Sådan bruger du et enkelt Gantt-diagram til flere projekter

Top teams bruger harmonogrammer til at styre deres projekter uden endda at realisere det! Mere almindeligt kendt somGantt Charts., Disse revolutionerende visuelle bar diagrammer har ændretprojektledelsespil.

Ved begyndelsen af ​​det 20. århundrede,Alle begyndte at skabe Gantt-diagrammer. Første bemærkede var polsk ingeniør Karol Adamiecki, der udviklede et visuelt workflow-diagram, som han kaldte et "harmonogram" i slutningen af ​​1800'erne. Men han offentliggjorde det ikke til 1931. Lektion her? Aldrig sidde på en god ide.

Næste op i 1912 offentliggjorde Hermann Schürch sin version, mens du diskuterede en konstruktionprojekt. Tilsyneladende har hans diagrammer imidlertid ikke omfatteopgaveindbyrdes afhængighed og blev betragtet som rutine af tyske standarder på det tidspunkt.

Som skæbnen ville have det, omkring 1915,Henry Gantt., en konsulent og ingeniør designet sin version til at hjælpe fremstilling af vejledere, hvis arbejdet var på, foran eller bag tidsplanen. Og fordi Gantt er så sjovt at sige og stave, det er navnet Historien gik med. Laver sjov! Hans model blev vedtaget under Første Verdenskrig, for evigt cementering sit diagram og navn i projektledelse Vernacular.

Tilbage på dagen blev disse diagrammer trukket på papir og måtte omdanne til at justere, da projekter skiftede. Heldigvis har teknologien gjort det muligt for projektledere at justere online Gantt-diagrammer lige i deres projektstyringsværktøj med kun få klik. Så om du vil kalde det et harmonogram, Schürch, ellerGantt kort, Her er de bedste fordele, som dit hold kan forvente af at se alle dine projekter på en enkelt visning.

Top 4 måder at bruge et enkelt Gantt diagram til flere projekter

1. Få synlighed på overlappende opgaver ved at indstille afhængigheder

Du hører det omkring kontoret - folk er "jonglerende mange bolde." Hvad mange af disse folk ikke er klar over, at de jonglerer blindfoldede. Når holdmedlemmer håndterer mange projekter på én gang uden de rigtige værktøjer, er de metaforiske bolde bundet til at komme ned. Men er der en enklere metode påSådan håndteres flere projekter? Hold har brug for værktøjer, der giver dem en fuld visning af alt i luften og hjælper dem med at prioritere hvilken opgave de har brug for for at få deres hænder på, før det rammer gulvet. Det er her et Gantt-diagram kommer ind.

Når du har flere projekter, der går på en gang, er det svært at visualisere og prioritere opgaver. Den største fordel ved at bruge et enkelt Gantt-diagram, mens man styrer flere projekter, er, at du kommer til at zoome ud og se, hvordan alle dine opgaver stykker sammen som et puslespil. Forståelse af kritisk information, som f.eks. Opgaveordre og forfaldsdatoer, hjælper dig med at prioritere, men nogle gange skal du være i stand til at se det for at fordøje det fuldt ud.

Nogle opgaver skal komme før andre. For eksempel vil en blogoversigt typisk blive skrevet, før du opretter et udkast. Men det er ret ligetil. Hvis du har et stort tegneserie video projekt, hvad kommer først - voiceover eller visuals? Begge kan være temmelig store projekter alene og er afhængige af hinanden. Som du planlægger, giver Online Gantt-diagrammer dig mulighed for at træffe disse beslutninger og sætte afhængigheder - selv på tværs af projekter - mellem relaterede opgaver, der sikrer, at du har tid nok til at fuldføre opgaver i den rigtige rækkefølge.

Når du har angivet dine afhængigheder, kan du nemt se, hvordan opgaver overlapper, og når du skal justere forfaldsdatoer. Med AN.Online Gantt Chart., afhængige opgaver bevæger sig sammen, så når du flytter en opgave, vil de andre, efter at den vil bevæge sig også. Dette giver dig de værktøjer, du har brug for for at sikre, at ingen opgaver falder gennem revnerne - og ingen bolde ramte gulvet.

2. Undgå overbelastning af arbejdsbyrde og potentielle flaskehalse

Et fælles smertepunkt for mange projektledere er begrænset synlighed på projekter 'Omfangetog fremskridt, og det involverede arbejdskraft (herunderProduktiv udnyttelse). Forestil dig at du er en projektleder i opstart, samarbejder med ingeniørholdet omkring flere kommende produktudgivelser. Du skal nedbryde flere undertekster for hver funktion, som forskning, brainstorming, kodning, opbygning af prototypen og testen. Dette indebærer mange forskellige mennesker, og med disse mange kokke i køkkenet vil en flaskehalse påvirke hverProjektmedlems arbejdsbyrdeog true projektets tidslinje.

Uden de rigtige værktøjer er det udfordrende for projektledere at fordøje det arbejde, der skal gøres, og hvordan man sikrer, at de tildeler de rigtige holdmedlemmer til de rigtige opgaver på det rigtige tidspunkt. Kigger på flere projekter gennem en enkelt Gantt Chart View gør det nemt for projektmedlemmer at køre enKritisk vejanalyse.og find ud af, om et holdmedlem er tildelt for mange kritiske opgaver på tværs af projekter.

Når du har fået dine projektopgaver, fastsat, fastlægges deadlines og afhængige af, atkritiske vejved at identificere den længste strækning af afhængige aktiviteter og måle dem fra start til slut. Når du har identificeret hvilke aktiviteter der er på denne vej, kan du lettere skelne som harTotal Float., eller kan forsinkes uden at gøre projektet længere. Dette hjælper dig med at visualisere, hvad arbejdsbyrder vil se ud på tværs af flere projekter og tildele - eller omfordele - de rigtige personer til de rigtige opgaver med en simpel træk og slip. Plus, forståelse, hvor de skal tilføjes enStrategisk pude ind i din tidslinjebetyder, at du kan være mere fleksibel, da projekter uundgåeligt ramte uventede hastighedsbump.

3. Spot roadblocks og juster opgaver hurtigt for at holde alle justeret og til tiden

Hermann Schürch var absolut på noget. At have en Gantt Chart-skabelon til byggeprojekter er afgørende - og det er et nemt eksempel, vi alle kan relatere til. Enhver, der har nogen erfaring med byggeri ved, at forsinkelser er garanteret. Mellem entreprenører, leverandører og lastbilselskaber, kommunikation og samarbejde er afgørende for at holde alle justeret. Hvis en forsyning kører bagud, skal dine entreprenører vide, og du skal nemt kunne justere.

Det er heller ikke bare konstruktion. Faktisk,I vores seneste undersøgelse, 27% af professionelle serviceseams sagde, at holde projekter til tiden og i budgettet er deres # 1 udfordring og grund til klient churn. På toppen af ​​det, 97% af holdetRapportprojekterbliver forsinket i en vis grad.

Når en opgave er forsinket, påvirker den alt. Og når du har flere projekter og interessenter, der er afhængige af hinanden, forårsager forsinkelser enorme hovedpine. Med Roadblocks uundgåeligt er det heldigt for os online Gantt-diagrammer gør det nemt at justere i et projektstyringsværktøj, i stedet for på papir som Hermann Schürch og vores andre Gantt-innovatører blev tvunget til at gøre.

I et online Gantt-diagram får du en fugleperspektiv af fremskridtene i dine flere projekter med farvekodede stænger, der viser den aktuelle opgavestatus. Når du oplever forsinkelser eller identificerer flaskehalse, kan du se, at de virkninger, der flytter opgaver, vil have på andre relaterede, afhængige projekter på tværs af opgaver. Enkle drag-n-drop-funktioner Tag hovedpine ude af omarbejdningsopgaver for at få alt tilbage på skemaet.

4. Udnytter skabeloner til konsistens, forbedret produktivitet og gentagen succes

Når de fleste organisationer har en70% Projektfejlrate, vil du gerne finde en måde at replikere de succesfulde. Eller bedre endnu, forbedre dem og din projekts succesrate på samme tid.

For mange hold er projektprocesser ikke automatiseret eller strømlinet. Et vigtigt symptom på denne lidelse? Hvis dit hold konstant kører brandboringer og reagerer i modsætning til at være proaktiv, har du et projektstyringsproblem.

Et Gantt-diagram fungerer som et enkelt grafisk dokument, der giver projektejere med top-down og bottom-up klarhed omkring projektets ydeevne - selv på tværs af flere projekter. Hvis du har gentagne projekter med lignende opgaver, skal du gøre din succes i en Gantt Chart-skabelon. Det fungerer som skelet af dit projekt. Brug af en skabelon sikrer, at du aldrig går glip af et trin og har hver afhængighed forudbefolket, når du justerer skabelonen til din nye tidslinje.

Denne konsistens hjælper dig med at begynde at måle ydeevnen og optimere produktiviteten. Det hjælper også dit hold til at blive en velolieret maskine, der nemt kommer ind i en meget samarbejdsvillig arbejdsgang. Vil du opnå mere, mens du gør mindre arbejde? Få dig selv A.Gantt Chart Project-skabelon med alle de bedste praksis .

Klar til at have en Gantt-diagram super-power din projektstyring?

Som du kan se, er et Gantt-diagram ekstremt værdifuldt i at optimere alle dele af din projektrejse. En bedre plan og proces hjælper glat samarbejde og giver synlighed for at hjælpe hvert projekt se succes.

Som med ethvert værktøj kan vedtagelsen af en ny proces eller en metode være udfordrende. For at hjælpe dig med at komme i gang, har vi lavet enBibliotek med gratis projektskabelonerdækker en bred vifte af industrier og brug sager. Hver skabelon har en Gantt-diagramvisning, så du kan straks begynde at tilpasse opgaver, anvende afhængigheder og mere.

Tjek voresBibliotek til gratis forudbyggede skabelonerFor at komme i gang i dag!

Tjek disse artikler til mere Gantt-diagram tips og tricks: