Cum se utilizează o singură diagramă Gantt pentru mai multe proiecte

Echipele de top folosesc armonograme pentru a-și gestiona proiectele fără să-l realizeze chiar! Mai frecvent cunoscut sub numele deGantt Grafice, aceste diagrame revoluționare de bare vizuale au schimbatmanagement de proiectjoc.

La începutul secolului al XX-lea,Toată lumea a început să creeze diagrame Gantt. Primul remarcat a fost inginerul polonez Karol Adamiecki, care a dezvoltat o diagramă vizuală a fluxului de lucru pe care a numit o "armonogramă" la sfârșitul anilor 1800. Cu toate acestea, el nu a publicat-o până în 1931. Lecția aici? Nu stați niciodată într-o idee bună.

Apoi, în 1912, Hermann Schürch și-a publicat versiunea în timp ce discută o construcțieproiect. Aparent, însă, diagramele sale nu au inclussarcinăinterdependența și au fost considerate de rutină prin standarde germane la acea vreme.

Ca soarta ar avea-o, în jurul anului 1915,Henry Gantt., un consultant și inginer, și-a proiectat versiunea pentru a ajuta la fabricarea supraveghetorilor să vadă dacă lucrarea era pe, înainte sau în spatele programului. Și pentru că Gantt este atât de distractiv de spus și vraja, asta e istoria numelui a mers. Glumind! Modelul său a fost adoptat în timpul celui de-al doilea război mondial, pentru totdeauna cimentând graficul și numele în managementul de proiect Vernacular.

Înapoi în această zi, aceste diagrame au fost trase pe hârtie și au trebuit să fie redrawn pentru a se ajusta ca proiecte s-au schimbat. Din fericire, tehnologia a permis managerilor de proiect să ajusteze diagramele Gantt online chiar în instrumentul de management al proiectului, cu doar câteva clicuri. Deci, dacă doriți să o numiți o armonogramă, Schürch, sauGantt Chart., Iată beneficiile de top pe care echipa dvs. se poate aștepta de la vizualizarea tuturor proiectelor într-o singură viziune.

Top 4 moduri de utilizare a unei singure diagrame Gantt pentru mai multe proiecte

1. Obțineți vizibilitate pentru suprapunerea sarcinilor prin stabilirea dependențelor

Ați auzit-o în jurul biroului - oamenii sunt "jonglează o mulțime de bile". Ceea ce mulți dintre acești oameni nu își dau seama este că ei jonglează cu ochelari. Când membrii echipei se ocupă de multe proiecte dintr-o dată fără instrumentele potrivite, acele bile metaforice sunt obligate să se plouă în jos. Dar există o metodă mai simplăCum să gestionați mai multe proiecte? Echipele au nevoie de instrumente care le acordă o imagine completă a tot în aer și îi ajută să prioritizeze care sarcină trebuie să-și atingă mâinile înainte de a atinge podeaua. Aici intră o diagramă Gantt.

Când aveți mai multe proiecte care merg imediat, este greu să vizualizați și să prioritizați sarcinile. Cel mai mare avantaj al utilizării unei singure diagrame Gantt în timp ce gestionați mai multe proiecte este că ajungeți să micșorați și să vedeți cum se întâmplă toate sarcinile împreună ca un puzzle. Înțelegerea informațiilor critice, cum ar fi ordinea sarcinilor și datele datorate, vă ajută să vă prioritizați, dar câteodată trebuie să îl puteți vedea pentru a-l digera pe deplin.

Unele sarcini trebuie să vină în fața altora. De exemplu, o schiță de blog ar fi scrisă în mod obișnuit înainte de a crea un proiect. Dar e destul de simplu. Dacă aveți un proiect video mare de desene animate, ceea ce este primul - Voiceover sau vizuale? Ambele pot fi proiecte destul de mari pe cont propriu și depind unul de celălalt. Pe măsură ce planificați, diagramele Gantt online vă împuternicesc să faceți aceste decizii și să se stabilească dependențe - chiar și între proiecte - între sarcinile conexe, asigurându-vă că aveți suficient timp pentru a îndeplini sarcinile în ordinea corectă.

Odată ce ați setat dependențele dvs., puteți vedea cu ușurință modul în care sarcinile se suprapun și când trebuie să ajustați datele datorate. Cu unGraficul online Gantt., sarcinile dependente se mișcă împreună atunci când mutați o sarcină, ceilalți după ce se va mișca. Acest lucru vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă asigura că nu au scăzut sarcini prin crăpături - și nici o bile nu au lovit podeaua.

2. Evitați supraîncărcarea volumului de muncă și a blocajelor potențiale

Un punct de durere comun al multor manageri de proiect este vizibilitatea limitată asupra proiectelor "Domeniul de aplicareși progresul și munca implicată (inclusivUtilizarea productivă). Imaginați-vă că sunteți un manager de proiect la un start-up, colaborând cu echipa de inginerie în jurul mai multor versiuni viitoare de produse. Va trebui să desființați mai multe subtasuri pentru fiecare caracteristică, cum ar fi cercetarea, brainstorming-ul, codificarea, construirea prototipului și testarea. Acest lucru implică o mulțime de oameni diferiți, iar cu mulți bucătari în bucătărie, o blocaj va afecta fiecareVolumul de lucru al membrilor proiectuluiși pune în pericol cronologia proiectului.

Fără instrumentele potrivite, este o provocare pentru managerii de proiect pentru a digera pe deplin lucrările care trebuie făcute și cum să se asigure că atribuie membrilor echipei potrivite la sarcinile potrivite la momentul potrivit. Privind la mai multe proiecte printr-o singură vizualizare a diagramei Gantt, este ușor pentru membrii proiectului să ruleze aAnaliza critică a căiiși se dizolvă dacă un membru al echipei i se atribuie prea multe sarcini critice între proiecte.

După ce ați stabilit sarcinile proiectului, seturile limită și dependențele conectate, determinătraiectorie criticăPrin identificarea celei mai lungi verzi de activități dependente și măsurarea acestora de la început până la sfârșit. Odată ce ați identificat care activități sunt pe această cale, puteți discerne mai ușor care auTotal float.sau poate fi întârziată fără a face proiectul mai mult. Acest lucru vă ajută să vizualizați cum vor arăta volumul de lucru în mai multe proiecte și să aloce - sau să repare - oamenii potriviți la sarcinile corecte cu o simplă tragere și scădere. În plus, înțelegerea în cazul în care să adăugați aPerna strategică în cronologia dvs.înseamnă că puteți fi mai agili, deoarece proiectele au lovit inevitabil lovituri de viteză neașteptate.

3. Block-uri spot și reglați rapid sarcinile pentru a păstra toată lumea aliniată și la timp

Hermann Schürch era cu siguranță pe ceva. Având un șablon de diagramă Gantt pentru proiecte de construcție este esențială - și este un exemplu ușor cu care ne putem referi toți. Oricine are o experiență cu construcția știe că sunt garantate întârzieri. Între contractorilor, furnizorilor și companiilor de transport, comunicarea și colaborarea sunt esențiale pentru a păstra toată lumea aliniată. Dacă o aprovizionare se desfășoară în urmă, contractorii dvs. trebuie să știe și trebuie să puteți ajusta cu ușurință.

Nu este nici o construcție. De fapt,În studiul nostru recent, 27% dintre echipele de servicii profesioniști au declarat că menținerea proiectelor la timp și în buget sunt provocarea lor # 1 și motivul pentru clientul churn. În plus, 97% dintre echipeRaportați proiectelefiind amânată într-o oarecare măsură.

Când o sarcină este întârziată, are un impact asupra tuturor. Și când aveți mai multe proiecte și părțile interesate dependente unul de celălalt, întârzieri provoacă dureri de cap uriașe. Cu blocajele de drumuri inevitabile, este norocos pentru noi Gantt Gantt-uri online facilitează ajustarea într-un instrument de gestionare a proiectelor, în loc de pe hârtie ca Hermann Schürch și ceilalți inovatori Gantt au fost forțați să facă.

Într-o diagramă Gantt online, obțineți o viziune a ochilor de pasare a progresului mai multor proiecte cu bare codificate cu culori care prezintă starea actuală a sarcinii. Când aveți întârzieri sau identificați blocajele, puteți vedea sarcinile de mișcare a impactului pe care le-ați avut asupra altor proiecte afiliate, dependente în cadrul sarcinilor. Capacitățile simple de drop-n-picătură iau durerea de cap din sarcini de repornire pentru a obține totul înapoi la program.

4. Șabloane de pârghie pentru consistență, productivitate îmbunătățită și succesul repetat

Când majoritatea organizațiilor auRata eșecului proiectului de 70%, veți dori să găsiți o modalitate de a replica cele de succes. Sau, mai bine, îmbunătățiți-le și rata de succes a proiectului dvs. în același timp.

Pentru multe echipe, procesele de proiect nu sunt automatizate sau raționalizate. Un simptom cheie al acestei boli? Dacă echipa dvs. se execută în mod constant de focuri de foc și reacționează, spre deosebire de a fi proactiv, aveți o problemă de management de proiect.

Un grafic Gantt acționează ca un singur document grafic care oferă proprietarilor de proiecte cu claritatea de sus în jos și de jos în sus în jurul performanței proiectului - chiar și în mai multe proiecte. Dacă aveți proiecte repetate cu sarcini similare, transformați-vă succesul într-un șablon Gantt Grafic. Acționează ca scheletul proiectului dvs. Utilizarea unui șablon vă asigură că nu pierdeți niciodată un pas și aveți toate dependența pre-populată pe măsură ce reglați șablonul la noul dvs. cronologie.

Această consistență vă ajută să începeți măsurarea performanței și optimizarea productivității. De asemenea, ajută echipa dvs. să devină o mașină bine uleioasă care intră cu ușurință într-un flux de lucru extrem de colaborativ. Doriți să realizați mai mult în timp ce faceți mai puțină muncă? Ia-te a.Gantt Chart Template de proiect cu toate cele mai bune practici .

Sunteți gata să aveți o diagramă Gantt Super-Power Managementul proiectului?

După cum puteți vedea, o diagramă Gantt este extrem de valoroasă în optimizarea fiecărei părți a călătoriei dvs. de proiect. Un plan mai bun și un proces ajută la buna colaborare și oferă vizibilitate pentru a ajuta la succesul fiecărui proiect.

Ca și în cazul oricărui instrument, adoptarea unui nou proces sau metodă poate fi o provocare. Pentru a vă ajuta să începeți, am creat oBiblioteca de șabloane de proiect gratuitecare acoperă o gamă largă de industrii și cazuri de utilizare. Fiecare șablon are o vedere diagramă Gantt, astfel încât să puteți începe imediat personalizarea sarcinilor, aplicarea dependențelor și multe altele.

Check out.Bibliotecă pentru șabloane gratuite pre-construitepentru a începe astăzi!

Consultați aceste articole pentru mai multe sfaturi și trucuri Gantt: