Hur man använder en enda Gantt för flera projekt

Topplag använder harmonograms att hantera sina projekt utan att ens inse det! Mer allmänt känd somGantt-diagramHar dessa revolutionerande visuella stapeldiagram förändratprojektledningspel.

Vid början av 20-talet,alla började skapa Gantt-diagram. Först noterades var polska ingenjören Karol Adamiecki, som utvecklat en visuell arbetsflöde diagram som han kallade en "harmonogram" i slutet av 1800-talet. Men han inte publicera den förrän 1931. Lärdomen här? Aldrig sitta på en bra idé.

Nästa upp 1912, Hermann Schürch publicerade sin version medan de diskuterar en konstruktionprojekt. Tydligen, men hans sjökort inte omfattauppgiftömsesidiga beroendet och ansågs rutin av tyska standarder vid tidpunkten.

Som ödet skulle ha det, omkring 1915,Henry Gantt, Konsult och ingenjör, utformade sin version för att hjälpa tillverknings handledare se om arbetet var, före eller efter schemat. Och eftersom Gantt är så roligt att säga och stava, det är namnet historia gick med. Skojar! Hans modell antogs under första världskriget, för evigt cementera hans diagram och namn inom projektledning folkmun.

Tillbaka i dag, var dessa diagram ritat på papper och var tvungen att vara ritas om för att justera som projekt skiftat. Lyckligtvis har tekniken gjort det möjligt projektledare för att justera nätet Gantt-diagram direkt i deras projektverktyg med bara några klick. Så om du vill kalla det en harmonogram, Schürch, ellerGanttdiagramHär är de största fördelarna ditt lag kan förvänta sig att visa alla dina projekt i en enda vy.

Topp 4 sätt att använda en enda Gantt diagram för flera projekt

1. Få synlighet på överlappande uppgifter genom att sätta beroenden

Du hör det på kontoret - folk ”jonglera en hel del bollar.” Vad många av dessa människor inte inser är att de är jonglering med förbundna ögon. När gruppmedlemmarna hanterar många projekt på en gång utan de rätta verktygen, är de metaforiska bollar måste komma regnar ner. Men finns det en enklare metod påhur man ska hantera flera projekt? Lag behöver verktyg som beviljar dem en fullständig bild av allt i luften och hjälpa dem att prioritera vilka uppgifter de behöver för att lägga vantarna på innan den träffar golvet. Det är där ett Gantt-schema kommer in.

När du har flera projekt på gång samtidigt, är det svårt att visualisera och prioritera uppgifter. Den största fördelen med att använda en enda Gantt-schema samtidigt hantera flera projekt är att du får för att zooma ut och se hur alla dina uppgifter pussla ihop som ett pussel. Att förstå viktig information, såsom uppgift ordning och förfallodatum, hjälper dig att prioritera, men ibland måste du kunna se det för att helt smälta det.

Vissa uppgifter måste komma före andra. Till exempel skulle en blogg kontur vanligtvis skrivas innan du skapar ett utkast. Men det är ganska enkelt. Om du har en stor tecknad videoprojekt, vad som kommer först - berättarröst eller det visuella? Båda kan vara ganska stora projekt på egen hand och är beroende av varandra. När du planerar, online Ganttscheman möjligt för dig att fatta dessa beslut och inställda beroenden - även över projekt - mellan relaterade uppgifter, så att du har tillräckligt med tid för att slutföra uppgifter i rätt ordning.

När du har ställt in beroenden, kan du enkelt se hur uppgifterna överlappar varandra och när du behöver justera förfallodatum. Med ennätet Gantt-schema, Beroende uppgifter rör sig tillsammans så när du flyttar en uppgift, de andra efter det kommer att gå för. Detta ger dig de verktyg du behöver för att säkerställa att inga uppgifter faller mellan stolarna - och inga bollar slog i golvet.

2. Undvik arbetsbelastning överbelastning och potentiella flaskhalsar

En vanlig smärta punkten för många projektledare är begränsad synlighet på projektomfattningoch framsteg, och arbetsmarknaden inblandade (inklusiveproduktivt utnyttjande). Tänk dig att du är en projektledare på en start-up, samarbetar med ingenjörer kring flera kommande produktlanseringar. Du måste bryta ner flera deluppgifter för varje funktion, som forskning, brainstorming, kodning, bygga prototypen och testa. Detta innebär en hel del olika människor, och med så många kockar i köket, kommer en flaskhals påverkar allaprojekt medlemmens arbetsbelastningoch äventyra projektets tidslinje.

Utan rätt verktyg är det utmanande för projektledare att helt smälta det arbete som behöver göras och hur man ska se till att de tilldelar rätt lagmedlemmar till rätt uppgifter vid rätt tidpunkt. Titta på flera projekt genom en enda Gantt-diagramvy gör det enkelt för projektmedlemmar att köra aKritisk väganalysoch ta reda på om en lagmedlem har tilldelats för många kritiska uppgifter över projekt.

När du har fått dina projektuppgifter, bestämda tidsfrister och beroenden, bestämmer dukritisk vägGenom att identifiera den längsta sträckan av beroende aktiviteter och mäta dem från början till slut. När du har identifierat vilka aktiviteter som finns på den här vägen, kan du lättare urskilja som hartotal flottör, eller kan försenas utan att projektet längre är. Detta hjälper dig att visualisera vilka arbetsbelastningar som ska se ut över flera projekt och tilldela - eller omplacera - rätt personer till rätt uppgifter med ett enkelt drag och droppe. Plus, förstå var du ska lägga till aStrategisk kudde i din tidslinjebetyder att du kan vara mer smidig eftersom projekt oundvikligen slog oväntade hastighetsstötar.

3. Spot roadblocks och justera uppgifter snabbt för att hålla alla inriktade och i tid

Hermann Schürch var definitivt på något. Att ha en Gantt-diagrammall för byggprojekt är viktigt - och det är ett enkelt exempel vi alla kan relatera till. Den som har erfarenhet av konstruktion vet att förseningar garanteras. Mellan entreprenörer, leverantörer och lastbilsföretag är kommunikation och samarbete avgörande för att hålla alla inriktade. Om en leverans går bakom, behöver dina entreprenörer veta och du måste enkelt kunna justera.

Det är inte bara konstruktion heller. Faktiskt,I vår senaste undersökning, 27% av de professionella tjänsterna sade att hålla projekt i tid och i budgeten är deras # 1 utmaning och anledning till kundens churn. Utöver det, 97% av lagenRapportera projektförsenas i viss mån.

När en uppgift är sen, påverkar den allt. Och när du har flera projekt och intressenter beroende av varandra, orsakar förseningar stora huvudvärk. Med roadblocks oundvikligt är det lyckligt för oss online Gantt-diagram gör det enkelt att justera inom ett projekthanteringsverktyg, istället för på papper som Hermann Schürch och våra andra Gantt Innovators var tvungna att göra.

I ett online Gantt-diagram får du en fågelperspektiv av framstegen i dina flera projekt med färgkodade stänger som visar den aktuella uppgiftsstatusen. När du upplever förseningar eller identifierar flaskhalsar kan du se de rörliga rörelserna kring kommer att ha på andra relaterade, beroende projekt över uppgifter. Enkla drag-n-drop-funktioner Ta huvudvärk ut ur omarbetande uppgifter för att få allt tillbaka på schemat.

4. Hävstångsmallar för konsistens, förbättrad produktivitet och upprepad framgång

När de flesta organisationer har en70% projektfel, du vill hitta ett sätt att replikera de framgångsrika. Eller ännu bättre, förbättra dem och din framgångssucces på samma gång.

För många lag är projektprocesser inte automatiserade eller strömlinjeformade. Ett viktigt symptom på denna sjukdom? Om ditt lag ständigt kör eldborrar och reagerar i motsats till att vara proaktiv, har du ett projekthanteringsproblem.

Ett Gantt-diagram fungerar som ett enda grafiskt dokument som tillhandahåller projektägare med top-down och bottom-up klarhet kring projektprestanda - även över flera projekt. Om du har upprepade projekt med liknande uppgifter, vänd din framgång till en Gantt-diagrammall. Det fungerar som skelettet i ditt projekt. Att använda en mall säkerställer att du aldrig saknar ett steg och har alla beroendet förfylld när du justerar mallen till din nya tidslinje.

Denna konsistens hjälper dig att börja mäta prestanda och optimera produktiviteten. Det hjälper också ditt lag att bli en väloljad maskin som lätt kommer in i ett starkt samarbetsflöde. Vill du åstadkomma mer medan du gör mindre arbete? Få dig enGantt-diagramprojektmall med alla bästa praxis .

Klar att ha en Gantt Chart Super-Power din projektledning?

Som du kan se är ett Gantt-diagram extremt värdefullt för att optimera alla delar av din projektresa. En bättre plan och bearbeta hjälper till med ett smidigt samarbete och ger synlighet för att hjälpa varje projekt att se framgång.

Som med något verktyg kan det vara utmanande att anta en ny process eller metod. För att hjälpa dig att komma igång, har vi skapat enBibliotek med gratis projektmallartäcker ett brett utbud av industrier och användningsfall. Varje mall har en Gantt-diagramvy, så du kan omedelbart börja anpassa uppgifter, tillämpa beroenden och mer.

Kolla in vårBibliotek för gratis förbyggda mallarFör att komma igång idag!

Kolla in dessa artiklar för mer Gantt-diagramtips och tricks: