Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα ενιαίο διάγραμμα Gantt για πολλαπλά έργα
Οι κορυφαίες ομάδες χρησιμοποιούν αρμονογράμματα για να διαχειριστούν τα έργα τους χωρίς να το συνειδητοποιήσουν ακόμη! Πιο γνωστό ωςGantt charts, Αυτά τα επαναστατικά γραφήματα οπτικής γραμμής έχουν αλλάξει τοδιαχείριση έργουπαιχνίδι.
Στις αρχές του 20ού αιώνα,Όλοι άρχισαν να δημιουργούν διαγράμματα gantt. Πρώτα σημείωσε ο πολωνικός μηχανικός Karol Adamiecki, ο οποίος ανέπτυξε ένα οπτικό διάγραμμα ροής εργασίας που ονομάζεται "αρμονικό" στα τέλη του 1800. Ωστόσο, δεν το δημοσίευσε μέχρι το 1931. Μάθημα εδώ; Ποτέ μην καθίσετε σε μια καλή ιδέα.
Τότε το 1912, ο Hermann Schürch δημοσίευσε την έκδοση του ενώ συζητά μια κατασκευήέργο. Προφανώς, όμως, τα διαγράμματα του δεν συμπεριέλαβανέργοαλληλεξάρτηση και θεωρήθηκαν ρουτίνα από τα γερμανικά πρότυπα εκείνη τη στιγμή.
Καθώς η μοίρα θα το είχε, γύρω στο 1915,Henry gantt, σύμβουλος και μηχανικός, σχεδίασε την έκδοση του για να βοηθήσει στην κατασκευή εποπτών να δει αν η εργασία ήταν επάνω, μπροστά ή πίσω από το χρονοδιάγραμμα. Και επειδή ο Gantt είναι τόσο διασκεδαστικός να πω και να ξόρκι, αυτό είναι το ιστορικό ονόματος πήγε με. Αστειεύεται! Το μοντέλο του υιοθετήθηκε κατά τη διάρκεια του Β 'Παγκοσμίου Πολέμου, τσιμέντο για πάντα το γράφημα και το όνομα του στην Vernaular της διαχείρισης έργων.
Πίσω την ημέρα, αυτά τα διαγράμματα σχεδιάστηκαν σε χαρτί και έπρεπε να επαναληφθούν για να προσαρμοστούν καθώς τα έργα μετατοπίστηκαν. Ευτυχώς, η τεχνολογία έχει ενεργοποιήσει τους διαχειριστές του έργου να προσαρμόσουν τα online διαγράμματα Gantt ακριβώς στο εργαλείο διαχείρισης έργου τους με λίγα μόνο κλικ. Έτσι αν θέλετε να το ονομάσετε ένα αρμονόγραμμα, schürch, ήGantt διάγραμμα, εδώ είναι τα κορυφαία οφέλη που η ομάδα σας μπορεί να περιμένει από την προβολή όλων των έργων σας σε μια μόνο προβολή.
Top 4 τρόποι για να χρησιμοποιήσετε ένα ενιαίο διάγραμμα Gantt για πολλά έργα
1. Πάρτε ορατότητα σε επικαλυπτόμενες εργασίες με τη ρύθμιση εξαρτήσεων
Το ακούτε γύρω από το γραφείο - οι άνθρωποι "ζυγίζουν πολλές μπάλες". Αυτό που πολλοί από αυτούς τους λαούς δεν συνειδητοποιούν είναι ότι ζυγίζουν τυφλά μάτια. Όταν τα μέλη της ομάδας χειρίζονται πολλά έργα ταυτόχρονα χωρίς τα σωστά εργαλεία, αυτές οι μεταφορικές μπάλες είναι υποχρεωμένες να έρθουν να βρεθούν κάτω. Αλλά υπάρχει μια απλούστερη μέθοδοςΠώς να διαχειριστείτε πολλά έργα? Οι ομάδες χρειάζονται εργαλεία που τους παρέχουν πλήρη θέα τα πάντα στον αέρα και να τους βοηθήσουν να δώσουν προτεραιότητα σε ποιον έργο πρέπει να πάρουν τα χέρια τους πριν χτυπήσουν το πάτωμα. Εκεί μπαίνει ένα γράφημα Gantt.
Όταν έχετε πολλά έργα που πάνε ταυτόχρονα, είναι δύσκολο να απεικονίσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα της χρήσης ενός ενιαίου γράφου Gantt κατά τη διαχείριση πολλαπλών έργων είναι ότι μπορείτε να σμικρύνετε και να δείτε πώς όλα τα καθήκοντά σας κομμάτι μαζί σαν ένα παζλ. Κατανόηση κρίσιμων πληροφοριών, όπως η παραγγελία εργασίας και η ημερομηνία λήξης, σας βοηθά να δώσετε προτεραιότητα, αλλά μερικές φορές πρέπει να είστε σε θέση να το δείτε για να το χωρίσετε πλήρως.
Ορισμένες εργασίες πρέπει να έρθουν ενώπιον άλλων. Για παράδειγμα, ένα περίγραμμα blog τυπικά θα γραφτεί πριν δημιουργηθεί ένα σχέδιο. Αλλά αυτό είναι αρκετά απλό. Εάν έχετε ένα μεγάλο πρόγραμμα κινούμενων σχεδίων, αυτό που έρχεται πρώτα - η φωνή ή τα γραφικά; Και οι δύο μπορούν να είναι αρκετά μεγάλα έργα από μόνα τους και εξαρτώνται από το ένα το άλλο. Όπως σχεδιάζετε, τα online διαγράμματα Gantt σας εξουσιοδοτούν να κάνετε αυτές τις αποφάσεις και να ορίσετε εξαρτήσεις - ακόμη και σε σχέση με τα σχέδια, διασφαλίζοντας ότι έχετε αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσετε τις εργασίες με τη σωστή σειρά.
Μόλις ορίσετε τις εξαρτήσεις σας, μπορείτε εύκολα να δείτε πώς οι εργασίες αλληλεπικαλύπτονται και πότε πρέπει να ρυθμίσετε τις ημερομηνίες λήξης. Με έναonline γράφημα gantt, εξαρτώμενα καθήκοντα μετακινούνται μαζί όταν μετακινείτε μια εργασία, οι άλλοι αφού θα μετακινηθούν πάρα πολύ. Αυτό σας δίνει τα εργαλεία που χρειάζεστε για να εξασφαλίσετε ότι δεν πέφτουν καθήκοντα μέσα από τις ρωγμές - και καμία μπάλα δεν χτυπήσει το πάτωμα.
2. Αποφύγετε την υπερφόρτωση φόρτου εργασίας και τα πιθανά σημεία συμφόρησης
Ένα κοινό σημείο πόνου πολλών διαχειριστών έργων είναι περιορισμένη ορατότητα στα έργα 'πεδίο εφαρμογήςκαι την πρόοδο, και την εμπλεκόμενη εργασία (συμπεριλαμβανομένων τωνΠαραγωγική χρήση). Φανταστείτε ότι είστε ένας διαχειριστής έργου σε μια εκκίνηση, συνεργάζοντας με την ομάδα μηχανικών γύρω από πολλαπλές επικείμενες κυκλοφορίες προϊόντων. Θα χρειαστεί να σπάσετε αρκετές υποτάξεις για κάθε χαρακτηριστικό, όπως η έρευνα, το brainstorming, η κωδικοποίηση, η οικοδόμηση του πρωτοτύπου και η δοκιμή. Αυτό συνεπάγεται πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους, και με αυτό πολλούς μάγειρες στην κουζίνα, ένα bottleneck θα επηρεάσει κάθεΤο φόρτο εργασίας του μέλους του έργουκαι θέτουν σε κίνδυνο το χρονοδιάγραμμα του έργου.
Χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία, είναι δύσκολο για τους διαχειριστές του έργου για να αφομοιώσει πλήρως το έργο που πρέπει να γίνει και πώς να βεβαιωθείτε ότι είστε ανάθεση των κατάλληλων μελών της ομάδας προς τα δεξιά εργασίες στο σωστό χρόνο. Κοιτάζοντας πολλά έργα μέσω ενός ενιαίου Gantt προβολή γραφήματος καθιστά εύκολο για τα μέλη του έργου για την εκτέλεση ενόςανάλυση κρίσιμης διαδρομήςκαι να καταλάβω αν ένα μέλος της ομάδας έχει εκχωρηθεί πάρα πολλά καθήκοντα ζωτικής σημασίας σε όλα τα έργα.
Αφού έχετε εργασιών του έργου σας που ορίζονται, τις προθεσμίες που έχουν τεθεί και εξαρτήσεις που συνδέονται, καθορίζουν τοκρίσιμη διαδρομήεντοπίζοντας το μεγαλύτερο τμήμα του εξαρτάται από τις δραστηριότητες και τη μέτρησή τους από την αρχή μέχρι το τέλος. Μόλις προσδιορίσετε ποιες δραστηριότητες είναι προς αυτή την κατεύθυνση, θα μπορείτε πιο εύκολα να διακρίνει τα οποία έχουνσυνολική πλωτήραΉ μπορεί να καθυστερήσει χωρίς να κάνει το έργο πλέον. Αυτό σας βοηθά να απεικονίσει ό, τι φόρτο εργασίας θα μοιάζει σε πολλά έργα και να εκχωρήσετε - ή επανεκχώρηση - τους σωστούς ανθρώπους στις σωστές εργασίες με ένα απλό drag and drop. Επιπλέον, η κατανόηση πού να προσθέσετε έναστρατηγικό μαξιλάρι στο timeline σαςμέσα θα μπορούσε να είναι περισσότερο ευέλικτη και έργα χτυπήσει αναπόφευκτα απροσδόκητη μειωτές ταχύτητας.
3. Spot οδοφράγματα και να προσαρμόσει εργασίες γρήγορα για να κρατήσει ευθυγραμμίζονται όλους και στην ώρα τους
Hermann Schurch ήταν σίγουρα σε κάτι. Έχοντας ένα πρότυπο διάγραμμα Gantt για την κατασκευή έργων είναι απαραίτητο - και αυτό είναι ένα απλό παράδειγμα που όλοι μπορούν να αφορούν. Ο καθένας που έχει κάποια εμπειρία με την κατασκευή γνωρίζει ότι οι καθυστερήσεις εγγυημένη. Μεταξύ εργολάβους, προμηθευτές και εταιρείες οδικών μεταφορών, επικοινωνίας και συνεργασίας είναι ζωτικής σημασίας για να κρατήσει ευθυγραμμιστεί ο καθένας. Αν πρόκειται για παροχή τρέχει πίσω, εργολάβους σας πρέπει να γνωρίζουν και θα πρέπει να είναι σε θέση να προσαρμοστεί εύκολα.
Δεν είναι μόνο κατασκευής, είτε. Στην πραγματικότητα,σε πρόσφατη έρευνά μας, Το 27% των επαγγελματιών υπηρεσίες ομάδων, δήλωσε ότι η διατήρηση έργων στο χρόνο και στον προϋπολογισμό είναι # 1 πρόκληση και το λόγο τους για την καρδάρα πελάτη. Συν τοις άλλοις, το 97% των ομάδωνέργα έκθεσηκαθυστέρηση σε κάποιο βαθμό.
Όταν ένα έργο είναι αργά, αυτό επηρεάζει τα πάντα. Και όταν έχεις πολλά έργα και τα ενδιαφερόμενα μέρη εξαρτώνται το ένα από το άλλο, οι καθυστερήσεις προκαλούν τεράστιο πονοκέφαλο. Με οδοφράγματα αναπόφευκτη, είναι τυχερός για εμάς σε απευθείας σύνδεση διαγράμματα Gantt να είναι εύκολο να προσαρμοστούν σε ένα εργαλείο διαχείρισης του έργου, αντί σε χαρτί, όπως Hermann Schurch και άλλους καινοτόμους Gantt μας αναγκάστηκαν να κάνουν.
Σε ένα online διάγραμμα Gantt, μπορείτε να πάρετε μια πανοραμική άποψη της προόδου των πολλαπλών τα έργα σας με χρωματικό κώδικα μπάρες που δείχνουν την τρέχουσα κατάσταση εργασίας. Όταν αντιμετωπίζετε καθυστερήσεις ή τον εντοπισμό των σημείων συμφόρησης, μπορείτε να δείτε τον αντίκτυπο που διακινούνται εργασίες γύρω θα έχει σε άλλα συναφή, που εξαρτώνται από έργα σε όλη εργασίες. Απλή δυνατότητες drag-n-drop πάρει τον πονοκέφαλο από αναμόρφωση εργασίες για να πάρει πίσω τα πάντα με το χρονοδιάγραμμα.
4. πρότυπα Μόχλευση για τη συνοχή, τη βελτίωση της παραγωγικότητας, και επανέλαβε την επιτυχία
Όταν οι περισσότεροι οργανισμοί έχουνποσοστό αποτυχίας του έργου 70%, Θα θελήσετε να βρείτε έναν τρόπο να αναπαράγουν τα πετυχημένα. Ή, ακόμα καλύτερα, να βελτιώσει τους και το ποσοστό επιτυχίας του έργου σας την ίδια στιγμή.
Για πολλές ομάδες, οι διαδικασίες του έργου δεν είναι αυτοματοποιημένες ή εκσυγχρονιστεί. Ένα βασικό σύμπτωμα αυτής της ασθένειας; Αν η ομάδα σας είναι συνεχώς σε λειτουργία ασκήσεις πυρόσβεσης και να αντιδρούν σε αντίθεση με την ενεργητική, έχετε ένα πρόβλημα διαχείρισης του έργου.
Ένα διάγραμμα Gantt λειτουργεί ως ένα ενιαίο γραφικό έγγραφο που παρέχει ιδιοκτήτες του έργου με την κορυφή προς τα κάτω και σαφήνεια κάτω προς τα πάνω γύρω από την απόδοση του έργου - ακόμα και σε πολλά έργα. Αν έχετε επαναλαμβανόμενες έργα με παρόμοια καθήκοντα, ενεργοποιήστε την επιτυχία σας σε ένα πρότυπο διάγραμμα Gantt. Λειτουργεί ως το σκελετό του έργου σας. Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο εξασφαλίζει ότι θα χάσετε ποτέ ένα βήμα και να έχουν κάθε εξάρτηση προσυμπληρωμένη όπως μπορείτε να προσαρμόσετε το πρότυπο με το νέο σας χρονοδιάγραμμα.
Αυτή η συνέπεια σας βοηθάει να ξεκινήσετε τη μέτρηση των επιδόσεων και τη βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας. Επίσης, βοηθά την ομάδα σας να γίνει μια καλολαδωμένη μηχανή που εύκολα μπαίνει σε ένα εξαιρετικά συνεργατική ροή εργασίας. Θέλετε να επιτύχει περισσότερα, ενώ κάνει λιγότερη δουλειά; Πάρτε τον εαυτό σας έναGantt πρότυπο διάγραμμα του έργου με όλες τις βέλτιστες πρακτικές .
Έτοιμος να έχουν ένα διάγραμμα Gantt υπερ-δύναμη διαχείρισης του έργου σας;
Όπως μπορείτε να δείτε, ένα γράφημα Gantt είναι εξαιρετικά πολύτιμο στη βελτιστοποίηση κάθε μέρους του ταξιδιού του έργου σας. Ένα καλύτερο σχέδιο και διαδικασία βοηθούν στην ομαλή συνεργασία και παρέχουν ορατότητα για να βοηθήσει κάθε έργο να δει επιτυχία.
Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε εργαλείο, η υιοθέτηση μιας νέας διαδικασίας ή μεθόδου μπορεί να είναι δύσκολη. Για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε, έχουμε δημιουργήσει έναΒιβλιοθήκη δωρεάν προτύπων έργουκαλύπτοντας μια μεγάλη ποικιλία βιομηχανιών και χρήση περιπτώσεων. Κάθε πρότυπο έχει προβολή Gantt χάρτη, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε αμέσως την προσαρμογή εργασιών, εφαρμόζοντας εξαρτήσεις και πολλά άλλα.
Ελέγξτε μαςΒιβλιοθήκη για δωρεάν προ-χτισμένα πρότυπαΓια να ξεκινήσετε σήμερα!
Ελέγξτε αυτά τα άρθρα για περισσότερες συμβουλές και κόλπα Gantt:
