Τι είναι η υπέρβαση του κόστους; Πώς να το αποτρέψετε
Εργο σχεδίασηείναι η ακρίβεια. Περίπου28% των έργωνΑποτυχία λόγω αιχμήςκόστοςΕκτιμήσεις, είναι σαφές ότι το σχέδιο του έργου σας αξίζει χρόνο και προσοχή.
Οι ανακριβείς προβλέψεις σχετικά με το κόστος, τους πόρους, τα οφέλη και τις εκτιμώμενες διάρκειες μπορούν να φέρουν τους κινδύνους του έργου που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την κερδοφορία και τις ευκαιρίες ανάπτυξης του οργανισμού σας. ΠαίρνωΑκύρωση της AppleΤο πολυ-υπεύθυνο αεροσκάφος - ένα ασύρματο φορτίο φόρτισης - αφού δαπανήσει σχεδόν δύο χρόνια για την R & D. D ως περίπτωση στο σημείο.
Έλλειψη σωστώνδιαχείριση κόστους, αναποτελεσματικήΣχεδιασμός έργουκαι η υποτροπή των πόρων μπορεί να οδηγήσει σε έργα που προέρχονται από τον προϋπολογισμό ή ακόμη και ακυρωθούν. Ας πάρουμε μια βαθύτερη εμφάνιση στην υπέρβαση του κόστους, αιτίες καθυστέρησης έργου και πώς να ολοκληρώσει επιτυχώς τα έργα κατά τη διαχείριση της υπέρβασης του κόστους.
Ποιος είναι ο ορισμός της υπέρβασης του κόστους;
Η υπέρβαση του κόστους είναι μια απροσδόκητη αλλαγή στον προϋπολογισμό του έργου που καταλήγει στην αύξηση του συνολικού κόστους του έργου. Μπορεί να συμβεί λόγω τριών πρωταρχικών λόγων:
Ποια είναι τα σημάδια της υπέρβασης του κόστους;
Οι ομάδες πρέπει να διασφαλίσουν ότι έχουν μια σαφή εικόνα της προόδου του έργου για να πιάσουν τυχόν σημάδια υπέρβασης του κόστους. Εδώ είναι μερικοί τρόποι για να εντοπίσετε τις πιθανές υπερβάσεις του προϋπολογισμού γρήγορα:
Κοινοί λόγοι για τις υπερβάσεις του κόστους σε έργα
Για να πετύχουν έργα, είναι σημαντικό να αποφευχθεί η υπέρβαση του κόστους. Ακόμη και με όλους τους ελέγχους και τις ισορροπίες στη θέση τους, μπορεί να συνεχίσετε να υπερβείτε τον προϋπολογισμό.
Πριν μπορούμε να καταλάβουμε πώς να ελέγξουμε την υπέρβαση του κόστους, ας εξετάσουμε προσεκτικά τους κοινούς λόγους για τις υπερβάσεις του κόστους σε έργα.
Ανακριβείς εκτιμήσεις έργων
Το 28% των έργων αποτυγχάνουνλόγω των εσφαλμένων εκτιμήσεων του έργου.
Η ανακρίβεια στις εκτιμήσεις μπορεί να προκύψει τόσο από την υποεκτίμηση όσο και από την υπερεκτίμηση του κόστους. Και οι δύο είναι εξίσου επιβλαβείς και συνέπεια της σκόπιμης ή ακούσιας προκαταβολής προβλέψεων.
Για να διασφαλιστεί τα αποτελέσματα των θετικών έργων, οι εκτιμήσεις πρέπει να οδηγούνται και ακριβείς.
Πεδίο σέρνεται
Με ένα δυναμικό επιχειρηματικό περιβάλλον και συχνά μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες, η ερπυσμός του πεδίου είναι συχνά αναπόφευκτη.
45% των έργωνεμπειρία σε εξέλιξη, ο οποίος είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους παράγοντες της υπέρβασης του κόστουςδιαχείριση έργου. Χρησιμοποιώντας μια λεπτομερή και λεπτομερήΣύστημα παρακολούθησης έργουΜπορεί να βοηθήσει στην παρακολούθηση ολοκληρωθεί και εκκρεμεί καθήκοντα για τον έλεγχο του πεδίου ελέγχου.
Έλλειψη διαχείρισης κινδύνου
Κάθε διαχειριστής έργου δημιουργεί σχέδια ελπίζοντας ότι θα λειτουργήσουν όπως προβλέπεται. Δυστυχώς, δεν είναι τόσο απλό όσο αυτό.
Οι απρόβλεπτοι εσωτερικοί ή εξωτερικοί παράγοντες μπορούν να προκαλέσουν μη αναμενόμενες καθυστερήσεις του έργου ή να οδηγήσουν σε υπέρβαση του κόστους. Εχοντας ένακίνδυνοςκαιΣτρατηγική αλλαγής διαχείρισηςΣτη θέση του μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να αποφύγει οποιεσδήποτε οικονομικές απώλειες.
Τα κενά επικοινωνίας εντός ομάδων
Το 29% των έργων αποτυγχάνουνλόγω της ασαφής επικοινωνίας. Δεν έχει μια απλή γραμμή επικοινωνίας μεταξύ των διαχειριστών έργων και των ενδιαφερομένων μπορεί να οδηγήσει σε αποφευχθείσες καθυστερήσεις.
Τέτοιες καθυστερήσεις μπορούν να προκαλέσουν σπαταλημένες προσπάθειες, εσφαλμένους πόρους, τον χαμένο χρόνο και την υπέρβαση του κόστους στη διαχείριση έργων.
Πώς εμποδίζετε τις υπερβάσεις του κόστους;
Έρευνα απόMcKinsey και το Πανεπιστήμιο της ΟξφόρδηςΠροτείνει ότι περισσότερα από τα μισά μεγάλα έργα πληροφορικής υπερβαίνουν τους καθορισμένους προϋπολογισμούς τους κατά περισσότερο από 45%.
Δεδομένου ότι τα έργα τεχνολογίας αναπτύσσονται στο πεδίο εφαρμογής και φτάνουν σε μια ευρύτερη οργανωτική βάση, τυχόν σφάλματα δημιουργούν τεράστιο κίνδυνο σε ολόκληρη την εταιρεία.
Με περισσότερα από 66 δισεκατομμύρια δολάρια που χάνονται ετησίως λόγω των υπερβάσεων του κόστους, η απώλεια ελέγχου του προϋπολογισμού του έργου σας μπορεί να μεταφέρει την κερδοφορία μιας εταιρείας προς τα κάτω. Εδώ είναι μερικές συμβουλές για την πρόληψη της υπέρβασης του κόστους του έργου και να διατηρήσετε έναν πιο αυστηρότερο τον προϋπολογισμό σας:
Σχεδιάστε τα έργα με ακρίβεια
Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για την εξασφάλιση της επιτυχίας του έργου είναι να τους σχεδιάσουμε με ακρίβεια. Όσο ακριβέστερα είναι οι εκτιμήσεις σας, τόσο μεγαλύτερες είναι οι πιθανότητες του έργου που διαμένουν στον προϋπολογισμό.
Έχοντας λεπτομερή προϋπολογισμό καιΣχέδιο διαχείρισης κινδύνωνΜπορεί να καλύψει τις βάσεις σας και να θέσει το έργο σε καλό δρόμο για να επιτύχει τους προγραμματισμένους στόχους της.
Άσκηση δέουσα επιμέλεια με προμηθευτές
Πολλά έργα απαιτούν συνεργασία με προμηθευτές τρίτων. Η υποστήριξή τους μπορεί να κυμαίνεται από την εκτέλεση συγκεκριμένων καθηκόντων στην παροχή βασικής πρώτης ύλης σε υπεργολαβία για την παραγωγή προϊόντων.
Βεβαιωθείτε ότι οι ομάδες σας κάνουν τουςδέουσα επιμέλειαΠριν από την ίδρυση αυτών των βασικών σχέσεων προμηθευτή. Διαφορετικά, αυτοί οι προμηθευτές μπορούν να αποδειχθούν απαγορευτικά δαπανηρές και να οδηγήσουν σε υπέρβαση του κόστους. Για να το κάνετε αυτό, ελέγξτε αυτά τα βασικά βήματα:
Ελέγξτε το πεδίο Creep και βελτιστοποιήστε τους πόρους
Η έρευνα PMI επιβεβαιώνειότι τα αρχικά στάδια ενός έργου έχουν τη μεγαλύτερη επιρροή στο συνολικό κόστος του ..
Οι τελικοί χρήστες, τα μέλη της εσωτερικής ομάδας και άλλοι ενδιαφερόμενοι μπορούν να εισάγουν πολλαπλές αλλαγές αιτημάτων που μπορούν να οδηγήσουν σε υπερβάθμιση του κόστους στο έργο. Διεξάγει μια λεπτομερή αναθεώρηση πριν εγκρίνετε οποιαδήποτεΑλλαγές πεδίου εφαρμογήςκαι να διασφαλίσετε ότι θα διαβεβαιώσετε και τους πόρους.
Συνδυάζοντας μια εξειδικευμένη ομάδα με βέλτιστους πόρους, μπορείτε να έχετε ένα οικονομικά αποδοτικό έργο που επιτυγχάνει στους στόχους της.
Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου
Δίνοντας στο διαχειριστή του έργου σας ένα ευέλικτοΕργαλείο διαχείρισης έργουμπορεί να είναι χρήσιμο για την αύξηση της αποδοτικότητας του έργου και τον έλεγχο του κόστους υπέρβασης.
Εκτός από την παρακολούθηση των πόρων του έργου αποτελεσματικά, μπορεί επίσης να βοηθήσει στην καλύτερη περίπτωσηέργο χρονοδρομολόγησηγια να αποφευχθεί οποιαδήποτε σπατάλη ή απώλεια πόρων.
Έχετε ένα σαφές κανάλι επικοινωνίας
ΧρησιμοποιώνταςΛογισμικό διαχείρισης έργουΓια την απρόσκοπτη επικοινωνία μπορεί να βοηθήσει να διατηρηθεί το έργο σε καλό δρόμο.
Οι κύριοι ενδιαφερόμενοι θα έχουν μια ευρεία επισκόπηση της προόδου του έργου, ενώ οι ομάδες του έργου θα έχουν εύκολη πρόσβαση σε όλες τις λεπτομέρειες που απαιτούνται για το έργο τους.
Παρακολουθήστε την πρόοδο
Για να αποφευχθεί η υπέρβαση του κόστους, προσέξτε την πρόοδο του έργου. ΧρησιμοποιώΕργαλεία διαχείρισης έργωνΓια να εντοπίσετε μικρότερα ζητήματα και να τους αποτρέψετε να αναπτυχθούν σε μεγαλύτερα προβλήματα που μπορούν να απειλήσουν την επιτυχία του έργου.
Gantt chartsΣας επιτρέπουν να παρακολουθείτε το χρονοδιάγραμμα του έργου, το φόρτο εργασίας της ομάδας και οποιαδήποτε ολίσθηση σε πραγματικό χρόνο.
Τι να κάνετε όταν το κόστος έχει ξεπεράσει
Εάν η υπέρβαση του κόστους του έργου παρά τις καλύτερες προσπάθειες των ομάδων σας, υπάρχουν μερικά βήματα που μπορείτε να πάρετε για να επιστρέψετε το έργο στο δρόμο. Το κλειδί για την επιτυχία του έργου είναι να κυριαρχήσει τις τέσσερις ευρείες διαστάσεις του κόστους:
Μάθετε τον πραγματικό λόγο
Σκάβουν βαθύτερα στις συγκεκριμένες δραστηριότητες που έφυγαν από τον προϋπολογισμό για να καταλάβουν τους πραγματικούς λόγους για την καθυστέρηση του έργου και την υπέρβαση του κόστους.
Είναι απολύτως πιθανό ότι ένα έργο έργου πήρε περισσότερους πόρους ή χρόνο από ό, τι αναμενόταν, με αποτέλεσμα την αντίκτυπη αντίκτυπο στο επόμενο έργο του έργου. Μιλήστε στα μέλη της ομάδας σας και διεξάγετε μια λεπτομερή ανασκόπηση πριν φτάσετε σε οποιαδήποτε συμπεράσματα.
Διαχειριστείτε τη στρατηγική του έργου και τα ενδιαφερόμενα μέρη
Η υπερβολική εστίαση στις διαδικασίες προϋπολογισμού και προγραμματισμού του έργου μπορεί να οδηγήσει σε λιγότερη προσοχή να καταβληθεί στο έργοστρατηγικήκαι τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Η καθιέρωση της στρατηγικής αξίας του έργου νωρίς μπορεί να διατηρήσει την εστίαση στο έργο. Με την ευθυγράμμιση των επιχειρηματικών στόχων με το χρονοδιάγραμμα του έργου, μπορείτε να βοηθήσετε τις ομάδες έργου να αποφεύγουν το κόστος υπερβάστε το κόστος και να παραδώσει επιτυχώς τα έργα.
Πάρτε την ομάδα στο πλευρό σας
Μια καλλιέργεια υψηλής απόδοσης, κοινή όραση και οι κοινές διαδικασίες ομάδας είναι απαραίτητες για την παροχή έργων κορυφαίων εκτελείων.
Δημιουργήστε μια κοινή δομή κινήτρων με βάση το έργο αντί για ένα μεμονωμένο στόχο εργασίας. ΕμπνέωΔιαχείριση αλλαγώνστρατηγικές με διαφανή και φυσικό τρόπο.
Μέσω της ακριβούς και έγκαιρης επικοινωνίας των αλλαγών του έργου, των ορόσημων και των βασικών εξελίξεων, κάθε μέλος της ομάδας παραμένει στην ίδια σελίδα.
Παραμείνετε αληθινά στις βασικές πρακτικές διαχείρισης έργων
Έχοντας δοκιμάσει και δοκιμάσειπρακτικές διαχείρισης έργωνΣτη θέση του μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να παραδώσει το έργο σύμφωνα με το σχέδιο.
Εισάγετε την πειθαρχία της διαδικασίας και δημιουργήστε μια αυστηρή διαδικασία για τυχόν αλλαγές αιτημάτων με μικρότερους κύκλους παράδοσης για να αποφύγετε τις σπατάλες. Αυτό εξασφαλίζει σαφή ιδιοκτησία και αποφεύγει τις παρεξηγήσεις της ομάδας, με αποτέλεσμα μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.
Πώς να αποτρέψετε την υπέρβαση του κόστους μεUDN Task Manager
Απενεργοποιήστε τις πιθανότητες εξασφαλίζοντας το έργο σας να παράγει αξία στο πλαίσιο της χρονικής γραμμής και του προϋπολογισμού. Επιτύχετε τα επιτυχημένα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης έργων που σας δίνει τα εργαλεία που χρειάζεστε για να σχεδιάσετε, να παρακολουθείτε και να αναφέρετε.
UDN Task ManagerΣας επιτρέπει να δημιουργήσετε και να παραδώσετε αξία στους πελάτες σας, εξουσιοδοτώντας τις ομάδες σας με τα εργαλεία που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν κορυφαία έργα.
Παρακολουθήστε την πρόοδο του έργου με την οπτικήKanban Boardsκαι αυτοματοποιήστε τις εργασίες για να εξασφαλίσετε την παραλαβή της χρονικής παράδοσης. Αρχίστε να σχεδιάζετε έργα υψηλής ποιότητας που φτάνουν στο χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό μεUDN Task Manager'μικρόΔωρεάν δοκιμή δύο εβδομάδων .
