Cách sử dụng biểu đồ Gantt duy nhất cho nhiều dự án
Các đội hàng đầu đang sử dụng Harmonograms để quản lý các dự án của họ mà không nhận ra nó! Phổ biến hơn là Biểu đồ GANTT. , các biểu đồ thanh hình ảnh cách mạng này đã thay đổi quản lý dự án trò chơi.[số 8]
Vào đầu thế kỷ 20, Mọi người bắt đầu tạo biểu đồ Gantt . LƯU Ý ĐẦU TIÊN là kỹ sư Ba Lan Karol Adamiecki, người đã phát triển một bảng xếp hạng quy trình làm việc trực quan mà ông gọi là "hài hòa" vào cuối những năm 1800. Tuy nhiên, anh ta đã không xuất bản nó cho đến năm 1931. Bài học ở đây? Không bao giờ ngồi trên một ý tưởng tốt.[số 8]
Tiếp theo vào năm 1912, Hermann Schürch đã xuất bản phiên bản của mình trong khi thảo luận về một công trình dự án . Rõ ràng, mặc dù, bảng xếp hạng của ông đã không bao gồm bài tập phụ thuộc lẫn nhau và được coi là thói quen của tiêu chuẩn Đức tại thời điểm đó.[số 8]
Khi định mệnh sẽ có nó, vào khoảng năm 1915, Henry Gantt. , một nhà tư vấn và kỹ sư, đã thiết kế phiên bản của mình để giúp các giám sát viên sản xuất xem có hoạt động không, trước hoặc sau lịch trình. Và vì Gantt rất thú vị để nói và đánh vần, đó là lịch sử tên đã đi cùng. Đùa! Người mẫu của ông đã được thông qua trong Thế chiến I, mãi mãi xi măng biểu đồ và tên của mình trong quản lý dự án Vernacular.[số 8]
Quay lại trong ngày, các biểu đồ này được vẽ trên giấy và phải được vẽ lại để điều chỉnh khi các dự án thay đổi. May mắn thay, công nghệ đã hỗ trợ các nhà quản lý dự án điều chỉnh các biểu đồ Gantt trực tuyến ngay trong công cụ quản lý dự án của họ chỉ với một vài cú nhấp chuột. Vì vậy, cho dù bạn muốn gọi nó là một hài hòa, Schürch hoặc biểu đồ Gantt , Dưới đây là những lợi ích hàng đầu mà nhóm của bạn có thể mong đợi từ việc xem tất cả các dự án của bạn trong một chế độ xem duy nhất.[số 8]
Top 4 cách để sử dụng biểu đồ Gantt duy nhất cho nhiều dự án
1. Nhận khả năng hiển thị về các tác vụ chồng chéo bằng cách thiết lập phụ thuộc
Bạn nghe thấy nó xung quanh văn phòng - mọi người đang "tung hứng rất nhiều quả bóng". Những gì nhiều người trong số những người này không nhận ra là họ bị tắc nghẽn. Khi các thành viên trong nhóm xử lý nhiều dự án cùng một lúc mà không có công cụ phù hợp, những quả bóng ẩn dụ đó chắc chắn sẽ mưa rơi xuống. Nhưng có một phương pháp đơn giản hơn trên Cách quản lý nhiều dự án Trong Các đội cần các công cụ cấp cho họ một cái nhìn đầy đủ về mọi thứ trong không trung và giúp họ ưu tiên nhiệm vụ nào họ cần để có được bàn tay trước khi chạm sàn. Đó là nơi một biểu đồ Gantt xuất hiện.[số 8]
Khi bạn có nhiều dự án đi cùng một lúc, thật khó để hình dung và ưu tiên các nhiệm vụ. Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng một biểu đồ Gantt duy nhất trong khi quản lý nhiều dự án là bạn có thể thu nhỏ và xem tất cả các nhiệm vụ của bạn với nhau như một câu đố. Hiểu thông tin quan trọng, chẳng hạn như thứ tự nhiệm vụ và ngày đáo hạn, giúp bạn ưu tiên, nhưng đôi khi bạn cần có khả năng xem nó để tiêu hóa hoàn toàn nó.[số 8]
Một số nhiệm vụ cần phải đến trước những người khác. Ví dụ, một phác thảo blog thường sẽ được viết trước khi tạo một dự thảo. Nhưng điều đó khá đơn giản. Nếu bạn có một dự án video hoạt hình lớn, những gì đến đầu tiên - giọng nói hay hình ảnh? Cả hai đều có thể là những dự án khá lớn và phụ thuộc vào nhau. Khi bạn lên kế hoạch, các biểu đồ Gantt trực tuyến trao quyền cho bạn để đưa ra các quyết định này và đặt các phụ thuộc - ngay cả trên các dự án - giữa các nhiệm vụ liên quan, đảm bảo bạn có đủ thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ theo thứ tự thích hợp.[số 8]
Khi bạn đã đặt các phụ thuộc của mình, bạn có thể dễ dàng xem cách các tác vụ trùng nhau và khi nào bạn cần điều chỉnh ngày đáo hạn. Với một Biểu đồ Gantt trực tuyến , các nhiệm vụ phụ thuộc di chuyển cùng nhau như vậy khi bạn di chuyển một nhiệm vụ, những người khác sau khi nó cũng sẽ di chuyển. Điều này cung cấp cho bạn các công cụ bạn cần để đảm bảo không có nhiệm vụ rơi qua các vết nứt - và không có quả bóng nào chạm sàn.[số 8]
2. Tránh tải khối công việc quá tải và tắc nghẽn tiềm năng
Một điểm đau phổ biến của nhiều người quản lý dự án có khả năng hiển thị hạn chế về các dự án ' phạm vi và tiến bộ, và lao động liên quan (bao gồm cả sử dụng năng suất ). Hãy tưởng tượng bạn là người quản lý dự án tại một khởi nghiệp, hợp tác với nhóm kỹ thuật xung quanh nhiều bản phát hành sản phẩm sắp tới. Bạn sẽ cần phá vỡ một số phụ thuộc cho từng tính năng, như nghiên cứu, động não, mã hóa, xây dựng nguyên mẫu và thử nghiệm. Điều này liên quan đến rất nhiều người khác nhau, và với nhiều đầu bếp này trong bếp, một tắc nghẽn sẽ ảnh hưởng đến mọi Khối lượng công việc của thành viên dự án và gây nguy hiểm cho dòng thời gian của dự án. [số 8]
Nếu không có các công cụ phù hợp, đó là thách thức đối với các nhà quản lý dự án để tiêu hóa hoàn toàn công việc cần thực hiện và cách đảm bảo họ chỉ định các thành viên phù hợp với các thành viên đúng vào đúng thời điểm. Nhìn vào nhiều dự án thông qua một chế độ xem biểu đồ Gantt duy nhất giúp các thành viên dự án dễ dàng chạy một phân tích đường dẫn quan trọng và tìm hiểu xem một thành viên trong nhóm được giao quá nhiều nhiệm vụ quan trọng trên các dự án.[số 8]
Sau khi bạn có các nhiệm vụ dự án của mình được đặt ra, bộ thời hạn và phụ thuộc được kết nối, hãy xác định con đường quan trọng bằng cách xác định các hoạt động phụ thuộc lâu nhất và đo chúng từ đầu đến cuối. Khi bạn đã xác định các hoạt động nào trên đường dẫn này, bạn có thể phân biệt dễ dàng hơn tất cả cái phao , hoặc có thể bị trì hoãn mà không làm cho dự án lâu hơn. Điều này giúp bạn hình dung những khối lượng công việc sẽ trông giống như trên nhiều dự án và gán - hoặc gán lại - người phù hợp với các nhiệm vụ phù hợp với một kéo và thả đơn giản. Thêm vào đó, hiểu nơi để thêm một Đệm chiến lược vào dòng thời gian của bạn Có nghĩa là bạn có thể nhanh nhẹn hơn khi các dự án chắc chắn đạt được các va chạm tốc độ bất ngờ.[số 8]
3. Xung trường giao ngay và điều chỉnh các tác vụ nhanh chóng để giữ cho mọi người thẳng hàng và đúng giờ
Hermann Schürch chắc chắn là một cái gì đó. Có một mẫu biểu đồ Gantt cho các dự án xây dựng là rất cần thiết - và đó là một ví dụ dễ dàng mà tất cả chúng ta có thể liên quan đến. Bất cứ ai có bất kỳ kinh nghiệm nào với việc xây dựng đều biết rằng sự chậm trễ được đảm bảo. Giữa các nhà thầu, nhà cung cấp và các công ty vận tải, truyền thông và hợp tác là rất quan trọng để giữ cho mọi người thẳng hàng. Nếu một nguồn cung cấp đang chạy phía sau, các nhà thầu của bạn cần biết và bạn cần có khả năng dễ dàng điều chỉnh.[số 8]
Nó cũng không chỉ là xây dựng. Trên thực tế, Trong cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi , 27% các nhóm dịch vụ chuyên nghiệp cho biết giữ cho các dự án theo kịp thời gian và ngân sách là thử thách số 1 và lý do của họ cho khuấy khách của khách hàng. Trên hết, 97% các đội Báo cáo dự án. bị trì hoãn ở một mức độ nào đó.[số 8]
Khi một nhiệm vụ muộn, nó ảnh hưởng đến mọi thứ. Và khi bạn có nhiều dự án và các bên liên quan phụ thuộc vào nhau, sự chậm trễ gây ra đau đầu lớn. Với rào cản không thể tránh khỏi, thật may mắn đối với các biểu đồ Gantt trực tuyến của chúng tôi giúp bạn dễ dàng điều chỉnh trong một công cụ quản lý dự án, thay vì trên giấy như Hermann Schürch và các nhà đổi mới khác của chúng tôi bị buộc phải làm.[số 8]
Trong biểu đồ Gantt trực tuyến, bạn sẽ có được một hình ảnh dành cho chim về tiến trình của nhiều dự án của mình với các thanh mã màu hiển thị trạng thái tác vụ hiện tại. Khi bạn gặp sự chậm trễ hoặc xác định các nút cổ chai, bạn có thể thấy các tác vụ di chuyển tác động xung quanh sẽ có đối với các dự án phụ thuộc, phụ thuộc khác trên các nhiệm vụ. Các khả năng kéo-n thả đơn giản gây đau đầu từ các nhiệm vụ làm lại để lấy lại mọi thứ trở lại lịch trình.[số 8]
4. Tận dụng các mẫu về tính nhất quán, cải thiện năng suất và thành công lặp đi lặp lại
Khi hầu hết các tổ chức có một Tỷ lệ thất bại dự án 70% , bạn sẽ muốn tìm cách tái tạo những người thành công. Hoặc, tốt hơn, cải thiện chúng và tỷ lệ thành công dự án của bạn cùng một lúc.[số 8]
Đối với nhiều đội, quy trình dự án không tự động hoặc sắp xếp hợp lý. Một triệu chứng quan trọng của bệnh này? Nếu nhóm của bạn liên tục chạy các cuộc tập trận chữa cháy và phản ứng trái ngược với việc chủ động, bạn có vấn đề quản lý dự án.[số 8]
Một biểu đồ Gantt hoạt động như một tài liệu đồ họa duy nhất cung cấp cho chủ dự án với sự rõ ràng từ trên xuống và từ dưới lên xung quanh hiệu suất của dự án - ngay cả trên nhiều dự án. Nếu bạn có các dự án lặp đi lặp lại với các nhiệm vụ tương tự, hãy biến thành công của bạn thành một mẫu biểu đồ Gantt. Nó hoạt động như bộ xương của dự án của bạn. Sử dụng một mẫu đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một bước và có mọi phụ thuộc trước khi bạn điều chỉnh mẫu vào dòng thời gian mới của mình.[số 8]
Tính nhất quán này giúp bạn bắt đầu đo hiệu suất và tối ưu hóa năng suất. Nó cũng giúp nhóm của bạn trở thành một cỗ máy được bôi dầu tốt dễ dàng vào một quy trình làm việc hợp tác cao. Bạn muốn hoàn thành nhiều hơn trong khi làm ít việc hơn? Lấy cho mình A. Mẫu dự án biểu đồ Gantt với tất cả các thực tiễn tốt nhất . [số 8]
Sẵn sàng để có một biểu đồ Gantt Super-Power Quản lý dự án của bạn?
Như bạn có thể thấy, một biểu đồ Gantt cực kỳ có giá trị trong việc tối ưu hóa mọi phần của hành trình dự án của bạn. Một kế hoạch tốt hơn và quá trình giúp hợp tác trơn tru và cung cấp khả năng hiển thị để giúp mọi dự án thấy thành công. [số 8]
Như với bất kỳ công cụ nào, áp dụng một quy trình hoặc phương thức mới có thể là thách thức. Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã tạo ra một Thư viện mẫu dự án miễn phí bao gồm một loạt các ngành công nghiệp và các trường hợp sử dụng. Mỗi mẫu có chế độ xem biểu đồ Gantt, vì vậy bạn có thể bắt đầu ngay tùy chỉnh các nhiệm vụ, áp dụng các phụ thuộc và hơn thế nữa.[số 8]
Kiểm tra chúng tôi Thư viện cho các mẫu dựng sẵn miễn phí Để bắt đầu ngay hôm nay![số 8]
Kiểm tra các bài viết này để biết thêm các mẹo và thủ thuật biểu đồ Gantt:[số 8]
