Що коштує перевищення коштів? Як запобігти цьому

Проект плануванняце все про точність. З28% проектівневдало через неточністьвартістьОцінки, зрозуміло, що ваш план проекту заслуговує на час і увагу.

Неточні прогнози про витрати, ресурси, переваги та оціночні тривалість, можуть призвести до ризиків проекту, які можуть вплинути на прибутковість та можливості зростання вашої організації. БратиApple скасуванняЙого сильно роздумана повітряна потужність - бездротовий зарядний мат - після витрат майже два роки на своєму R & AMP; D у вигляді випадку в точці.

Відсутність належногоУправління витратами, неефективнийпроектний дизайн, а недостатня кількість ресурсів може призвести до проектів, що переживають бюджет або навіть скасовувати. Давайте зробимо більш глибокий погляд на перевищення витрат, причини затримки проекту, а також, як успішно завершити проекти під час керування витратами.

Яке визначення перевищення витрат?

Перевищення витрат - це несподівана зміна бюджету проекту, що закінчується збільшенням загальної вартості проекту. Це може статися через три основні причини:

Які ознаки перевищення витрат?

Команди повинні переконатися, що вони мають чіткий вигляд прогресу проекту, щоб зловити будь-які ознаки перевищення витрат. Ось декілька способів виявити можливе перевищення бюджету швидко:

Загальні причини перевищення витрат у проектах

Для того, щоб досягти успіху, важливо уникнути перевищення витрат. Навіть з усіма чеками і балансами на місці, ви все ще можете перейти до бюджету.

Перш ніж ми зможемо зрозуміти, як контролювати перевищення витрат, давайте уважніше подивимося на загальні причини перевищення витрат у проектах.

Неточні оцінки проекту

28% проектівЧерез помилкові оцінки проекту.

Нухарактерність за оцінками може виникнути як з недооцінки, так і за переоцінка витрат. Обидва однаково є шкідливими та наслідками навмисних або ненавмисних упереджень прогнозування.

Для забезпечення позитивних результатів проекту, оцінки повинні бути керовані та точні.

Сфера повзучість

З динамічним діловим середовищем і часто змінюючи бізнес-потреби, обсяг повзучості часто неминучий.

45% проектівДосвід обсягу повзучості, який є одним з найпоширеніших факторів перевищення витратУправління проектами. Використовуючи детальний і ретельнийСистема відстеження проектуможе допомогти у моніторингу завершені та очікувані завдання контролювати обсяг повзучості.

Відсутність управління ризиками

Кожен менеджер проекту створює плани, сподіваючись, що вони будуть працювати, як це передбачено. На жаль, це не так просто.

Непередбачувані внутрішні або зовнішні чинники можуть спричинити несподівані затримки проекту або призвести до перевищення витрат. Маючиризик і Стратегія управління зміноюНа місці може допомогти вашій команді уникнути будь-яких фінансових втрат.

Прогалини комунікації в командах

29% проектівЧерез нечітке спілкування. Не маючи простої лінії зв'язку між керівниками проектів та зацікавленими сторонами може призвести до того, щоб уникнути затримки.

Такі затримки можуть спричинити витрачені зусилля, неправильноприйняті ресурси, втрачений час, а витрати перевищує управління проектами.

Як ви запобігаєте перевищення витрат?

ДослідженняМакКінсі та університет ОксфордПрипускає, що більше половини великих ІТ-проектів перевищують свої визначені бюджети більш ніж на 45%.

Оскільки технологічні проекти зростають у сфері та досягають ширшої організаційної бази, будь-які помилки становлять величезний ризик для всієї компанії.

З більш ніж 66 мільярдів доларів втрачається щорічно через перевищення витрат, втрачаючи контроль над вашим бюджетом проекту, може перетягнути прибутковість компанії вниз. Ось кілька порад, щоб запобігти перевищення витрат проекту та зберегти більш жорсткий рівень вашого бюджету:

Плануйте проекти точно

Одним з найбільш ефективних способів забезпечення успіху проекту є точно планувати їх. Більш точні ваші оцінки, тим більші шанси проекту, що перебувають у бюджеті.

Мати детальний бюджет іПлан управління ризикамиможе допомогти покрити свої основи та покласти проект на шляху до досягнення своїх запланованих цілей.

Здійснювати належну перевірку з постачальниками

Багато проектів вимагають співпраці з сторонніми постачальниками. Їх підтримка може варіюватися від виконання конкретних завдань для постачання ключової сировини до субпідряду для виробництва продукції.

Переконайтеся, що ваші команди роблять своїналежністьПерш ніж встановити ці ключові відносини постачальника. В іншому випадку ці постачальники можуть виявитися надзвичайно дорогим і призвести до переоцінки витрат. Для цього перегляньте ці ключові кроки:

Контрольна сфера повзучості та оптимізації ресурсів

Дослідження PMI підтверджуєщо початкові етапи проекту мають найбільший вплив на загальну вартість ..

Кінцеві користувачі, члени внутрішньої команди та інші зацікавлені сторони можуть ввести декілька запитів змін, які можуть призвести до перевищення витрат у проекті. Провести ретельний відгук, перш ніж затвердити будь-якийОбласть зміниі забезпечити теж перепризначення ресурсів.

Завдяки кваліфікованій команді з оптимальними ресурсами, ви можете мати більш економічний проект, який досягає успіху у своїх цілях.

Використовуйте інструмент управління проектами

Надання диспетчера проекту універсальнийІнструмент управління проектамиМоже бути корисним у підвищенні ефективності роботи та контролю витрат.

Окрім моніторингових ресурсів проекту, це також може допомогти кращезавдання плануваннящоб уникнути втрати ресурсів або втрати.

Мають чіткий канал зв'язку

За допомогоюПрограмне забезпечення управління проектамиДля безшовного спілкування може допомогти зберегти проект на трасі.

Основні зацікавлені сторони отримають широкий огляд прогресу проекту, тоді як команди проекту будуть мати легкий доступ до всіх деталей, необхідних для їх роботи.

Стежити за прогресом

Щоб запобігти перевищення витрат, стежте за прогресом проекту. ВикористатиІнструменти управління проектамиДля виявлення менших питань і запобігання їх зростаючим у більші проблеми, які можуть загрожувати успіху проекту.

Графіки GanttДозвольте вам стежити за часовою шкалою проекту, навантаження команди та будь-яких промах у режимі реального часу.

Що робити, коли витрати мають перевищення

Якщо витрати на проект перевищує найкращі зусилля ваших команд, є кілька кроків, які ви можете зробити, щоб отримати проект назад на трасі. Ключ до успіху проекту полягає в тому, щоб освоїти чотири широкі розміри вартості:

Дізнайтеся справжню причину

Копати глибше до конкретних заходів, які вийшли з бюджету, щоб з'ясувати реальні причини затримки проекту та перевищення витрат.

Цілком можливо, що одним завданням проекту зайняв більшу кількість ресурсів або часу, ніж очікувалося, що призводить до впливу каскаду на подальшому задачі проекту. Говоріть з членами вашої команди та провести детальний огляд, перш ніж прийти до будь-яких висновків.

Керування стратегією та зацікавленими сторонами

Занадто багато уваги щодо процесів бюджету проекту та планування може призвести до меншої уваги до проектустратегіяі зацікавлені сторони.

Встановлення стратегічної цінності проекту рано може зберегти увагу на проекті. Вирівнюючи бізнес-цілі з графікою проекту, ви можете допомогти командам проекту уникнути перевищення витрат та успішно доставляти проекти.

Отримайте команду на вашій стороні

Високопродуктивна культура, спільне бачення та спільні процеси команди є важливими для доставки найпопулярніших проектів.

Створіть спільну конструктивну структуру на основі проекту замість індивідуальної мети роботи. Зачіпатиуправління змінамистратегії прозорого та природного способу.

Через точне та своєчасне спілкування проектних змін, віхи та ключові розробки, кожен член команди залишається на тій же сторінці.

Залишайтеся вірним для практики управління проектами

Намагався і перевіривПрактика управління проектамиНа місці може допомогти вашій команді доставити проект за планом.

Впровадити процедуру дисципліну та створити суворий процес для будь-яких запитів на зміну з коротшими циклами доставки, щоб уникнути роботи. Це забезпечує чітке право власності та уникає непорозумінь команди, що призводить до більшої ефективності.

Як запобігти перевищення витратМенеджер завдань UDN

Захистіть шанси, забезпечуючи, щоб ваш проект забезпечує вартість у межах свого часового шкала та бюджету. Досягнення успішних результатів, використовуючи програмне забезпечення управління проектами, яке дає вам інструменти, які потрібно планувати, монітор та звіт.

Менеджер завдань UDNДозволяє створювати та доставляти вартість своїм клієнтам, розширюючи вашу команду з інструментами, необхідними для завершення найпопулярніших проектів.

Монітор прогресу проекту з візуальнимКанна дощокі автоматизувати завдання, щоб забезпечити час доставки часу. Початок планування високоякісних проектів, які прибувають до розкладу та бюджету зМенеджер завдань UDN у Безкоштовна двотижнева судова судова .