Chi phí Overrun là gì? Làm thế nào để ngăn chặn nó

Dự án lập kế hoạchlà tất cả chính xác về. với khoảng28% các dự ánthất bại do không chính xácGiá cảước tính, thì rõ ràng rằng kế hoạch dự án của bạn xứng đáng thời gian và sự chú ý.

dự báo chính xác về chi phí, nguồn lực, lợi ích, và thời gian ước tính có thể mang lại rủi ro dự án mà có thể ảnh hưởng đến khả năng sinh lời và tăng trưởng các cơ hội của tổ chức của bạn. Lấytáo hủy bỏnhiều lăng xê airpower của nó - một sạc không dây mat - sau khi trải qua gần hai năm vào R & amp của nó; D như một ví dụ điển hình.

Thiếu hợp lýQuản lý chi phí, không hiệu quảthiết kế dự ánVà underutilization các nguồn lực có thể dẫn đến các dự án đi qua ngân sách hoặc thậm chí bị hủy bỏ. Chúng ta hãy nhìn sâu vào thấu chi ngân sách, nguyên nhân của sự chậm trễ của dự án, và làm thế nào để dự án hoàn thành công khi quản lý thấu chi ngân sách.

định nghĩa về thấu chi ngân sách là gì?

Chi phí tràn ngập là một sự thay đổi bất ngờ trong ngân sách dự án đầu lên tăng tổng chi phí dự án. Nó có thể xảy ra do ba lý do chính:

những dấu hiệu của thấu chi ngân sách là gì?

Đội cần phải chắc chắn rằng họ có một cái nhìn rõ ràng về tiến độ dự án để đón bất kỳ dấu hiệu của thấu chi ngân sách. Dưới đây là một vài cách để phát hiện vượt ngân sách có thể nhanh chóng:

lý do phổ biến cho chi phí quá mức vào các dự án

Đối với dự án để thành công, điều quan trọng là để tránh thấu chi ngân sách. Ngay cả với tất cả các kiểm tra và cân bằng tại chỗ, bạn vẫn có thể đi qua ngân sách.

Trước khi chúng ta có thể hiểu được làm thế nào để kiểm soát thấu chi ngân sách, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn lý do phổ biến cho chi phí quá mức vào các dự án.

dự toán dự án không chính xác

28% số dự án thất bạiDo dự án có sai sót.

Thiếu chính xác trong dự toán có thể là kết quả của cả hai đánh giá thấp và đánh giá quá cao của chi phí. Cả hai đều có hại và hậu quả của những thành kiến dự báo cố ý hoặc vô ý.

Để đảm bảo kết quả dự án tích cực, ước tính phải dựa trên dữ liệu và chính xác.

Phạm vi creep.

Với một môi trường kinh doanh năng động và thường xuyên thay đổi nhu cầu kinh doanh, phạm vi creep thường không thể tránh khỏi.

45% các dự ánkinh nghiệm phạm vi creep, mà là một trong những yếu tố phổ biến nhất của thấu chi ngân sách trongquản lý dự án. Bằng cách sử dụng một trình bày chi tiết và kỹ lưỡnghệ thống theo dõi dự áncó thể giúp đỡ trong việc giám sát đã hoàn thành và đang chờ giải nhiệm vụ cho phạm vi kiểm soát creep.

Thiếu quản lý rủi ro

Mỗi quản lý dự án tạo ra kế hoạch hy vọng họ sẽ làm việc ra như dự định. Thật không may, nó không đơn giản như vậy.

các yếu tố nội bộ hay bên ngoài không thể đoán trước có thể gây ra sự chậm trễ dự án bất ngờ hoặc dẫn đến thấu chi ngân sách. Có mộtrủi ro và chiến lược quản lý sự thay đổitại chỗ có thể giúp đội bóng của bạn tránh bất kỳ thiệt hại tài chính.

khoảng trống thông tin liên lạc trong đội

29% các dự án thất bạiDo thông tin liên lạc rõ ràng. Không có một dòng đơn giản của giao tiếp giữa các nhà quản lý dự án và các bên liên quan có thể dẫn đến sự chậm trễ có thể tránh được.

sự chậm trễ như vậy có thể gây lãng phí công sức, nguồn lực sai địa chỉ, mất thời gian, và chi phí tràn ngập trong quản lý dự án.

Làm thế nào để bạn tránh chi phí quá mức?

Nghiên cứu từMcKinsey và Đại học Oxfordcho thấy hơn một nửa số lượng lớn các dự án CNTT tràn ngập ngân sách được xác định bằng cách trên 45%.

Khi các dự án công nghệ phát triển trong phạm vi và đạt đến một cơ sở tổ chức rộng hơn, bất kỳ lỗi nào gây ra rủi ro rất lớn cho toàn bộ công ty.

Với hơn 66 tỷ đô la bị mất hàng năm do vượt mức chi phí, việc mất kiểm soát ngân sách dự án của bạn có thể kéo lợi nhuận của công ty xuống dưới. Dưới đây là một số mẹo để ngăn chặn chi phí dự án tràn ngập và giữ một sự kìm nén chặt chẽ hơn về ngân sách của bạn:

Kế hoạch dự án chính xác

Một trong những cách hiệu quả nhất để đảm bảo thành công dự án là lập kế hoạch chính xác. Ước tính của bạn càng chính xác là, cơ hội của dự án vẫn còn trong ngân sách càng lớn.

Có một ngân sách chi tiết vàkế hoạch quản lý rủi rocó thể giúp che phủ các căn cứ của bạn và đưa dự án theo dõi để đạt được các mục tiêu theo kế hoạch của nó.

Tập thể dục do sự siêng năng với các nhà cung cấp

Nhiều dự án yêu cầu sự hợp tác với các nhà cung cấp của bên thứ ba. Hỗ trợ của họ có thể bao gồm từ việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để cung cấp nguyên liệu chính để thu phụ để sản xuất sản phẩm.

Đảm bảo các đội của bạn đang làmdo siêng năngtrước khi thiết lập các mối quan hệ nhà cung cấp quan trọng này. Nếu không, các nhà cung cấp này có thể chứng minh đắt tiền nghiêm cấm và dẫn đến vượt chi phí có thể tránh được. Để làm điều này, hãy xem lại các bước chính:

Kiểm soát phạm vi leo và tối ưu hóa tài nguyên

Xác nhận nghiên cứu PMIrằng các giai đoạn ban đầu của một dự án có ảnh hưởng lớn nhất đến tổng chi phí của nó ..

Người dùng cuối, các thành viên trong nhóm nội bộ và các bên liên quan khác có thể nhập nhiều yêu cầu thay đổi có thể dẫn đến chi phí vượt mức trong dự án. Tiến hành xem xét kỹ lưỡng trước khi phê duyệt bất kỳphạm vi thay đổiVà đảm bảo rằng bạn cũng gán lại các tài nguyên.

Bằng cách kết hợp một đội ngũ lành nghề với các tài nguyên tối ưu, bạn có thể có một dự án hiệu quả hơn về chi phí thành công trong các mục tiêu của mình.

Sử dụng một công cụ quản lý dự án

Cung cấp cho người quản lý dự án của bạn một linh hoạtCông cụ quản lý dự áncó thể hữu ích trong việc tăng hiệu quả của dự án và kiểm soát chi phí vượt mức.

Ngoài việc giám sát tài nguyên dự án một cách hiệu quả, nó cũng có thể giúp tốt hơnbài tập Lên lịchđể tránh bất kỳ sự lãng phí hoặc mất tài nguyên.

Có một kênh truyền thông rõ ràng

Sử dụngPhần mềm quản lý dự ánĐể liên lạc liền mạch có thể giúp giữ dự án theo dõi.

Các bên liên quan chính sẽ nhận được một cái nhìn tổng quan rộng rãi về tiến trình dự án trong khi các nhóm dự án sẽ dễ dàng truy cập vào tất cả các chi tiết cần thiết cho công việc của họ.

Theo dõi tiến độ

Để ngăn chặn chi phí vượt mức, hãy theo dõi tiến độ dự án. Sử dụngCông cụ quản lý dự ánĐể xác định các vấn đề nhỏ hơn và ngăn chặn chúng phát triển thành các vấn đề lớn hơn có thể đe dọa thành công dự án.

Biểu đồ GANTT.Cho phép bạn để mắt đến dòng thời gian dự án, khối lượng công việc đội ngũ và bất kỳ sự trượt trong thời gian thực.

Phải làm gì khi chi phí bị tràn ngập

Nếu chi phí dự án tràn ngập bất chấp những nỗ lực tốt nhất của các đội, có một số bước mà bạn có thể thực hiện để đưa dự án trở lại theo dõi. Chìa khóa thành công của dự án là để thành thạo bốn kích thước rộng của chi phí:

Tìm hiểu lý do thực sự

Đào sâu hơn vào các hoạt động cụ thể đã tắt ngân sách để tìm ra những lý do thực sự cho sự chậm trễ của dự án và vượt trội về chi phí.

Hoàn toàn có thể một nhiệm vụ dự án đã lấy nhiều tài nguyên hoặc thời gian hơn dự kiến, dẫn đến tác động xếp tầng đối với nhiệm vụ dự án tiếp theo. Nói chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn và tiến hành đánh giá chi tiết trước khi đưa ra bất kỳ kết luận nào.

Quản lý chiến lược dự án và các bên liên quan

Quá nhiều tập trung vào các quy trình lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án có thể dẫn đến việc ít chú ý đến dự ánchiến lượcvà các bên liên quan.

Thiết lập giá trị chiến lược của dự án sớm có thể giữ tập trung vào dự án. Bằng cách sắp xếp các mục tiêu kinh doanh với Dòng thời gian dự án, bạn có thể giúp các nhóm dự án tránh chi phí vượt mức và cung cấp các dự án thành công.

Lấy đội về phía bạn

Một nền văn hóa hiệu suất cao, tầm nhìn chung và các quy trình nhóm chung là cần thiết để cung cấp các dự án thực hiện hàng đầu.

Tạo một cấu trúc khuyến khích dựa trên dự án chung thay vì một mục tiêu công việc riêng lẻ. Truyền thôngthay đổi cách quản lýchiến lược một cách minh bạch và tự nhiên.

Thông qua giao tiếp chính xác và kịp thời các thay đổi dự án, các mốc quan trọng và phát triển chính, mọi thành viên trong nhóm đều ở trên cùng một trang.

Ở đúng với thực hành quản lý dự án cốt lõi

Đã thử và thử nghiệmthực hành quản lý dự ánTại chỗ có thể giúp nhóm của bạn giao dự án theo kế hoạch.

Giới thiệu quy trình kỷ luật và thiết lập một quy trình nghiêm ngặt cho bất kỳ yêu cầu thay đổi nào với chu kỳ giao hàng ngắn hơn để tránh lãng phí. Điều này đảm bảo quyền sở hữu rõ ràng và tránh các hiểu lầm của nhóm, dẫn đến hiệu quả cao hơn.

Làm thế nào để ngăn chặn chi phí tràn ngập vớiQuản lý tác vụ UDN

Bất chấp tỷ lệ cược bằng cách đảm bảo dự án của bạn cung cấp giá trị trong dòng thời gian và ngân sách của nó. Đạt được kết quả thành công bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án cung cấp cho bạn các công cụ bạn cần lập kế hoạch, giám sát và báo cáo.

Quản lý tác vụ UDNCho phép bạn tạo và cung cấp giá trị cho khách hàng của mình, trao quyền cho các nhóm của bạn với các công cụ họ cần để hoàn thành các dự án hoạt động hàng đầu.

Giám sát tiến độ dự án với hình ảnhBảng Kanbanvà tự động hóa các nhiệm vụ để đảm bảo giao hàng đúng hạn. Bắt đầu lập kế hoạch các dự án chất lượng cao đến lịch trình và ngân sách vớiQuản lý tác vụ UDN 'S dùng thử hai tuần miễn phí .