ค่าใช้จ่ายมากเกินไปคืออะไร? วิธีการป้องกันมัน

โครงการ การวางแผน เป็นเรื่องเกี่ยวกับความแม่นยำ เกี่ยวกับ 28% ของโครงการ ล้มเหลวเนื่องจากไม่แน่ชัด ค่าใช้จ่าย ประมาณการเห็นได้ชัดว่าแผนโครงการของคุณสมควรได้รับเวลาและความสนใจ

การคาดการณ์ที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับต้นทุนทรัพยากรผลประโยชน์และระยะเวลาโดยประมาณสามารถนำความเสี่ยงของโครงการที่อาจส่งผลกระทบต่อผลกำไรและโอกาสในการเติบโตขององค์กรของคุณ เอามา แอปเปิ้ลกำลังยกเลิก Airpower ที่ hyped มาก - เสื่อชาร์จไร้สาย - หลังจากใช้จ่ายเกือบสองปีกับ R & AMP; D เป็นกรณีในประเด็น

ขาดความเหมาะสม การจัดการต้นทุน ไม่มีประสิทธิภาพ การออกแบบโครงการ และการทำลายทรัพยากรอาจนำไปสู่โครงการที่ดำเนินการตามงบประมาณหรือแม้แต่ถูกยกเลิก เรามาดูค่าใช้จ่ายที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นสาเหตุของความล่าช้าของโครงการและวิธีการที่ประสบความสำเร็จในโครงการที่สมบูรณ์ในขณะที่การจัดการค่าใช้จ่ายที่โอเวอร์รัน

คำจำกัดความของค่าใช้จ่ายมากเกินไปคืออะไร?

ค่าใช้จ่าย Overrun เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดในงบประมาณโครงการที่เพิ่มขึ้นคือการเพิ่มต้นทุนโครงการทั้งหมด มันสามารถเกิดขึ้นได้เนื่องจากสามเหตุผลหลัก:

สัญญาณของค่าใช้จ่ายมากเกินไปคืออะไร?

ทีมจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีมุมมองที่ชัดเจนของความคืบหน้าของโครงการเพื่อจับสัญญาณใด ๆ ของค่าใช้จ่ายที่โอเวอร์รัน ต่อไปนี้เป็นวิธีการที่จะพบว่างบประมาณที่เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว:

เหตุผลทั่วไปสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกินกำหนดในโครงการ

สำหรับโครงการที่จะประสบความสำเร็จเป็นสิ่งสำคัญที่จะหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายมากเกินไป แม้จะมีการตรวจสอบและยอดคงเหลือทั้งหมดคุณอาจยังคงมีงบประมาณเกิน

ก่อนที่เราจะสามารถเข้าใจวิธีการควบคุมค่าใช้จ่ายมากเกินไปลองดูเหตุผลทั่วไปสำหรับการคิดค่าใช้จ่ายในโครงการ

ประมาณการโครงการที่ไม่ถูกต้อง

28% ของโครงการล้มเหลว เนื่องจากประมาณการโครงการที่ผิดพลาด

ความไม่ถูกต้องในการประมาณการอาจเป็นผลมาจากการประเมินค่าใช้จ่ายในการประเมินค่าต่ำสุดและการประเมินค่าสูงสุด ทั้งสองมีอันตรายเท่าเทียมกันและเป็นผลมาจากความอคติที่คาดการณ์โดยเจตนาหรือไม่ได้ตั้งใจ

เพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ของโครงการเชิงบวกการประมาณการจะต้องขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและแม่นยำ

ขอบเขตคืบ

ด้วยสภาพแวดล้อมทางธุรกิจแบบไดนามิกและการเปลี่ยนแปลงความต้องการทางธุรกิจบ่อยครั้งที่ขอบเขตการคืบมักจะหลีกเลี่ยงไม่ได้

45% ของโครงการ ประสบการณ์การคืบของขอบเขตซึ่งเป็นหนึ่งในปัจจัยที่พบมากที่สุดของค่าใช้จ่ายมากเกินไปใน การจัดการโครงการ . ใช้รายละเอียดและละเอียด ระบบติดตามโครงการ สามารถช่วยในการติดตามงานที่เสร็จสมบูรณ์และรอดำเนินการเพื่อควบคุมขอบเขตการคืบ

ขาดการบริหารความเสี่ยง

ผู้จัดการโครงการทุกคนสร้างแผนหวังว่าพวกเขาจะทำงานตามที่ตั้งใจไว้ น่าเสียดายที่มันไม่ง่ายเหมือนนั้น

ปัจจัยภายในหรือภายนอกที่คาดเดาไม่ได้อาจทำให้เกิดความล่าช้าในโครงการที่ไม่คาดคิดหรือนำไปสู่การโอเวอร์รันค่าใช้จ่าย มี เสี่ยง และ เปลี่ยนกลยุทธ์การจัดการ ในสถานที่สามารถช่วยให้ทีมของคุณหลีกเลี่ยงการสูญเสียทางการเงินใด ๆ

ช่องว่างการสื่อสารภายในทีม

29% ของโครงการล้มเหลว เนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน ไม่มีการสื่อสารที่เรียบง่ายระหว่างผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถนำไปสู่ความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงได้

ความล่าช้าดังกล่าวสามารถทำให้เกิดความพยายามที่สูญเปล่าทรัพยากรที่ผิดพลาดเวลาที่หายไปและค่าใช้จ่ายมากเกินไปในการจัดการโครงการ

คุณจะป้องกันค่าใช้จ่ายที่เกินจริงได้อย่างไร

การวิจัยจาก McKinsey และ University of Oxford แสดงให้เห็นว่ามากกว่าครึ่งหนึ่งของโครงการไอทีขนาดใหญ่เกินกำหนดงบประมาณที่กำหนดไว้มากกว่า 45%

ในฐานะที่เป็นโครงการเทคโนโลยีเติบโตในขอบเขตและเข้าถึงฐานองค์กรที่กว้างขึ้นข้อผิดพลาดใด ๆ ที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากต่อ บริษัท ทั้งหมด

ด้วยการสูญเสียมากกว่า $ 66 พันล้านต่อปีเนื่องจากค่าใช้จ่ายเกินกำหนดการสูญเสียการควบคุมงบประมาณโครงการของคุณสามารถลากผลกำไรของ บริษัท ลง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการป้องกันการใช้ต้นทุนโครงการที่ overrun และรักษาบังเหียนที่เข้มงวดมากขึ้นในงบประมาณของคุณ:

แผนโครงการอย่างถูกต้อง

หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าความสำเร็จของโครงการคือการวางแผนให้พวกเขาอย่างถูกต้อง ยิ่งประมาณการที่แม่นยำยิ่งขึ้นคือโอกาสที่จะมีโอกาสมากขึ้นในโครงการที่อยู่ภายในงบประมาณ

มีงบประมาณโดยละเอียดและ แผนการบริหารความเสี่ยง สามารถช่วยครอบคลุมฐานของคุณและวางโครงการในการติดตามเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางแผนไว้

การออกกำลังกายเนื่องจากความขยันหมั่นเพียรกับผู้ขาย

หลายโครงการต้องการความร่วมมือกับผู้ค้าของบุคคลที่สาม การสนับสนุนของพวกเขาอาจมีตั้งแต่การทำภารกิจเฉพาะเพื่อจัดหาวัตถุดิบที่สำคัญในการรับเหมาช่วงสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์

ให้แน่ใจว่าทีมของคุณกำลังทำอยู่ ความขยันเนื่องจาก ก่อนที่จะสร้างความสัมพันธ์กับผู้จัดจำหน่ายที่สำคัญเหล่านี้ มิฉะนั้นผู้ขายเหล่านี้อาจพิสูจน์ได้ว่ามีราคาแพงและนำไปสู่การโอเวอร์รันค่าใช้จ่ายที่หลีกเลี่ยงได้ ในการทำเช่นนี้ตรวจสอบขั้นตอนสำคัญเหล่านี้:

ควบคุมขอบเขตการคืบและเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

การวิจัย PMI ยืนยัน ว่าขั้นตอนเริ่มต้นของโครงการมีอิทธิพลที่ใหญ่ที่สุดต่อต้นทุนทั้งหมด ..

ผู้ใช้ปลายทางสมาชิกในทีมภายในและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ อาจป้อนคำขอการเปลี่ยนแปลงหลายรายการที่สามารถนำไปสู่การโอเวอร์รันค่าใช้จ่ายในโครงการ ดำเนินการตรวจสอบอย่างละเอียดก่อนอนุมัติใด ๆ การเปลี่ยนแปลงขอบเขต และให้แน่ใจว่าคุณมอบอีกทรัพยากรอีกครั้ง

ด้วยการรวบรวมทีมที่มีทักษะด้วยทรัพยากรที่ดีที่สุดคุณสามารถมีโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นที่ประสบความสำเร็จในวัตถุประสงค์

จ้างเครื่องมือการจัดการโครงการ

ให้ผู้จัดการโครงการของคุณอเนกประสงค์ เครื่องมือการจัดการโครงการ สามารถเป็นประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพโครงการและการควบคุมค่าใช้จ่ายที่ถูกครอบงำ

นอกเหนือจากการตรวจสอบทรัพยากรโครงการอย่างมีประสิทธิภาพมันยังสามารถช่วยได้ดีขึ้น งาน การตั้งเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียทรัพยากรหรือการสูญเสียใด ๆ

มีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน

โดยใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ สำหรับการสื่อสารที่ราบรื่นสามารถช่วยให้โครงการติดตาม

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญจะได้รับภาพรวมที่กว้างขวางของความคืบหน้าของโครงการในขณะที่ทีมงานโครงการจะสามารถเข้าถึงรายละเอียดทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานได้ง่าย

จับตาดูความคืบหน้า