedono collaborazione con venditori di terze parti. Il loro supporto può variare dall'esecuzione di compiti specifici per fornire materie prime chiave al subappalto per la produzione di prodotti.

Assicurati che le tue squadre stiano facendo lorodiligenza dovutaPrima di stabilire queste relazioni dei fornitori di tasti. Altrimenti, questi venditori possono rivelarsi proibitivamente costosi e portare a un sovraccarico evitabile. Per fare ciò, rivedi questi passaggi chiave:

Control Scope Creep e ottimizzare le risorse

La ricerca PMI conferma.che le fasi iniziali di un progetto hanno la più grande influenza sul suo costo totale ..

Gli utenti finali, i membri del team interno e altri stakeholder possono inserire più richieste di modifica che possono portare a costi invaso nel progetto. Condurre una revisione approfondita prima di approvare qualsiasiCambio di ambitoe assicurati di riassegnare anche le risorse.

Riunendo un team qualificato con risorse ottimali, puoi avere un progetto più efficiente in termini di costi che riesce nei suoi obiettivi.

Impiegare uno strumento di gestione del progetto

Dare il tuo project manager a versatileStrumento di gestione del progettoPuò essere utile per aumentare l'efficienza del progetto e il controllo dei costi di controllo.

Oltre al monitoraggio delle risorse del progetto in modo efficiente, può anche aiutare in megliocompito pianificazioneper evitare qualsiasi spreco di risorse o perdite.

Avere un chiaro canale di comunicazione

UsandoSoftware di gestione del progettoPer la comunicazione senza soluzione di continuità può aiutare a mantenere il progetto in pista.

Le parti interessate chiave otterranno un'ampia panoramica dei progressi del progetto mentre i team del progetto avranno un facile accesso a tutti i dettagli necessari per il loro lavoro.

Tieni d'occhio il progresso

Per prevenire i costi invaso, tenere d'occhio il progresso del progetto. UtilizzareStrumenti di gestione del progettoPer identificare questioni più piccole e impedire loro di crescere in problemi più grandi che possono minacciare il successo del progetto.

Gants Gant.Consentono di tenere d'occhio la timeline del progetto, il carico di lavoro della squadra e qualsiasi slittagio in tempo reale.

Cosa fare quando i costi hanno invaso

Se i costi di progetto invaso nonostante i migliori sforzi dei tuoi team, ci sono alcuni passaggi che puoi prendere per riportare il progetto in pista. La chiave per progettare il successo è padroneggiare le quattro ampie dimensioni del costo:

Scopri la vera ragione

Scava più a fondo nelle attività specifiche che sono uscite dal budget per capire le vere ragioni per il ritardo del progetto e i costi invaso.

È del tutto possibile che un compito di progetto ha richiesto più risorse o tempo del previsto, con conseguente impatto a cascata sul compito del progetto successivo. Parla con i membri del tuo team e conducono una recensione dettagliata prima di venire a qualsiasi conclusione.

Gestisci la strategia del progetto e gli stakeholder

Troppa attenzione ai progetti Il bilancio e i processi di programmazione possono portare a meno attenzione a essere pagati al progettostrategiae stakeholder.

Stabilire il valore strategico del progetto in anticipo può mantenere l'attenzione sul progetto. Allineando gli obiettivi aziendali con la timeline del progetto, è possibile aiutare i team di progetto a evitare il costoso invaso e consegnare i progetti con successo.

Ottieni la squadra dalla tua parte

Una cultura ad alte prestazioni, una visione comune e i processi di squadra condivisa sono essenziali per fornire progetti di alta performance.

Creare una struttura di incentivazione basata su progetto condivisa invece di un obiettivo di lavoro individuale. Infonderecambio gestioneStrategie in modo trasparente e naturale.

Attraverso la comunicazione precisa e tempestiva dei cambiamenti del progetto, delle pietre miliari e degli sviluppi chiave, ogni membro del team rimane sulla stessa pagina.

Rimani fedele alle pratiche di gestione del progetto core

Avendo provato e testatoPratiche di gestione dei progettiIn Place può aiutare il tuo team a consegnare il progetto secondo il piano.

Introdurre la disciplina di processo e configurare un processo rigoroso per eventuali richieste di modifica con cicli di consegna più brevi per evitare rifiuti. Ciò garantisce una chiara proprietà ed evita incomprensioni del team, con conseguente maggiore efficienza.

Come prevenire i costi superati conUDN Task Manager

Dimensionare le probabilità assicurando che il progetto fornisca valore all'interno della sua timeline e del budget. Ottieni risultati riusciti utilizzando il software di gestione dei progetti che ti dà gli strumenti necessari per pianificare, monitorare e segnalare.

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