Hvad er cost overrun? Sådan forhindrer du det

Projekt planlægninghandler om nøjagtighed. Med ca.28% af projekterneManglende på grund af upræcisekosteEstimater, det er klart, at din projektplan fortjener tid og opmærksomhed.

Ukorrekte prognoser om omkostninger, ressourcer, ydelser og estimerede varigheder kan bringe projektrisici, der kan påvirke din organisations rentabilitet og vækstmuligheder. TageApple AnnulleringDens meget hyped Airpower - en trådløs opladningsmåtte - efter at have brugt næsten to år på sin R & AMP; D som et tilfælde i punkt.

Mangel på korrektCost Management., ineffektivtProjekt Design, og underudnyttelse af ressourcer kan føre til, at projekter går over budgettet eller endog at blive annulleret. Lad os tage et dybere kig på omkostningsoverskridelse, årsager til projektforsinkelse, og hvordan man kan fuldføre projekter, mens de styrer omkostningsoverskridelsen.

Hvad er definitionen af ​​omkostningsoverskridelse?

Omkostningsoverskridelse er en uventet ændring i projektbudgettet, der ender med at øge det samlede projektomkostninger. Det kan ske på grund af tre primære årsager:

Hvad er tegn på omkostningsoverskridelse?

Hold skal sørge for, at de har en klar oversigt over projektets fremskridt for at fange tegn på omkostningsoverskridelse. Her er et par måder at se mulige budgetoverskridelser hurtigt:

Fælles grunde til omkostningsoverskridelser i projekter

For projekter for at lykkes, er det vigtigt at undgå omkostningsoverskridelse. Selv med alle de checks og saldi på plads, kan du stadig gå over budgettet.

Før vi kan forstå, hvordan man styrer omkostningsoverskridelsen, lad os se nærmere på de fælles grunde til omkostningsoverskridelser i projekter.

Ukorrekte projektestimater

28% af projekterne fejlerpå grund af fejlagtige projekt estimater.

Unøjagtighed i estimater kan skyldes både undervurdering og overvurdering af omkostningerne. Begge er lige så skadelige og en konsekvens af forsætlige eller utilsigtede prognoser.

For at sikre positive projektresultater skal estimater være data-drevet og præcise.

Omfanget krybe

Med et dynamisk forretningsmiljø og ofte skiftende forretningsbehov er omfanget krybe ofte uundgåeligt.

45% af projekterneErfaringsområder Creep, som er en af ​​de mest almindelige faktorer af omkostningsbesparelse iprojektledelse. Udnytte en detaljeret og grundigProjektsporingssystemkan hjælpe med at overvåge gennemført og ventende opgaver for at kontrollere omfanget kryb.

Manglende risikostyring

Hver projektleder skaber planer, der håber, at de vil fungere som beregnet. Desværre er det ikke så simpelt som det.

Uforudsigelige interne eller eksterne faktorer kan forårsage uventede projektforsinkelser eller føre til omkostningsoverskridelse. Have A.risiko og Skift ledelsesstrategiPå plads kan hjælpe dit team med at undgå økonomiske tab.

Kommunikationsgabelser inden for hold

29% af projekterne fejlerpå grund af uklar kommunikation. Ikke at have en simpel kommunikationslinje mellem projektledere og interessenter kan føre til undgåelige forsinkelser.

Sådanne forsinkelser kan forårsage spildt indsats, misdirected ressourcer, tabt tid og omkostningsoverskridelse i projektledelsen.

Hvordan forhindrer du prisoverskridelser?

Forskning fraMcKinsey og University of Oxfordforeslår, at mere end halvdelen af ​​store it-projekter overskrider deres definerede budgetter med over 45%.

Da tekniske projekter vokser i omfang og når en bredere organisatorisk base, udgør eventuelle fejl en stor risiko for hele virksomheden.

Med mere end 66 milliarder dollars tabt årligt på grund af omkostningsoverskridelser, kan tabe kontrol over dit projektbudget trække en virksomheds rentabilitet nedad. Her er nogle tips til at forhindre projektomkostning overrune og holde en strammere tøj på dit budget:

Planlæg projekter nøjagtigt

En af de mest effektive måder at sikre projektsucces på er at planlægge dem præcist. Jo mere præcise dine estimater er, desto større er chancerne for projektet, der bor inden for budgettet.

Har et detaljeret budget ogRisikostyringsplanKan hjælpe med at dække dine baser og sætte projektet på rette spor for at nå sine planlagte mål.

Udøve due diligence med leverandører

Mange projekter kræver samarbejde med tredjepartsleverandører. Deres støtte kan variere fra at udføre specifikke opgaver til at levere nøgle råmateriale til underentreprise til produktproduktion.

Sørg for, at dine hold gør deresrettidig omhuFør du etablerer disse nøgle leverandørforhold. Ellers kan disse leverandører vise sig uforholdsmæssigt dyre og føre til undgåelig omkostningsoverskridelse. For at gøre dette skal du gennemgå disse nøgle trin:

Kontrolfeltet kryber og optimer ressourcerne

PMI-forskning bekræfterat de indledende faser af et projekt har den største indflydelse på dets samlede omkostninger ..

Slutbrugere, interne holdmedlemmer og andre interessenter kan indtaste flere changeanmodninger, der kan føre til omkostningsoverskridelse i projektet. Gennemfør en grundig gennemgang før godkendelse af nogenomfanget ændresog sørg for, at du også omfordeler ressourcerne.

Ved at samle et dygtig team med optimale ressourcer, kan du få et mere omkostningseffektivt projekt, der lykkes i sine mål.

Ansætte et projektstyringsværktøj

Giver din projektleder en alsidigProjektstyringsværktøjkan være nyttigt for at øge projektets effektivitet og kontrollere omkostningsoverskridelsen.

Bortset fra at overvåge projektressourcer effektivt, kan det også hjælpe med det bedreopgave planlægningfor at undgå nogen ressource spild eller tab.

Har en klar kommunikationskanal

Ved brug afProjektstyringssoftwareFor sømløs kommunikation kan hjælpe med at holde projektet på rette spor.

Nøgleinteressenter vil få et bredt overblik over projektets fremskridt, mens projektgrupperne vil have nem adgang til alle de detaljer, der er nødvendige for deres arbejde.

Hold øje med fremskridt

For at forhindre omkostningsoverskridelse skal du holde øje med projektets fremskridt. UdnytteProjektledelsesværktøjerAt identificere mindre problemer og forhindre dem i at vokse til større problemer, der kan true projektets succes.

Gantt Charts.Tillad dig at holde øje med projektets tidslinje, hold arbejdsbyrde og eventuelle slippages i realtid.

Hvad skal man gøre, når omkostningerne har overskredet

Hvis projektomkostningerne overskrider trods dine holds bedste indsats, er der nogle trin, som du kan tage for at få projektet tilbage på sporet. Nøglen til projektsucces er at mestre de fire brede dimensioner af omkostningerne:

Find ud af den rigtige grund

Grav dybere ind i de specifikke aktiviteter, der gik ud af budgettet for at finde ud af de reelle årsager til projektforsinkelsen og omkostningsoverskridelsen.

Det er helt muligt, at en projektopgave tog flere ressourcer eller tid end forventet, hvilket resulterede i en cascading-effekt på den efterfølgende projektopgave. Tal med dine teammedlemmer og foretage en detaljeret gennemgang, inden de kommer til nogen konklusioner.

Administrer projektstrategi og interessenter

For meget fokus på projektbudgettering og planlægningsprocesser kan føre til, at der gøres mindre opmærksomhed på projektetstrategiog interessenter.

Etablering af projektets strategiske værdi tidligt kan holde fokus på projektet. Ved at tilpasse forretningsmålene med projekttidslinje, kan du hjælpe projektgrupper med at undgå omkostningsbesparelser og levere projekter med succes.

Få holdet på din side

En højtydende kultur, fælles vision og delte teamprocesser er afgørende for at levere topprojekter.

Opret en fælles projektbaseret incitamentsstruktur i stedet for et individuelt arbejdsmål. Infuse.forandringsledelsestrategier på en gennemsigtig og naturlig måde.

Gennem præcis og rettidig kommunikation af projektændringer, milepæle og nøgleudviklinger forbliver hvert holdmedlem på samme side.

Bliv tro mod Core Project Management Practices

Efter at have prøvet og testetProjektledelsespraksis.På plads kan hjælpe dit team med at levere projektet efter planen.

Indfør procesdisciplin og opret en streng proces for eventuelle forandringsanmodninger med kortere leveringscykler for at undgå spild. Dette sikrer klart ejerskab og undgår hold misforståelser, hvilket resulterer i større effektivitet.

Sådan forhindrer man omkostningsoverskridelse medUDN Task Manager

Defy oddsene ved at sikre, at dit projekt leverer værdi inden for tidslinjen og budgettet. Opnå succesfulde resultater ved at udnytte projektstyringssoftware, der giver dig de værktøjer, du har brug for til at planlægge, overvåge og rapportere.

UDN Task ManagerGiver dig mulighed for at oprette og levere værdi til dine kunder, der giver dine hold til de værktøjer, de har brug for til at gennemføre topprojekter.

Overvåg projekt fremskridt med visuelKanban boards.og automatisere opgaver for at sikre levering på tid. Begynd at planlægge projekter af høj kvalitet, der ankommer på skema og budget medUDN Task ManagerS. S.Gratis to-ugers prøveversion .