Slik bruker du et enkelt Gantt-diagram for flere prosjekter

Topplag bruker harmonogrammer for å administrere sine prosjekter uten å realisere det! Mer kjent somGantt diagrammer, disse revolusjonerende visuelle bardiagrammer har endret segprosjektledelsespill.

Ved begynnelsen av det 20. århundre,Alle begynte å lage Gantt-diagrammer. Først bemerket var polsk ingeniør Karol Adamiecki, som utviklet et visuelt arbeidsflytskjema som han kalte et "harmonogram" på slutten av 1800-tallet. Men publiserte han det ikke til 1931. Leksjon her? Sitt aldri på en god ide.

Neste opp i 1912 publiserte Hermann Schürch sin versjon mens han diskuterte en konstruksjonprosjekt. Tilsynelatende, skjønt, hans diagrammer inkluderte ikkeoppgavegjensidig avhengighet og ble ansett som rutine av tyske standarder på den tiden.

Som skjebne ville ha det, rundt 1915,Henry Gantt., En konsulent og ingeniør, designet sin versjon for å hjelpe produsenter til å se om arbeidet var på, foran eller bak planen. Og fordi Gantt er så morsomt å si og stave, det er navnet historien gikk med. Tuller! Hans modell ble vedtatt under første verdenskrig, for alltid å sementere sitt diagram og navn i prosjektledelsen vernacular.

Tilbake Dagen ble disse diagrammene trukket på papir og måtte redrawn for å justere som prosjekter skiftet. Heldigvis har teknologien aktivert prosjektledere å justere online Gantt-diagrammer rett i prosjektstyringsverktøyet med bare noen få klikk. Så om du vil kalle det et harmonogram, Schürch, ellerGantt Chart., her er de øverste fordelene at teamet ditt kan forvente å se på alle dine prosjekter i en enkelt visning.

Topp 4 måter å bruke et enkelt Gantt-diagram for flere prosjekter

1. Få synlighet på overlappende oppgaver ved å sette avhengigheter

Du hører det rundt på kontoret - folk er "jonglere mange baller". Hva mange av disse folkene ikke skjønner er at de jonglerer blindfoldet. Når lagmedlemmer håndterer mange prosjekter på en gang uten de riktige verktøyene, er de metaforiske ballene bundet til å regne ned. Men er det en enklere metode påSlik administrerer du flere prosjekter? Lag trenger verktøy som gir dem en full oversikt over alt i luften og hjelper dem med å prioritere hvilken oppgave de trenger for å få hendene på før den treffer gulvet. Det er der et Gantt-diagram kommer inn.

Når du har flere prosjekter som går på en gang, er det vanskelig å visualisere og prioritere oppgaver. Den største fordelen med å bruke et enkelt Gantt-diagram mens du administrerer flere prosjekter, er at du kommer til å zoome ut og se hvordan alle oppgavene dine stykker sammen som et puslespill. Forstå kritisk informasjon, for eksempel oppgaveordre og forfallsdatoer, hjelper deg med å prioritere, men noen ganger må du kunne se det for å fordøye det fullt ut.

Noen oppgaver må komme før andre. For eksempel vil en bloggforsikring vanligvis skrives før du oppretter et utkast. Men det er ganske greit. Hvis du har et stort tegneserievideoprosjekt, hva som kommer først - voiceover eller visuals? Begge kan være ganske store prosjekter på egenhånd og er avhengige av hverandre. Når du planlegger, gir Online Gantt-diagrammer deg til å ta disse avgjørelsene og sette avhengigheter - selv på tvers av prosjekter - mellom relaterte oppgaver, og sørg for at du har nok tid til å fullføre oppgaver i riktig rekkefølge.

Når du har angitt avhengighetene, kan du enkelt se hvordan oppgaver overlapper og når du må justere forfallsdatoene. Med enOnline Gantt Chart., Avhengige oppgaver beveger seg sammen, så når du flytter en oppgave, vil de andre etter det bevege seg også. Dette gir deg verktøyene du trenger for å sikre at ingen oppgaver faller gjennom sprekkene - og ingen baller treffer gulvet.

2. Unngå arbeidsbelastning overbelastning og potensielle flaskehalser

Et vanlig smertepunkt for mange prosjektledere er begrenset synlighet på prosjekter "omfangog fremgang, og arbeidet involvert (inkludertproduktiv utnyttelse). Tenk deg at du er en prosjektleder ved oppstart, samarbeider med ingeniørlaget rundt flere kommende produktutgivelser. Du må bryte ned flere subtasker for hver funksjon, som å undersøke, brainstormere, koding, bygge prototypen og testing. Dette innebærer mange forskjellige mennesker, og med disse mange kokker på kjøkkenet, vil en flaskehals påvirke hverprosjektmedlems arbeidsbelastningog forstyrre prosjektets tidslinje.

Uten de riktige verktøyene, er det utfordrende for prosjektledere å fordøye fullt ut det arbeidet som må gjøres og hvordan de skal sørge for at de tildeler de riktige gruppemedlemmene til de riktige oppgavene til rett tid. Ser på flere prosjekter gjennom en enkelt Gantt-diagramvisning gjør det enkelt for prosjektmedlemmer å kjøre enKritisk baneanalyseog finne ut om et lagmedlem er tildelt for mange kritiske oppgaver på tvers av prosjekter.

Etter at du har fått dine prosjektoppgaver lagt ut, fastslår de fristerne og avhengighetene, bestemmekritisk baneved å identifisere den lengste strekningen av avhengige aktiviteter og måle dem fra start til slutt. Når du har identifisert hvilke aktiviteter som er på denne banen, kan du lettere skille som harTotal flyt, eller kan bli forsinket uten å gjøre prosjektet lenger. Dette hjelper deg med å visualisere hvilke arbeidsbelastninger som vil se ut på flere prosjekter og tildele - eller tilordne - de riktige personene til de riktige oppgavene med en enkel dra og slipp. Pluss, forståelse hvor du skal legge til enStrategisk pute i tidslinjen dinbetyr at du kan være mer smidig som prosjekter uunngåelig rammet uventede hastighetshud.

3. Spot Roadblocks og juster oppgaver raskt for å holde alle justert og på tide

Hermann Schürch var definitivt på noe. Å ha en Gantt-diagrammal for byggeprosjekter er viktig - og det er et enkelt eksempel vi kan alle forholde seg til. Alle som har noen erfaring med konstruksjon, vet at forsinkelser er garantert. Mellom entreprenører, leverandører og lastebilforhold, kommunikasjon og samarbeid er avgjørende for å holde alle justert. Hvis en forsyning kjører bak, må entreprenørene dine vite, og du må kunne justere.

Det er heller ikke bare konstruksjon. Faktisk,I vår siste undersøkelse, 27% av fagfolk Services Teams sa at å holde prosjekter i tide og i budsjettet er deres # 1 utfordring og grunn til klient churn. På toppen av det, 97% av lageneRapporter prosjekterblir forsinket til en viss grad.

Når en oppgave er sen, påvirker den alt. Og når du har flere prosjekter og interessenter avhengig av hverandre, forårsaker forsinkelser store hodepine. Med roadblocks uunngåelig, er det heldig for oss online Gantt-diagrammer gjør det enkelt å justere i et prosjektstyringsverktøy, i stedet for på papir som Hermann Schürch og våre andre Gantt-innovatører ble tvunget til å gjøre.

I et online Gantt-diagram får du et fugleperspektiv av fremdriften av flere prosjekter med fargekodede stenger som viser den nåværende oppgavestatusen. Når du opplever forsinkelser eller identifiserer flaskehalser, kan du se effekten bevegelige oppgaver rundt vil ha på andre relaterte, avhengige prosjekter på tvers av oppgaver. Enkle dra-n-drop-funksjoner tar hodepine ut av omarbeidende oppgaver for å få alt tilbake på planen.

4. Utnyttingsmaler for konsistens, forbedret produktivitet og gjentatt suksess

Når de fleste organisasjoner har en70% prosjektfeilfrekvens, du vil finne en måte å replikere de vellykkede. Eller, enda bedre, forbedre dem og prosjektets suksessrate på samme tid.

For mange lag er prosjektprosesser ikke automatisert eller strømlinjeformet. Et sentralt symptom på denne lidelsen? Hvis laget ditt hele tiden kjører brannboringer og reagerer i motsetning til å være proaktiv, har du et prosjektstyringsproblem.

Et Gantt-diagram fungerer som et enkelt grafisk dokument som gir prosjekteiere med topp-ned og bottom-up klarhet rundt prosjektets ytelse - selv over flere prosjekter. Hvis du har gjentatte prosjekter med lignende oppgaver, gjør du suksess i en Gantt-kartmal. Det fungerer som skjelettet i prosjektet ditt. Ved hjelp av en mal sikrer at du aldri savner et skritt og har alle avhengige pre-befolket når du justerer malen til din nye tidslinje.

Denne konsistensen hjelper deg med å begynne å måle ytelse og optimalisere produktiviteten. Det hjelper også at laget ditt blir en godt oljet maskin som lett kommer inn i en svært samarbeidende arbeidsflyt. Vil du oppnå mer mens du gjør mindre arbeid? Få deg en A.Gantt Chart Project Template med alle de beste praksisene .

Klar til å ha et Gantt Chart Super-Power din prosjektledelse?

Som du kan se, er et Gantt-diagram ekstremt verdifullt i å optimalisere alle deler av prosjektet ditt. En bedre plan og prosess bidrar jevnt samarbeid og gi synlighet for å hjelpe hvert prosjekt å se suksess.

Som med ethvert verktøy, kan det være utfordrende å vedta en ny prosess eller en metode. For å hjelpe deg med å komme i gang, har vi opprettet enBibliotek med gratis prosjektmalerdekker et bredt spekter av bransjer og bruk saker. Hver mal har en Gantt-diagramvisning, slik at du umiddelbart kan begynne å tilpasse oppgaver, bruke avhengigheter og mer.

Sjekk ut vårBibliotek for gratis forhåndsbygde malerå komme i gang i dag!

Sjekk ut disse artiklene for flere Gantt-diagramtips og triks: