Cómo usar una sola tabla Gantt para múltiples proyectos

Los mejores equipos están usando armonogramas para administrar sus proyectos sin siquiera realizarlo. Más comúnmente conocido como diagramas de Gantt , estos revolucionarios gráficos de bares visuales han cambiado el gestión de proyectos juego.

A principios del siglo XX, Todos empezaron a crear gráficos de Gantt. . El primer destacado fue el ingeniero polaco, Karol Adamiecki, quien desarrolló un cuadro de flujo de trabajo visual que llamó un "armonograma" a fines del siglo XIX. Sin embargo, no lo publicó hasta 1931. Lección aquí? Nunca te sientes en una buena idea.

Siguiente en 1912, Hermann Schürch publicó su versión mientras discutía una construcción. proyecto . Aparentemente, sin embargo, sus gráficos no incluían. tarea Interdependencia y se consideraron rutinarias por normas alemanas en ese momento.

Como el destino lo tendría, alrededor de 1915, Henry Gantt , un consultor e ingeniero, diseñó su versión para ayudar a los supervisores de fabricación a ver si el trabajo estaba encendido, por delante de, o detrás del horario. Y porque Gantt es tan divertido de decir y deletrear, de eso fue la historia del nombre. ¡Bromas! Su modelo fue adoptada durante la Primera Guerra Mundial, cementando para siempre su carta y su nombre en la gestión de proyectos vernáculos.

De vuelta en el día, estos gráficos se dibujaron en papel y tuvieron que ser redimplándose para ajustarse a medida que los proyectos se desplazaban. Afortunadamente, la tecnología ha permitido a los gerentes de proyectos ajustar los gráficos de GANTT en línea en su herramienta de gestión de proyectos con solo unos pocos clics. Así que si quieres llamarlo un armonograma, Schürch, o Gráfico de gantt ¡Aquí están los beneficios principales que su equipo puede esperar de ver todos sus proyectos en una sola vista.

Top 4 maneras de utilizar un solo gráfico de Gantt para múltiples proyectos

1. Obtenga visibilidad en tareas superpuestas estableciendo dependencias

Lo escuchas alrededor de la oficina: la gente está "haciendo malabares con muchas bolas". Lo que muchas de estas personas no se dan cuenta es que están haciendo malabares con los ojos vendados. Cuando los miembros del equipo manejan muchos proyectos a la vez sin las herramientas adecuadas, esas bolas metafóricas están obligadas a desaparecer. Pero hay un método más simple en Cómo gestionar múltiples proyectos. ? Los equipos necesitan herramientas que les otorgan una vista completa de todo en el aire y ayúdales a priorizar qué tarea necesitan para obtener sus manos antes de que llegue al piso. Ahí es donde entra un gráfico de Gantt.

Cuando tenga varios proyectos que vayan de inmediato, es difícil visualizar y priorizar las tareas. La mayor ventaja de usar un solo cuadro de Gantt mientras administra múltiples proyectos es que se aleja y vea cómo se juntan todas sus tareas como un rompecabezas. Comprender la información crítica, como el orden de trabajo y las fechas de vencimiento, lo ayuda a priorizar, pero a veces necesita poder verlo para digerirlo completamente.

Algunas tareas deben venir antes que otras. Por ejemplo, un esquema de blog normalmente se escribiría antes de crear un borrador. Pero eso es bastante sencillo. Si tiene un gran proyecto de video de dibujos animados, ¿qué viene primero? ¿La voz en off o las imágenes? Ambos pueden ser grandes proyectos bastante grandes por su cuenta y dependen unos de otros. Como planifica, los gráficos de Gantt en línea le permiten tomar estas decisiones y establecer dependencias, incluso en los proyectos, entre las tareas relacionadas, lo que garantiza que tenga tiempo suficiente para completar las tareas en el orden correcto.

Una vez que haya establecido sus dependencias, puede ver fácilmente cómo se superponen las tareas y cuando necesita ajustar las fechas de vencimiento. Con un Gráfico de Gantt en línea , las tareas dependientes se mueven juntas, por lo que cuando mueves una tarea, las otras después se moverán también. Esto le brinda las herramientas que necesita para asegurarse de que no hay tareas a través de las grietas, y ninguna bolas golpean el piso.

2. Evite la sobrecarga de carga de trabajo y los posibles cuellos de botella

Un punto de dolor común de muchos gerentes de proyectos es una visibilidad limitada en los proyectos. alcance y el progreso, y el trabajo involucrado (incluyendo utilización productiva ). Imagínese usted es un gerente de proyecto en una puesta en marcha, colaborando con el equipo de ingeniería en torno a múltiples próximas lanzamientos de productos. Tendrá que desglosar varias subtareas para cada función, como investigar, hacer una lluvia de ideas, codificar, construir el prototipo y las pruebas. Esto implica muchas personas diferentes, y con estos muchos cocineros en la cocina, un cuello de botella afectará a cada Las cargas de trabajo del miembro del proyecto y ponga en peligro la línea de tiempo del proyecto.

Sin las herramientas adecuadas, es un desafío para que los gerentes de proyectos digieran completamente el trabajo que se debe hacer y cómo asegurarse de que están asignando a los miembros del equipo adecuados a las tareas correctas en el momento adecuado. Mirar múltiples proyectos a través de una sola vista de la carta de Gantt facilita que los miembros del proyecto ejecuten una Análisis de trayectoria crítica y averiguar si un miembro del equipo se le asigna demasiadas tareas críticas en todos los proyectos.

Después de que tenga sus tareas de proyecto establecidas, los plazos establecidos y las dependencias conectadas, determinan la camino critico Al identificar el tramo más largo de las actividades dependientes y las medirlas de principio a fin. Una vez que haya identificado qué actividades están en este camino, puede discernir más fácilmente cuáles tienen flotador total , o se puede retrasar sin hacer el proyecto por más tiempo. Esto le ayuda a visualizar qué cargas de trabajo se verán en múltiples proyectos y asignar, o reasignar, las personas adecuadas a las tareas correctas con un simple arrastrar y soltar. Más, entendiendo dónde agregar un Cojín estratégico en su línea de tiempo significa que puede ser más ágil ya que los proyectos ingresaron inevitablemente golpes de velocidad inesperados.

3. Spot Roadblocks y ajuste las tareas rápidamente para mantener a todos alineados y a tiempo

Hermann Schürch estaba definitivamente en algo. Tener una plantilla de gráficos de Gantt para proyectos de construcción es esencial, y es un ejemplo fácil en el que todos podemos relacionarnos. Cualquier persona que tenga alguna experiencia con la construcción sabe que se garanticen los retrasos. Entre los contratistas, los proveedores y las compañías de camiones, la comunicación y la colaboración son cruciales para mantener a todos alineados. Si se está quedando atrás un suministro, sus contratistas deben saber y debe poder ajustar fácilmente.

Tampoco es solo la construcción. De hecho, En nuestra reciente encuesta , El 27% de los equipos de servicios de profesionales, dijeron que mantener los proyectos a tiempo y en el presupuesto es su reto y la razón de su número 1 de Rodado del cliente. Además de eso, el 97% de los equipos. Proyectos de reporte estar retrasado hasta cierto punto.

Cuando una tarea llega tarde, lo afecta todo. Y cuando tenga múltiples proyectos y partes interesadas que dependen entre sí, los retrasos causan enormes dolores de cabeza. Con los bloqueos de carreteras, es una suerte para nosotros, los gráficos de Gantt en línea facilitan la adaptación dentro de una herramienta de gestión de proyectos, en lugar de en papel como Hermann Schürch y nuestros otros innovadores de Gantt se vieron obligados a hacer.

En un gráfico de Gantt en línea, obtiene una vista de pájaro del progreso de sus múltiples proyectos con barras codificadas por colores que muestran el estado de la tarea actual. Cuando experimenta retrasos o identifique los cuellos de botella, puede ver que las tareas de movimiento de impacto tendrán en otros proyectos relacionados, dependientes en todas las tareas. Las capacidades simples de Drag-N-GOT deben sacar el dolor de cabeza de las tareas de reelaboración para volver a poner todo en el horario.

4. Aprovechar plantillas para consistencia, productividad mejorada y éxito repetido

Cuando la mayoría de las organizaciones tienen un 70% de la tasa de falla del proyecto , querrá encontrar una manera de replicar los exitosos. O, mejor aún, mejorarlos y la tasa de éxito de su proyecto al mismo tiempo.

Para muchos equipos, los procesos del proyecto no están automatizados o simplificados. ¿Un síntoma clave de esta enfermedad? Si su equipo está ejecutando constantemente taladros de incendios y reaccionando, en lugar de ser proactivo, tiene un problema de gestión de proyectos.

Un gráfico Gantt actúa como un solo documento gráfico que proporciona a los propietarios de proyectos la claridad de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba alrededor del rendimiento del proyecto, incluso en múltiples proyectos. Si ha repetido proyectos con tareas similares, convierta su éxito en una plantilla de gráfico de Gantt. Actúa como el esqueleto de tu proyecto. El uso de una plantilla garantiza que nunca pierda un paso y tiene todas las dependientes pre-pobladas, ya que ajusta la plantilla a su nueva línea de tiempo.

Esta consistencia le ayuda a comenzar a medir el rendimiento y optimizar la productividad. También ayuda a que su equipo se convierta en una máquina bien engrasada que se convierta fácilmente en un flujo de trabajo altamente colaborativo. ¿Quieres lograr más mientras haces menos trabajo? Conseguir un Plantilla de proyecto de gráfico de Gantt con todas las mejores prácticas. .

¿Listo para tener una carta de Gantt Super-Power Your Project Management?

Como puede ver, un gráfico de Gantt es extremadamente valioso para optimizar cada parte de su viaje de proyecto. Un mejor plan y proceso ayudan a la colaboración suave y brindar visibilidad para ayudar a cada proyecto a ver el éxito.

Al igual que con cualquier herramienta, adoptar un nuevo proceso o método puede ser un desafío. Para ayudarte a empezar, hemos creado un Biblioteca de plantillas de proyecto gratuito. Cubriendo una amplia gama de industrias y casos de uso. Cada plantilla tiene una vista de gráficos de Gantt, por lo que puede comenzar inmediatamente a la personalización de las tareas, aplicar dependencias y más.

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